Offerte erstellen? So schreiben Sie eine Offerte ganz einfach

Was Offertwesen und Auftragsbearbeitung gemeinsam haben

Eine Offerte ist aus kaufmännischer Sicht ein Teil des Beschaffungsvorgangs im Verkauf. Meist geht einem Angebot eine Anfrage eines potenziellen Kunden voraus, auf welche mit der Offerte reagiert wird. Als Verkäufer oder Anbieter legen Sie beim Schreiben der Offerte die Bedingungen fest, unter welchen Sie bereit sind, die angefragte Ware zu liefern bzw. Dienstleistung zu erbringen. Das Offertwesen wird folglich als Teil der Auftragsbearbeitung verstanden.

Auftrag erledigt? In bexio können Sie aus der Offerte per Knopfdruck direkt die Rechnung erstellen. Alle Angaben werden direkt übernommen. Das Dokument können Sie anschliessend per E-Mail oder klassisch per Post versenden. So fällt auch das Fakturieren leichter.

Formvorschriften und Rechtliches zum Angebot

Üblicherweise werden Angebote in schriftlicher Form verfasst und dann entweder per Mail oder per Post verschickt. Jedoch kann die Abgabe einer Offerte auch formlos, sprich mündlich oder telefonisch, erfolgen. So ist ein Angebot grundsätzlich ein Vorschlag zu einem Vertrag. Der Leistungserbringer, beispielsweise ein Handwerker, erklärt sich mit der Zustellung eines Angebots bereit, die Arbeit zu den festgehaltenen Bedingungen auszuführen.

Wie verbindlich ist eine Offerte?

Eine Offerte ist verbindlich: Akzeptiert der Kunde das Angebot, egal ob schriftlich oder mündlich, so kommt ein verbindlicher Vertrag zustande. Im Schweizer Obligationenrecht steht, dass «der Beauftragte, die ihm übertragenen Geschäfte oder Dienste vertragsgemäss zu besorgen hat» (OR, Art. 394).

In bexio legen Sie die Bedingungen direkt fest und versenden sie direkt per E-Mail aus bexio. Empfänger können Ihre Offerte online kommentieren und direkt annehmen oder ablehnen. Eine enorme Vereinfachung. Alternativ können Sie die Dokumente natürlich auch bequem ausdrucken und per Post verschicken.

In jedem Fall ist es wichtig, dass die Offerte gut strukturiert und klar formuliert wird, um Missverständnisse zu vermeiden. Hier hilft bexio: Dank dem Programm sind alle Angaben übersichtlich enthalten. Sie können auch direkt festlegen, ob die Preise inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer angegeben werden.

Wie schreibe ich eine gute Offerte?

Eine gute Offerte erfolgt schriftlich. Sie sollte übersichtlich und einfach verständlich sein. Neben den üblichen Formalitäten sollten in der Offerte alle Informationen und Kosten enthalten sein, die für den Verkauf des Produkts oder die Erbringung der Dienstleistung relevant sind. Dies umfasst z. B. auch Zeitlimits, Zahlungsbedingungen und sonstige Gebühren.

Ist eine Offerte kostenpflichtig?

Als erstes gilt zu beachten, dass eine Offertstellung für den Interessenten nicht kostenpflichtig ist, es sei denn, es wurde anders vereinbart. Aber im Normalfall handelt es sich lediglich um eine Einladung zum Vertragsabschluss.

Weiter ist zu beachten, dass die Preise verlässlich sind. Geben Sie auf einer Offerte immer genaue Preise (inkl. Mehrwertsteuer) an. Sollten Sie noch keinen definitiven Preisvoranschlag machen können (weil zum Beispiel das Ausmass der anfallenden Arbeiten noch nicht klar ist), halten Sie fest, dass es sich um einen unverbindlichen Kostenvoranschlag handelt.

Achtung, die Gewährung von Skonto oder Rabatt ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Kann aber den Kunden unter Umständen dazu animieren den Rechnungsbetrag schneller zu begleichen (gerade bei Skonto), was sich positiv auf Ihre Liquidität auswirkt. Halten Sie diese Zusätze bereits in der Offerte fest.

Verwenden Sie unsere Vorlage

Erstellen Sie Ihre Offerte mit einer Vorlage, um Zeit zu sparen. Insbesondere kleine Unternehmen und Selbstständige, die nur wenige Offerten stellen, bauen häufig auf eine simple Word- oder Excel-Vorlage. Angepasst werden müssen in der Vorlage jedes Mal u. a. Adressdaten, Datum, Produktpositionen sowie Preise und ggfs. die Mehrwertsteuer. Wir stellen Ihnen unsere Offerten-Vorlage für Word und Excel kostenlos zum Download zur Verfügung.

Tipp: Schreiben Sie Offerten mit einer Business Software wie bexio, werden alle wichtigen Angaben ganz einfach automatisch in die enthaltene Vorlage eingefügt. Hinterlegte Adressdaten und Produktpositionen können mit nur einem Klick importiert werden. Textbausteine sparen weitere Handarbeit. Übrigens: bexio eignet sich für alle Branchen - egal, ob Sie Dienstleister, Schreiner, Maler oder Handwerker sind. Ein weiterer Vorteil: da bexio Software aus der Cloud ist, können Offerten auch ganz praktisch unterwegs erstellt werden. Neugierig? Probieren Sie es aus.

Wenn die Rechnung höher ausfällt als das Angebot

Es kann immer vorkommen, dass bei einem Auftrag mehr Arbeit anfällt als zuerst angenommen. In diesem Fall ist es unerlässlich, den Kunden sofort darüber zu informieren und, noch bevor die Arbeiten ausgeführt werden, dessen Einverständnis einzuholen. Andernfalls ist eine höhere Rechnung nicht gerechtfertigt und kann zu einem Gerichtsverfahren führen.