Offerte erstellen? So schreiben Sie eine Offerte (+ Vorlage)

Im Offertwesen gilt Ihr Angebot als eines der Aushängeschilder Ihres Unternehmens. Darum ist das Stellen einer gut strukturierten Offerte enorm wichtig für die Auftragsvergabe. Hier zeigen wir wie Sie im Handumdrehen die perfekte Offerte erstellen (inkl. Muster und Vorlage).

Sie möchten Offerten noch einfacher und schneller schreiben? Nutzen Sie einfach die Business Software bexio, um Angebote dank Vorlagen und Datenimport in nur wenigen Klicks zu erstellen. Auch Ihre Fakturierung nach erfolgreicher Arbeit wird vereinfacht: Aus der Offerte erstellen Sie mit wenigen Klicks die Rechnung. Probieren Sie es aus - kostenlos:

Offerte schreiben dank Vorlage

Arbeiten Sie mit Vorlagen: Alle erforderlichen Angaben für Ihre Offerten werden von bexio automatisch generiert und in Ihrem Design gestaltet. So müssen Sie sich keine Gedanken machen.

Adressbuch für Offerten, Aufträge und Rechnungen

Ihre Offerten und auch Aufträge oder Rechnungen schreiben Sie mit bexio schnell und einfach: Die Adressen Ihrer Kunden werden automatisch aus dem Adressbuch mit all Ihren Kontakten importiert.

Versand per E-Mail

Versenden Sie Offerten direkt per E-Mail aus bexio. Empfänger können Ihr Angebot online annehmen oder ablehnen. Und auch kommentieren. Alternativ versenden Sie Ihre Offerten klassisch per Post.

Offerten überall erstellen

Die Business Software bexio ist webbasiert: Sie haben überall und jederzeit Zugriff auf Ihre Daten und können immer arbeiten. So nutzen Sie Wartezeiten produktiv.

«Mit bexio ist es einfach, den gesamten Auftragsablauf von der Offerte über den Auftrag bis hin zur Rechnung im Auge zu behalten. Das verschafft uns Ressourcen, die wir in unser Kerngeschäft investieren können.»

Lukas Schnurrenberger, AVP Media-Design GmbH

Mehr Informationen zum Offertwesen

Sind Sie auf der Suche nach weiteren Informationen rund ums Offertwesen? Hier finden Sie Beispiele, Muster und Tipps zu Vorschriften oder Angaben:

Was Offertwesen und Auftragsbearbeitung gemeinsam haben

Eine Offerte ist aus kaufmännischer Sicht ein Teil des Beschaffungsvorgangs im Verkauf. Meist geht einem Angebot eine Anfrage eines potenziellen Kunden voraus, auf welche mit der Offerte reagiert wird. Als Verkäufer oder Anbieter legen Sie beim Schreiben der Offerte die Bedingungen fest, unter welchen Sie bereit sind, die angefragte Ware zu liefern bzw. Dienstleistung zu erbringen. Das Offertwesen wird folglich als Teil der Auftragsbearbeitung verstanden.

Auftrag erledigt? In bexio können Sie aus der Offerte per Knopfdruck direkt die Rechnung erstellen. Alle Angaben werden direkt übernommen. Das Dokument können Sie anschliessend per E-Mail oder klassisch per Post versenden. So fällt auch das Fakturieren leichter.

Formvorschriften und Rechtliches zum Angebot

Üblicherweise werden Angebote in schriftlicher Form verfasst und dann entweder per Mail oder per Post verschickt. Jedoch kann die Abgabe einer Offerte auch formlos, sprich mündlich oder telefonisch, erfolgen. So ist ein Angebot grundsätzlich ein Vorschlag zu einem Vertrag. Der Leistungserbringer, beispielsweise ein Handwerker, erklärt sich mit der Zustellung eines Angebots bereit, die Arbeit zu den festgehaltenen Bedingungen auszuführen. Akzeptiert der Kunde das Angebot, so kommt ein verbindlicher Vertrag zustande. Im Schweizer Obligationenrecht steht, dass «der Beauftragte, die ihm übertragenen Geschäfte oder Dienste vertragsgemäss zu besorgen hat» (OR, Art. 394).

In bexio legen Sie die Bedingungen direkt fest und versenden sie direkt per E-Mail aus bexio. Empfänger können Ihre Offerte online kommentieren und direkt annehmen oder ablehnen. Eine enorme Vereinfachung. Alternativ können Sie die Dokumente natürlich auch bequem ausdrucken und per Post verschicken.

In jedem Fall ist es wichtig, dass die Offerte gut strukturiert und klar formuliert wird, um Missverständnisse zu vermeiden. Hier hilft bexio: Dank dem Programm sind alle Angaben übersichtlich enthalten. Sie können auch direkt festlegen, ob die Preise inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer angegeben werden.

Wie schreibe ich die perfekte Offerte? Ist sie kostenpflichtig?

Als erstes gilt zu beachten, dass eine Offertstellung für den Interessenten nicht kostenpflichtig ist, es sei denn, es wurde anders vereinbart. Aber im Normalfall handelt es sich lediglich um eine Einladung zum Vertragsabschluss.

Weiter ist zu beachten, dass die Preise verlässlich sind. Geben Sie auf einer Offerte immer genaue Preise (inkl. Mehrwertsteuer) an. Sollten Sie noch keinen definitiven Preisvoranschlag machen können (weil zum Beispiel das Ausmass der anfallenden Arbeiten noch nicht klar ist), halten Sie fest, dass es sich um einen unverbindlichen Kostenvoranschlag handelt.

Achtung, die Gewährung von Skonto oder Rabatt ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Kann aber den Kunden unter Umständen dazu animieren den Rechnungsbetrag schneller zu begleichen (gerade bei Skonto), was sich positiv auf Ihre Liquidität auswirkt. Halten Sie diese Zusätze bereits in der Offerte fest.

Beispiel einer Offerte mit allen Angaben, erstellt in bexio

Muster: Diese Angaben gehören in eine Offerte

Name und Adresse des Leistungserbringers
Name und Adresse des Leistungsempfängers
Datum oder Zeitraum der Gültigkeit
Alle Preise, Kosten und Mengenangaben im Detail
Zahlungsbedingungen (zum Beispiel Teilzahlung, Gesamtzahlung)
Anwendbarer Steuersatz (zum Beispiel inkl. 8% MwSt.)
Angaben zu Skonto oder Rabatt
Verweis auf AGB (sofern vorhanden)

Im bexio-Blog finden Sie weitere Infos, wie Sie ein korrektes und ansprechendes Angebot erstellen.

Verwenden Sie unsere Vorlage

Erstellen Sie Ihre Offerte mit einer Vorlage, um Zeit zu sparen. Insbesondere kleine Unternehmen und Selbstständige, die nur wenige Offerten stellen, bauen häufig auf eine simple Word- oder Excel-Vorlage. Angepasst werden müssen in der Vorlage jedes Mal u. a. Adressdaten, Datum, Produktpositionen sowie Preise und ggfs. die Mehrwertsteuer. Wir stellen Ihnen unsere Offerten-Vorlage für Word und Excel kostenlos zum Download zur Verfügung.

Tipp: Schreiben Sie Offerten mit einer Business Software wie bexio, werden alle wichtigen Angaben ganz einfach automatisch in die enthaltene Vorlage eingefügt. Hinterlegte Adressdaten und Produktpositionen können mit nur einem Klick importiert werden. Textbausteine sparen weitere Handarbeit. Übrigens: bexio eignet sich für alle Branchen - egal, ob Sie Dienstleister, Schreiner, Maler oder Handwerker sind. Ein weiterer Vorteil: da bexio Software aus der Cloud ist, können Offerten auch ganz praktisch unterwegs erstellt werden. Neugierig? Probieren Sie es aus.

Wenn die Rechnung höher ausfällt als das Angebot

Es kann immer vorkommen, dass bei einem Auftrag mehr Arbeit anfällt als zuerst angenommen. In diesem Fall ist es unerlässlich, den Kunden sofort darüber zu informieren und, noch bevor die Arbeiten ausgeführt werden, dessen Einverständnis einzuholen. Andernfalls ist eine höhere Rechnung nicht gerechtfertigt und kann zu einem Gerichtsverfahren führen.

Offertwesen im Griff dank Schweizer Business Software

bexio, die Business Software für Kleinunternehmen, bietet Vorlagen für das einfache und bequeme Erstellen von Angeboten und Offerten. Mit diesen müssen Sie sich keine Gedanken machen, denn alle nötigen Angaben sind automatisch in den erstellten Offerten enthalten. Und auch der Versand ist einfach: Verschicken Sie Ihre Offerten per Post oder alternativ auch direkt per E-Mail. So können Ihre Empfänger Ihr Angebot online kommentieren und direkt annehmen oder ablehnen. Überzeugen Sie sich selbst: Testen Sie bexio jetzt 30 Tage kostenlos und sparen Sie Zeit und Geld.

Offerte erstellen? So schreiben Sie eine Offerte ganz einfach