Auftragsbearbeitung: Vom Angebot bis zur Rechnung

Egal ob KMU, Grosskonzern oder Startup: Für jedes Unternehmen ist es wichtig, Aufträge schnell und effizient zu bearbeiten. Zur Auftragsbearbeitung zählt aber nicht nur die Auftragserstellung, sondern die gesamte Abwicklung. Im Englischen wird von Quote to Order (QTO) gesprochen, womit der Prozess von der Angebotserstellung bis zur Auftragsbearbeitung gemeint ist. In all diesen Abläufen verbirgt sich viel Optimierungspotenzial und damit Zeit und Geld.

Tipp: Software zur Auftragsbearbeitung heisst Synergien nutzen

Für eine effiziente Auftragsabwicklung und Büroorganisation ist es wichtig, dass die verschiedenen Abläufe ineinander übergreifen; doppelte Arbeitsschritte sollen vermieden werden. Hier bietet Software wie bexio eine Gesamtlösung mit allen nötigen Funktionen: Vom Angebot (bzw. Offerte) bis zur Rechnungsstellung - alles aus einer Hand.

Auftragserstellung: Einfacher und automatisierter Ablauf

Um Zeit zu sparen gilt es, Auftragsdokumente mit wenigen Klicks zu erstellen. Mit Hilfe einer zentralen Kundenverwaltung sind alle wichtigen Informationen zu Ihrem Kontakt bereits erfasst. Dazu aus einem hinterlegten Katalog das entsprechende Produkt oder die Dienstleistung auswählen, Konditionen (wie Preis, Menge und allfälliger Rabatt) festlegen; der Auftrag ist bereits erstellt. Nur noch versenden - fertig. Falls erwünscht, kann aus dem Auftrag direkt der entsprechende Lieferschein erstellt werden: Die effektive Liefermenge festlegen und die Begleitscheine werden automatisch inklusive aller nötigen Informationen erstellt. Und falls dem Auftrag ein Angebot (bzw. Offerte) vorgelagert ist, geht die Auftragserstellung noch schneller: Sämtliche Informationen des Angebots können übertragen werden - dank Software zur Auftragsabwicklung automatisch.

Eine intelligente Software zur Auftragsbearbeitung greift auch auf die Warenwirtschaft zu, wodurch bei der Auswahl der Liefermenge direkt ersichtlich ist, ob und wie viel des Produkts noch an Lager sind beziehungsweise wieviel dessen noch lieferbar ist; Bestellungen können gegebenenfalls direkt ausgeführt werden. So behalten Sie den Überblick über Ihre Lagerverwaltung.

Auftragsabwicklung heisst auch Rechnungen schreiben

Als letzter Schritt in der Auftragsbearbeitung möchte man seinen Aufwand noch entschädigt haben. Am einfachsten mit einer Rechnung, die direkt aus dem Auftrag erstellt wird. Dadurch sollen alle Inhalte (wie Preis, Beschrieb, Konditionen, Kontakt) direkt aus dem Vorgängerdokument übernommen werden - sei dies nun ein Auftrag oder ein Angebot. Bei entsprechender Software wie bexio kann die Rechnung mit einem orangem Einzahlungsschein (ESR) versehen werden. Rechnung und Einzahlungsschein können dann direkt als PDF ausgedruckt oder per E-Mail versendet werden.

Auftragsbearbeitung mit individuellen Dokumenten

Dokumente in der Auftragsbearbeitung im eigenen Erscheinungsbild

Damit Ihr Unternehmen wiedererkannt wird, gilt es, Aufträge wie auch andere Dokumente im eigenen Erscheinungsbild zu gestalten. So gewährleisten Sie einen einheitlichen, professionellen Auftritt. Hier bietet Software zur Auftragsbearbeitung hinterlegbare Vorlagen und indivuellen Einstellungen für Ihre Dokumente: Für jeden einzelnen Dokumenttyp (Angebot/Offerte, Auftrag, Lieferschein, Rechnung etc.) haben Sie die Möglichkeit, eine eigene Vorlage zu erstellen und zu hinterlegen. Dazu gehören Standardtexte, Fuss- und Kopfzeilen, Ihr Briefpapier, Ihr Logo, alle Konditionen (wie beispielsweise Zahlungsfristen) oder Ihre Bankkonti. Haben Sie einmal alles eingerichtet, werden die Inhalte automatisch übernommen.

Beispiel bexio: Software zur Auftragsbearbeitung

Um die gesamte Auftragsbearbeitung im Überblick zu haben, hilft die Business Software bexio. Dank ihr haben Kleinunternehmen, Selbstständige und Startups eine starke Gesamtlösung: Alle einzelnen Funktionen greifen ineinander über; von der zentralen Kundenverwaltung über die Lagerverwaltung bis zur direkten Rechnungsstellung mit automatisiertem Mahnwesen - alles aus einer Hand; einfach und effizient.