Die MWST in der Schweiz einfach erklärt

Die Mehrwertsteuer (MWST) ist ein wichtiger Bestandteil des Wirtschaftssystems in der Schweiz. Unternehmen berechnen sie für ihre Produkte oder Dienstleistungen. Warum es sie gibt, wie sie funktioniert und was beim Abrechnen der Schweizer MWST zu beachten ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Blue lightbulb with green shine idea

Was ist die Mehrwertsteuer?

Die MWST dient dazu, den Bund bei der Deckung seiner allgemeinen Ausgaben zu unterstützen. Unternehmen, die Produkte oder Dienstleistungen verkaufen und einen Umsatz von mehr als CHF 100’000 pro Jahr verzeichnen, sind in der Schweiz zur Abgabe der Mehrwertsteuer an den Bund verpflichtet. Die Unternehmen legen die Mehrwertsteuer beim Verkauf ihrer Waren oder Dienstleistungen auf die Endverbraucher um.

Welche MWST-Sätze gelten in der Schweiz?

Folgende Mehrwertsteuersätze treffen aktuell in der Schweiz zu:

MWST-Satz

Prozent des Umsatzes bis 31.12.2023

Prozent des Umsatzes ab 01.01.2024

Anwendbar auf

Normalsatz

7,7 %

8,1 %

die meisten Produkte und Dienstleistungen (z. B. Kleidung, Elektrogeräte, Coiffeur, Gastronomie)

Sondersatz

3,7 %

3,8 %

Hotelübernachtungen

Reduzierter Satz

2,5 %

2,6 %

Güter des täglichen Bedarfs (darunter Lebensmittel, alkoholfreie Getränke, Bücher, Zeitungen, Zeitschriften, Medikamente)

Die MWST wird angehoben, um – gemeinsam mit anderen Massnahmen – die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV) zu stabilisieren. Steuerpflichtige, die periodenübergreifende Leistungen erbringen, sollten frühzeitig prüfen, wann sie diese erstmals nach den neuen Steuersätzen abrechnen müssen – das kann bereits im Jahr 2023 sein.

Wie funktioniert die MWST-Abrechnung?

Alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen müssen ihre MWST mit der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) abrechnen. Die wichtigsten Begrifflichkeiten, die es für die Abrechnung zu klären gilt, sind:

  • Vereinbartes oder vereinnahmtes Entgelt
  • Saldosteuersatz oder effektive Methode

Vereinbartes Entgelt oder vereinnahmtes Entgelt

Jedes Unternehmen muss sich entscheiden, ob es die MWST nach vereinbartem oder vereinnahmtem Entgelt abrechnet:

  • Vereinbartes Entgelt: Das Standardverfahren der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV). Die Mehrwertsteuer wird fällig, sobald das Unternehmen seine Leistungen in Rechnung stellt. Eventuell muss das Unternehmen die MWST vorfinanzieren, falls der Kunde die Rechnung beispielsweise erst in der nächsten Abrechnungsperiode bezahlt.
  • Vereinnahmtes Entgelt: Die Mehrwertsteuer wird erst bei Zahlungseingang fällig, das heisst, sobald der Kunde die Rechnung bezahlt hat.

In einer professionell geführten Finanzbuchhaltung mit Haupt- und Nebenbüchern ist die Methode mit vereinbartem Entgelt am sinnvollsten. Ausfälle, beispielsweise durch zahlungsunfähige Kunden, werden bei diesem Standardverfahren über die Ausbuchung der Forderungen berücksichtigt. Dem Unternehmen entsteht durch diese Methode also keine Benachteiligung.

Beispiel: Das Unternehmen hat Rechnungen in Höhe von insgesamt CHF 10’000 inkl. CHF 810 Mehrwertsteuer (8.1 %) gestellt. Zum Zeitpunkt der Mehrwertsteuerabrechnung wurden aber nur Zahlungseingänge von insgesamt CHF 5’000 verzeichnet. Das Unternehmen muss trotzdem die vollen CHF 810 an die Steuerverwaltung abführen und finanziert somit einen Teil der Mehrwertsteuer vor.

Bucht ein Kleinunternehmer oder Selbstständiger ausschliesslich Zahlungsaus- und -eingänge, kann er die Variante des vereinnahmten Entgelts anwenden. Er muss somit keine MWST vorfinanzieren. Diese Methode muss mit einem speziellen Formular bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) beantragt werden.

Beispiel: Das Unternehmen hat Rechnungen in Höhe von insgesamt CHF 10’000 inkl. CHF 810 Mehrwertsteuer (8.1 %) gestellt. Zum Zeitpunkt der Mehrwertsteuerabrechnung wurden aber nur Zahlungseingänge von insgesamt CHF 5’000 verzeichnet. Das Unternehmen muss daher nur die Mehrwertsteuer für CHF 5’000, also CH 385, an die Steuerverwaltung abführen.

Saldosteuersatz oder effektive Methode

Darüber hinaus gilt es, sich auf eine der beiden MWST-Abrechnungsmethoden festzulegen:

  • Mehrwertsteuer-Abrechnung mit Saldosteuersatz: Viele Kleinunternehmen setzen bei der MWST-Abrechnung auf die Saldosteuersatz-Methode, denn sie minimiert den administrativen Aufwand: Einerseits muss die Mehrwertsteuer nur jedes Semester abgerechnet werden – statt quartalsweise wie bei der effektiven Methode. Andererseits entfällt durch die Verwendung eines Saldosteuersatzes die Ermittlung der Vorsteuer.
  • Effektive Mehrwertsteuer-Abrechnung: Bei der effektiven Mehrwertsteuer-Abrechnung müssen Unternehmer den erzielten Umsatz und die angefallene Vorsteuer deklarieren. Zum Einsatz kommen die oben erwähnten Steuersätze. Effektiv besteuerte Unternehmen reichen jedes Quartal eine Abrechnung bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) ein. Die Frist beträgt 60 Tage nach Quartalsende. Die gleiche Frist gilt auch für die Bezahlung.

Die Saldosteuersatz-Methode im Detail

Bei der MWST-Abrechnung mit Hilfe von Saldosteuersätzen (SSS) ergibt sich die Steuerschuld wie folgt: Der Umsatz (inkl. der den Kunden in Rechnung gestellten Mehrwertsteuer) wird mit dem Saldosteuersatz multipliziert. Dieser reduzierte MWST-Satz muss von der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) bewilligt werden und hängt von der Branche des Unternehmens ab. Der Vorteil dieser MWST-Abrechnungsmethode liegt auf der Hand: Die Vorsteuer wird pauschal abgegolten und muss nicht im Detail abgerechnet werden.

Ob ein Unternehmen mit Hilfe von Saldosteuersätzen abrechnen kann, hängt vom steuerbaren Jahresumsatz ab und ist zudem an eine maximale jährliche Steuerschuld gebunden. Darüber hinaus muss die offizielle Abrechnung mit Saldosteuersätzen der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) mitgeteilt werden. Mehr zu den Bedingungen der Saldosteuersatzmethode auf der ESTV-Website.

Mehrwertsteuer anmelden

Ein neu gegründetes Unternehmen, das mit einem Jahresumsatz von über CHF 100’000 rechnet, muss zunächst eine Mehrwertsteuernummer bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) beantragen – am einfachsten geht es über das Online-Portal für die Mehrwertsteuer-Anmeldung der ESTV.

Estv vat registration DE
Abb.: Online-Portal für die Mehrwertsteuer-Anmeldung der ESTV.

Unternehmen, die pro Jahr weniger als CHF 100’000 Umsatz machen, sind von der Steuerpflicht befreit. Sie können sich jedoch freiwillig für die Mehrwertsteuer anmelden. Denn: Auch Unternehmen mit geringerem Umsatz sind zum Vorsteuerabzug berechtigt – die MWST-Anmeldung lohnt sich vor allem, wenn grössere Anschaffungen anstehen.

MWST-Abrechnung online einreichen

Der nächste Schritt – die eigentliche MWST-Abrechnung – erfolgt über das Online-Portal für die Mehrwertsteuer-Abrechnung der ESTV.

Estv vat reporting DE
Abb.: Online-Portal für die Mehrwertsteuer-Abrechnung der ESTV.

Wer bisher mit ESTV SuisseTax abgerechnet hat, muss seine Daten in das neue Portal integrieren – dazu stellt die ESTV eine Anleitung bereit.

Mit der Business Software bexio geht es noch einfacher. Wir zeigen Ihnen, warum.

MWST-Abrechnung in bexio

Sie möchten Ihre Mehrwertsteuer einfach abrechnen? Dann arbeiten Sie mit einer Buchhaltungssoftware wie bexio und erledigen Sie Ihre Buchhaltung online: Die Software stellt das Formular automatisch so dar, dass es dem Abrechnungsformular der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) entspricht. Ob Sie Ihre MWST effektiv oder mit Saldosteuersätzen, nach vereinbartem oder vereinnahmtem Entgelt abrechnen: bexio unterstützt Sie in jeder Methode/Variante.

Mit jeder Buchung aktualisiert bexio das MWST-Formular automatisch. Alle erforderlichen Angaben und Ziffern, wie zum Beispiel das Umsatztotal der verschiedenen Sätze, sind im Formular von bexio enthalten. So können Sie die Zahlen einfach übertragen und haben Ihre Mehrwertsteuer-Abrechnung im Griff.

Bexio vat reporting DE
Abb.: MWST-Abrechnung in bexio.

Was ist die Vorsteuer und wie funktioniert der Vorsteuerabzug?

Der Begriff Vorsteuer bezeichnet die Mehrwertsteuer, die ein Unternehmen bezahlt, wenn es Waren oder Dienstleistungen einkauft. Dabei hat es ein Recht auf Vorsteuerabzug. Das heisst, es kann die Mehrwertsteuer, die es aus seinen Verkäufen einnimmt, mit der bereits geleisteten Vorsteuer aus den Einkäufen verrechnen.

Sofern das Unternehmen mehr Vorsteuer bezahlt, als es Mehrwertsteuer vereinnahmt hat, erstattet das Finanzamt den entsprechenden Teil der Vorsteuer zurück. Liegt die eingenommene Mehrwertsteuer aus den Verkäufen des Unternehmens hingegen über der bei Einkäufen geleisteten Vorsteuer, muss das Unternehmen die Differenz ans Finanzamt abführen.

Ein Beispiel:

  • Ein Kunde kauft einen Tisch bei einem Schreiner für CHF 216. Darin sind CHF 16 MWST enthalten, die der Schreiner ans Finanzamt abführen muss.
  • Der Schreiner hat das Holz für den Tisch für CHF 100 zzgl. CHF 8 MWST bei einem Holzhandel eingekauft.
  • Er kann jetzt diese CHF 8 Vorsteuer von den CHF 16 abziehen, die er dem Finanzamt schuldet. Damit zahlt der Schreiner für den Auftrag in diesem Beispiel «nur» CHF 8 bzw. 4 % Mehrwertsteuer.

Häufig gestellte Fragen rund um die Mehrwertsteuer

Wer ist in der Schweiz mehrwertsteuerpflichtig?

Die Schweizer MWST-Pflicht trifft auf natürliche und juristische Personen mit Sitz im Inland zu. Sowohl Einzelpersonen als auch Unternehmen, deren berufliche oder gewerbliche Tätigkeit darauf ausgerichtet ist, Einnahmen zu erzielen, sind grundsätzlich steuerpflichtig.

Ausländische Unternehmen, die in der Schweiz Einnahmen verzeichnen, sind eventuell ebenfalls in der Schweiz mehrwertsteuerpflichtig. Diese sowie Vereine und gemeinnützige Organisationen unterliegen jedoch Sonderregelungen:

Ab wann bin ich MWST-pflichtig?

Ab wann ein Unternehmen oder eine Person in der Schweiz mehrwertsteuerpflichtig ist, hängt vom Jahresumsatz ab: Liegt er über CHF 100’000, muss das Unternehmen Mehrwertsteuer abrechnen. Firmen mit einem geringeren Jahresumsatz sind von der Pflicht befreit. Die Rechtsform eines Unternehmens (wie GmbH, AG oder Einzelunternehmen) hat keinen Einfluss auf die Mehrwertsteuerpflicht.

Wie lautet meine MWST-Nummer?

Die MWST-Nummer setzt sich aus der UID mit dem Zusatz «MWST» zusammen. Sie hat das Format CHE-123.456.789 MWST. Die UID (Unternehmens-Identifikationsnummer) ist eine eindeutige und übergreifende Nummer, die jedem in der Schweiz aktiven Unternehmen vom Bundesamt für Statistik (BFS) zugeordnet wird. Zu finden ist sie im UID-Register des BFS. Die UID hat sowohl die 6-stellige MWST-Nummer (Bsp. MWST 123 456) als auch die 11-stellige Handelsregisternummer (Bsp. CH-320.3.074.699-6) vollständig abgelöst.

Welche Fristen gelten für die MWST-Abrechnung?

Normalerweise muss die Abrechnung der Mehrwertsteuer innerhalb von 60 Tagen nach Ablauf der jeweiligen Abrechnungsperiode erfolgen. Das entsprechende Formular ist unaufgefordert bei der ESTV einzureichen. Häufig ist aber auch eine MWST-Fristverlängerung möglich.

Was, wenn ich meine unternehmerischen Tätigkeiten aufgebe?

Stellt ein Unternehmen seine Tätigkeiten komplett ein, muss es sich von der Mehrwertsteuer abmelden. Die MWST-Löschung bei der ESTV hat schriftlich innerhalb von 30 Tagen nach Einstellung der unternehmerischen Aktivitäten zu erfolgen.

Was, wenn mein Unternehmen die Umsatzsteuergrenze von 100’000 CHF nicht mehr erreicht?

Sinkt der Jahresumsatz dauerhaft unter die Grenze von CHF 100’000, kann sich das Unternehmen von der Mehrwertsteuer abmelden – frühestens zum Ende der Steuerperiode, in der es den Umsatz erstmals nicht mehr erreicht. In diesem Fall trifft eine Abmeldefrist von 60 Tagen nach Ende der Steuerperiode zu. Wenn keine Abmeldung erfolgt, gilt dies als Verzicht auf die Befreiung von der MWST-Pflicht, und die MWST muss weiterhin an den Bund abgegeben werden.

Jetzt bexio 30 Tage kostenlos & unverbindlich testen

Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie alle Funktionen von bexio, der einfachen Business Software für Ihre KMU-Administration.

Noch Fragen? Rufen Sie uns an: +41 71 552 00 61
Schreiben Sie lieber? [email protected]