Rédigez facilement vos offres

Qu’est-ce qu’une offre?

Une offre ou encore un devis est, du point de vue commercial, un élément du processus d’acquisition. La plupart du temps, une demande émanant d’un client potentiel précède l’offre, demande à laquelle on réagit précisément au moyen de cette offre. L’offreur détermine les conditions auxquelles il est prêt à livrer les marchandises demandées, ou à prester les services demandés.

Conditions de forme d’une offre

D’habitude, les offres prennent la forme écrite et sont ensuite envoyées soit par e-mail, soit par la poste. Cependant, la remise d’une offre peut aussi être informelle, c’est-à-dire oralement ou par téléphone. Dans tous les cas, il est important que l’offre soit bien structurée et clairement formulée, pour éviter les quiproquos.

Dans quelle mesure une offre d'achat est-elle contraignante?

Une offre d'achat est contraignante: à partir du moment où le client accepte l'offre, que ce soit par écrit ou verbalement, un contrat contraignant est formé. Le Code des obligations suisse stipule que «le mandataire s'oblige à gérer l’affaire dont il s’est chargé ou à rendre les services qu’il a promis» (CO, article 394).

Comment puis-je établir l’offre parfaite?

Une offre d'achat doit être faite par écrit. Elle doit être claire et facile à comprendre. Outre les formalités habituelles, l'offre doit contenir toutes les informations et tous les frais relatifs à la vente du produit ou à la fourniture du service. Ceci inclut notamment les délais, les conditions de paiement et autres frais.

Une offre d'achat est-elle payante?

Il faut avant tout veiller à ce que l’établissement de l’offre ne soit pas payant pour l’intéressé, sauf s’il en a été convenu autrement. Mais dans la plupart des cas, il s’agit seulement d’une invitation à conclure un contrat.

Il faut ensuite veiller à ce que les prix soient fiables. Sur une offre, donnez toujours des prix exacts (TVA comprise). Si vous ne disposez pas encore des prix définitifs pour votre devis (par exemple, parce que l’ampleur des travaux n’est pas encore clairement définie), mentionnez clairement qu’il s’agit d’un devis sans engagement.

Attention, l’octroi d’un escompte ou d’une ristourne n’est pas prescrit par la loi. Vous pouvez toutefois inciter le client, dans certaines circonstances, à acquitter plus rapidement le montant de sa facture (et c’est bien est le cas avec l’escompte), ce qui entraîne une répercussion positive sur votre trésorerie. Ajoutez ces options dans votre offre au besoin.

Utilisez notre modèle

Etablissez vos offres à l’aide d’un logiciel de gestion comme bexio: toutes les mentions obligatoires et informations importantes seront automatiquement intégrées dans vos documents. Les coordonnées et les postes produits peuvent être importés en un clic. Les modules de texte vous permettent par ailleurs de rédiger vos offres encore plus facilement. A noter: bexio vous facilite la gestion de votre entreprise quel que soit votre secteur d'activité, que vous soyez prestataire de services, menuisier, peintre ou artisan. Autre avantage: bexio étant un logiciel basé sur le cloud, vous pouvez créer vos offres où que vous soyez, y compris lors de vos déplacements. Vous souhaitez en savoir plus? Essayez le logiciel!

Quand le montant de la facture dépasse celui de l’offre

Il peut toujours arriver qu’il y ait plus de travail qu’initialement prévu pour finaliser un contrat. Dans ce cas, il est indispensable d’en informer le client sans délai et d’obtenir son approbation sur ce supplément avant d’exécuter les travaux. Dans le cas contraire, une augmentation du montant de la facture serait injustifiée et pourrait mener à une action en justice.