Kostenvoranschlag einfach und schnell erstellen in 3 Schritten!

Kostenvoranschläge dank Vorlage (fast) automatisch erstellen mit bexio.

Einfach E-Mail-Adresse eingeben und 30 Tage kostenlos testen:

Ihren Kostenvoranschlag schreiben und versenden Sie möglichst zeitnah, um sich den Auftrag zu sichern. Klar, dass es sich daher lohnt diesen Prozess so einfach und effizient wie möglich zu gestalten.

In diesem Beitrag:

Kostenvoranschlag in nur 3 Schritten erstellen mit bexio

Mit bexio, der Cloud-Lösung für Kleinunternehmen, Startups und Selbstständige in der Schweiz, erstellen Sie Ihren Kostenvoranschlag in wenigen Schritten.

Schritt 1 (optional): Kostenvoranschlag-Vorlage anpassen

Passen Sie Ihre Kostenvoranschlag-Vorlage einmalig gemäss Ihren Wünschen in Ihrem bexio-Account an:

So passen Sie Ihre Vorlagen in bexio an

Bestimmen Sie welche Angaben z. B. in der Kopf- und Fusszeile angezeigt werden oder passen Sie das Design Ihrer Vorlage an: wählen Sie unter anderem Schriftart und -Grösse, laden Sie Ihr Logo hoch oder nehmen Sie Änderungen am Layout vor.

Ihre individuelle Kostenvoranschlag-Vorlage ist nun erstellt und kann für künftige Kostenvoranschläge benutzt werden!

Schritt 2: Vorlage ausfüllen in wenigen Klicks

bexio füllt die Vorlage von nun an für jeden Kostenvoranschlag (fast) automatisch für Sie aus. Nachdem Sie Kontaktdaten einmalig in der bexio Kundenverwaltung hinterlegt haben, können Sie diese mit nur einem Klick in Ihren Kostenvoranschlag importieren. Produktpositionen lassen sich manuell eintragen oder automatisch importieren: z. B. über die integrierte Zeiterfassung oder die Produktverwaltung.

Schritt 3: Kostenvoranschlag direkt online oder per Post verschicken

Versenden Sie Ihren Kostenvoranschlag bequem per E-Mail von Ihrem bexio-Account aus. Oder drucken Sie Ihren Kostenvoranschlag aus und versenden Sie ihn unterschrieben per Post.

Übrigens: Aus dem Kostenvoranschlag erstellen Sie mit nur einem Klick den Auftrag oder die Rechnung. Kunden von bexio, der Schweizer Business Software aus der Cloud für Kleinunternehmen, Selbstständige und Startups, beschleunigen Ihre Auftragsabwicklung dank Automatisierung im Schnitt um 41 %.

Wie sieht ein Kostenvoranschlag aus (Muster)?

Ein Kostenvoranschlag (oder auch „Kostenanschlag“) ist grundsätzlich gleich aufgebaut wie eine Offerte.

Zu den wichtigsten Angaben auf dem unverbindlichen Kostenvoranschlag gehören unter anderem:

  • Name und Adresse des Leistungsbringers
  • Name und Adresse des Leistungsempfängers
  • Ausstellungsdatum
  • Datum der Gültigkeit
  • Preise, Kosten und Mengenangaben
  • Hinweis auf die Unverbindlichkeit des Preisvorschlags

Während der Preis auf einer Offerte verlässlich ist und in der Schlussrechnung ohne ausdrückliche Zustimmung des Kunden nicht überschritten werden darf, dürfen Kostenvoranschläge geschätzte Preise oder sogar gar keine Preise enthalten.

Mehr dazu im Folgenden.

Worauf muss ich beim Kostenvoranschlag achten?

Bei einem Kostenvoranschlag unterscheidet man zwischen dem verbindlichen und dem unverbindlichen Kostenvoranschlag.

  • Beim verbindlichen Kostenvoranschlag handelt sich ganz einfach um eine Offerte.
  • Beim unverbindlichen Kostenvoranschlag handelt es sich um eine kaufmännische Vorkalkulation.

Was ist der Unterschied zwischen unverbindlichem Kostenvoranschlag und Angebot?

Der entscheidende Unterschied zwischen Offerte und dem unverbindlichen Kostenvoranschlag liegt in der juristischen Gültigkeit: ein auf der Offerte angegebener Preis ist verbindlich. Das gilt auch, wenn etwaige Kosten für die Erfüllung des Auftrages höher (oder niedriger) ausfallen als erwartet.

Wenn Sie sich nicht sicher sein sollten wie hoch die Kosten ausfallen werden, kann daher ein unverbindlicher Kostenvoranschlag angemessen sein. Dieser enthält entweder Richtpreise oder gar keine Preise:

  • Bei einem ungefähr berechneten Kostenvoranschlag dienen die Richtpreise in der Regel als Anhaltspunkt bis die tatsächlichen Kosten feststehen.
  • Wurde kein Preis vereinbart, so darf der tatsächliche Aufwand in Rechnung gestellt werden.

In beiden Fällen sollte auf dem Kostenvoranschlag festgehalten werden, dass es sich um ein unverbindliches Angebot handelt. Formulierungen wie „ungefähre Preisangabe“ oder „Preis nach Aufwand“ sind daher wichtiger Bestandteil eines Kostenvoranschlags, um dem Kunden böse Überraschungen nach Vollendung des Auftrags zu ersparen.

Überschreitung und Abweichungen in der Rechnung

Das heisst allerdings nicht, dass der auf dem unverbindlichen Kostenvoranschlag angegebene Richtpreis willkürlich oder zum Zwecke eines attraktiveren Angebots besonders niedrig angegeben werden darf.

Der Rechnungsbetrag nach Vollendung der Arbeit darf den Preisvorschlag im Kostenvoranschlag nicht übermässig überschreiten. Toleriert wird in den meisten Branchen eine Kostenüberschreitung von maximal 10 %. Bei übermässiger Kostenüberschreitung hat der Kunde im Sinne von Art. 375 OR das Recht vom Vertrag zurückzutreten.

Achten Sie weiterhin darauf, dass Sie Ihrem Kunden die Ursache der Überschreitung der Kosten nachweisen können. Haben sich zum Beispiel auf dem Bau höhere Materialkosten ergeben als anfänglich erwartet, so lohnt es sich sicherzustellen, dass Sie die entsprechenden Belege zur Hand haben.

Beispieltexte und gängige Formulierungen

Vergessen Sie nicht darauf hinzuweisen, dass die im Kostenvoranschlag angegebenen Preise gegebenenfalls von der Schlussrechnung abweichen können. Hierfür eigenen sich Formulierungen wie z. B.:

«Dieser Kostenvoranschlag ist unverbindlich. Die angegebenen Preise können ggfs. durch etwaigen Mehraufwand über- bzw. unterschritten werden.»

«Bei dem angegebenen Zeit- und Materialaufwand handelt es sich um Schätzungen. Die abschliessende Rechnung erfolgt auf Grundlage des tatsächlichen Zeit- und Materialaufwands.»

«Vermerk: Dieser Kostenvoranschlag ist unverbindlich.»

Mit bexio erledigt sich die gesamte Auftragsabwicklung fast wie von alleine

bexio ist Business Software aus der Cloud und perfekt zugeschnitten auf die Bedürfnisse von KMU, Startups und Selbstständigen in der Schweiz.

Mit bexio haben Sie Ihre gesamte Auftragsabwicklung im Griff: Offerten und Kostenvoranschläge erstellen sich im Handumdrehen. Aus der Offerte erstellen Sie in nur wenigen Klicks die Rechnung. Zahlungserinnerungen können ganz einfach automatisch versendet werden.

Das lohnt sich: bexio-Kunden werden im Schnitt um 26 % schneller bezahlt. Und dank E-Banking-Schnittstelle zu den grössten Schweizer Banken werden eingehende Zahlungen ganz einfach automatisch mit Ihren offenen Rechnungen abgeglichen.

Neugierig? Einfach E-Mail-Adresse eingeben und bexio 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen

Testen Sie bexio 30 Tage kostenlos und unverbindlich

Noch Fragen? Rufen Sie uns an: +41 71 552 00 61
Schreiben Sie lieber? kunden@bexio.com