Kreditoren einfach erklärt

Was sind Kreditoren in der Buchhaltung? Und was ist der Unterschied zwischen einem Kreditor und einem Debitor? In diesem Beitrag setzen wir uns näher mit dem Thema Kreditoren auseinander, erläutern die Bedeutung für Unternehmen und geben einen Einblick in die damit verbundenen Prozesse.

Beispiele für Kreditoren

Die folgende Liste zeigt verschiedene Arten von Kreditoren, die in unterschiedlichen Geschäftsszenarien auftreten können – immer dann, wenn Waren oder Dienstleistungen geliefert wurden, die ausstehenden Zahlungen dafür aber noch nicht eingegangen sind. In den aufgeführten Fällen ist das liefernde Unternehmen der Kreditor, das empfangende Unternehmen der Debitor.

• Rohstofflieferant: Ein Schokoladenhersteller schuldet einem Kakaolieferanten Geld für eine kürzlich gelieferte Charge.
• Dienstleistungsunternehmen: Ein Einzelhändler schuldet einem Reinigungsunternehmen Geld für die monatliche Geschäftsreinigung.
• Energieversorger: Eine Fabrik schuldet dem lokalen Stromversorger Geld für den letzten Monat Stromverbrauch.
• Hersteller von Betriebsmitteln: Ein Automobilhersteller schuldet einem Maschinenlieferanten Geld für eine neu erworbene Produktionsmaschine.
• Telekommunikationsanbieter: Ein Büro schuldet einem Telekommunikationsanbieter Geld für die monatlichen Telefon- und Internetdienste.
• Vermieter: Ein Geschäft, das Räumlichkeiten mietet, schuldet dem Vermieter die monatliche Miete.
• Beratungsunternehmen: Ein Startup schuldet einem Beratungsunternehmen Geld für durchgeführte Marktanalysen.
• Transportunternehmen: Ein Online-Händler schuldet einem Logistikunternehmen Geld für die durchgeführten Lieferungen im letzten Monat.
• Werbeagentur: Ein Tourismusunternehmen schuldet einer Werbeagentur Geld für eine kürzlich durchgeführte Marketingkampagne.

Was ist eine Kreditorenrechnung?

Eine Kreditorenrechnung, häufig auch einfach als Lieferantenrechnung bezeichnet, ist eine Rechnung, die ein Unternehmen für erbrachte Dienstleistungen oder gelieferte Produkte ausstellt. Das liefernde Unternehmen ist der Kreditor, das empfangende Unternehmen der Debitor, bis es die Rechnung begleicht. Bezieht ein Unternehmen z. B. die Dienste einer Marketingagentur, stellt diese eine Kreditorenrechnung dafür aus.

Kreditorenmanagement: Wann sollten Kreditorenrechnungen bezahlt werden?

Sie als Debitor fragen sich, wann der beste Zeitpunkt ist, um die Rechnungen Ihrer Kreditoren zu bezahlen? Das ist eine Frage des Kreditorenmanagements. Im Zeitraum zwischen der Lieferung der Dienstleistungen oder Produkte und der Fälligkeit der entsprechenden Zahlung erhält Ihre Firma faktisch einen kostenlosen Kredit. Vereinfacht ausgedrückt: Sie verfügen bereits über die Ware und können sie verwenden, um damit Geld zu erwirtschaften. Gleichzeitig verfügen Sie aber auch noch über das Geld, das Sie für die Ware schuldig sind, und können auch das bis zum Zeitpunkt der Zahlung noch weiter als Vermögensgegenstand verwenden.

Die Kreditorenbuchhaltung neigt dazu, den Zahlungsabfluss – also die Bezahlung der Kreditorenrechnungen – zu verzögern. Damit leistet sie einen Beitrag zur Liquiditätsplanung des Unternehmens – je länger das geschuldete Geld im Unternehmen bleibt, desto länger kann es damit wirtschaften. Die Optimierung der Zahlungstermine ist somit ein beliebtes Finanzierungsmittel. Beispielsweise werden Lastschriften häufig vermieden, damit Firmen den Zahlungstermin selbst steuern können.

Optimierungsmöglichkeiten aus Sicht der Kreditoren stellen beispielsweise Skonti oder Rabatte dar. Damit besteht die Möglichkeit, den Debitor zu einer zügigen Zahlung zu bewegen.

Kreditoren und ihre Bedeutung für Unternehmen

Wohl kein Unternehmen kann Geschäfte machen, ohne wenigstens ein Minimum an Produkten oder Dienstleistungen von anderen zu beziehen. Kreditoren – die Lieferanten – spielen im Unternehmensumfeld also eine wichtige Rolle, unter anderem für:

• Liquiditätsmanagement/Optimierung des Betriebskapitals: Kreditoren gewähren Unternehmen einen gewissen zeitlichen Rahmen, in dem sie ihre Rechnungen begleichen können. So lässt sich die Liquidität des Unternehmens effizient steuern und sicherstellen, dass genügend Mittel für andere dringende Ausgaben vorhanden sind.
• Geschäftsbeziehungen: Ein angemessener Umgang mit Kreditoren – beispielsweise das rechtzeitige Begleichen von Rechnungen – festigt das Vertrauen zwischen Geschäftspartnern. Ein gutes Verhältnis zu Lieferanten kann zu besseren Vertragsbedingungen oder Rabatten führen.
• Kostenkontrolle: Kreditoren schicken Rechnungen, die – bei einer effektiven Buchhaltung – zu einem Überblick über anfallende Kosten des Unternehmens beitragen. Durch das systematische Erfassen und Überwachen dieser Verbindlichkeiten können Unternehmen ihre Ausgaben besser kontrollieren und Budgets effizienter planen.
• Kreditwürdigkeit: Ein verantwortungsbewusster Umgang mit Kreditoren kann sich positiv auf die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens auswirken. Banken und andere Finanzinstitutionen betrachten die Zahlungsmoral eines Unternehmens als Indikator für dessen finanzielle Stabilität.
• Rechtliche Sicherheit: Das ordnungsgemässe Verwalten von Kreditoren sichert Unternehmen auch rechtlich ab. Verzögerte oder ausbleibende Zahlungen führen im mildesten Fall nur zu Zahlungserinnerungen oder Mahnungen, im härtesten Fall aber zu Vertragsstrafen, Zinsen oder rechtlichen Auseinandersetzungen, die weitere Kosten verursachen.

Kreditorenbuchhaltung

Führen Sie die Buchhaltung in Ihrem Unternehmen? Falls ja, werden auch bei Ihnen sämtliche Verbindlichkeiten, die Ihr Unternehmen gegenüber Lieferanten und sonstigen Dienstleistern hat, auf Kreditorenkonten gebucht. Ihr Kreditorenkonto fasst die Verbindlichkeiten als Summe aus dem Nebenbuch (Hilfsbuch) zusammen. Für jeden einzelnen Kreditor wird ein Konto geführt. Dieses Nebenbuch wird als Kreditorenbuchhaltung bezeichnet und hilft beim Führen des Hauptbuches.