5 einfache Tipps für deine Liquiditätsplanung

Was bedeutet Liquiditätsplanung?

Starten wir mit den absoluten Grundlagen und einer simplen Liquiditätsplan-Erklärung: Unter dem Begriff «Liquidität» (Zahlungsfähigkeit) versteht man die Fähigkeit deines Unternehmens, seine fälligen Zahlungsverpflichtungen jederzeit und fristgerecht zu erfüllen. Wenn du also eine Rechnung von einem Lieferanten, die monatliche Miete für dein Büro oder die Steuerrechnung pünktlich bezahlen kannst, ohne in Schwierigkeiten zu geraten, bist du liquide.

Die Liquiditätsplanung ist folglich der strategische Prozess, bei dem du alle zukünftigen Einzahlungen und Auszahlungen deines Unternehmens für einen bestimmten Zeitraum systematisch erfasst und gegenüberstellst. Du blickst quasi durch eine finanzielle Glaskugel in die Zukunft und prognostizierst, wann genau wie viel Geld auf dein Konto fliesst und wann welches Geld dein Konto wieder verlässt. Das Ziel ist es, zu jedem Zeitpunkt einen positiven Kontostand (oder ausreichend Kreditreserven) zu haben.

Wofür wird eine Liquiditätsplanung in der Praxis benötigt?

Vielleicht fragst du dich an dieser Stelle: «Meine Buchhaltung ist doch immer aktuell, wozu brauche ich jetzt noch einen separaten Plan?» Die Antwort ist einfach: Die Buchhaltung blickt immer in die Vergangenheit. Sie zeigt dir exakt, was bereits passiert ist. Die Liquiditätsplanung hingegen blickt in die Zukunft. Sie ist das finanzielle Radar deines KMU.

Eine verlässliche Liquiditätsplanung in der Schweiz wird vor allem für folgende essenzielle Bereiche benötigt:

• Engpässe frühzeitig erkennen und vermeiden: Wenn du heute durch deine Planung siehst, dass dir in drei Monaten das Geld für eine wichtige Materialbestellung fehlt, kannst du jetzt proaktiv handeln. Du kannst beispielsweise eine Zwischenfinanzierung bei deiner Bank anfragen, Zahlungsziele mit Lieferanten neu verhandeln oder offene Kundenrechnungen durch ein konsequentes Mahnwesen schneller einfordern. Wenn du den Engpass erst bemerkst, wenn das Konto leer ist, ist es oft zu spät.

• Grundlage für den Businessplan: Wenn du ein neues Unternehmen gründest, ein neues Projekt startest oder einen Kredit bei der Bank beantragen möchtest, ist eine detaillierte Liquiditätsplanung im Businessplan ein zentrales und absolut unverzichtbares Element. Keine Schweizer Bank und kein Investor vergibt Kredite ohne einen sauberen Nachweis, dass du zahlungsfähig bleibst und die Raten bedienen kannst.

• Datengestützte Investitionsentscheidungen treffen: Kannst du dir das neue Firmenfahrzeug in diesem Monat leisten, oder solltest du aus Sicherheitsgründen noch ein Quartal warten? Der Liquiditätsplan gibt dir darauf eine mathematisch fundierte Antwort, statt dich auf dein Bauchgefühl verlassen zu müssen.

Wie erstelle ich eine Liquiditätsplanung?

Die Theorie ist das eine, aber wie setzt du dieses wichtige Thema in deinem Geschäftsalltag um? Bevor du mit dem Zusammentragen von Zahlen beginnst, musst du dich für eine zeitliche Periode entscheiden. Für die meisten Schweizer KMU empfiehlt sich eine sogenannte «rollende Planung» auf Monatsbasis für die kommenden sechs bis zwölf Monate. Rollend bedeutet, dass du am Ende eines Monats immer wieder einen neuen Monat hinten anhängst. In kritischen Phasen, bei sehr schnellem Wachstum oder bei grossen Investitionen kann temporär sogar eine wöchentliche Detailplanung sinnvoll sein.

Was benötige ich für die Liquiditätsplanung?

Die mathematische Grundlage für jede Liquiditätsplanung für KMU ist extrem simpel. Die Grundformel lautet:

Liquide Mittel am Anfang der Periode + Summe aller Einzahlungen – Summe aller Auszahlungen = Liquide Mittel am Ende der Periode.

Um diese Formel in der Praxis anzuwenden, benötigst du konkrete Zahlen aus deinem Unternehmen. Du musst folgende Kerninformationen zusammentragen:

• Aktueller Bestand an flüssigen Mitteln (Bank / Kasse): Wie viel Geld hast du am Tag X effektiv zur Verfügung? Berücksichtige hier alle relevanten Post- und Bankkonten sowie das physische Bargeld in der Firmenkasse.

• Summe aller erwarteten Einzahlungen je Monat: Hier listest du detailliert auf, wann du mit welchen Geldeingängen rechnest.

  • Konkrete Beispiele: Erwartete Bezahlung offener Kundenrechnungen (in der Fachsprache «Debitoren» genannt), Einnahmen aus dem täglichen Barverkauf, Zinserträge oder Einzahlungen aus einem neu gewährten Bankkredit.

• Summe aller erwarteten Auszahlungen je Monat: Welche Rechnungen, Löhne und fixen Kosten musst du wann zwingend begleichen?

  • Konkrete Beispiele: Löhne für deine Mitarbeitenden inkl. Sozialversicherungen, Raumkosten (Mietzins), Zahlungen an deine Lieferanten (in der Fachsprache «Kreditoren» genannt), jährliche Versicherungsprämien, Leasingraten für Fahrzeuge, Steuern und geplante Marketingausgaben.

Wichtig: Berücksichtige die zeitliche Verzögerung! Ein sehr häufiger Fehler bei der Liquiditätsplanung ist es, das Rechnungsdatum mit dem Zahlungsdatum gleichzusetzen. Du stellst heute eine Offerte, erbringst nächste Woche die Dienstleistung und verschickst die Rechnung mit 30 Tagen Zahlungsfrist. Fakt ist: Nicht alle Kunden zahlen pünktlich. Bis das Geld effektiv auf deinem bexio-Konto verbucht ist, vergehen schnell mal sechs bis acht Wochen. Während dieser Wartezeit musst du deine eigenen Rechnungen (z. B. Materialkosten für genau diesen Auftrag) jedoch oft schon bezahlen. Für diese Lücke brauchst du finanzielle Reserven, die in deinem Plan abgebildet sein müssen.

(Tipp: Um solche Verzögerungen aktiv zu minimieren, hilft dir ein automatisiertes Mahnwesen in bexio. So werden säumige Zahler ohne manuellen Aufwand deinerseits freundlich, aber bestimmt an die offene Rechnung erinnert, was deine Zahlungseingänge nachweislich massiv beschleunigt.)

Einfaches Beispiel einer Liquiditätsplanung

Lass uns die Theorie an einem konkreten Beispiel veranschaulichen. Thomas ist Inhaber einer kleinen Schreinerei in Winterthur. Er plant seine Finanzen für das erste Quartal des Jahres.

Erklärungen zur Tabelle:

• Debitoren sind Kunden, die der Schreinerei noch Geld schulden (erwartete Einnahmen).

• Kreditoren sind Holz-Lieferanten, denen Thomas noch Geld schuldet (erwartete Ausgaben).

Wie das Beispiel eindrücklich zeigt, verzeichnet Thomas im Februar einen «Verlust» an liquiden Mitteln (negativer Cash Flow von minus 5’000 Franken), primär wegen der fälligen MWST-Abrechnung und weniger Zahlungseingängen von Kunden. Da er jedoch im Januar gut gewirtschaftet hat und mit einem soliden Startbestand von 18’500 Franken in den Februar geht, fängt er dieses Minus problemlos auf und bleibt jederzeit zahlungsfähig. Genau für diese weitsichtigen Erkenntnisse brauchst du eine Planung!

Liquiditätsplanung Vorlage: Excel als idealer Einstieg

Besonders für Gründerinnen, Gründer oder kleinere Unternehmen, die sich zum allerersten Mal mit dem Thema auseinandersetzen, ist ein klassisches Tabellenkalkulationsprogramm ein sehr guter Startpunkt, um ein Gefühl für die Zahlen zu bekommen. Wenn du direkt in die Umsetzung gehen möchtest, musst du das Rad nicht neu erfinden. Wir haben eine pfannenfertige Liquiditätsplanung Vorlage Excel Schweiz für dich vorbereitet.

5 Praxis-Tipps für deine erfolgreiche Liquiditätsplanung

Nachdem die Grundlagen nun klar sind, gehen wir eine Stufe tiefer. Die folgenden fünf Punkte helfen dir dabei, aus einer trockenen, theoretischen Tabelle ein echtes, funktionierendes Steuerungsinstrument für dein tägliches Business zu machen.

1. Liquidität nicht mit Umsatz oder Gewinn verwechseln

Es mag für Finanzprofis banal klingen, aber die Begriffe «Umsatz», «Gewinn» und «Cash Flow» (Geldfluss) werden im betrieblichen Alltag extrem oft durcheinandergebracht. Die Konzepte sind jedoch fundamental unterschiedlich, und bevor du dich an die eigentliche Planung machst, ist es essenziell, diese Unterschiede sauber zu trennen.

• Umsatz: Als Umsatz wird das Total aller Einnahmen aus Verkäufen und Dienstleistungen während einer bestimmten Periode bezeichnet. Wenn du Rechnungen für 50’000 Franken verschickst, hast du 50’000 Franken Umsatz gemacht.

• Gewinn: Werden von diesem Umsatz die während der gleichen Periode angefallenen Kosten (wie Löhne, Material, Miete) abgezogen, erhältst du deinen Gewinn.

• Cash Flow & Liquidität: Aus Liquiditäts-Sicht ist dabei zentral, dass Umsatz und Gewinn nur sehr begrenzte Rückschlüsse auf deinen tatsächlichen Kontostand zulassen. Ein drastisches Beispiel: Dein Umsatz steigt unmittelbar, sobald du eine Rechnung verschickst und in der Buchhaltung erfasst. Auf deinem Bankkonto wird dieser Geschäftsfall jedoch erst sichtbar, wenn dein Kunde auch tatsächlich bezahlt. Stell dir vor, du machst 10'000 Franken Gewinn auf dem Papier, aber der Kunde zahlt erst in 60 Tagen. Wenn du heute 8'000 Franken für Material und Löhne überweisen musst, bist du trotz Gewinn zahlungsunfähig. Erst bei einem effektiv verbuchten Geldeingang auf dem Bankkonto spricht man von einem positiven Cash Flow. Und erst damit steigen deine liquiden Mittel.

2. Die Ausgangslage für deine Planung: Eine aktuelle Buchhaltung

Mit der Liquiditätsplanung wagst du einen Blick in die Zukunft. Damit dieser Ausblick möglichst exakt und zuverlässig ist, muss zuerst die aktuelle IST-Situation und damit deine betriebliche Ausgangslage zu 100 % verstanden werden. Du musst auf Knopfdruck folgende Fragen beantworten können:

• Wie viel Geld befindet sich aktuell in der Kasse?

• Wie ist der exakte Kontostand auf deinen verschiedenen Bankkonten?

• Welche Kundenrechnungen (Debitoren) sind aktuell offen und wann werden sie voraussichtlich bezahlt?

• Welche Lieferantenrechnungen (Kreditoren) stehen in der Warteschlange und wann laufen deren Zahlungsfristen ab?

Um hier nicht den Überblick zu verlieren, ist es unabdingbar, die Buchhaltung stets tagesaktuell zu halten. Ein einmaliges Nachtragen am Ende des Monats reicht für eine vorausschauende Planung nicht aus. Wenn du für deine Administration bexio nutzt, dann hast du bereits das ideale Werkzeug an der Hand. Deine Bankkonten sind nahtlos verknüpft, der Abgleich von Zahlungen passiert weitestgehend automatisch und du weisst immer exakt, wo du stehst.

3. Vergiss die zeitliche Komponente nicht!

Bei einem klassischen Unternehmens-Budget werden die Einnahmen und Ausgaben meist für ein gesamtes Geschäftsjahr geplant. Man überlegt sich grob: Wie viele Verkäufe werden erwartet? Wie viel Budget kann gesamthaft für Werbung ausgegeben werden?

Viele dieser Ausgaben und Einnahmen fallen in der Realität jedoch nicht linear auf die 12 Monate verteilt an. Im Gegenteil: Oft kommt alles auf einmal. Ein gutes Praxisbeispiel ist der 13. Monatslohn, der im November oder Dezember die Personalkosten plötzlich verdoppelt. Oder grosse, jährliche Software-Lizenzen und Versicherungsprämien, die im Januar im Voraus abgebucht werden. Viele Ausgaben fallen bereits an, lange bevor die damit zusammenhängenden Geldeingänge durch verkaufte Kundenprojekte auf dem Bankkonto realisiert werden können.

Eine gute Liquiditätsplanung baut daher auf diesen getroffenen Annahmen auf und gibt dem Ganzen die zwingend nötige zeitliche Dimension. Diese Zeit-Komponente stets im Blick zu behalten, ist extrem relevant: Der schönste budgetierte Reingewinn nützt dir absolut nichts, wenn dir auf dem Weg dahin im September das Geld ausgeht.

4. Achte bei der regelmässigen Planung auf die Datenkontinuität

Dass die Ausgangssituation deiner Planung stimmen muss und daher die Buchhaltung tagesaktuell gehalten werden sollte, haben wir bereits angesprochen. Ein weiterer, sehr zentraler Punkt bei jeder Liquiditätsplanung in der Schweiz ist die absolute Kontinuität der zugrundeliegenden Daten.

Eine Liquiditätsplanung ist kein starres Dokument, das du einmalig im Januar erstellst und dann in der Schreibtischschublade verstauben lässt. Es ist ein beständiger, lebendiger Prozess. Erfolgreiche Unternehmen beschäftigen sich mindestens einmal im Monat intensiv damit, um zu überprüfen, ob sie noch auf Kurs sind und welche Kurskorrekturen eventuell notwendig sind.

Damit die einzelnen Monate überhaupt belastbar miteinander vergleichbar sind, musst du klare Regeln definieren. Rechnest du bei Kundenrechnungen immer mit einem Zahlungseingang nach 30 oder vorsichtshalber nach 45 Tagen? Wie gehst du mit Skonto um? Digitale Systeme unterstützen dich enorm dabei, diese Beständigkeit beizubehalten, indem du diese Regeln einmalig definierst und das System sie danach automatisch bei jeder Aktualisierung der Planung anwendet.

5. Setze bei der Liquiditätsplanung auf moderne Lösungen

In vielen Schweizer KMU sind nach wie vor Tabellen-Tools wie Excel von Microsoft oder Google Sheets das absolute Mittel der Wahl, sobald es um betriebswirtschaftliche Planungen geht. Wie bereits erwähnt, eignen sich diese Tools hervorragend für den Erstaufbau und das Grundverständnis.

Excel-Vorlagen mögen vor allem bezüglich Kosten am Anfang vollkommen überzeugen. Wer jedoch wächst und komplexer wird, stösst schnell an entscheidende Nachteile: Die Datenerfassung in diesen Programmen gestaltet sich in der Regel als äusserst manuell. Du musst Zahlen aus deinem E-Banking und deiner Buchhaltung händisch in die Tabelle abtippen. Das kostet dich wertvolle Abende, ist enorm zeitaufwändig und extrem fehleranfällig. Ein kleiner Tippfehler in einer Zelle, und deine komplette finanzielle Prognose ist ruiniert.

Abhilfe schaffen diesbezüglich moderne, digitale Cloud-Lösungen. Wenn du eine Software nutzt, die sich direkt in dein bestehendes Ökosystem integriert, machst du den Prozess sicher, fehlerfrei und skalierbar.

Digitale Liquiditätsplanung mit TRESIO und bexio

Du verlierst täglich Zeit mit manuellem Abtippen von Zahlen in Tabellen und hast Angst vor versteckten Fehlern? Das nervt und kostet dich wertvolle Stunden, die du besser in deine Kunden investieren solltest. Mach es dir einfacher! Das Ziel der Schweizer Software TRESIO ist es, Kleinunternehmen genau die professionellen Tools zu bieten, die bis vor kurzem ausschliesslich Grosskonzernen zur Verfügung standen.

Mit der nahtlosen Anbindung der Liquiditätsplanung von TRESIO an bexio gehen die beiden Anbieter in puncto Automatisierung einen entscheidenden Schritt weiter: Deine aktuellen Finanzdaten – wie offene Debitoren- und Kreditorenrechnungen – werden kontinuierlich und automatisch aus bexio in TRESIO importiert. Dort werden sie intelligent mit deinen Budget-Plandaten kombiniert, um dir eine möglichst akkurate, tagesaktuelle Übersicht zu bieten.

Nutzerinnen und Nutzer berichten davon, mit dieser smarten Teil-Automatisierung monatlich bis zu 20 Stunden manuellen Zeitaufwand einzusparen. Zeit, die du direkt wieder in dein Kerngeschäft investieren kannst.

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