Debitoren und ihre Buchhaltung erklärt

Stellen Sie sich auch immer wieder diese Fragen: Was sind Debitoren? Und was ist der Unterschied zwischen Debitoren und Kreditoren? Und wie werden Debitorenkonten in der Buchhaltung geführt? Und warum ist eine professionelle Debitorenbuchhaltung grundlegend für den Erfolg eines Unternehmens?

In wenigen Worten erklärt, sind Debitoren Forderungen, beispielsweise gegenüber Kunden, die aus Lieferungen und Leistungen Ihres Unternehmens entstehen. Der Debitor ist also der Schuldner, in der Praxis häufig der Kunde, der offene Rechnungen zu begleichen hat.

Werden Rechnungen, z. B. aufgrund schlechter Zahlungsmoral einiger Kunden, zu spät oder im schlimmsten Fall überhaupt nicht bezahlt, so ist dies nicht nur ärgerlich, sondern beeinträchtigt auch die Liquidität Ihres Unternehmens, denn die entstehenden Engpässe müssen häufig durch teure Zwischenfinanzierungen überbrückt werden. Wie Sie dem vorbeugen können, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag zum Thema Liquiditätsplanung.

Was ist ein Debitor und was sind Debitoren?

Eigentlich ganz einfach: Debitoren sind Forderungen, beispielsweise gegenüber Kunden, die aus Lieferungen und Leistungen Ihrer Firma resultieren. Das Konto Debitoren weist damit Guthaben gegenüber Ihren Anspruchsgruppen aus. Damit ist auch klar, was ein Debitor ist: Der Debitor ist der Schuldner, in der Praxis häufig der Kunde.

In der Summe zeigen die Debitoren Ihnen auf, wie viel Geld Ihre Kunden Ihnen noch schulden. Den Debitoren (Guthaben) gegenüber stehen die Kreditoren (Lieferanten). Sie bezeichnen Verbindlichkeiten Ihrer Firma, die aus Lieferungen und Leistungen an Sie resultieren.

Debitorenkonten und die Debitorenbuchhaltung erklärt

Debitorenkonten sind Buchhaltungskonten, die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen aufzeichnen. Damit stellen sie das Guthaben gegenüber Kunden dar. Das Debitorenkonto fasst die Forderungen aus dem Nebenbuch, auch Hilfsbuch genannt, zusammen, wo für jeden einzelnen Debitor Konten geführt werden. Dieses Nebenbuch wird als Debitorenbuchhaltung bezeichnet und hilft damit dem Führen des Hauptbuches, der Finanzbuchhaltung (Fibu). Im Hauptbuch (Fibu) wiederum wird dann ein Sammelkonto geführt, in dem sämtliche Kundenguthaben bzw. Schuldner aus dem Nebenbuch übernommen werden. Mit dem neuen Rechnungslegungsrecht (nRLG) heisst dieses Sammelkonto statt Debitoren nun Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Die Debitorenbuchhaltung im Detail.

Sammelkonten oder Sachkonten wie eben Forderungen oder Verbindlichkeiten nennt man alle Konten des Hauptbuches, für die ein Nebenbuch (wie eben die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung) existiert. Hier lohnt sich der Einsatz von Buchhaltungssoftware: Alle Aufzeichnungen aus dem Nebenbuch werden automatisch in das Hauptbuch übernommen; damit entfällt aufwändige Handarbeit.

Innerhalb dieses Teils der Buchhaltung werden die Forderungen gegenüber der Kunden gebucht und die Zahlungseingänge der Firma mit den Debitorenkonten abgeglichen. Auch bei diesem Zahlungabgleich hilft Software zum Führen der Buchhaltung: Buchhaltungsprogramme wie bexio bieten einen Zahlungsabgleich, bei dem eingehende Zahlungen auf dem E-Banking mit der Buchhaltung abgeglichen werden. Auch werden die vereinbarten Zahlungstermine verzeichnet und in die Liquiditätsplanung eingespeist. Dies ist wichtig: Im Zeitraum zwischen der Lieferung bzw. Leistung und der Zahlung räumt die Firma ihren Kunden faktisch Kredite ein. Diese sind als Teil des Firmenvermögens zu verstehen und müssen deshalb bilanziert werden. Eventuelle Beschaffungskosten für dieses Kreditkapital muss die Firma in die Kalkulation ihrer Preise einbeziehen.

Unterschied Debitoren und Kreditoren: Die beiden Definitionen

Debitorenmanagement: Mahnungen und Inkasso für überfällige Forderungen?

Bei schlechter Zahlungsmoral (wie zu langen Zahlungsfristen) müssen weitere Massnahmen wie der Versand von Mahnungen getroffen werden. Hier hilft Software wie bexio, mit der Mahnläufe selbst festgelegt und Zahlungserinnerungen automatisch verschickt werden. Helfen auch Mahnungen nicht, müssen Forderungen an die Rechtsabteilung, einen Anwalt oder ein Inkassobüro übergeben werden. Lesen Sie hier, was passiert, wenn KMU ihre Rechnungen nicht pünktlich bezahlen.

Ziel des Debitorenmanagements ist, die Liquidität hoch zu behalten und die Summe der Zahlungsausfälle so gering wie möglich zu halten; für solche Zahlungsausfälle wird in der Buchhaltung das Konten Debitorenverluste geführt. Manche Firmen übertragen das Forderungsmanagement auf externe Firmen, was zwar einerseits die Kosten senkt, andererseits aber das Management der Kundenbeziehungen stören kann.

Mit Hilfe des Debitorenmanagements sollen Zahlungen pünktlich beglichen und Ausfälle minimiert werden.

Dabei ist auch möglich, die Forderungen mit oder ohne Übergabe des Ausfallrisikos an externe Factoringfirmen zu verkaufen, die die Forderungen dann auf eigene Rechnung eintreiben. Der Vorteil: Die Firma, die ihre Forderungen abtritt, entgeht durch dieses Geschäft dem Risiko des Zahlungsausfalles und gewinnt sofortige Liquidität, während das Factoring Institut das Risiko durch Vorfinanzierung übernimmt und von der Spanne zwischen Forderung und Verkaufspreis der Forderung lebt. Aus rechtlicher Sicht haftet die Forderungen verkaufende Firma aber weiterhin für die Rechtmässigkeit der Forderung.

Überwachung der Kundenbuchhaltung durch das Controlling

Die Kontrolle wichtiger Unternehmensziele durch das Controlling ist in der Buchhaltung der Debitoren besonders wichtig. Wegen der hohen Verantwortung, die die Kundenbuchhaltung in vielen Branchen durch das Debitorenmanagement und die Gestaltung der Zahlungsbedingungen für die Liquidität des Unternehmens trägt, ist die Überwachung hier gesteckter Ziele strategisch besonders wichtig. Solche Ziele können zum Beispiel die Senkung der Debitorenverluste oder der Debitorenlaufzeit sein: Der durchschnittliche Zeitraum zwischen Lieferung und Zahlung soll minimiert werden.

Informationsmanagement für die Zahlungseingänge der Debitoren

Neben den buchhalterischen Aufzeichnungen über die Forderungen der Firma an ihre Kunden und deren Begleichung ist das Debitorenmanagement bestrebt, den künftigen Kontenverlauf zu beeinflussen. Dazu sammeln sie systematisch Informationen über die Kunden und deren Zahlungsverhalten. Wie oft werden beispielsweise Zahlungsziele nicht eingehalten? Unter Umständen holen sie auch bei Dritten Bonitätsauskünfte über die Kunden ein. Aus all diesen Informationen entstehen anschliessend Prognosen für das künftige Zahlungsverhalten der Kunden.