Nicht alle Kunden zahlen ihre Rechnungen pünktlich. Da hilft die Schweizer Software bexio: Dank Vorlagen schreibst du Mahnungen mit wenigen Klicks und definierst Mahnläufe. So werden Zahlungserinnerungen automatisch von bexio verschickt und du wirst schneller bezahlt. Probiere es aus!
Empfohlener Mahnprozess bei Zahlungsverzug
Der bewährte und übliche Ablauf im Zusammenhang mit ausstehenden Debitoren beinhaltet 4 Schritte:
- Freundliche Zahlungserinnerung
- Erste Mahnung
- Zweite und letzte Mahnung (mit Betreibungsandrohung; am besten per Einschreiben senden)
- Einleitung der Betreibung
Beispiel einer Mahnung: Form und Inhalt
Allgemein hilft ein freundlicher und sachlicher Mahnungstext, dein Geld zu erhalten. Drohungen oder Entschuldigungen bringen wenig.
Mahnung schreiben? Das muss rein
- Name und Adresse des Schuldners (Rechnungsadresse)
- Deine Absenderadresse
- Ort und Datum
- Rechnungsnummer
- Freundlicher Einleitungssatz
- Auflistung der Rechnungsposten inkl. total geschuldeten Betrag
- Neue Zahlungsfrist
Was beinhaltet ein Mahnschreiben nicht?
Nicht in ein Mahnschreiben gehören die folgenden, eher kontraproduktiven Elemente:
- Drohungen
- Entschuldigungen deinerseits
Bequem Mahnungen schreiben mit allen Angaben? Kein Problem.
Inhalt einer Mahnung: Text-Vorlage und Beispielsätze
Zahlungserinnerung
- «Im hektischen Alltag kann es schnell passieren, dass eine Rechnung vergessen geht. Sicher ist es deiner Aufmerksamkeit entgangen, dass du unsere Rechnung vom XX. Januar 20XX noch nicht beglichen hast. Wir bitten dich daher, die Zahlung bis zum XX. Januar 20XX vorzunehmen.»
- «Vielleicht hast du es übersehen, aber die Rechnung vom XX. Januar 20XX ist noch ausstehend. Bitte nimm die Überweisung bis zum XX. Januar 20XX vor.»
1. Mahnung
- «Trotz unserer Zahlungserinnerung vom XX. Januar 20XX hast du die offene Rechnung über CHF XXX noch nicht beglichen. Bitte zahle den Rechnungsbetrag bis Ende dieser Woche ein oder kontaktiere uns, sollte dir die Zahlung zur Zeit nicht möglich sein.»
- «Mit unserem Schreiben vom XX. Januar 20XX haben wir dich an die offene Rechnung über CHF XXX erinnert. Bis heute konnten wir keinen entsprechenden Zahlungseingang verbuchen. Wir bitten dich daher nochmals, den Rechnungsbetrag bis Ende XX zu überweisen. Kannst du die Frist nicht einhalten, kontaktiere uns bitte, damit wir eine Lösung finden können.»
2. Mahnung
- «Wir haben dich bereits mehrmals darauf aufmerksam gemacht, dass der Rechnungsbetrag von CHF XXX noch ausstehend ist. Bis heute konnten wir keine entsprechende Zahlung verbuchen. Wir fordern dich daher letztmalig dazu auf, die Rechnung Nr. XXX bis zum XX. Februar 20XX zu begleichen. Ansonsten werden wir ohne weitere Mitteilung die Betreibung einleiten.»
- «Auf unsere Mahnung vom XX. Januar 20XX hast du nicht reagiert. Du hast uns auch nicht diesbezüglich kontaktiert. Wir fordern dich deshalb erneut auf, deiner Zahlungsverpflichtung bis zum XX. Februar 20XX nachzukommen. Andernfalls sehen wir uns dazu gezwungen, rechtliche Schritte einzuleiten.»
Wenn die Mahnungen erfolglos bleiben
Wenn die Warnungen erfolglos bleiben und du immer noch auf dein Geld wartest, dann kannst du rechtliche Schritte einleiten. In der Schweiz ist das Strafverfahren im Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG) geregelt.
Mit dem Ausfüllen des entsprechenden Formulars, leitest du das Verfahren offiziell ein. Dein Schuldner erhält dann einen Zahlungsbefehl vom Betreibungsamt. Nach Erhalt des Zahlungsauftrags hat der Schuldner 10 Tage Zeit, um Widerspruch einzulegen. Damit bestreitet er die Existenz der Schuld. Es liegt nun an dir, als Gläubiger, beim zuständigen Gericht zu beweisen, dass deine Forderung besteht, z. B. durch einen entsprechenden Vertrag zwischen dir und dem Schuldner.
Die Dauer des Verfahrens unterscheidet sich je nach Fall. Weitere nützliche Informationen findest du in diesem PDF.
Rechtslage: Betreibung ohne Mahnung?
Das Mahnwesen ist in der Schweiz nicht gesetzlich geregelt. Das heisst, du bist als Gläubiger nicht dazu verpflichtet, deine Debitoren zu mahnen, nachdem die Zahlungsfrist abgelaufen ist. Du könntest sofort die Betreibung einleiten. Allerdings empfiehlt es sich aus finanzieller Sicht, meist dennoch erst zu mahnen. Gerade mit automatisierten Mahnläufen wie in bexio wird auch dein Aufwand minimiert. Denn ein Betreibungsverfahren kann lange dauern und ein Vielfaches des eigentlich ausstehenden Betrags kosten. Und das ohne Garantie auf Erfolg.
Mit bexio erstellst du deine Rechnungen mit einem Klick. Du entscheidest, wann die Rechnung fällig ist und wann eine Zahlungserinnerung versendet werden soll – die Software erledigt den Rest. Zahlungserinnerungen und Mahnungen werden ganz einfach automatisch versendet. Damit du jederzeit die Kontrolle über deine Finanzen behältst.
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