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In der Praxis sind häufig Lieferanten die Kreditoren, denn der Ausdruck bezeichnet Verbindlichkeiten bzw. Schulden - ausgelöst beispielsweise durch einen Kauf auf Rechnung.
Den Kreditoren gegenüber stehen die Debitoren: Sie weisen Guthaben gegenüber Ihren Anspruchsgruppen aus. Also Forderungen an Ihre Kunden und sonstige Abnehmer, die aus Lieferungen und Leistungen Ihrer Firma resultieren.
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Führen Sie Buchhaltung in Ihrem Unternehmen? Falls ja, werden auch bei Ihnen auf Kreditorenkonten sämtliche Verbindlichkeiten gebucht, die Ihr Unternehmen gegenüber Lieferanten und sonstigen Dienstleistern hat. Ihr Kreditorenkonto fasst damit die Verbindlichkeiten als Summe aus dem Nebenbuch (Hilfsbuch) zusammen; für jeden einzelnen Kreditor wird ein Konto geführt. Dieses Nebenbuch wird als Kreditorenbuchhaltung bezeichnet und hilft beim Führen des Hauptbuches, Ihrer Finanzbuchhaltung (Fibu). Arbeiten Sie mit Buchhaltungssoftware, werden alle Aufzeichnungen aus dem Nebenbuch automatisch in das Hauptbuch übernommen; so sparen Sie aufwändige Handarbeit und minimieren das Fehlerrisiko.
Als Sammelkonto oder Sachkonto wie eben Kreditoren bezeichnet man alle Konten des Hauptbuches, für die ein Nebenbuch (wie eben die Kreditoren- oder Debitorenbuchhaltung) existiert. Zur Verdeutlichung: Beispielsweise auch das Kassenbuch ist ein Nebenbuch und erläutert das Sammelkonto Kasse. Erst im Hauptbuch, also in den Sammelkonten, sind Auswirkungen wie hier der Verbindlichkeiten auf die wirtschaftliche Gesamtlage ersichtlich. Damit erläutert das Kreditorensammelkonto gewissermassen die Kreditorenbuchhaltung.
In der Kreditorenbuchhaltung werden die Fälligkeiten der Zahlungen verzeichnet und in die Liquiditätsplanung eingespeist. Zum Fälligkeitstermin werden anschliessend die Verbindlichkeiten durch Zahlungen ausgeglichen. Auch hier beim Zahlungsverkehr hilft Software zum Führen der Buchhaltung: Mit Business Software wie bexio können Zahlungen direkt in der Buchhaltungssoftware erfasst und an Ihr E-Banking übermittelt werden. So sparen Sie erneut Zeit.
In der Praxis wird die Rechnung an einen Kreditor häufig auch als Lieferantenrechnung bezeichnet. Dies entspricht also der Rechnung für einen Einkauf Ihres Unternehmens bei einem Ihrer Lieferanten, beispielsweise für Rohstoffe.
Gleich wie Kundenrechnungen (an Debitoren) weisen auch Lieferantenrechnungen jeweils einen ähnlichen Aufbau auf. Gerade hier helfen Textbausteine und automatisierte Abläufe viel Zeit zu sparen. Arbeiten Sie deshalb mit Fakturierungssoftware wie bexio, so erfassen Sie Rechnungen schnell und einfach. Zur erfassten Lieferantenrechnung können Sie auch direkt die entsprechende Originalrechnung und weitere Belege hochladen. So haben Sie Ihre Kreditoren im Griff - und nicht umgekehrt. Testen Sie bexio 30 Tage kostenlos und unverbindlich.
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Sie fragen sich, wann Sie Ihre Rechnungen zahlen sollen? Dieser Frage stellt sich auch das Kreditorenmanagement: Im Zeitraum zwischen der Lieferung und der Fälligkeit der Zahlung werden Ihrer Firma faktisch kostenlose Kredite eingeräumt. Nutzen Sie diese und optimieren Sie den Zahlungszeitpunkt: Soll im Debitorenmanagement der Zahlungszufluss möglichst verkürzt werden, neigen Kreditorenbuchhaltungen zur Verzögerung des Zahlungsabflusses und leisten damit einen Beitrag zum Cashmanagement. Optimierungsmöglichkeiten stellen beispielsweise Skonto oder andere Rabatte dar; Lastschriften werden folglich häufig vermieden, damit Firmen den Zahlungstermin selbst steuern können. Damit ist die Optimierung der Zahlungstermine innerhalb des Kreditorenmanagements ein beliebtes Finanzierungsmittel.
Damit Sie Kreditoren im Blick behalten, hilft erneut Business Software wie bexio: Mit Grafiken über Fristen und Fälligkeiten behalten Sie den Überblick. Mit der richtigen Software wird die Transparenz Ihrer Buchhaltung im Kreditorenbereich wesentlich erhöht und sparen Prozesskosten ein.
Die Kontrolle der Erreichung festgelegter Unternehmensziele durch das Controlling ist in der Kreditorenbuchhaltung besonders wichtig, sie trägt eine hohe Verantwortung: Aufgrund des Fälligkeitsmanagements und die Gestaltung der Lieferantenbedingungen beeinflusst die Kreditorenbuchhaltung die Liquidität Ihres Unternehmens wesentlich. Die Überwachung hier gesteckter Ziele ist strategisch besonders wichtig. Solche Ziele können zum Beispiel die Erhöhung der Kreditorenlaufzeit, also des durchschnittlichen Zeitraumes zwischen Lieferung und Zahlung, oder die Minderung der Lieferantenzahl sein. Je geringer die Lieferantenzahl ist, desto stärker sinken die Kosten im Lieferantenmanagement aufgrund tieferer Prozesskosten. Zudem wird die Aushandlung besserer Lieferbedingungen mit grösseren Lieferanten möglich. Das Controlling unterstützt die Ausgestaltung des Managements dieser Prozesse und sucht dabei systematisch nach Risiken.
Der Zahlungsverkehr birgt durchaus nicht auf den ersten Blick erkennbare Risiken. Dazu zählen Doppelzahlungen, Fehlinterpretation von Gutschriften, nicht erkannte Abweichungen von der Auftragserteilung und den vereinbarten Zahlungs- und Lieferbedingungen, unterlassene Bonusberechnungen und falsche Optimierungen zwischen Skonti und Kapitalkosten. Auch kommt es häufig zu einer falschen Vorsteuerdeklaration: Die Vorsteuer wird in der Kreditorenbuchhaltung falsch verbucht. Mit optimaler Gestaltung des Managements de Lieferanten kann das Controlling hier Fehlerquellen minimieren.
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