Zahlungserinnerung: Ablauf & Mustertext für Schweizer KMU

In den vereinbarten Zahlungsbedingungen sind Zahlungsfristen festgelegt. Soweit dazu nichts vereinbart wurde, gelten beim Handel oder Leistungsaustausch zwischen Kaufleuten als Rahmen gesetzliche Zahlungsbedingungen. Hiernach liegt zwischen Leistungsbezug und Zahlung eine Frist von maximal 30 Tagen. Nur in bestimmten Ausnahmefällen können längere Zahlungsfristen vereinbart werden. Spätestens also zum vereinbarten Zeitpunkt oder nach 30 Tagen wird die Zahlung fällig.

Insbesondere Kleinunternehmen, Selbstständige und Startups sind häufig auf die pünktliche Zahlung ihrer Kunden angewiesen, um liquide zu bleiben. Allzu schnell gerät eine Rechnung in Vergessenheit. Mit einer freundlichen Zahlungserinnerung können Kunden höflich auf die offene Rechnung hingewiesen werden und Sie werden schneller bezahlt.

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So schreiben Sie eine freundliche Zahlungserinnerung (mit Mustertext)

Eine Zahlungserinnerung soll den Kunden freundlich auf eine offene Rechnung hinweisen. Schreiben Sie Ihre Zahlungserinnerung daher in einem höflichen Ton und bleiben Sie in Ihrer Formulierung sachlich.

Beachten Sie weiterhin, dass die Zahlungserinnerung die wichtigsten Angaben enthält, so dass Ihr Kunde die Zahlungserinnerung richtig zuordnen kann. Dazu gehören insbesondere:

• Ihre Adresse
• Die Adresse Ihres Kunden
• Ort und Datum
• Rechnungsnummer der offenen Rechnung

Neben den notwendigen Angaben lohnt es sich natürlich auch ein nettes Anschreiben für Ihre Zahlungserinnerung zu formulieren. In den Fliesstext gehören unter anderem das Datum der Rechnung sowie das Fälligkeitsdatum.

Folgende Beispieltexte können Sie hierfür benutzen oder gegebenenfalls an Ihre Bedürfnisse anpassen:

Vorgehen bei Zahlungsverzug

Wird der Zahlungstermin, gemessen am Eingang der Zahlung, nicht eingehalten, muss abhängig vom Fall der Schuldner durch eine Zahlungserinnerung in Verzug gesetzt werden oder der Verzug tritt automatisch ein. In dieser Mahnung weist der Lieferant auf den vergangenen Zahlungstermin nochmals hin und setzt den Schuldner in Verzug. Ausnahme hierzu ist, dass im Kaufvertrag oder auf der Rechnung ein bestimmter Kalendertag als Zahlungstermin bestimmt wurde. Dann ist der Schuldner mit dem Verstreichen dieses Termins ohne Zahlungseingang beim Lieferanten auch ohne Mahnung in Verzug. Ebenfalls automatisch gerät der Kaufmann 30 Tage nach Zugang der Rechnung oder der Leistung in Verzug. Der Verbraucher ist abweichend hier nur dann in Verzug, wenn bereits auf der Rechnung auf diese Rechtsfolge hingewiesen wurde. Die Mahnung ist also vor allem ein Instrument, um den Schuldner auf jeden Fall nach Verstreichen des Zahlungstermins in Verzug zu setzen. Zeitlich ist die Mahnung an die Frist gebunden, die als Zahlungstermin vereinbart war. Generell ausgenommen vom automatischen Verzug nach 30 Tagen sind Dauerschuldverhältnisse (z. B. Mieten). Auch hier muss der Schuldner durch Mahnung in Verzug gesetzt werden. Lesen Sie hier wie Sie Ihre Mahnung richtig schreiben.

Rechtsfolgen des Verzugs

Befindet sich der Schuldner allein aufgrund verstrichener Zahlungstermine oder nach Erhalt einer Zahlungserinnerung in Verzug, hat das für Schuldner und Lieferanten Rechtsfolgen. Zeitlich ist die Zahlungserinnerung an die Frist gebunden, die als Zahlungstermin vereinbart war. Der Lieferant hat nun das Recht, Geldschulden zu verzinsen. Die Verzugszinsen, die sich aus der Umrechnung des jährlichen Verzugszinssatzes auf die Anzahl der Verzugstage proportional ergeben, dürfen ab dem ersten Tag der Überschreitung des Zahlungstermins und ab dem Zeitpunkt, in dem der Schuldner sich in Verzug befindet, berechnet werden. Gleichzeitig kann der Lieferant, wenn er es wünscht, das gerichtliche Mahnverfahren einleiten. Er ist nicht dazu verpflichtet, wie manche irrtümlich annehmen, zuerst drei Mahnungen zu versenden. In der Praxis wird der Lieferant aber zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung versenden, um einerseits die Zahlung anzustossen, andererseits aber die bestehende Geschäftsbeziehung nicht schwerwiegend durch sofortige Androhung von gerichtlichen Verfahren zu belasten. Mehr hierzu lesen Sie in unserem Beitrag zum Thema Betreibung.

Damit der administrative Aufwand bezüglich Zahlungserinnerungen möglichst gering ist, können Buchhaltungsprogramme eingesetzt werden. In der Business Software bexio ist es zum Beispiel möglich selber definierte automatische Mahnläufe zu erfassen. Somit ersparen Sie sich das mühsame manuelle Überprüfen von überfälligen Debitoren.