Zahlungserinnerung: Ablauf &
Mustertext für Schweizer KMU

In den vereinbarten Zahlungsbedingungen sind Zahlungsfristen festgelegt. Soweit dazu nichts vereinbart wurde, gelten beim Handel oder Leistungsaustausch zwischen Kaufleuten als Rahmen gesetzliche Zahlungsbedingungen. Hiernach liegt zwischen Leistungsbezug und Zahlung eine Frist von maximal 30 Tagen. Nur in bestimmten Ausnahmefällen können längere Zahlungsfristen vereinbart werden. Spätestens also zum vereinbarten Zeitpunkt oder nach 30 Tagen wird die Zahlung fällig.

Insbesondere Kleinunternehmen, Selbstständige und Startups sind häufig auf die pünktliche Zahlung ihrer Kunden angewiesen, um liquide zu bleiben. Allzu schnell gerät eine Rechnung in Vergessenheit. Mit einer freundlichen Zahlungserinnerung können Kunden höflich auf die offene Rechnung hingewiesen werden und Sie werden schneller bezahlt.

So schreiben Sie eine freundliche Zahlungserinnerung (mit Mustertext)

Eine Zahlungserinnerung soll den Kunden freundlich auf eine offene Rechnung hinweisen. Schreiben Sie Ihre Zahlungserinnerung daher in einem höflichen Ton und bleiben Sie in Ihrer Formulierung sachlich.

Beachten Sie weiterhin, dass die Zahlungserinnerung die wichtigsten Angaben enthält, so dass Ihr Kunde die Zahlungserinnerung richtig zuordnen kann. Dazu gehören insbesondere:

• Ihre Adresse
• Die Adresse Ihres Kunden (Rechnungsadresse)
• Ort und Datum
• Rechnungsnummer der offenen Rechnung

Neben den notwendigen Angaben lohnt es sich natürlich auch ein nettes Anschreiben für Ihre Zahlungserinnerung zu formulieren. In den Fliesstext gehören unter anderem das Datum der Rechnung sowie das Fälligkeitsdatum.

Folgende Beispieltexte können Sie hierfür benutzen oder gegebenenfalls an Ihre Bedürfnisse anpassen:

«Im hektischen Alltag kann es schnell passieren, dass eine Rechnung vergessen geht. Sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen, dass Sie unsere Rechnung vom XX. Januar 20XX noch nicht beglichen haben. Wir bitten Sie daher, die Zahlung bis zum XX. Januar 20XX vorzunehmen. Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.»

«Vielleicht haben Sie es übersehen, aber die Rechnung vom XX. Januar 20XX ist noch ausstehend. Bitte nehmen Sie die Überweisung bis zum XX. Januar 20XX vor.»

Vorgehen bei Zahlungsverzug

Wird der Zahlungstermin, gemessen am Eingang der Zahlung, nicht eingehalten, muss abhängig vom Fall der Schuldner durch eine Zahlungserinnerung in Verzug gesetzt werden oder der Verzug tritt automatisch ein. In dieser Mahnung weist der Lieferant auf den vergangenen Zahlungstermin nochmals hin und setzt den Schuldner in Verzug. Ausnahme hierzu ist, dass im Kaufvertrag oder auf der Rechnung ein bestimmter Kalendertag als Zahlungstermin bestimmt wurde. Dann ist der Schuldner mit dem Verstreichen dieses Termins ohne Zahlungseingang beim Lieferanten auch ohne Mahnung in Verzug. Ebenfalls automatisch gerät der Kaufmann 30 Tage nach Zugang der Rechnung oder der Leistung in Verzug. Der Verbraucher ist abweichend hier nur dann in Verzug, wenn bereits auf der Rechnung auf diese Rechtsfolge hingewiesen wurde. Die Mahnung ist also vor allem ein Instrument, um den Schuldner auf jeden Fall nach Verstreichen des Zahlungstermins in Verzug zu setzen. Zeitlich ist die Mahnung an die Frist gebunden, die als Zahlungstermin vereinbart war. Generell ausgenommen vom automatischen Verzug nach 30 Tagen sind Dauerschuldverhältnisse (z. B. Mieten). Auch hier muss der Schuldner durch Mahnung in Verzug gesetzt werden. Lesen Sie hier wie Sie Ihre Mahnung richtig schreiben.