Das Hauptbuch – Hauptsache,
die Zahlen stimmen

Zahlen sind das A und O in der Wirtschaft. Mit ihrer Hilfe erhält man wertvolle Antworten auf wirtschaftliche Fragestellungen und kann sich in einer von gewinnorientierten Unternehmungen geprägten Umwelt orientieren. Sie sagen einem beispielsweise, wie erfolgreich eine bestimmte Firma im Vergleich zu anderen Marktteilnehmern ist, und liefern folglich sowohl der betreffenden Unternehmung selbst als auch ihren Kunden, Geschäftspartnern und Kapitalgebern wichtige Entscheidungsgrundlagen. Damit die betroffenen Parteien jedoch von dieser wertvollen Orientierungshilfe profitieren können, müssen die nötigen Informationen gesammelt werden, anhand derer aussagekräftige Kennzahlen wie zum Beispiel Gewinn oder Produktivität berechnet werden können. Hier kommt die Finanzbuchhaltung ins Spiel. Wie der Name bereits verrät, erfasst die Finanzbuchhaltung sämtliche Vorgänge, die in irgendeiner Weise finanzielle Auswirkungen auf eine Unternehmung haben. Dies sind nicht alleine die Einkünfte aus der Geschäftstätigkeit des Unternehmens, sondern auch andere betriebliche Vorgänge, welche das Vermögen einer Unternehmung beeinflussen wie beispielsweise Wertverminderungen bei Produktionsanlagen oder die Veräußerung nicht mehr benötigter Immobilien.

Das Hauptbuch als Gesamtheit aller Konti

Alle diese Vorgänge müssen nun durch die Buchhaltung mithilfe von Konten festgehalten werden, damit unter anderem Vermögensstruktur und Entstehung des erwirtschafteten Gewinnes nachvollziehbar werden. Gerade für Investoren ist es von großem Interesse, ob der ausgewiesene Gewinn wirklich durch eine erfolgreiche Geschäftstätigkeit der Unternehmung oder bloß auf eine allfällige Auflösung stiller Reserven zurückzuführen ist. Die Gesamtheit all dieser Konten, welcher sich Unternehmen für das Verbuchen ihrer Geschäftsvorfälle bedienen, stellt das Hauptbuch dar. Bestimmte, besonders interessante Konten dieses Buches, wie bspw. das Sammelkonto Debitoren, werden in einem Nebenbuch detaillierter geführt. Somit werden in diesen Bereichen aussagekräftigere Informationen ermittelt, anhand derer man die rein zahlenmäßige und wenig aussagekräftige Veränderung des betreffenden Hauptkontos im Detail verstehen kann. Die Ergebnisse der Nebenbücher werden letztendlich wieder auf die entsprechenden Hauptkonten übertragen.

Die Definition des Hauptbuchs

Die Definition von Hauptbuch umfasst folgende Bereiche: Einerseits fungiert dieses Buch als Oberbegriff für alle Konten, derer sich eine Unternehmung für das Verbuchen ihrer Geschäftsvorfälle bedient, andererseits ist es die Bezeichnung für eines der drei Bücher, welche im Rahmen der doppelten Buchführung eingesetzt werden. Die Konten werden dabei in Aktiv- und Passivkonten sowie in Bestands- und Ertragskonten unterteilt. Dieser Bereich der Buchführung steht in ständigem Austausch mit dem Journal, in welchem vor dem eigentlichen Verbuchen sämtliche Geschäftsvorfälle in zeitlicher Abfolge erklärend eingetragen werden. Nachdem die Buchhaltung einen Eintrag ins Journal getätigt hat, wird er im Hauptbuch den entsprechenden Konten zugeordnet und ordnungsgemäß verbucht. Diese Zuordnung erfolgt – im Gegensatz zur zeitlichen Gliederung des Journals – nach rein sachlichen Kriterien. Kauft ein Kunde eine Ware gegen Bargeld, so wird dieser Geschäftsvorfall bspw. folgendermaßen eingetragen: Kasse an Warenertrag. Diese Buchungsart entsteht dadurch, dass die doppelte Buchführung Bestandes- und Erfolgskonten bebucht. Das Konto Kasse ist ein Bestandskonto, der Warenertrag wird zu den Erfolgskonten gezählt. Die Erfolgskonten beschreiben die Veränderungen, welche bei den Bestandskonten stattfinden. Es ist somit gut ersichtlich, dass der Bargeldbestand in der Kasse durch den erzielten Warenertrag gestiegen und nicht etwa dadurch zustande gekommen ist, dass ein Mitarbeiter bei der Bank einen bestimmten Betrag bezogen und damit eine Bargeldeinlage getätigt hat.

Das Hauptbuch zieht Bilanz

Jeweils am Ende einer Geschäftsperiode, in der Regel einmal pro Jahr, nehmen Unternehmungen den Geschäftsabschluss aller Konten vor. Dabei erstellt die Buchhaltung die Bilanz und die Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Wer sich für eine Unternehmung interessiert, wird vor allem diese beiden wichtigen Informationsquellen zur Rate ziehen, denn sie spiegeln die Vermögenslage und den Schuldanstand des Unternehmens wieder. Fachkundige berechnen anhand dieser Aufstellungen Zahlen, welche auf den ersten Blick nicht ersichtlich sind. So können sie Rückschlüsse über den Gesundheitszustand eines Unternehmens ziehen. Dies bildet für potenzielle Kapitalgeber eine entscheidende Grundlage, sich für oder gegen eine Unternehmung zu entscheiden. Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung sind jedoch auch für den Staat maßgebend, denn anhand der ausgewiesenen Zahlen ermittelt die Steuerbehörde allfällige durch die betreffenden Unternehmungen zu entrichtende Steuern. Der Gesetzgeber regelt deshalb die vorgeschriebenen Mindestanforderungen, welche Unternehmungen bei der Erstellung ihrer Jahresabschlüsse erfüllen müssen.