Doppelte Buchhaltung einfach erklärt

Die doppelte Buchhaltung (auch «doppelte Buchführung» oder «Doppik» genannt) ist eine Methode der Buchführung, bei der Geschäftsvorfälle zweimal erfasst werden: auf Konto und Gegenkonto. Unternehmen in der Schweiz sind ab einem bestimmten Jahresumsatz zur doppelten Buchhaltung verpflichtet.

Einfache vs. doppelte Buchführung

Man unterscheidet zwischen einfacher und doppelter Buchhaltung:

Einfache Buchhaltung

In der einfachen Buchhaltung, oft auch «Milchbüechlirechnung» genannt, werden alle Einnahmen und Ausgaben nur einmal erfasst und nach Datum sortiert. An dieser Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erkennst du lediglich, ob ein Gewinn oder Verlust entstanden ist.

Doppelte Buchhaltung

Bei der doppelten Buchführung erfasst du alle Einnahmen und Ausgaben zweimal (daher «doppelte Buchführung»): Du weist einerseits aus, auf welchem Konto die Bewegung stattfand (Konto: z. B. auf deinem Bankkonto oder in der Kasse), und andererseits, wozu das Geld verwendet wurde (Gegenkonto: z. B. Reisekosten, Büromaterial, Wareneinkaufskosten).

Ist die doppelte Buchhaltung in der Schweiz Pflicht?

In der Schweiz sind u. a. folgende Unternehmen zur doppelten Buchhaltung verpflichtet:

• Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)
• Aktiengesellschaften (AG)
• Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit einem Jahresumsatz von mindestens CHF 500’000

Ab wann ist ein Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet?

Laut OR Artikel 957 sind Einzelunternehmen und Personengesellschaften erst zur doppelten Buchhaltung verpflichtet, wenn sie im letzten Geschäftsjahr einen Jahresumsatz von mindestens CHF 500’000 erzielt haben.

Obwohl KMU und Selbstständige mit einem Jahresumsatz von weniger als CHF 500’000 nicht zur doppelten Buchhaltung verpflichtet sind, kann es sich dennoch lohnen, die Buchhaltung doppelt zu führen. Im nächsten Abschnitt erfährst du, warum!

Was sind die Vorteile der doppelten Buchhaltung?

Aus der einfachen Buchhaltung (Milchbüchleinrechnung oder Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) lässt sich nur herauslesen, ob ein Gewinn oder Verlust entstanden ist. Die doppelte Buchhaltung hingegen ist ein wichtiger Indikator für den Erfolg eines Unternehmens. Aus ihr ergeben sich zahlreiche Vorteile:

• Du erhältst viele zusätzliche Informationen, die für dein Unternehmen relevant sind: Z. B. weisst du, wie viel Geld dein Unternehmen für bestimmte Zwecke ausgegeben hat. Du kennst den Wert u. a. deiner Lagervorräte und kannst jederzeit abrufen, wie viel Geld deinem Unternehmen zur Verfügung steht – auf den Tag genau.
• Aus den Daten der doppelten Buchhaltung lassen sich weitere Erkenntnisse ableiten, mithilfe derer du den Erfolg deines Unternehmens messen und steigern kannst, z. B. Cashflow und Liquidität.
• Du weisst, zu welchem Anteil sich dein Unternehmen aus Eigenkapital oder Fremdkapital finanziert.
• Deine Buchhaltung ist übersichtlich und einfach nachvollziehbar. Dadurch lassen sich unter anderem Probleme mit der Steuerverwaltung vermeiden.
• Du kannst deine Buchhaltung recht einfach selbst kontrollieren, denn der Kontostand bei deiner Bank oder in deiner Kasse muss nach dem Buchen mit dem Saldo in deiner Buchhaltung übereinstimmen.

Grundlagen der doppelten Buchhaltung: Einführung

Die Grundlage der doppelten Buchhaltung ist die Bilanz. Essenzieller Bestandteil der Bilanz sind die Bestandskonten, die sich in eine Aktivseite (Vermögenswerte) und eine Passivseite (Kapitalwerte) gliedern. Die Bilanz muss immer im Gleichgewicht sein, d. h. auf Aktivseite und Passivseite der Bilanz muss schlussendlich der gleiche Wert stehen.

Soll und Haben

Wenn du in deinem Unternehmen Geld ausgibst oder Geld einnimmst, müssen diese Geschäftsvorfälle auf die jeweils vorgesehenen Bestandskonten auf der Aktiv- oder der Passivseite der Bilanz gebucht werden. Damit sich die Bilanz im Gleichgewicht befindet, wird ein Geschäftsvorfall hierbei nicht nur auf ein Konto, sondern in gleicher Höhe auf zwei Konten gebucht: Einmal erfasst du, wofür das Geld verwendet wird, und einmal, woher das Geld kommt.

Hierbei wird einmal im Soll und einmal im Haben gebucht:

• Auf einem aktiven Bestandskonto erfasst du Zugänge im Soll und Abgänge im Haben (das Konto mehrt sich im Soll und mindert sich im Haben). Wenn du also beispielsweise Waren einkaufst und bar bezahlst, erhältst du einen höheren Warenbestand (Soll), allerdings mindert sich der Wert in deiner Kasse (Haben). Beispiele für Bestandskonten auf der Aktivseite sind: Kasse, Fuhrpark, Maschinen und Gebäude.
• Auf einem passiven Bestandskonto ist es genau umgekehrt: Abgänge werden im Soll und Zugänge im Haben gebucht (das Konto mindert sich im Soll und mehrt sich im Haben). Beispiele für Bestandskonten auf der Passivseite sind: Eigenkapital, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen oder Fremdkapital.

Die doppelte Buchhaltung in der Schweiz: Beispiele

Die doppelte Buchhaltung soll anhand folgender vereinfachter Beispiele näher erläutert werden:

Beispiel: Barausgaben für Büromaterial

Du kaufst Büromaterial in Höhe von CHF 87.50. Du bezahlst bar.

Folgende Konten sind betroffen:

• Konto Kasse
• Konto Büromaterial

In deinem Buchhaltungsprogramm erfasst du den Betrag CHF 87.50 und wählst das Konto Kasse im Haben (da es sich um eine Bartransaktion handelt und du Geld ausgegeben hast) und das Konto Büromaterial im Soll. Beide Konten befinden sich auf der Aktivseite der Bilanz.

Beispiel: Begleichung von Forderungen

Ein Kunde begleicht eine Rechnung (Forderung) in Höhe von CHF 150.00 per Überweisung.

Du verbuchst den Betrag CHF 150.00, indem du das Konto Bank im Soll wählst (da du Geld per Banküberweisung erhalten hast) und das Gegenkonto Forderungen im Haben (da Forderungen beglichen wurden). Beide Konten befinden sich auf der Aktivseite der Bilanz.