Doppelte Buchhaltung
einfach erklärt

Die doppelte Buchhaltung (auch “doppelte Buchführung” oder “Doppik”) ist ein kaufmännisches Buchführungssystem, mit dem Geschäftsvorfälle zweimal erfasst werden (daher “doppelte Buchhaltung”): Geschäftsvorfälle werden auf zwei Konten, Konto und Gegenkonto, gebucht.

Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung?

In der Buchhaltung wird generell zwischen einfacher und doppelter Buchhaltung unterschieden:

Einfache Buchhaltung

In der einfachen Buchhaltung werden alle Einnahmen und Ausgaben nach Datum sortiert festgehalten. Das heisst, es wird lediglich festgehalten, dass Sie Geld eingenommen oder ausgegeben haben. Mehr über die einfache Buchhaltung erfahren.

Doppelte Buchhaltung

Im Vergleich zur einfachen Buchführung werden bei der doppelten Buchführung alle Einnahmen und Ausgaben nicht nur einmal, sondern gleich zweimal erfasst (daher “doppelte” Buchführung): Zum Einen wird erfasst, auf welchem Konto die Bewegung stattfand (Konto z. B. auf Ihrem Bankkonto oder in der Kasse). Desweiteren wird erfasst, wozu das Geld verwendet wurde (Gegenkonto z. B. Reisekosten, Büromaterial, Wareneinkaufskosten).

Ist die doppelte Buchhaltung in der Schweiz Pflicht?

Nicht alle Schweizer Unternehmen sind zur doppelten Buchhaltung verpflichtet. Zur doppelten Buchhaltung verpflichtet sind in der Schweiz u. a.

• Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)
• Aktiengesellschaften (AG)
• Einzelunternehmen und Personengesellschaften, mit einem Jahresumsatz von mindestens CHF 500’000

Ab wann ist ein Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet?

Laut OR Artikel 957 sind Einzelunternehmen und Personengesellschaften erst zur doppelten Buchhaltung verpflichtet, wenn sie im letzten Geschäftsjahr einen Jahresumsatz von mindestens CHF 500’000 erzielt haben.

Obwohl KMU und Selbstständige mit einem Jahresumsatz von weniger als CHF 500’000 nicht zur doppelten Buchhaltung verpflichtet sind, kann es sich dennoch lohnen die Buchhaltung doppelt zu führen. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie warum!

Grundlagen der doppelten Buchhaltung: Eine Einführung

Die Grundlage der doppelten Buchhaltung ist die Bilanz. Essentieller Bestandteil der Bilanz sind die Bestandskonten, die sich in eine Aktivseite (Vermögenswerte) und eine Passivseite (Kapitalwerte) gliedern. Die Bilanz muss immer im Gleichgewicht sein, d. h. auf Aktivseite und Passivseite der Bilanz muss schlussendlich der gleiche Wert stehen.

Soll und Haben

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Geld ausgeben oder Geld einnehmen, dann müssen diese Geschäftsvorfälle auf die für den jeweiligen Geschäftsvorfall vorgesehenen Bestandskonten auf der Aktiv- oder der Passivseite der Bilanz gebucht werden. Damit sich die Bilanz im Gleichgewicht findet, wird ein Geschäftsvorfall hierbei nicht nur auf ein Konto, sondern in gleicher Höhe auf zwei Konten gebucht: Einmal wird gebucht wofür das Geld verwendet wird und einmal woher das Geld kommt.

Hierbei wird einmal im Soll und einmal im Haben gebucht:

• Auf einem aktiven Bestandskonto werden Zugänge im Soll und Abgänge im Haben gebucht (Das Konto mehrt sich im Soll und mindert sich im Haben). Wenn Sie also beispielsweise Waren einkaufen und bar bezahlen, dann erhalten Sie einen höheren Warenbestand (Soll), allerdings mindert sich der Wert in Ihrer Kasse (Haben). Beispiele für Bestandskonten auf der Aktivseite sind: Kasse, Fuhrpark, Maschinen und Gebäude.
• Auf einem passiven Bestandskonto ist es genau umgekehrt: Abgänge werden im Soll und Zugänge im Haben gebucht (das Konto mindert sich im Soll und mehrt sich im Haben). Beispiele für Bestandskonten auf der Passivseite sind: Eigenkapital, Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen oder Fremdkapital.

Beispiele

Die doppelte Buchhaltung soll anhand folgender vereinfachter Beispiele näher erläutert werden:

Beispiel: Barausgaben für Büromaterial

Sie kaufen Büromaterial in Höhe von CHF 87.50. Sie bezahlen in Bar.

Folgende Konten werden verwendet:

• Konto Kasse
• Konto Büromaterial

In Ihrem Buchhaltungsprogramm buchen Sie also den Betrag CHF 87.50 und wählen das Konto Kasse im Haben (da es sich um eine Bartransaktion handelt und Sie Geld ausgegeben haben) und das Konto Büromaterial im Soll. Beide Konten befinden sich auf der Aktivseite der Bilanz.

Beispiel: Begleichung von Forderungen

Eine Rechnung (Forderung) in Höhe von CHF 150.00 wird von einem Kunden per Überweisung beglichen.

In Ihrem Buchhaltungsprogramm verbuchen Sie den Betrag CHF 150.00 indem Sie das Konto Bank im Soll wählen (da Sie Geld per Banküberweisung erhalten haben) und das Gegenkonto Forderungen im Haben (da Forderungen beglichen wurden). Beide Konten befinden sich auf der Aktivseite der Bilanz.