Die Bildung von Buchungssätzen ist ein zentraler Bestandteil der doppelten Buchführung. Schliesslich müssen sämtliche Geschäftsvorgänge in der Buchhaltung dokumentiert werden, um einen genauen Überblick über die Finanzen des Unternehmens behalten zu können.
In diesem Beitrag erfährst du anhand von konkreten Beispielen, wie du Buchungssätze bildest und was der Unterschied zwischen einfachen und zusammengesetzten Buchungssätzen ist.
Ein Buchungssatz ist eine Anweisung, wie ein Geschäftsvorfall in der Buchhaltung erfasst wird. Er zeigt, welche Konten betroffen sind und ob die Beträge im Soll oder im Haben verbucht werden müssen. Die Basis der Buchungsformel lautet «Soll an Haben», das Festlegen eines Buchungssatzes nennt man «Kontierung».
Mit der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Bildung von Buchungssätzen kannst du deine Geschäftsvorfälle sicher und korrekt in der Buchhaltung erfassen.
Zunächst musst du herausfinden, was genau passiert ist.
Zum Beispiel: «Ein Unternehmen kauft Büromaterial im Wert von CHF 100 auf Rechnung.»
Ermittle, welche Kontoarten von dem Geschäftsvorfall betroffen sind. Es besteht die Wahl zwischen Aktiv- und Passivkonto sowie Aufwands- und Ertragskonto.
In unserem Beispiel sind das:
Ein Buchungssatz bezieht sich immer auf mindestens zwei Konten: Soll und Haben. Lege nun fest, welches Konto im Soll und welches im Haben gebucht wird. Bestimme dazu die Bewegungen auf dem Konto, also ob es sich um einen Zugang oder einen Abgang handelt.
Die folgende Tabelle veranschaulicht dies:
| Soll | Haben |
Aktivkonto | Zugang | Abgang |
Passivkonto | Abgang | Zugang |
Aufwandskonto | Aufwand | Ggf. Korrekturbuchung |
Ertragskonto | Ggf. Korrekturbuchung | Ertrag |
Für unser Beispiel bedeutet das:
Jetzt kann der Buchungssatz formuliert werden. Der Buchungssatz hat immer das Format «Soll an Haben». Der Betrag auf der Soll-Seite muss dabei immer dem Betrag auf der Haben-Seite entsprechen.
Für unser Beispiel lautet der Buchungssatz demzufolge:
Bei einem einfachen Buchungssatz wird ein Geschäftsvorfall, bei dem nur zwei Konten betroffen sind, festgehalten: ein Konto, das im Soll gebucht wird, und ein Konto, das im Haben gebucht wird. Diese Art von Buchungssatz wird häufig verwendet, um grundlegende Transaktionen zu erfassen.
Ein zusammengesetzter Buchungssatz ist ein Buchungssatz, der mehr als zwei Konten betrifft. Hierbei können beliebig viele Konten sowohl im Soll als auch im Haben angesprochen werden. Diese Art von Buchungssatz kommt häufiger als der einfache Buchungssatz zur Anwendung. Schliesslich ist bei den meisten Transaktionen noch mindestens eine Steuerart zu berücksichtigen.
Die folgenden Beispiele verdeutlichen, wie verschiedene Arten von Geschäftsvorfällen in der Buchhaltung erfasst werden können.
Geschäftsvorfall: Eine Maschine im Wert von CHF 10‘000 wird linear über fünf Jahre abgeschrieben. Die jährliche Abschreibung beträgt CHF 2‘000.
Geschäftsvorfall: Ein Unternehmen erwartet im nächsten Jahr Reparaturkosten von CHF 5‘000 und bildet dafür eine Rückstellung.
Geschäftsvorfall: Ein Unternehmen stellt einem Kunden eine Rechnung über CHF 2‘000 netto (zzgl. 8.1% MWST.) für erbrachte Dienstleistungen.
Geschäftsvorfall: Ein Unternehmen erhält eine Rechnung über CHF 1‘000 netto (zzgl. CHF 81 MWST.) für den Kauf von Büromaterial.
Geschäftsvorfall: Eine Forderung in Höhe von CHF 1‘000 gilt als uneinbringlich, da der Schuldner insolvent ist. Daher wird sie abgeschrieben.
Geschäftsvorfall: Ein Unternehmen erwartet eine Gewerbesteuerzahlung in Höhe von CHF 3‘000 und bildet dafür eine Rückstellung. Die tatsächliche Gewerbesteuer beträgt CHF 2‘800. Die Rückstellung wird aufgelöst und die Steuer bezahlt.
Geschäftsvorfall: Ein Unternehmen gewährt einem Kunden nachträglich einen Rabatt in Höhe von CHF 100 aufgrund einer kleinen Beschädigung der Ware.
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In der Buchhaltung wird im Soll gebucht, wenn ein Aktivkonto (z. B. Kasse, Maschinen) steigt, ein Passivkonto (z. B. Verbindlichkeiten, Darlehen) sinkt oder ein Aufwand (z. B. Miete, Gehälter) entsteht. Im Haben wird gebucht, wenn ein Aktivkonto sinkt, ein Passivkonto steigt oder ein Ertrag (z. B. Umsatzerlöse) entsteht.
Ein einfacher Buchungssatz betrifft nur zwei Konten: ein Konto im Soll und ein Konto im Haben. Ein zusammengesetzter Buchungssatz umfasst mehr als zwei Konten, wobei mehrere Konten sowohl im Soll als auch im Haben beteiligt sein können, um komplexe Geschäftsvorfälle zu erfassen.
Für die Bildung von Buchungssätzen spielt es keine Rolle, ob sie in der Debitoren- oder der Kreditorenbuchhaltung gebildet werden. Ein Unterschied besteht nur darin, welche Konten betroffen sind. Denn bei der Kreditorenbuchhaltung werden Eingangsrechnungen gebucht, während bei der Debitorenbuchhaltung Ausgangsrechnungen gebucht werden.
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