Le grand livre expliqué simplement

Le grand livre est la base de la comptabilité d'une entreprise. Il enregistre les activités commerciales dans un format structuré et organisé et permet de déterminer la santé financière de l'entreprise. Tu apprendras dans cet article comment le grand livre et le journal sont liés dans la comptabilité en partie double et comment créer et lire un grand livre.

A quoi sert le grand livre?

À la fin de chaque exercice, en général une fois par an, tu procèdes à la clôture de tous les comptes. Tu établis alors le bilan et le compte de profits et pertes, que l'on appelle compte de résultat en Suisse. Les investisseurs potentiels qui s'intéressent à ton entreprise consultent avant tout ces deux sources d'information, car elles reflètent la situation des actifs et des dettes de l'entreprise.

Sur la base de ces relevés, les spécialistes tirent des conclusions détaillées sur l'état de santé de ton entreprise. C'est également ce qui permet aux bailleurs de fonds et autres créanciers de prendre des décisions concernant ta société. Mais le bilan et le compte de résultats constituent également des éléments déterminants pour l'État, car c'est sur la base de ceux-ci que l'Administration fédérale des contributions détermine les impôts à payer. C'est pourquoi le législateur réglemente les exigences minimales prescrites auxquelles tu dois satisfaire lors de l'établissement de tes comptes annuels.

Journal, grand livre et livre auxiliaire: quelles différences?

En comptabilité, il existe différents types de livres (ou de «registres») qui servent à rendre compréhensibles différents aspects des finances d'une entreprise. Il s'agit notamment du journal, du grand livre et des livres auxiliaires.

Journal

Le journal comptable est souvent considéré comme le livre de base. C'est le livre dans lequel tu enregistres initialement toutes les opérations, dans l'ordre chronologique et sous forme d'écritures comptables en double. Tu peux te représenter celui-ci comme un journal de bord pour tout ce qui concerne les finances de ton entreprise.

A noter: Une fois qu'une transaction a été enregistrée dans le journal, elle est également répercutée dans les comptes correspondants du grand livre.

Grand livre

Le grand livre est, par définition, le livre central de la comptabilité. Il rassemble tous les comptes dans lesquels tu enregistres les transactions commerciales. Il n'existe pas de règle universelle concernant ce que doit contenir un grand livre. Les comptes figurant dans un grand livre diffèrent d'une entreprise à l'autre et dépendent des opérations commerciales de cette dernière. Dans l'entreprise A, le compte «Flotte de véhicules» peut être très important, alors que dans l'entreprise B, il n'existe pas du tout parce qu'elle ne dispose pas de voitures de fonction.

Ton grand livre enregistre les modifications de tous tes comptes. Chaque compte représente un certain type d'actif (liquidités, créances, immobilisations, par exemple), de passif (prêts ou dettes fournisseurs, par exemple), de fonds propres, de recettes ou de dépenses.

Livres auxiliaires

Les livres auxiliaires complètent le grand livre et permettent un suivi plus détaillé de certaines transactions. Ils enregistrent des informations sur des types spécifiques d'opérations, qui sont ensuite regroupées dans les comptes du grand livre.

Si tu as un livre auxiliaire pour les créances clients, par exemple, tu enregistres dans ce livre chaque transaction individuelle au titre de laquelle des débiteurs te doivent de l'argent (après une vente sur facture, par exemple). Ce livre auxiliaire aboutit finalement au compte «Créances» dans le grand livre. Pour tes dettes fournisseurs, au titre desquelles tu dois toi-même de l'argent à tes créanciers, tu tiens un autre livre auxiliaire dans lequel tu enregistres ce que tu dois payer à qui et quand.

La relation entre grand livre et livres auxiliaires en termes simples

Le grand livre et les livres auxiliaires se complètent et dressent ensemble un tableau complet des finances de ton entreprise.

Imagine ton grand livre comme le plan d'une ville. Chaque compte du grand livre (liquidités, placements, dettes, revenus, etc.) équivaut à une rue. Tu vois où se situe chaque rue par rapport aux autres, mais tu ne vois pas en détail ce qui se passe dans chaque rue.

C'est là qu'interviennent les livres auxiliaires. Chacun de ces livres constitue comme un gros plan sur chaque rue. Dans ces vues rapprochées, tu vois chaque maison, chaque trottoir ou encore chaque voiture en circulation ou bloquée dans un embouteillage. En termes de comptabilité financière, cela signifie que chaque livre auxiliaire fournit des informations détaillées sur un certain type de transaction.

Ensemble, le grand livre et les livres auxiliaires offrent à la fois une vue aérienne et une vue rapprochée de tes finances. Ils te permettent de comprendre et de gérer la situation globale de ton entreprise.

Comment le grand livre est-il tenu?

La tenue du grand livre est un processus continu qui se compose de plusieurs étapes. La meilleure façon de l'expliquer est de prendre un exemple concret.

Supposons que tu tiennes un café et que tu achètes une nouvelle machine à café d'une valeur de CHF 5'000. Tu enregistres cette transaction de la manière suivante:

Tu comptabilises la transaction dans le livre de base. Tu notes que tu as dépensé CHF 5'000 et que tu as reçu en échange des équipements d'exploitation d'une valeur de CHF 5'000. Dans la mesure où le journal enregistre toutes les transactions de manière continue (dans l'ordre chronologique), tu dois les inscrire les unes après les autres sous la forme d'une liste numérotée:

Tu transfères ensuite la transaction dans le grand livre. Deux comptes sont concernés: le compte «Équipements» et le compte «Banque». Tu augmentes le compte «Équipements» de CHF 5'000, puisque tu as acheté de nouveaux équipements commerciaux («actifs») de cette valeur pour ton café. Parallèlement, tu diminues le compte «Banque» de CHF 5'000, car tu as dépensé cette somme («passifs»).

Dans le grand livre, les comptes se présentent sous la forme de «comptes en T», car ils se présentent également avec un côté débit et un côté crédit. La forme tabulaire en T se présente comme suit:

Tu attribues à chacune des deux inscriptions le numéro d'écriture que la transaction a reçu dans le livre de base – dans cet exemple, «1». Tu notes en outre quel autre compte est concerné par l'écriture. Dans le cas d'une écriture dans le compte «Équipements», tu notes donc que cette écriture concerne également le compte «Banque», car les équipements achetés sont payés avec de l'argent de la banque.

Ces deux inscriptions dans le grand livre garantissent l'équilibre de la comptabilité. En comptabilité, la règle est que la somme des actifs (dans ce cas, les équipements d'exploitation et de commerce, ainsi que les avoirs bancaires) est toujours égale à la somme des dettes et des capitaux propres. C'est le principe de la comptabilité en partie double.

À la fin d'un exercice, tous les jeux d'écritures du livre de base sont transférés dans les différents comptes généraux du grand livre. Tu peux alors «clôturer» les comptes. Pour ce faire, tu additionnes le côté le plus important en valeur et notes le total du côté opposé. Tu transfères ensuite le solde résultant de chaque compte dans le compte de bilan de clôture avant d'établir ton bilan de clôture.

En quoi consiste le principe de clôture du compte principal?

En comptabilité, le principe de clôture formelle et matérielle se réfère au processus par lequel tous les comptes sont clôturés ou «fermés» à la fin d'une période comptable (généralement à la fin d'un exercice). Cette clôture permet de préparer le grand livre pour le début de la période comptable suivante.

La clôture «formelle» renvoie à l'obligation d'équilibrer les débits et les crédits de chaque compte, c'est-à-dire qu'à la clôture du grand livre, le total des postes créditeurs doit être égal au total des postes débiteurs. La clôture «matérielle» signifie que tu dois saisir dans le grand livre toutes les opérations d'une période comptable sans la moindre lacune.

La clôture des comptes comprend trois étapes:

1. Tu commences par clôturer tous les comptes de produits et de charges: tu mets les soldes de ces comptes à zéro en passant une écriture de régularisation. Tu transfères ensuite la différence entre le chiffre d'affaires et les charges, c'est-à-dire le bénéfice ou la perte, sur le compte de fonds propres.
2. Tu clôtures ensuite les dividendes ou les prélèvements en transférant également le solde de ces comptes sur le compte de capitaux propres.
3. Enfin, tu clôtures le compte de capitaux propres lui-même en reportant le solde sur le nouvel exercice. Le nouvel exercice commence alors avec le bilan d'ouverture.

En comptabilité, le principe de cohérence est un élément fondamental des comptes annuels. Il garantit que les comptes sont remis à zéro à la fin d'une période comptable et qu'ils sont prêts à recevoir des opérations pour la période suivante. Par ailleurs, ce principe permet de reporter correctement le bénéfice ou la perte d'une entreprise sur le compte de fonds propres, ce qui donne une image précise de sa situation financière.

La tenue du grand livre exige donc de la précision et une attention aux détails. Veille à ce que toutes les transactions soient correctement enregistrées et classées. Cela te permettra non seulement de gérer au mieux les finances de ton entreprise, mais également de te conformer aux règles fiscales et de présenter des informations financières précises aux investisseurs, aux banques et aux autres parties prenantes.