Das Buchungsjournal und die Journalführung erklärt

«Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege müssen so aufbewahrt werden, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können.» So ist es im Grundsatz für die ordnungsgemässe Aufbewahrung der Schweizer Geschäftsbücherverordnung, kurz GeBüV, festgehalten. Dabei muss auch nachvollziehbar sein, wie sich Geschäftsvorfälle entwickelt haben. Verlangt ist die vollständige, fortlaufende und richtige Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. Hier setzt das Journal ein, indem es chronologisch aufzeigt, wie und warum gebucht wurde. Ähnlich wie im Kassenbuch muss der Buchungsverlauf im Grundbuch immer nachvollziehbar bleiben. Falsche Buchungen können nach dem Radierverbot nicht einfach gestrichen oder geändert werden. Fehler müssen durch neue Buchungen, zum Beispiel durch Stornos, korrigiert werden, sodass der Vorgang der Fehlerkorrektur nachvollziehbar bleibt. In Buchhaltungsprogrammen muss das Journal entsprechend geschützt sein. Verlangt wird vom Kaufmann auch, dass das Journal zeitnah geführt wird, damit die tatsächliche buchhalterische Bearbeitung periodengerecht nachgewiesen werden kann.

Zu Beginn wird im Buchungs-Journal das Geschäftsjahr eröffnet, indem durch Eröffnungsbuchungen die Bilanzwerte zum letzten Tag des Vorjahres nach Verrechnung von Gewinn und Verlust, zum Beispiel aus den Bilanzkonten wie Kasse, Bank oder Forderungen übernommen werden. An diesem Status quo setzen dann die laufenden Buchungen im Journal an, indem sie chronologisch Zuflüsse und Abflüsse entsprechend den Grundsätzen der doppelten Buchhaltung verzeichnen. In Softwareprogrammen wie bexio ist der grösste Teil dieser Protokollierung automatisiert. So werden etwa Ausgangsrechnungen im Rechnungsprogramm fakturiert, von dort im Debitorensachkonto und ggf. im Personenkonto verzeichnet. Dieser Vorgang wird automatisch in das Grundbuch übertragen. Gleichwohl können im Buchungsjournal manuelle Buchungen wie etwa bei ausserplanmässigen Abschreibungen notwendig werden. Für diese laufenden Aufzeichnungen im Buchungsjournal werden Daten, wie das Buchungsdatum, Belegdatum, Belegnummer, Buchungstext, optional eine nähere Beschreibung, Zuordnung zu Soll oder Haben, das zugehöriges Sachkonto und der Buchungsbetrag erfasst. Der Buchungstext muss die Buchung sinnvoll kurz beschreiben, erscheint im Kontenblatt und ist später über Suchfunktionen auffindbar. Auf dem zugehörigen (Eigen-)Beleg wird vermerkt, wie er gebucht wurde.

Nach dem Ende des Geschäftsjahres müssen die Abschlussbuchungen, also die Aufzeichnung des Status quo, zum letzten Tag des Geschäftsjahres in allen Bestandskonten vorbereitet und durchgeführt werden. Dazu werden zunächst die Salden aller Konten ermittelt und gebucht. Die Salden der Konten je nach Kontenart werden im Buchungsjournal in einem Schlussbilanzkonto erfasst. So entsteht ein Überblick über die wirtschaftliche Situation zum Geschäftsjahresende in einem Abschlusskonto. Dieses Konto ist selbst kein Bestandskonto, sondern wird auch Hilfskonto genannt, weil es keine eigene Bilanzposition ist. Es dient lediglich dem Überblick. Hat sich etwa der Wert eines Kontos (zum Beispiel Fuhrpark) im Jahresverlauf nicht verändert, finden sich im Journal zu diesem Konto keine Einträge. Dann entspricht der Schlussbestand dem Anfangsbestand im Geschäftsjahr. Nach dem Abschluss kann innerhalb des abgeschlossenen Jahres und im zugehörigen Journal nicht mehr gebucht werden.