Das Buchungsjournal verzeichnet alle Buchungsvorgänge. Das heisst, alle verbuchten Geschäftsvorfälle werden chronologisch erfasst und nach Geschäftsjahren gegliedert. Hier werden den Geschäftsvorfällen Belege wie Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege, Kontoauszüge zugeordnet. Dieses Journal ist das Grundbuch, aus dem alle Vorgänge abgeleitet werden können.
Was im Journal verzeichnet wird, wird gleichzeitig in den Sachkonten nach den Grundsätzen der doppelten Buchhaltung gebucht. Erst hier werden die Auswirkungen der Aufzeichnung im Grundbuch auf die wirtschaftliche Unternehmenslage sichtbar. Diese Sachkonten bilden das Hauptbuch. Grundbuch und Sachkonten werden durch Nebenbücher erläutert, die jeweils einzelnen Sachkonten zugeordnet sind. Sie ergänzen die Angaben in den Sachkonten. Beispiele sind das Kassenbuch, das jeden Kassenvorgang verzeichnet. In das Hauptbuch wird aber nur der aus dem Kassenbericht stammende Kassenbestand bzw. seine Veränderung zum Vortag übernommen. Ein anderes Beispiel ist das Kontokorrentbuch, in dem die einzelnen Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Kunden und Lieferanten verzeichnet sind. Während also das Journal den zeitlichen Verlauf der Buchungen aufzeigt, liefert das Hauptbuch mit den Sachkonten deren inhaltliche Gliederung. Journal und Kontenblätter der Sachkonten im Hauptbuch sind die beiden tragenden Säulen der Buchhaltung.
Wichtige rechtliche Rahmenvorschriften zur Journalführung
«Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege müssen so aufbewahrt werden, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können.» So ist es im Grundsatz für die ordnungsgemässe Aufbewahrung der Schweizer Geschäftsbücherverordnung, kurz GeBüV, festgehalten. Dabei muss auch nachvollziehbar sein, wie sich Geschäftsvorfälle entwickelt haben. Verlangt ist die vollständige, fortlaufende und richtige Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. Hier setzt das Journal ein, indem es chronologisch aufzeigt, wie und warum gebucht wurde. Ähnlich wie im Kassenbuch muss der Buchungsverlauf im Grundbuch immer nachvollziehbar bleiben. Falsche Buchungen können nach dem Radierverbot nicht einfach gestrichen oder geändert werden. Fehler müssen durch neue Buchungen, zum Beispiel durch Stornos, korrigiert werden, sodass der Vorgang der Fehlerkorrektur nachvollziehbar bleibt. In Buchhaltungsprogrammen muss das Journal entsprechend geschützt sein. Verlangt wird vom Kaufmann auch, dass das Journal zeitnah geführt wird, damit die tatsächliche buchhalterische Bearbeitung periodengerecht nachgewiesen werden kann.
Buchen im Buchungsjournal
Zu Beginn wird im Buchungs-Journal das Geschäftsjahr eröffnet, indem durch Eröffnungsbuchungen die Bilanzwerte zum letzten Tag des Vorjahres nach Verrechnung von Gewinn und Verlust, zum Beispiel aus den Bilanzkonten wie Kasse, Bank oder Forderungen übernommen werden. An diesem Status quo setzen dann die laufenden Buchungen im Journal an, indem sie chronologisch Zuflüsse und Abflüsse entsprechend den Grundsätzen der doppelten Buchhaltung verzeichnen. In Softwareprogrammen wie bexio ist der grösste Teil dieser Protokollierung automatisiert. So werden etwa Ausgangsrechnungen im Rechnungsprogramm fakturiert, von dort im Debitorensachkonto und ggf. im Personenkonto verzeichnet. Dieser Vorgang wird automatisch in das Grundbuch übertragen. Gleichwohl können im Buchungsjournal manuelle Buchungen wie etwa bei ausserplanmässigen Abschreibungen notwendig werden. Für diese laufenden Aufzeichnungen im Buchungsjournal werden Daten, wie das Buchungsdatum, Belegdatum, Belegnummer, Buchungstext, optional eine nähere Beschreibung, Zuordnung zu Soll oder Haben, das zugehöriges Sachkonto und der Buchungsbetrag erfasst. Der Buchungstext muss die Buchung sinnvoll kurz beschreiben, erscheint im Kontenblatt und ist später über Suchfunktionen auffindbar. Auf dem zugehörigen (Eigen-)Beleg wird vermerkt, wie er gebucht wurde.
Der Jahresabschluss
Nach dem Ende des Geschäftsjahres müssen die Abschlussbuchungen, also die Aufzeichnung des Status quo, zum letzten Tag des Geschäftsjahres in allen Bestandskonten vorbereitet und durchgeführt werden. Dazu werden zunächst die Salden aller Konten ermittelt und gebucht. Die Salden der Konten je nach Kontenart werden im Buchungsjournal in einem Schlussbilanzkonto erfasst. So entsteht ein Überblick über die wirtschaftliche Situation zum Geschäftsjahresende in einem Abschlusskonto. Dieses Konto ist selbst kein Bestandskonto, sondern wird auch Hilfskonto genannt, weil es keine eigene Bilanzposition ist. Es dient lediglich dem Überblick. Hat sich etwa der Wert eines Kontos (zum Beispiel Fuhrpark) im Jahresverlauf nicht verändert, finden sich im Journal zu diesem Konto keine Einträge. Dann entspricht der Schlussbestand dem Anfangsbestand im Geschäftsjahr. Nach dem Abschluss kann innerhalb des abgeschlossenen Jahres und im zugehörigen Journal nicht mehr gebucht werden.
Übersichtliches Journal für alle Buchungen
Die Buchhaltungssoftware von bexio bietet ein übersichtliches Journal: Alle Buchungen sind übersichtlich aufgelistet, ob Systembuchungen oder manuelle Buchungen. Dazu bietet bexio verschiedene Filter, um das Journal nach eigenen Ansprüchen zu ordnen. Auch ein Export als Excel-Datei steht zur Verfügung. Mit der bexio Scanner App können Sie auch unterwegs sämtliche Belege einscannen, hochladen und mit wenigen Klicks verbuchen. So bleibt keine Buchung ohne Beleg.
