Das Buchungsjournal verzeichnet alle Buchungsvorgänge. Das heisst, alle verbuchten Geschäftsvorfälle werden chronologisch erfasst und nach Geschäftsjahren gegliedert. Hier werden den Geschäftsvorfällen Belege wie Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege, Kontoauszüge zugeordnet. Dieses Journal ist das Grundbuch, aus dem alle Vorgänge abgeleitet werden können.
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Was im Journal verzeichnet wird, wird gleichzeitig in den Sachkonten nach den Grundsätzen der doppelten Buchhaltung gebucht. Erst hier werden die Auswirkungen der Aufzeichnung im Grundbuch auf die wirtschaftliche Unternehmenslage sichtbar. Diese Sachkonten bilden das Hauptbuch. Grundbuch und Sachkonten werden durch Nebenbücher erläutert, die jeweils einzelnen Sachkonten zugeordnet sind. Sie ergänzen die Angaben in den Sachkonten. Beispiele sind das Kassenbuch, das jeden Kassenvorgang verzeichnet. In das Hauptbuch wird aber nur der aus dem Kassenbericht stammende Kassenbestand bzw. seine Veränderung zum Vortag übernommen. Ein anderes Beispiel ist das Kontokorrentbuch, in dem die einzelnen Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Kunden und Lieferanten verzeichnet sind. Während also das Journal den zeitlichen Verlauf der Buchungen aufzeigt, liefert das Hauptbuch mit den Sachkonten deren inhaltliche Gliederung. Journal und Kontenblätter der Sachkonten im Hauptbuch sind die beiden tragenden Säulen der Buchhaltung.