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Die mehrstufige Erfolgsrechnung einfach erklärt

Auch wenn Sie Ihre Zeit lieber mit Ihrem Kerngeschäft verbringen – Buchhaltung muss sein. Insbesondere die Erfolgsrechnung (oder auch Gewinn- oder Verlustrechnung) ist nicht nur ein notwendiges Übel, sondern hilft Ihnen dabei, Ihr Unternehmen erfolgreicher zu machen. Denn die Erfolgsrechnung zeigt Ihnen, ob Ihr Unternehmen einen Gewinn oder aber einen Verlust gemacht hat. Wie Sie eine Erfolgsrechnung erstellen und wie diese im Detail aufgebaut ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

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Was ist eine Erfolgsrechnung?

Die Erfolgsrechnung zeigt Ihnen, ob Sie mit dem Verkauf Ihrer Waren oder Dienstleistungen einen Gewinn oder einen Verlust erzielt haben. Dafür wird in der Erfolgsrechnung der Aufwand dem Ertrag gegenübergestellt, also z. B. werden die Produktionskosten Ihrer Waren den Umsätzen, die Sie durch den Verkauf der Waren erzielt haben, gegenübergestellt. Die Differenz (Saldo) aus dieser Gegenüberstellung zeigt, ob Sie einen Gewinn oder Verlust erzielt haben.

Die Gegenüberstellung erfolgt immer für einen bestimmten Zeitraum, in der Regel für ein Geschäftsjahr. Danach beginnt die Erfolgsrechnung wieder von vorne.

Es wird zwischen der einstufigen Erfolgsrechnung und den mehrstufigen Erfolgsrechnungen unterschieden:

Die einstufige Erfolgsrechnung vermittelt lediglich die Einnahmen, Ausgaben und den Unternehmensgewinn. Damit lässt sich aus der einstufigen Erfolgsrechnung schnell und einfach die finanzielle Entwicklung eines Unternehmens ablesen.

Hier ein Beispiel für eine einstufige Erfolgsrechnung:

Einstufige Erfolgsrechnung
Einstufige Erfolgsrechnung

Die mehrstufige Erfolgsrechnung hingegen folgt einem mehrstufigen Prozess zur Berechnung des Unternehmensgewinns, in dem die operativen von den nicht operativen Erträgen und Aufwendungen getrennt werden. Aus der mehrstufigen Erfolgsrechnung lässt sich also unter anderem herauslesen, wie effizient ein Unternehmen aus seiner Hauptgeschäftstätigkeit einen Gewinn erzielt. Somit bietet die mehrstufige Erfolgsrechnung einen besonders guten Einblick in die finanzielle Lage des Unternehmens. In der Schweiz ist gesetzlich festgelegt, dass jedes Unternehmen im Jahresabschluss eine mehrstufige Erfolgsrechnung vorlegen muss.

Nachfolgend erklären wir die mehrstufige Erfolgsrechnung, insbesondere die zwei- und dreistufigen Erfolgsrechnungen, im Detail.

Die mehrstufige Erfolgsrechnung erklärt

Die mehrstufige Erfolgsrechnung wird auf der Basis des Kontenrahmens erarbeitet und zeigt, wie solide ein Betrieb dasteht. Denn die Zwischenergebnisse der mehrstufigen Erfolgsrechnung, wie beispielsweise der Brutto- oder Betriebsgewinn, geben Aufschluss über die Profitabilität und Finanzierung des Betriebs.

Zu den mehrstufigen Erfolgsrechnungen zählen unter anderem die zwei- und dreistufigen Erfolgsrechnungen, die in Berichts- oder Kontenform dargestellt werden können.

Zur Form der mehrstufigen Erfolgsrechnung

Damit ein Jahresabschluss von den Wirtschaftsprüfern auch voll und ganz anerkannt wird, gibt es für die mehrstufige Erfolgsrechnung klare Vorgaben, die eingehalten werden müssen.

Falls Sie keine bewährte Buchhaltungssoftware verwenden und Ihre Erfolgsrechnung manuell erstellen, so müssen Sie unbedingt darauf achten, welche Form sich am besten eignet, sodass es zu keinerlei Missverständnissen hinsichtlich der Interpretation der Ergebnisse/Gewinne kommt:

Damit alle Berechnungen sichtlich erkennbar sind, muss die Ermittlung der entsprechenden Kennzahlen ordnungsgemäß ausgeführt werden, indem man die Zwischenpositionen deutlich markiert. Dazu kann zum Beispiel ein Doppelstrich oder eine farbliche Markierung vorgenommen werden, die die einzelnen Posten hervorhebt und sehr einfach sichtbar macht.

Besonders bei externen Prüfungen seitens einer jährlichen Überprüfung der Bilanz ist ein hohes Mass an Ordnung von grosser Bedeutung, damit es zu keinerlei Nachprüfungen vom Finanzamt kommt.

Die zweistufige Erfolgsrechnung

Eine zweistufige Erfolgsrechnung besteht aus einem Betriebsbereich und einem neutralen Bereich. Die Bereiche fassen die Aufwendungen und Erträge zusammen und präsentieren am Schluss den Unternehmensgewinn. Auf der linken Seite werden ausschliesslich die Aufwendungen und auf der rechten die Erträge berücksichtigt.

Zweistufige Erfolgsrechnung
Zweistufige Erfolgsrechnung

Stufe 1: Zum Betriebsbereich zählen unter anderem die Verkaufserlöse, der Einsatz von Rohstoffen sowie der Zinsaufwand des Unternehmens. Auch die Positionen, Abschreibungen, Löhne und Gehälter gehören dazu. Abgeschlossen wird der erste Teil der zweistufigen Erfolgsrechnung mit der Darstellung des Betriebsgewinns.

Stufe 2: Daran schliesst nun der neutrale Bereich an. Als Erstes wird zum/vom Betriebsgewinn der Liegenschaftsertrag und der Liegenschaftsaufwand addiert/subtrahiert. Als letzte Position werden die direkten Steuern abgezogen. Der neutrale Bereich wird mit dem Unternehmensgewinn beendet.

Die dreistufige Erfolgsrechnung

Eine dreistufige Ermittlung des Erfolgs setzt sich aus insgesamt drei Stufen zusammen. Ebenso wie die zweistufige Berechnung besteht die dreistufige Erfolgsrechnung aus einem Betriebsbereich, einem neutralen Bereich und zusätzlich aus einem Handelsbereich.

Dreistufige Erfolgsrechnung
Dreistufige Erfolgsrechnung

Stufe 1: Der Handelsbereich beinhaltet den Warenertrag und -aufwand, woraus sich der Bruttogewinn errechnet.

Stufe 2: Daran schliesst sich der Betriebsbereich an, bei dem nun vom Ergebnis unter anderem der Personalaufwand und die Abschreibungen abgezogen werden. Am Ende des zweiten Bereichs steht der Betriebsgewinn oder -verlust.

Stufe 3: Nun folgt der neutrale Bereich, der wiederum den Immobilienaufwand und -ertrag sowie den Wertschriftenaufwand und -ertrag berücksichtigt. Wurden schlussendlich alle Positionen addiert und subtrahiert, erhält man den finalen Unternehmensgewinn oder -verlust.

Unterschied zwischen Bilanz und Erfolgsrechnung

Mit Hilfe der doppelten Buchhaltung können Sie sowohl eine Bilanz als auch eine Erfolgsrechnung erstellen. Sie sind die Hauptbestandteile des Jahresabschlusses eines Unternehmens. Doch was ist der Unterschied? Bilanz und Erfolgsrechnung einfach erklärt:

Bilanz

In der Bilanz sehen Sie, woher Ihr Geld stammt und wo Sie es angelegt haben. Dafür werden in der Bilanz die Aktiven und Passiven gegenübergestellt. Die Bilanz ist stichtagsbezogen: Sie zeigt Ihnen das Vermögen Ihres Unternehmens zu einem bestimmten Datum. Damit eignet sich die Bilanz besonders gut, um z. B. Auskunft über Ihre aktuelle Vermögenslage zu erhalten.

Erfolgsrechnung

Anders die Erfolgsrechnung, kurz ER: Dank ihr erkennen Sie, ob Sie in einem bestimmten Zeitraum Gewinne oder Verluste erzielt haben, indem Sie Ihre Erträge Ihren Aufwendungen gegenüber stellen. Ist die rechte Seite (Ertrag) höher als die linke Seite (Aufwände) haben Sie in der betrachteten Periode einen Gewinn erzielt; umgekehrt einen Verlust. Aufgrund dessen spricht man bei der Erfolgsrechnung häufig auch von der Gewinn- und Verlustrechnung.

Die folgende Grafik veranschaulicht den Unterschied zwischen Erfolgsrechnung und Bilanz:

Bilanz und Erfolgsrechnung

Wie Sie eine Erfolgsrechnung erstellen

Die Website des KMU-Portals der Schweizer Eidgenossenschaft bietet ein Muster für die Erstellung einer Erfolgsrechnung: Zur Vorlage.

Verwenden Sie ein Buchhaltungsprogramm, dann wird die Erfolgsrechnung in der Regel automatisch für Sie erstellt. bexio, beispielsweise erstellt sogar einen 5-stufige Erfolgsrechnung, die weitaus mehr Erkenntnisse liefert als z. B. eine 2-stufige Erfolgsrechnung. Aus ihr lassen sich wichtige Kennzahlen ablesen, z. B. Bruttogewinn, EBITDA (Gewinn vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen) und EBIT (Gewinn vor Zinsen und Steuern).

Beispiel einer in bexio erstellten Erfolgsrechnung.
Beispiel einer in bexio erstellten Erfolgsrechnung.

Muster einer mit bexio erstellten Erfolgsrechnung als PDF herunterladen.

Mit bexio können Sie sich zudem per jedem beliebigen Stichtag mit nur einem Mausklick eine Erfolgsrechnung ausweisen lassen und direkt als PDF herunterladen. Sowohl die Bilanz als auch die Erfolgsrechnung sind Abschlussrechnungen, die meist erst am Ende eines Geschäftsjahres erstellt werden. In der Praxis machen aber auch Zwischenabschlüsse unter dem Jahr Sinn: So können Sie rasch abschätzen, ob Ihr Unternehmen im Budget liegt.

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