Mit korrekt gestellten Rechnungen schaffst du eine Grundlage für die finanzielle Stabilität deines Unternehmens. Beim Fakturieren geht es nicht nur um eine schlichte Auflistung von Positionen und Preisen. Welche weiteren Aspekte relevant sind, welche Pflichtangaben du machen musst und wie bexio dich bei der Fakturierung unterstützen kann, liest du hier.
Fakturierung – alle Infos rund um die Rechnungsstellung
Was bedeutet Fakturierung?
Die Faktura ist in der Schweiz ein sinngleicher Begriff für Rechnung. In der Geschäftswelt bedeutet Fakturierung die systematische Erfassung und Ausstellung von Rechnungen für gelieferte Waren oder erbrachte Dienstleistungen. Sie kann vor oder nach Erbringung einer Dienstleistung oder dem Warenversand erfolgen. Insbesondere für eine korrekte Mehrwertsteuerabrechnung ist die Fakturierung wichtig.
Welche Arten der Fakturierung gibt es?
Es gibt zwei gängige Arten der Fakturierung. Welche davon für dein Unternehmen am sinnvollsten ist, hängt von verschiedenen Parametern ab. In beiden Fällen hilft dir bexio dabei, den Überblick zu bewahren und zeitsparend und effektiv zu fakturieren.
Vorfakturierung
In einem dynamischen Geschäftsumfeld kann die Vorfakturierung für KMU sinnvoll sein: Du stabilisierst hiermit deine Zahlungseingänge und gibst deinen Kunden eine klare Vorstellung von den zu erwartenden Kosten. Bei der Vorfakturierung erstellst du die Rechnung, bevor eine Ware geliefert oder eine Dienstleistung vollständig erbracht wird. Du wirst von deinen Kunden bzw. Kreditoren bezahlt, bevor du eine Leistung erbringst – zum Beispiel in Form von Anzahlungen, Vorauszahlungen oder Abschlagszahlungen.
Gerade für KMU, die nicht über die finanziellen Reserven grösserer Unternehmen verfügen, kann die Vorfakturierung eine sinnvolle Methode sein. Besonders vorteilhaft ist sie bei Grossaufträgen oder langfristigen Projekten. Du schaffst hiermit nicht nur finanzielle Stabilität für dein Unternehmen, sondern demonstrierst auch Vertrauen in die Qualität deiner eigenen Produkte und Dienstleistungen.
Nachfakturierung
Die Nachfakturierung hingegen findet nach der Erbringung einer Dienstleistung oder Lieferung eines Produktes statt. Bei diesem Modell ist der Kunde dein Debitor: Du schliesst zunächst den Geschäftsvorgang ab, bevor du fakturierst. Bei projektorientierten Dienstleistungen oder bei Produkten mit variablen Kosten ist die Nachfakturierung sinnvoll, da der genaue Betrag erst am Ende des Prozesses bekannt ist.
Zudem stärkt diese Art der nachgelagerten Rechnungsstellung das Vertrauensverhältnis zu deinen Kunden. Allerdings erfordert sie eine gut organisierte Finanzplanung, um sicherzustellen, dass dein Unternehmen ausreichend liquide ist, während du auf die Zahlungseingänge wartest.
Für welche Unternehmen ist die Fakturierung vorgeschrieben?
Grundsätzlich sind alle schweizerischen Wirtschaftsunternehmen und Dienstleister zur Fakturierung verpflichtet, wenn sie mit Geschäftspartnern Transaktionen durchführen. Die Rechnungsstellung dient einerseits der Dokumentation und Abrechnung, andererseits auch der Transparenz gegenüber Kunden. Spezifische Vorschriften und Pflichten zur Fakturierung sind durch das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) geregelt.
Es gibt jedoch Ausnahmen und Vereinfachungen:
- Kleinunternehmen: Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als CHF 100'000 pro Jahr sind in der Regel von der Mehrwertsteuerpflicht befreit. Sie können sich jedoch freiwillig dafür entscheiden, MWST zu entrichten.
- Sachliche Steuerbefreiungen: Bestimmte Leistungen sind von der MWST befreit (z. B. Gesundheits- und Bildungsdienstleistungen). Unternehmen, die solche Leistungen erbringen, sind nicht zur Ausweisung der MWST verpflichtet.
- Pauschalbesteuerte Landwirte: Für diese Gruppe gelten vereinfachte Vorschriften zur Fakturierung und Ausweisung der MWST.
Fristen für die Fakturierung
Es gelten bestimmte gesetzliche Vorgaben hinsichtlich Zahlungs- und Aufbewahrungsfristen von Faktura. Diese Punkte solltest du beachten:
Zahlungsfristen
- Allgemeine Regelung: Wenn nichts anderes vereinbart wird, sind Forderungen aus Lieferungen von Waren und Dienstleistungen gemäss dem Schweizerischen Obligationenrecht (OR) innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Rechnung zu bezahlen.
- Individuelle Regelung: Üblicherweise werden Zahlungsfristen vertraglich vereinbart. Diese können je nach Branche und Geschäftsbeziehung variieren. Sowohl kürzere als auch längere Fristen als die gesetzlichen 30 Tage sind möglich. Achte darauf, Zahlungsfristen vertraglich festzulegen und hierfür die Zustimmung deiner Geschäftspartner einzuholen. Sind beide Parteien einverstanden, lässt sich dadurch der Versand von Zahlungserinnerungen vermeiden.
Aufbewahrungsfristen
- Faktura: Gemäss dem Schweizerischen Obligationenrecht Art. 958f musst du Geschäftsbücher sowie die Buchhaltungsbelege und Geschäftskorrespondenz 10 Jahre lang aufbewahren.
- Mehrwertsteuer: Für mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen in der Schweiz gilt ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für alle relevanten Dokumente, die für die Steuerberechnung relevant sind. Das betrifft auch die Faktura.
Die Einhaltung der Fristen kann unter anderem für steuerliche Prüfungen oder mögliche zivilrechtliche Streitigkeiten relevant sein.
Folgen fehlerhafter Fakturierung
Eine fehlerhafte Fakturierung kann verschiedene Konsequenzen nach sich ziehen – rechtliche, finanzielle oder geschäftliche. Einige Beispiele:
- Mehrwertsteuerliche Konsequenzen: Ist die Mehrwertsteuer falsch ausgewiesen, kann das zu Nachzahlungen, Zinsen und Strafen durch die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) führen. Bei gravierenden Fehlern oder wiederholten Verstössen werden Unternehmen oft einer intensiveren Prüfung unterzogen.
- Zivilrechtliche Konsequenzen: Eine fehlerhafte Fakturierung kann zivilrechtliche Streitigkeiten nach sich ziehen. Beispiel: Ein falscher Betrag wird in Rechnung gestellt – das kann zu gerichtlichen Auseinandersetzungen zwischen Unternehmen und Kunden führen.
- Reputationsverlust: Stellt dein Unternehmen wiederholt fehlerhafte Rechnungen aus, mindert das deine Glaubwürdigkeit gegenüber Geschäftspartnern. Das beeinträchtigt deine geschäftlichen Beziehungen.
- Verzögerte Zahlungen: Fehlerhafte Rechnungen führen in der Regel zu einem verzögerten Zahlungseingang, da Kunden normalerweise eine Korrektur der Rechnung anfordern, bevor sie den Betrag begleichen.
- Verwaltungsaufwand: Müssen fehlerhafte Rechnungen korrigiert werden, steigert sich der administrative Aufwand. Hierdurch entstehen vermeidbare Kosten, etwa dann, wenn externe Berater oder Rechtsbeistände hinzugezogen werden müssen.
Welche Informationen müssen auf einer Faktura enthalten sein?
Achte beim Fakturieren darauf, alle vorgeschriebenen Informationen anzugeben. Sowohl bei der Vor- als auch bei der Nachfakturierung musst du folgende Pflichtangaben machen:
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum (meistens das Datum der Ausstellung)
- Datum der Leistung (sofern dieses vom Rechnungsdatum abweicht)
- Adresse deines Unternehmens
- Anschrift des Leistungsempfängers
- Deine Mehrwert-Steuernummer bzw. Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) mit dem Zusatz MWST (bei MWST-pflichtigen Unternehmen)
- Gesamtrechnungsbetrag (einschliesslich – bei MWST-pflichtigen Unternehmen – MWST-Satz und Steuerbetrag)
- Detaillierte Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
Weitere Informationen findest du auf dem KMU-Portal für kleine und mittlere Unternehmen unter Rechnungsstellung.
Fakturierung in bexio
Bei der korrekten Rechnungsstellung sind viele Details zu beachten. Mit einer Business-Software wie bexio gelingt das Fakturieren unkompliziert und schnell. Viele der Pflichtinformationen fügt bexio automatisch für dich hinzu, sodass du Zeit und Aufwand sparst. Wie das genau aussieht?
Das System generiert eine fortlaufende Rechnungsnummer und fügt wichtige Stammdaten, wie beispielsweise deine UID, hinzu. Zudem werden Summen wie der Gesamtbetrag und der Steuerbetrag immer korrekt kalkuliert. Auch Angaben über den Kunden, zum Stückpreis der gelieferten Waren, Preisstaffeln deiner Dienstleistungen, Liefermengen sowie Bestelldokumente werden berücksichtigt. In einem übersichtlichen Dashboard hast du jederzeit Zugriff auf alle Informationen.
Als umfassende Business-Software greift bexio auf Teile der Buchhaltung oder der Warenwirtschaft wie etwa Artikel oder Stückpreise zu. Die Rechnungsstellung selbst ist dabei kein buchhalterischer Prozess. Erst nach Fertigstellung der Faktura wird verbucht – auch das übernimmt die Software für dich.
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FAQ rund um die Fakturierung
Was passiert, wenn du eine Faktura zu spät bezahlst?
Wenn eine Faktura nicht fristgerecht bezahlt wird, können Verzugszinsen oder Gebühren für Mahnungen anfallen. Es ist wichtig, die Zahlungsfrist auf der Rechnung zu beachten.
Was bedeutet der Begriff Zahlungsziel?
Das Zahlungsziel gibt den Zeitraum an, innerhalb dessen eine Rechnung bezahlt werden muss, z. B. «zahlbar innerhalb von 30 Tagen».
Ist eine elektronische Rechnung in der Schweiz rechtsgültig?
Ja, elektronische Rechnungen sind in der Schweiz rechtsgültig, solange sie alle erforderlichen Informationen enthalten und sowohl Absender als auch Empfänger damit einverstanden sind.
Wie muss eine Gutschrift im Vergleich zu einer Faktura gestaltet sein?
Eine Gutschrift ist das Gegenteil einer Rechnung und gibt eine Reduzierung oder Rückzahlung eines bereits in Rechnung gestellten Betrags an. Sie muss ähnliche Informationen wie eine Rechnung enthalten, aber klar als Gutschrift gekennzeichnet sein.
Was mache ich, wenn ich mit einer Faktura nicht einverstanden bin?
Wenn es Unstimmigkeiten oder Fehler auf einer Rechnung gibt, solltest du dich so schnell wie möglich mit dem Rechnungssteller in Verbindung setzen, um Klärung zu erhalten.
Muss ich eine Faktura in Papierform aufbewahren?
In der Schweiz müssen Geschäftsunterlagen, zu denen auch Rechnungen gehören, in der Regel zehn Jahre aufbewahrt werden. Elektronische Aufbewahrung ist akzeptabel, solange die Originaldaten jederzeit reproduzierbar und lesbar sind.
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