Fakturierung: Alles zum Erstellen der Faktura

Der Begriff Fakturierung leitet sich von Faktura ab. Deshalb wird der Prozess der Rechnungsstellung auch Fakturierung genannt. In diesem Fakturierungsprozess werden alle für die Rechnungsstellung erforderlichen Informationen (siehe weiter unten) verarbeitet.

Faktura als Synonym zur Rechnung: Welche Informationen brauchts?

Die Faktura ist heute vor allem in der Schweiz und in Österreich ein noch gebräuchlicher sinngleicher Begriff für Rechnung.

Doch welche Informationen sollen bei der Fakturierung enthalten sein? Eine Faktura dokumentiert die erbrachte Leistung eines Lieferanten (Menge, Art, Datum der Lieferung), das Fakturadatum, eine fortlaufend erstellte Fakturanummer sowie den Preis der gelieferten Waren oder der erbrachten Leistungen zuzüglich der Mehrwertsteuer, die sich aus dem ebenfalls angegebenen Mehrwertsteuersatz für die Leistung ergibt.

Ferner dokumentieren Fakturen den Absender einschliesslich seiner Firma, der Steuernummer, der Rechtsform, von Eintragungen im Gerichtsregister, Geschäftsführung bzw. Vorstand, Aufsichtsrat, bei Personengesellschaften die Firmen der Gesellschafter. Enthalten sind Adresse und eventuell Kundennummer des Empfängers sowie Angaben zu den Zahlungsbedingungen und den Zahlungsweg. Die Rechnung dient zur Benachrichtigung des Empfängers über die zu erbringende Zahlung und als Basis für die Verbuchung des Geschäftsvorfalles. Sie wird beim Aussteller im Debitorenkonto als Forderung gebucht. Der Rechnungsempfänger bucht die Rechnung als offene Verbindlichkeit in seiner Kreditorenbuchhaltung.

Sie wollen einfacher fakturieren? Hier finden Sie 5 Tipps zum Schreiben von Rechnungen.

Warenwirtschaftssysteme und Fakturen

Warenwirtschaftssysteme bilden die Prozesse ab, die im Unternehmen durch den Fluss von Waren ihre Auslieferung entstehen. Insbesondere bei Produktionsunternehmen und im Handel gehört die Warenwirtschaft zum Kern des Unternehmens und ist bestimmend für seinen Erfolg. Die zeitgerechte Fakturierung ist ein zentraler Bestandteil der Warenwirtschaft, weil erst sie zu Unternehmenserlösen führt.

Nach der erbrachten Leistung gilt es, die Leistung an den Debitor zu fakturieren. Hierfür sind eine Reihe von Informationen erforderlich, die aus dem Bestellwesen, der Lagerwirtschaft, der Debitorenbuchhaltung und anderen Quellen stammen und in der Rechnungsstellung zusammengeführt werden müssen. Bei vielen Unternehmen ist die Erstellung der Faktura automatisiert. Die Fakturen werden vom System ausgestellt, manchmal elektronisch versandt und zur Buchung direkt an die Buchhaltung übergeben oder automatisch gebucht. Teil der Rechnungsstellung ist die Gutschriftenerstellung und die Verwaltung von Rabatten und Skonti. Eng verbunden damit ist das Forderungsmanagement, das sich um fristgerechte Zahlungseingänge und Risikovorsorge kümmert. Ein Teil der Risikovorsorge ist die Sammlung von Informationen über die Bonität von Kunden, um Zahlungsausfälle zu vermeiden. Dazu wird der Zugriff auf Debitorenkonten, aber auch auf externe Datenbanken genutzt.

Auslagerung der Fakturierung an Dritte

In einigen Unternehmen kann die Rechnungsstellung einen sehr grossen Umfang mit Tausenden von Fakturen pro Tag annehmen. Manchmal wird dann der Fakturierungsprozess komplett an externe Dienstleister ausgelagert, der ihn dann mithilfe von Fakturierungs-Software automatisiert abwickelt. Der Dienstleister erhält aus der Warenwirtschaft des Unternehmens alle notwendigen Informationen auf elektronischem Wege, erstellt die Rechnungen, versendet sie, betreibt das Forderungsmanagement und liefert gegen Honorierung seiner Leistung dem Unternehmen den kompletten Zahlungszufluss auf Basis einer sehr hohen Spezialisierung.

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