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Variable Kosten: Berechnung und Optimierung

Die Gesamtkosten eines Unternehmens setzen sich aus den fixen und den variablen Kosten zusammen. Für den Unternehmenserfolg und finanzielle Stabilität ist es entscheidend, stets einen guten Überblick über die verschiedenen Kostenarten zu wahren und einzelne Kosten gegebenenfalls zu optimieren.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was zu den variablen Kosten in einem Unternehmen gehört und wie Sie diese berechnen können. Zudem erhalten Sie Tipps, wie Sie die variablen Kosten optimieren können, um in der Folge mehr Gewinn zu erzielen und die Rentabilität Ihres Unternehmens zu steigern.

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Was sind variable Kosten?

Variable Kosten sind die Kosten eines Unternehmens, die sich direkt mit der Produktions- oder Verkaufsmenge oder dem Beschäftigungsgrad ändern. Anders als die Fixkosten sind sie also nicht stabil, weshalb sie auch als «veränderliche», «bewegliche» oder «mengenabhängige Kosten» bezeichnet werden.

Was sind Beispiele für variable Kosten?

Variable Kosten entstehen immer nach dem folgenden Prinzip: Der Bedarf steigt, weshalb mehr Produkte hergestellt oder Dienstleistungen erbracht werden. Dadurch erhöhen sich die Anzahl der benötigten Materialien und Hilfsmittel wie auch die Anzahl oder Dauer der Dienstleistungen.

Dieser erhöhte Bedarf an Produkten und Fremdleistungen schlägt sich in den variablen Kosten nieder. Werden mehr Produkte hergestellt oder Dienstleistungen erbracht, steigen somit in der Regel auch die variablen Kosten. Werden hingegen weniger Produkte hergestellt oder Dienstleistungen erbracht, sinken die variablen Kosten eines Unternehmens.

Beispiele für variable Kosten sind:

  • Kosten für Rohstoffe.
  • Materialkosten, also beispielsweise Kosten für Komponenten für die Herstellung von Produkten sowie Verpackungen. Je mehr Einheiten produziert werden, desto mehr Material wird benötigt.
  • Löhne von Arbeitskräften, die auf Stundenbasis bezahlt werden.
  • Löhne von Saisonarbeitern, die nur vorübergehend eingestellt werden, um das höhere Produktionsvolumen bewältigen zu können.
  • Provisionskosten in Form von vereinbarten Provisionszahlungen an Mitarbeiter. Diese fallen in der Regel dann an, wenn der Umsatz steigt.
  • Energiekosten, die in Zusammenhang mit der Produktionsmenge stehen. Eine Fabrik benötigt beispielsweise mehr Strom, wenn zusätzliche Maschinen in Betrieb genommen werden.
  • Versand- und Transportkosten für den Versand von Produkten an Kunden erhöhen sich, wenn die Verkaufszahlen und somit die zu versendenden Einheiten ansteigen.
Hands packing item in paper
Abb.: Verpackungsmaterial gehört zu den variablen Kosten.

Welche Arten von variablen Kosten gibt es?

Bei den variablen Kosten werden verschiedene Arten unterschieden:

Proportionale variable Kosten

Proportionale variable Kosten bleiben analog zur Bezugsgrösse. Wenn sich die Produktionsmenge verdoppelt, verdoppeln sich also auch die variablen Kosten. Halbiert sich die Produktionsmenge, halbieren sich auch die variablen Kosten.

Ein Beispiel dafür sind Rohstoffkosten. Produziert ein Unternehmen doppelt so viele Einheiten, benötigt es auch doppelt so viele Rohstoffe, was proportional steigende variable Kosten zur Folge hat.

Degressive variable Kosten

Degressive variable Kosten steigen oder sinken unterproportional zur Bezugsgrösse. Dies kann dann der Fall sein, wenn es Skaleneffekte gibt, die dazu führen, dass die Kosten pro Einheit sinken, wenn die Produktionsmenge steigt.

Ein Beispiel dafür können Materialkosten sein. Kauft ein Unternehmen Materialien in grösseren Mengen ein, können häufig Mengenrabatte oder bessere Konditionen ausgehandelt werden. Dies führt zu sinkenden variablen Kosten pro Einheit, obwohl gleichzeitig die Produktionsmenge steigt.

Progressive variable Kosten

Progressive variable Kosten steigen oder sinken schneller an als die Bezugsgrösse, sie verändern sich also überproportional. Der Kostenanstieg pro zusätzlicher Einheit ist also höher als bei proportional ansteigenden Kosten.

Ein Beispiel für progressive variable Kosten sind Lohnkosten: Muss ein Unternehmen vorübergehend mehr Hilfsarbeiter einstellen beziehungsweise machen Mitarbeitende vorübergehend Überstunden, um den höheren Arbeitsaufwand bewältigen zu können, können die Kosten überproportional ansteigen.

Employees sitting at desks in office
Abb.: Ein Beispiel für progressive variable Kosten sind vorübergehende Lohnkosten für Hilfsarbeiter.

Regressive variable Kosten

Gegenteilig zu den progressiven Kosten sinken bei den regressiven Kosten die variablen Kosten, wenn die Bezugsgrösse zunimmt. Nimmt die Bezugsgrösse ab, steigen sie. Das bedeutet: Je mehr Produkte hergestellt oder verkauft beziehungsweise Dienstleistungen erbracht werden, desto geringer sind die Kosten pro Einheit.

Angenommen ein Softwareunternehmen entwickelt ein neues Programm. Die anfänglichen Kosten für die Entwicklung und Erstellung der Software sind hoch, da Ressourcen wie Arbeitszeit, Technologie und Materialien investiert werden müssen. Wenn jedoch das Programm einmal erstellt ist, können zusätzliche Kopien kostengünstiger produziert werden. Die Kosten pro Kopie sinken, da die Fixkosten bereits gedeckt wurden und die variablen Kosten im Vergleich zur Gesamtproduktion relativ gering sind. Je mehr Kopien des Programms verkauft werden, desto niedriger sind die durchschnittlichen Kosten pro Kopie.

Zusätzlich zu den geläufigen vier Arten von variablen Kosten können noch weitere Typen unterschieden werden:

  • Saisonale variable Kosten sind Kosten, die saisonalen Schwankungen unterliegen und sich mit den saisonalen Veränderungen der Nachfrage ändern.
    Ein Beispiel sind saisonale Arbeitskräfte, die nur während der Hochsaison beschäftigt werden, um den erhöhten Bedarf zu decken.
  • Semi-variable Kosten haben sowohl einen fixen als auch einen variablen Anteil. Der feste Anteil bleibt unverändert, unabhängig von der Bezugsgrösse, während der variable Anteil sich mit der Veränderung der Bezugsgrösse ändert.
    Ein Beispiel dafür ist die Nutzung eines Firmenwagens. Die Kosten setzen sich aus einer fixen Komponente (für Versicherungen und Steuern) und einer variablen Komponente (für Kraftstoff und Wartung) zusammen. Die fixen Kosten bleiben konstant, unabhängig davon, wie oft das Fahrzeug genutzt wird, während die variablen Kosten mit der Nutzung des Fahrzeugs steigen oder sinken.
  • Frei verfügbare variable Kosten sind Ausgaben, die variabel sind und vom Management kontrolliert werden können. Unternehmen können entscheiden, ob und wie viel sie in diese Kosten investieren möchten, abhängig von der aktuellen finanziellen Situation und strategischen Prioritäten.
    Beispiele sind Forschungs- und Entwicklungsausgaben oder Marketingkampagnen. Diese Kosten können je nach Bedarf variieren.

Wie kann man variable Kosten berechnen?

Die Gesamtkosten setzen sich aus den fixen und variablen Kosten zusammen:

Gesamtkosten = Fixkosten + variable Kosten

Sie können die variablen Kosten berechnen, indem Sie die Fixkosten von den Gesamtkosten abziehen. Die Formel lautet somit:

Variable Kosten = Gesamtkosten – Fixkosten

Beispiel: Herr Müller betreibt einen kleinen Fahrradverleih mit E-Bikes in einer touristischen Gegend. Die fixen Kosten beinhalten die monatliche Miete für den Ladenraum in Höhe von CHF 1‘000, die Versicherung für die Fahrräder in Höhe von monatlich CHF 200 und die monatlichen Servicegebühren für die Sicherheitseinrichtungen in Höhe von CHF 100. Diese Kosten fallen also unabhängig davon an, ob in diesem Monat viele oder wenige Fahrräder vermietet werden. Um die Kosten pro Tag berechnen zu können, teilt Herr Müller die Fixkosten in Höhe von CHF 1‘300 monatlich durch die Tage des Monats, in diesem Fall 31.

Fixkosten pro Tag = CHF 1‘300 / 31 = CHF 41,9

Hinzu kommen die variablen Kosten, die abhängig von der Anzahl der vermieteten Fahrräder sind. Am ersten Tag des Monats vermietet Herr Müller 25 Fahrräder. Die Kosten für die Wartung und Reinigung eines Fahrrads nach jeder Nutzung betragen CHF 7. Hinzu kommen die Stromkosten für das Aufladen des Akkus in Höhe von CHF 0,4.

Die variablen Kosten, die bei der Vermietung der 25 E-Bikes anfallen, lassen sich also wie folgt berechnen:

Variable Kosten = (CHF 7 + CHF 0,4) x 25 = CHF 185

Die Gesamtkosten für diesen betrachteten ersten Tag des Monats setzen sich aus den Fixkosten und den variablen Kosten zusammen:

Gesamtkosten 1. Tag = CHF 41,9 + CHF 185 = CHF 226,9

Der zweite Tag des Monats fällt auf einen Samstag, weshalb der Andrang grösser ist und der Fahrradverleih 60 Fahrräder vermietet. Darum erhöhen sich an diesem Tag die variablen Kosten und somit auch die Gesamtkosten entsprechend:

Gesamtkosten 2. Tag = CHF 41,9 + (60 x CHF 7 + 60 x CHF 0,4) = CHF 485,9

Wie kann man durchschnittliche variable Kosten berechnen?

In vielen Fällen macht es Sinn, die variablen Kosten nicht nur tageweise, sondern monats- oder jahresweise zu betrachten. So können beispielsweise die anfallenden variablen Kosten während jeden Monats des Jahres miteinander verglichen werden.

Möchten Sie die durchschnittlichen variablen Kosten während eines bestimmten Zeitraums berechnen, gelingt Ihnen dies mithilfe der folgenden Formeln:

Zunächst berechnen Sie die durchschnittliche Verkaufszahl pro Tag:

Durchschnittliche Verkaufszahl = Gesamtzahl der verkauften Produkte / Anzahl der Tage

Anhand von diesem Wert können Sie die durchschnittlichen variablen Kosten dieses Produkts berechnen:

Durchschnittliche variable Kosten = Durchschnittliche Verkaufszahl x Summe der variablen Kosten

Beispiel: Nun möchte Herr Müller herausfinden, wie hoch die durchschnittlichen variablen Kosten im Monat sind. Angenommen, über einen Zeitraum von 31 Tagen wurden insgesamt 1705 Fahrräder vermietet, dann ergibt sich Folgendes:

1705 Fahrräder / 31 Tage = 55 Fahrräder pro Tag im Durchschnitt

Durchschnittliche variable Kosten pro Tag = 55 x CHF 7,4 = CHF 407

Die durchschnittlichen Gesamtkosten pro Tag, einschliesslich der festen Kosten wie Miete und Versicherung, werden in Folge entsprechend berechnet:

Durchschnittliche Gesamtkosten pro Tag = CHF 407 + CHF 41,9 = CHF 448,9

Was ist der Unterschied zwischen variablen und fixen Kosten?

Die variablen und fixen Kosten machen die Gesamtkosten eines Unternehmens aus. Die beiden Kostenarten unterscheiden sich darin, wie sie auf Veränderungen im Geschäftsbetrieb eines Unternehmens reagieren:

Variable KostenFixe Kosten

Ändern sich direkt mit der Auftragslage, also der Produktionsmenge oder dem Verkaufsvolumen.

Werden nicht von der Produktionsmenge oder dem Verkaufsvolumen beeinflusst und bleiben somit konstant, unabhängig davon, wie viel das Unternehmen produziert oder verkauft.

Verändern sich, wenn die Produktion erhöht wird oder wenn die Produktionsmenge sinkt.

Sind in der Regel durch Verträge oder Vereinbarungen festgelegt und ändern sich nicht kurzfristig.

Typische Beispiele sind Materialkosten, Arbeitskosten für stundenbasierte Mitarbeiter, Energiekosten und Versandkosten.

Beispiele sind Mietkosten für Produktionsanlagen, Gehälter von festangestellten Mitarbeitern, Versicherungsprämien und Grundsteuern.

Welche Rolle spielt der Deckungsbeitrag bei den variablen Kosten?

Der Deckungsbeitrag ist der Betrag, der übrig bleibt, nachdem die variablen Kosten vom Umsatz abgezogen wurden. Er zeigt an, wie viel Geld zur Deckung der Fixkosten und zur Erzielung eines Gewinns übrig bleibt. Demzufolge hilft der Deckungsbeitrag bei der Preiskalkulation und der Erfolgsermittlung. Wenn die variablen Kosten steigen, sinkt der Deckungsbeitrag, und wenn sie sinken, steigt der Deckungsbeitrag.

Die Formel zur Berechnung des Deckungsbeitrags lautet somit:

Deckungsbeitrag = Umsatz – variable Kosten

Es gibt drei mögliche Szenarien:

  1. Deckungsbeitrag = Fixkosten: Sind der Deckungsbeitrag und die Fixkosten gleich hoch, wird der Break-even-Point erreicht. Das Unternehmen erzielt also weder Gewinn, noch macht es Verlust.
  2. Deckungsbeitrag > Fixkosten: Ist der Deckungsbeitrag höher als die Fixkosten, übersteigen die Einnahmen die Ausgaben. Das Unternehmen erzielt damit Gewinn.
  3. Deckungsbeitrag < Fixkosten: Ist der Deckungsbeitrag niedriger als die Fixkosten, macht das Unternehmen Verluste. Dies ist ein deutliches Zeichen dafür, dass die variablen Kosten gesenkt werden müssen.

Wie kann ich die variablen Kosten senken?

Für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens sollten Sie stets einen Überblick über die variablen Kosten haben und versuchen, diese beständig zu optimieren und zu senken. Dies können Sie durch folgende Massnahmen erreichen:

  • Einkaufsmanagement: Führen Sie Verhandlungen mit Lieferanten durch, um günstigere Preise für Rohstoffe, Komponenten oder Dienstleistungen zu erhalten.
  • Bestandsmanagement: Mit einem effektiven Bestandsmanagement können Sie unnötige Lagerhaltung vermeiden und Lagerkosten senken. Optimieren Sie dazu den Lagerumschlag, indem Sie die Bestellmengen anpassen, um Überbestände zu reduzieren oder den Verderb von Waren zu vermeiden.
  • Energieeffizienz: Vor allem dann, wenn Sie grosse Mengen an Energie für die Produktion benötigen, kann es sich langfristig auszahlen, in energieeffizientere Technologien zu investieren.
  • Arbeitskräftemanagement: Optimieren Sie den Personaleinsatz, indem Sie flexible Arbeitszeiten einführen. Dadurch können Sie gerade in Zeiten mit geringerer Arbeitsbelastung variable Personalkosten senken.
  • Outsourcing: Lagern Sie gegebenenfalls Funktionen oder Prozesse an externe Dienstleister aus und beauftragen Sie Freelancer, wenn Sie vorübergehend mehr Arbeit haben.
  • Flexibilitätssteigerung: Im Allgemeinen sollten Sie Ihr Geschäftsmodell möglichst so gestalten, dass Sie flexibel auf Nachfrageschwankungen reagieren können. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, variable Kosten wie Personal- und Produktionskosten entsprechend anzupassen.
  • Automatisierte Technologien: Investieren Sie in automatisierte Systeme und Technologien, um die Produktivität zu steigern und menschliche Fehler zu reduzieren.
  • Marketing- und Vertriebsoptimierung: Analysieren Sie Ihre Marketing- und Vertriebsaktivitäten, um ineffektive Strategien und Ausgaben zu identifizieren und zu streichen. Konzentrieren Sie sich stattdessen auf die effektivsten Vertriebskanäle und Marketingstrategien, um den ROI zu maximieren.
  • Kontinuierliche Verbesserung: Ruhen Sie sich nicht auf zwischenzeitlich gesunkenen variablen Kosten aus. Implementieren Sie stattdessen ein System zur kontinuierlichen Überwachung, Messung und Verbesserung der variablen Kosten.

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Mit der Buchhaltungssoftware von bexio behalten Sie stets einen guten Überblick über Ihre Ausgaben. Dadurch können Sie nicht nur Ihre variablen Kosten identifizieren, sondern auch die Kostenpunkte erkennen, die besonders ins Gewicht fallen. Dies vereinfacht es Ihnen nicht nur, unnötige Kosten zu streichen, sondern auch an einer Kostenoptimierung zu arbeiten. Testen Sie jetzt bexio 30 Tage kostenlos und unverbindlich.

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Häufig gestellte Fragen zu den variablen Kosten

Was zählt alles zu den variablen Kosten?

Variable Kosten sind Ausgaben eines Unternehmens, die sich direkt mit der Produktionsmenge oder dem Absatz verändern. Dazu gehören beispielsweise die Kosten für Rohstoffe oder Materialien, Arbeitskosten für zusätzliches Personal sowie variable Betriebskosten für Energieverbrauch oder Verschleiss von Maschinen und Ausrüstung. Alle Kosten, die sich ändern, wenn mehr oder weniger produziert oder verkauft wird, zählen also zu den variablen Kosten.

Sind Löhne variable Kosten?

Ob Löhne variable oder fixe Kosten sind, hängt davon ab, wie diese im Unternehmen strukturiert sind. Wenn Mitarbeiter auf Stundenbasis bezahlt werden oder ihre Vergütung direkt mit der Produktionsmenge oder dem Verkaufsvolumen variiert, sind Löhne variable Kosten. Wenn Mitarbeiter jedoch feste Gehälter erhalten, unabhängig von der Produktionsmenge oder dem Verkaufsvolumen, zählen ihre Gehälter zu den Fixkosten.

Was ist der Unterschied zwischen variablen Kosten und variablen Stückkosten?

Die variablen Kosten bezeichnen die gesamten produktions- und verkaufsabhängigen Kosten, die in einem festgelegten Zeitraum anfallen. Im Gegensatz dazu sind die variablen Stückkosten die Kosten, die pro Stück anfallen. Anhand der Betrachtung der variablen Stückkosten kann herausgefunden werden, ob mit wachsender Produktion die Kosten je produziertem Stück gleich bleiben oder sinken, was sich auf die Preisgestaltung auswirken kann.

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