Die einfache Buchhaltung (Milchbüchleinrechnung) erklärt

Jedes Unternehmen in der Schweiz ist buchführungspflichtig. Das gilt auch, wenn Sie z. B. Freiberufler oder Einzelunternehmer sind. Die gute Nachricht: Kleine Unternehmen dürfen ihre Buchhaltung vereinfacht mittels einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, auch Milchbüchleinrechnung genannt, führen. Wir erklären worauf Sie achten müssen.

Die einfache Buchhaltung erklärt

Anfang 2013 wurde in der Schweiz das neue Rechnungslegungsrecht eingeführt. Seitdem sind kleine Unternehmen nicht mehr dazu verpflichtet, ihre Bücher doppelt zu führen. Stattdessen reicht nun eine einfache Buchhaltung, auch Milchbuechli-Rechnung (in Deutschland Einnahmenüberschussrechnung oder EÜR) genannt.

Bei dieser vereinfachten Buchhaltung müssen lediglich Einnahmen und Ausgaben sowie die Vermögenslage erfasst werden.

Der Unterschied zur doppelten Buchhaltung

Bei der einfachen Buchhaltung wird jede Einnahme oder Ausgabe nur einmal erfasst. Die Einnahmen und Ausgaben müssen lediglich nach Datum, an dem der Betrag eingenommen oder ausgegeben wurde (IST-Methode), sortiert aufgelistet werden. Mittels der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung lässt sich damit nur herauslesen, ob ein Gewinn oder Verlust resultiert.

Bei der doppelten Buchhaltung, hingegen, muss jede Einnahme oder Ausgabe doppelt erfasst werden. Zum einen wird erfasst, auf welchem Konto die Bewegung stattfand (Konto). Des Weiteren muss erfasst werden, wozu das Geld verwendet wurde (Gegenkonto). Eine einfache Erklärung mit Beispielen finden Sie in unserem Beitrag zur doppelten Buchhaltung.

Gesetzliche Anforderungen

Auch wenn die einfache Buchhaltung eine Erleichterung für kleine Unternehmen darstellen soll, gelten dennoch die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung (GOB) nach Art. 957a Abs. 2 OR:

  • «die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte»
  • «der Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge»
  • «die Klarheit»
  • «die Zweckmässigkeit mit Blick auf die Art und Grösse des Unternehmens»
  • «die Nachprüfbarkeit»

Unter anderem bedeutet dies, dass Sie auch bei der einfachen Buchhaltung darauf achten müssen, alle Geschäftsvorfälle ordentlich nachvollziehbar und vollständig mit Belegen zu dokumentieren, sodass sich ein sachverständiger Dritte schnell einen Überblick schaffen kann. Dazu gehören u. a. Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls, Name des Leistungserbringers bzw. -empfängers sowie Zahlungszweck.

Wer darf eine einfache Buchhaltung führen?

Wenn Ihr Jahresumsatz unter CHF 100’000 liegt, dann dürfen Sie grundsätzlich eine einfache Buchhaltung führen.

Wichtig: Als GmbH oder AG sind Sie unabhängig vom Umsatz immer zur doppelten Buchhaltung verpflichtet.

Einzelfirma mit weniger als CHF 100’000 Jahresumsatz:

Als Einzelfirma mit einem Jahresumsatz von weniger als CHF 100’000 dürfen Sie eine einfache Buchhaltung führen. Zudem sind Sie nicht zur MWST-Abrechnung verpflichtet. 

Anmerkung: Beachten Sie, dass es sich bei der einfachen Buchhaltung um die minimalen Anforderungen an die Buchhaltung handelt. Mittels einer doppelten Buchführung können Geschäftsabläufe deutlich besser dargestellt werden, als mit der Milchbüchleinrechnung. Für einige Geschäftszweige oder Unternehmen mit komplexeren Geschäftsmodellen kann es daher Sinn machen schon frühzeitig die Bücher doppelt zu führen. Insbesondere an kleine Geschäfte oder Restaurants, die eine Kasse führen und Bargeld einnehmen, werden besondere Anforderungen gestellt!

Einzelfirma mit einem Jahresumsatz von CHF 100’000 bis 500’000:

Als Einzelfirma mit einem Umsatz von CHF 100’000 bis 500’000 dürfen Sie Ihre Buchhaltung zwar immer noch vereinfacht führen, allerdings sind Sie von nun an mehrwertsteuerpflichtig. Hierbei dürfen Sie zwischen der einfachen oder effektiven MWST-Abrechnung wählen.

Anmerkung: Auch, wenn in diesem Fall eine einfache Buchhaltung die minimalen Anforderungen an die Buchführung erfüllt, eignet sich eine Milchbüchleinrechnung nur bedingt für eine ordnungsgemässe MWST-Abrechnung. Daher macht es spätestens ab einem Umsatz von CHF 100’000 Sinn, einen Treuhänder zur Seite zu ziehen und ggfs. zur doppelten Buchhaltung zu wechseln.

Wie führe ich eine einfache Buchhaltung?

Sie haben mehrere Möglichkeiten, um Ihre einfache Buchhaltung zu führen:

Automatisiert mit Buchhaltungssoftware

Auch, wenn Sie nur zur einfachen Buchführung verpflichtet sind, können Sie die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mithilfe eines Buchhaltungsprogramms für Kleinunternehmer führen.

Ob eine Software für Sie von Vorteil sein kann, hängt vor allem davon ab, wie viel Zeit Sie mit der Buchführung verbringen möchten. Wenn Sie recht viele Rechnungen schreiben und/oder erhalten und mehr Zeit als gewollt mit der Buchhaltung und der Bearbeitung von Belegen verwenden, dann macht es sicherlich Sinn, viele Ihrer Arbeitsschritte mithilfe einer Software zu automatisieren.

bexio, beispielsweise, ist das ideale Werkzeug für die KMU-Administration und verknüpft im Vergleich zu vielen anderen Buchhaltungsprogrammen u. a. die Auftragsverwaltung mit der Buchhaltung: So erstellen Sie in bexio mit wenigen einfachen Klicks eine Rechnung und können diese direkt von Ihrem bexio-Konto per E-Mail versenden und anschliessend in der integrierten Buchhaltung erfassen. Dank Verknüpfung mit Ihrem E-Banking sehen Sie zudem auf einen Blick wann Ihre Rechnung bezahlt wurde oder, ob es vielleicht sogar Zeit ist, eine Mahnung zu schreiben.

Auch Ausgaben erfassen Sie mit bexio einfach und schnell. Laden Sie die dazugehörigen Belege ganz einfach als PDF hoch oder laden Sie unsere Scanner App auf Ihr Smartphone, um Papierbelege ganz einfach abzufotografieren und per Klick in ihr bexio-Konto hochzuladen. Damit haben Sie alle Belege stets ordentlich sortiert an einem Ort.

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Manuell mit Excel

Aus gesetzlicher Sicht reicht eine Excel-Vorlage bereits aus, um Ihre einfache Buchhaltung zu führen. Beachten Sie bitte, dass das händische Führen der Buchhaltung die Fehleranfälligkeit erhöht. Prüfen Sie Ihre Unterlagen daher sorgfältig oder verwenden Sie im Zweifelsfall eine Software, mit der sich viele Arbeitsschritte automatisieren lassen.

Für die einfache Buchführung mit Excel eignet sich z. B. eine Kassenbuch-Vorlage. Wir haben verschiedene hilfreiche und kostenlose Buchhaltungs-Vorlagen für Sie zusammengestellt, die Sie für Ihre Buchhaltung verwenden können, wenn Sie noch nicht von der Verwendung einer Software-Lösung überzeugt sind.

Beispiel einer Milchbüchleinrechnung

Milchbüchleinrechnung Beispiel

Anhand eines vereinfachten Beispiels zeigen wir, wie eine einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung aussehen kann (klicken für Grossansicht).

Wichtig:

  • Erfassen Sie ausnahmslos alle Ihre Einnahmen.
  • Erfassen Sie zudem möglichst alle geschäftlichen Ausgaben

Erfassen Sie zumindest folgende Details je Ein- oder Ausgabe:

  • Belegnummer
  • Datum
  • Höhe der Einnahme bzw. Ausgabe in CHF
  • Beschreibung (Leistungsempfänger oder -erbringer und Zahlungsgrund)

Keine Buchung ohne Beleg:

Für jede Ein- oder Ausgabe muss ein Beleg vorliegen. Dies kann z. B. eine Rechnung oder Quittung sein. Versehen Sie den Beleg mit einer Belegnummer (Belege können z. B. fortlaufend sortiert werden), indem Sie den Beleg entweder ausdrucken oder elektronisch ablegen.

Sie möchten Ihre Buchhaltung lieber einfach und automatisiert führen?

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