Jedes Unternehmen in der Schweiz ist buchführungspflichtig. Das gilt auch, wenn Sie z. B. Freiberufler oder Einzelunternehmer sind. Die gute Nachricht: Kleine Unternehmen dürfen ihre Buchhaltung vereinfacht mittels einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, auch Milchbüchleinrechnung genannt, führen. Hier finden Sie die wichtigsten Informationen und eine Excel-Vorlage zum Herunterladen.
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Die einfache Buchhaltung (Milchbüchleinrechnung) erklärt
Was ist die einfache Buchhaltung?
Bei der einfachen Buchhaltung – in der Schweiz auch als Milchbüchleinrechnung bekannt – muss jede Einnahme und Ausgabe nur einmal erfasst werden. Selbstständige oder Einzelunternehmen mit einem Jahresumsatz unter CHF 100’000 können diese vereinfachte Form der Buchführung anwenden. Liegt der Umsatz zwischen CHF 100’000 und 500’000, kommt noch die MWST-Abrechnung hinzu.
Die einfache Buchhaltung im Detail
Anfang 2013 wurde in der Schweiz das neue Rechnungslegungsrecht (Obligationenrecht) eingeführt. Seitdem sind kleine Unternehmen nicht mehr dazu verpflichtet, ihre Bücher doppelt zu führen. Stattdessen reicht eine einfache Buchhaltung aus. Man nennt sie auch Milchbüchlein- oder Milchbüechlirechnung (in Deutschland Einnahmenüberschussrechnung oder EÜR). Bei dieser vereinfachten Buchhaltung müssen Sie neben Einnahmen und Ausgaben nur noch die Vermögenslage Ihrer Unternehmung aufführen.
Der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchhaltung
Bei der einfachen Buchhaltung erfassen Sie jede Einnahme oder Ausgabe nur einmal. Die Einnahmen und Ausgaben müssen lediglich nach dem Datum, an dem der Betrag eingenommen oder ausgegeben wurde, aufgelistet werden (IST-Methode). An der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung lässt sich nur ablesen, ob ein Gewinn oder Verlust entstanden ist.
Bei der doppelten Buchhaltung hingegen müssen Sie jede Einnahme oder Ausgabe doppelt erfassen. Zum einen halten Sie fest, auf welchem Konto die Bewegung stattfand (Konto), zum anderen, wozu das Geld verwendet wurde (Gegenkonto). Eine einfache Erklärung mit Beispielen finden Sie in unserem Beitrag zur doppelten Buchhaltung.
Gesetzliche Anforderungen zur einfachen Buchhaltung in der Schweiz
Die einfache Buchhaltung stellt im Allgemeinen eine Erleichterung für kleine Unternehmen dar. Dennoch sind die Grundsätze der ordnungsmässigen Buchführung (GOB) nach Art. 957a Abs. 2 OR einzuhalten, darunter:
- «die vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle und Sachverhalte»,
- «der Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge»,
- «die Klarheit»,
- «die Zweckmässigkeit mit Blick auf die Art und Grösse des Unternehmens» und
- «die Nachprüfbarkeit».
Sie müssen demnach auch bei der einfachen Buchhaltung darauf achten, alle Geschäftsvorfälle ordentlich nachvollziehbar und vollständig mit Belegen zu dokumentieren, sodass sich ein sachverständiger Dritter schnell einen Überblick verschaffen kann. Dazu gehören u. a. Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls, Name des Leistungserbringers bzw. -empfängers sowie Zahlungszweck.
Wer darf eine einfache Buchhaltung führen?
Wenn Ihr Jahresumsatz unter CHF 100’000 liegt, dürfen Sie in der Schweiz grundsätzlich eine einfache Buchhaltung führen.
Wichtig: Als GmbH oder AG sind Sie – unabhängig vom Umsatz – immer zur doppelten Buchhaltung verpflichtet.
Einzelfirma mit weniger als CHF 100’000 Jahresumsatz
Als Einzelfirma mit einem Jahresumsatz von weniger als CHF 100’000 dürfen Sie eine einfache Buchhaltung führen. Zudem sind Sie nicht zur MWST-Abrechnung verpflichtet.
Bitte beachten: Mit der einfachen Buchhaltung erfüllen Sie lediglich die minimalen buchhalterischen Anforderungen. Mittels einer doppelten Buchführung lassen sich Geschäftsabläufe deutlich besser darstellen als mit der Milchbüchleinrechnung. Für einige Geschäftszweige oder Unternehmen mit komplexeren Geschäftsmodellen kann es daher sinnvoll sein, schon frühzeitig die Bücher doppelt zu führen. Insbesondere an kleine Geschäfte oder Restaurants, die eine Kasse führen und Bargeld einnehmen, werden besondere Anforderungen gestellt – weitere Informationen zur Buchhaltungspflicht für Handelsgesellschaften liefert das KMU-Portal für kleine und mittlere Unternehmen.
Einzelfirma mit einem Jahresumsatz von CHF 100’000 bis 500’000
Als Einzelfirma mit einem Umsatz von CHF 100’000 bis 500’000 dürfen Sie Ihre Buchhaltung zwar immer noch vereinfacht führen, allerdings sind Sie von nun an mehrwertsteuerpflichtig. Sie dürfen zwischen der einfachen oder effektiven MWST-Abrechnung wählen.
Achtung: Auch wenn in diesem Fall eine einfache Buchhaltung die minimalen Anforderungen erfüllt, eignet sich eine Milchbüchleinrechnung nur bedingt für eine ordnungsgemässe MWST-Abrechnung. Daher empfiehlt es sich, spätestens ab einem Umsatz von CHF 100’000 einen Treuhänder zu Rate zu ziehen und ggf. zur doppelten Buchhaltung zu wechseln.
Wie führe ich eine einfache Buchhaltung?
Sie haben mehrere Möglichkeiten, Ihre einfache Buchhaltung zu führen:
Automatisiert mit Buchhaltungssoftware
Auch wenn Sie nur zur einfachen Buchführung verpflichtet sind, können Sie die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mithilfe eines Buchhaltungsprogramms für Kleinunternehmer führen.
Ob eine Software für Sie von Vorteil sein kann, hängt vor allem davon ab, wie viel Zeit Sie mit der Buchführung verbringen möchten. Sie schreiben und erhalten zahlreiche Rechnungen und verbringen mehr Zeit als gewollt mit der Buchhaltung und der Bearbeitung von Belegen? Dann ist es sicherlich sinnvoll, viele Ihrer Arbeitsschritte mithilfe einer Software zu automatisieren.
Manuell mit Excel
Aus gesetzlicher Sicht reicht eine Excel-Vorlage aus, um Ihre einfache Buchhaltung zu führen. Beachten Sie aber, dass das händische Führen der Buchhaltung die Fehleranfälligkeit erhöht. Prüfen Sie Ihre Unterlagen daher stets sehr sorgfältig.
Wichtige Tipps für die Milchbüchleinrechnung
Ob automatisiert oder manuell, die folgenden Tipps gelten unabhängig von der Methode, die Sie für die Erstellung Ihrer einfachen Buchhaltung wählen:
- Erfassen Sie ausnahmslos alle Einnahmen.
- Erfassen Sie zudem möglichst alle geschäftlichen Ausgaben.
- Erfassen Sie zumindest folgende Details je Ein- oder Ausgabe:
- Belegnummer
- Datum
- Höhe der Einnahme bzw. Ausgabe in CHF
- Beschreibung (Leistungsempfänger oder -erbringer und Zahlungsgrund)
Beispiel einer Milchbüchleinrechnung
Anhand eines vereinfachten Beispiels zeigen wir, wie eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung aussehen kann (klicken für Grossansicht):
Vorlage für die einfache Buchhaltung
Um Ihnen die manuelle einfache Buchhaltung zu erleichtern, bieten wir Ihnen hier eine Excel-Vorlage zum Download an – getrennt nach Einnahmen und Ausgaben und versehen mit allen für die Milchbüchleinrechnung erforderlichen Spalten und Zeilen.
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Häufig gestellte Fragen rund um die einfache Buchhaltung
Was sind die Vor- und Nachteile der einfachen Buchführung?
Die einfache Buchführung, auch als Milchbüchleinrechnung bekannt, hat sowohl Vor- als auch Nachteile:
Vorteile der einfachen Buchführung:
- Einfachheit: Im Vergleich zur doppelten Buchführung ist die einfache Buchführung leichter zu verstehen und umzusetzen. Sie erfordert keine doppelte Erfassung von Transaktionen.
- Zeit- und Kostenersparnis: Da die einfache Buchführung weniger komplex ist, verbringen Unternehmer weniger Zeit mit der Erfassung von Transaktionen und sparen damit Geld.
- Ideal für kleine Unternehmen: Für kleine Unternehmen oder Selbstständige, bei denen der Geldfluss überschaubar ist, bietet die einfache Buchführung einen praktischen Rahmen für die Verwaltung der Finanzen.
Nachteile der einfachen Buchführung:
- Mangelnde Details: Die einfache Buchführung bietet nicht den gleichen Detailgrad wie die doppelte Buchführung. Sie kann daher nicht die gleiche Menge an Informationen über die finanzielle Situation eines Unternehmens liefern.
- Weniger Kontrolle: Da die einfache Buchführung nicht das gleiche Mass an Kontrolle und Überprüfbarkeit wie die doppelte Buchführung bietet, kann es schwieriger sein, Fehler oder Unstimmigkeiten zu erkennen.
- Nicht geeignet für grössere Unternehmen: Für grössere Unternehmen, die komplexere Transaktionen haben, reicht die einfache Buchführung im Normalfall nicht für die Verwaltung aller Finanzinformationen aus.
Woher weiss ich, ob sich für mein Unternehmen die einfache oder die doppelte Buchführung besser eignet?
Die Wahl zwischen einfacher und doppelter Buchführung hängt von vielen Faktoren ab – unter anderem von der Grösse des Unternehmens, der Anzahl und Komplexität der Transaktionen und natürlich den rechtlichen Anforderungen. Daher ist es wichtig, die spezifischen Bedürfnisse und Ziele des Unternehmens zu berücksichtigen, bevor eine Entscheidung getroffen wird. Auch wenn Sie klein anfangen, lohnt sich der Blick in die Zukunft: Haben Sie beispielsweise vor, in absehbarer Zeit zu expandieren? Dann wäre es ratsam, von Anfang an auf die doppelte Buchführung zu setzen.
Wie kann ich Fehler in meiner einfachen Buchführung erkennen und korrigieren?
Die Identifikation und Korrektur von Fehlern in der einfachen Buchführung trägt massgeblich zu einer korrekten Finanzberichterstattung bei. Hier sind einige Schritte, die Ihnen dabei helfen können:
- Regelmässige Überprüfung: Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Ihre Bücher regelmässig zu überprüfen. Das kann wöchentlich, monatlich oder quartalsweise erfolgen, abhängig von der Grösse und Komplexität Ihres Unternehmens.
- Abgleich mit Bankauszügen: Vergleichen Sie Ihre Buchführungsunterlagen regelmässig mit Ihren Bankauszügen. Unterschiede zwischen den beiden können auf Fehler in der Buchführung hinweisen.
- Überprüfung durch eine dritte Partei: Es kann hilfreich sein, Ihre Bücher durch einen externen Buchhalter oder Treuhänder überprüfen zu lassen. Ein geschultes Auge findet mitunter Fehler, die Sie möglicherweise übersehen haben.
- Verwendung von Software: Buchhaltungssoftware kann ebenfalls dabei helfen, Fehler zu identifizieren und zu korrigieren bzw. dank automatisierter Prozesse gar nicht erst entstehen zu lassen.
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