Die neue Möglichkeit der elektronischen Rechnung ermöglicht es dir, den Aufwand für die Rechnungserstellung enorm zu vermindern. Doch nicht alle digital übermittelten Rechnungen sind gleichwertig, schon gar nicht rechtlich.
Was sind elektronische Rechnungen?
ℹ️ Echte elektronische Rechnungen sind digitale Dokumente, die den gleichen rechtlichen Rahmenbedingungen wie herkömmliche Papierrechnungen unterliegen und zu 100 Prozent digital übermittelt werden. Sie sind mit Lieferadresse, Dienstleistung oder Produkt sowie einer genauen Auflistung der erbrachten Leistungen versehen.
In diesem Abschnitt findest du alle notwendigen Angaben, die auf einer Rechnung zwingend stehen müssen. Elektronische Rechnungen werden mithilfe eines, meist XML-basierten, Rechnungsprogramm erstellt und archiviert – diese haben ebenfalls eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht und unterliegen Revisionen.
Ausserdem ist es nicht erlaubt, eine erhaltene elektronische Rechnung auszudrucken und beispielsweise in deinen Ordnern abzulegen; die eingetroffene Rechnung muss in ihrer ursprünglichen Form erhalten bleiben. Nun könntest du dich fragen: Gibt es denn «unechte» elektronische Rechnungen?
Echte elektronische Rechnungen gehen immer mit einem strukturierten Datensatz einher, der vom Empfänger direkt weiterverarbeitet werden kann.
Beispiele für nicht elektronische Rechnungen
Wenn du beispielsweise der Rechnungsempfängerin einfach deine Kontodaten per E-Mail sendest oder ihr eine unstrukturierte PDF-Rechnung (also eine «normale» PDF-Rechnung) zukommen lässt, versendest du keine elektronischen Rechnung.
Das Gleiche gilt, wenn du eine Papierrechnung erstellst und diese via Scan versendest – per Gesetz müssen die Rechnungen so versendet und archiviert werden, wie sie von Grund auf erstellt wurden (mehr dazu weiter unten). Elektronische Rechnungen sind per Gesetz den Papierdokumenten gleichgestellt; entsprechend müssen sie auch deren Anforderungen nachkommen. Dies ist bei Scans oder E-Mails mit aufgelisteten Zahlungsangaben nicht der Fall.
Hinweis: Unstrukturierte Daten sind in der Regel Files, welche in den gängigen .docx, .jpeg, .pdf etc. formatiert werden.
Vorteile für dein Business
Gewisse Vorteile liegen bei der elektronischen Rechnung auf der Hand: Du schonst die Umwelt, wenn du weniger Papier verbrauchst. Auch das schnelle Auffinden am Computer bei dringlichen Fragen oder einer Revision spart dir viel Zeit. Aber schauen wir uns die Vorteile tabellarisch etwas genauer an.
Vorteile gegenüber Papierrechnungen
- Du sparst bares Geld; Ausgaben für Papier, Toner oder Briefmarken fallen weg.
Das Geld, welches du sparst, kannst du bei Bedarf auflisten und für Investitionen einem anderen Konto übermitteln.
Die digitale Aufbewahrung erleichtert dir die Auffindbarkeit und das Teilen von Informationen mit deinen Kollegen.
Die rasche Übermittlung birgt die Chance des schnelleren Begleichens seitens des Schuldners.
Simpel aber meist vergessen: Du sparst Zeit. Der Gang zur Post, das Ausdrucken oder Unterschreiben entfällt.
Vorteile gegenüber eingescannten Rechnungen
- Keine doppelte Arbeit: Wenn du eine Papierrechnung vorbereitest, kannst du diese auch gleich per Post versenden.
Du bist rechtlich abgesichert: Bei gescannten Rechnungen kann es vorkommen, dass wichtige Daten vom Schuldner falsch eingelesen oder nicht akzeptiert werden. Wenn du dann die originale Rechnung nicht mehr findest kann dies zu erheblichen, rechtlichen Problemen führen.
Immer mehr Unternehmen haben eine etablierte elektronische Rechnungsabwicklung. Wenn du eine rechtskonforme Rechnung schon von Beginn an in deiner Buchhaltung implementierst, kommst du meist schneller an dein Geld.
Du behältst den Überblick, indem du genau weisst, wo und wie die Rechnung erstellt und abgelegt worden ist.
Sobald du einen initialen Prozess gestartet hast ist das Schreiben und Versenden von Rechnungen ein Kinderspiel.
Unser Tipp: Wenn du dir überlegst, deine Finanzbuchhaltung zu digitalisieren, verwende von Beginn anweg echte elektronische Rechnungen. Du sparst nicht nur wertvolle Zeit, welche du für dein Business nutzen kannst, du bist auch rechtlich auf der sicheren Seite. bexio bietet dir mit eBill eine einfach zu handhabende App für das Erstellen, Versenden und Erhalten deiner elektronischen Rechnungen – integriert in dein E-Banking.
Anforderungen an elektronische Rechnungen
Solltest du dich entscheiden, deine Rechnungsabwicklung zu digitalisieren, gibt es einige Punkte, welche du beachten solltest. Wir werden in diesem Abschnitt alle rechtlichen Voraussetzungen genauer analysieren, damit du nach dem Einrichten gleich durchstarten kannst.
Das Gesetz definiert die Rahmenbedingungen
Grundsätzlich gilt bei allen elektronischen Rechnungen das gleiche Prinzip wie bei herkömmlichen Rechnungen: Die Führung der Geschäftsbücher ist nach den handelsrechtlichen Grundsätzen zu handhaben, welche in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) geregelt ist.
Es gelten folgende Anforderungen und Pflichten an deine elektronische Rechnungslegung:
Die Rechnungen müssen in ihrer entstandenen Form aufbewahrt werden – in diesem Fall elektronisch.
Das System, mit welchem die digitalen Belege erstellt worden sind, muss die Datensicherheit gewährleisten.
Die versendeten elektronischen Rechnungen müssen unverändert aufbewahrt werden.
Eine Prozessdokumentation muss sichergestellt werden, sodass eine Revisionsstelle diese auch überprüfen kann.
Ausreichende, interne Kontrollen gewährleisten die Integrität deiner Rechnungslegung.
Keine Signatur mehr nötig – aber wünschenswert
Die eidgenössische Steuerverwaltung definiert, dass keine Unterschriften auf den zu übermittelnden Daten nötig sind; dies betrifft auch Papierrechnungen. Die ordnungsgemässe Buchführung sowie die oben erwähnte Dokumentation muss sicherstellen, dass ein Nachweis des Ursprungs sowie der Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet ist und jederzeit überprüft werden kann. Jedoch ist die nachhaltige Wirkung einer Signatur gross: Die Verbindlichkeit und Sicherheit, gerade bei grösserem Rechnungsvolumen, ist empfehlenswert. Insbesondere für einen allfälligen Vorsteuerabzug solltest du eine Signatur hinterlegen: Die Prüfung gestaltet sich so wesentlich leichter.
Unser Tipp: Versehen auch du deine elektronischen Rechnungen mit einer Unterschrift um mögliche Komplikationen zu vermeiden und somit Zeit und Geld zu sparen.
Gibt es eine Aufbewahrungspflicht?
Auch digitale Dokumente sind geschäftsrelevante Belege: Eine zehnjährige Aufbewahrung, wie du es von Papierrechnungen kennst, gilt auch hier. Während dieser Zeit bist du verpflichtet, jederzeit deine Unveränderlichkeit und Vollständigkeit sicherzustellen.
Werden meine elektronischen Rechnungen akzeptiert?
Die meisten Unternehmen akzeptieren heute den Eingang einer elektronischen Rechnung. Doch hier ist Vorsicht geboten: Wenn du vorab, also ohne die Bestätigung deines Schuldners, eine elektronische Rechnung verschickst, kann der Rechnungsempfänger von dir verlangen, dass du ihm eine herkömmliche Papierrechnung zukommen lässt. Wenn du dich vorab erkundigst, kannst du dir hier die doppelte Arbeit sparen. Wenn du hingegen die Rechnung versendest und diese kommentarlos vom Empfänger bezahlt wird, ist dies eine stillschweigende Zustimmung dieser Rechnungsform.
Unser Tipp: Frage bei dem Rechnungsempfänger im Voraus an, ob er die elektronische Rechnung akzeptiert.
Kostenlose e-Bill Vorlage (PDF)
Lade unser PDF in der Dokumenten-Vorlage zur Rechnung hoch und lege das PDF als Hintergrund für deine Einzahlungsschein-Seite fest. So fügen noch mehr Kunden dich als Rechnungssteller hinzu.
Inhalte einer Rechnung: elektronisch oder nicht
Folgende Inhalte müssen auf einer Rechnung, ob elektronisch oder in Papierform, zwingend erkenntlich aufgelistet sein:
Name und Adresse des Lieferanten sowie seine MWST-Nummer
Name und Adresse des Empfängers (bei Kassenzetteln ab CHF 400)
Lieferdatum (sofern nicht mit dem Rechnungsdatum identisch)
Genaue Bezeichnung der Lieferung oder Dienstleistung
Der Preis (Entgelt) der Lieferung bzw. Dienstleistung
Angewandter Mehrwertsteuerbetrag (z.B. "zuzüglich 8,1% MWST")
Die verschiedenen Formate der elektronischen Rechnung
ZUGFeRD, XRechnung, XML-Format oder QR-Rechnung: Viele kompliziert wirkende Begriffe für die elektronische Rechnungslegung. Wir schauen uns die Begriffe etwas genauer an und zeigen dir auf, dass verschiedene Formate schlussendlich dasselbe machen. Vergleiche dazu ein iPhone Ladekabel mit einem Kabel von Samsung: Beide machen dasselbe, haben jedoch ein anderes Steckerformat.
XML-Format
XML (ausgeschrieben: eXtensible Markup Language) ist die Mutter hinter den elektronischen Rechnungen: Dieses textbasierte Datenformat kam als Notlösung hervor, um die Grenzen des HTML-Formats zu sprengen. Der Vorteil am XML-Format ist die gute Les- und Bearbeitbarkeit der Daten von Mensch und Computer. In einem Texteditor lassen sich die Daten sehr gut bearbeiten. Diese technischen Grundlagen lassen sich an einem Bild sehr gut erkennen.
ZUGFeRD-Format
Mit dem international anerkannten ZUGFeRD-Dateiformat (ausgeschrieben: Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), das sich der EU festgelegten Standards festhält, kannst du problemlos multinationale Rechnungen versenden und erhalten und musst dich so nicht um Gültigkeitsbereiche kümmern. Das Versenden der Rechnungen erfolgt hier im PDF-Format.
ZUGFeRD hat es geschafft, durch eine sehr breit angelegte Öffentlichkeitsarbeit zu einem De-facto-Standard in vielen Applikationen zu werden. Für Unternehmen ist ZUGFeRD daher eine gute Lösung.
XRechnung
Die XRechnung ist ebenfalls ein EU-genormtes XML-Rechnungsformat: Die EU möchte mit dieser Vereinheitlichung europaweit öffentliche Verwaltungen dazu bewegen, ihre Rechnungslegung elektronisch zu verwalten und Vereinheitlichungen grenzübergreifend zu erlangen. Seit April 2020 müssen Behörden die XRechnung empfangen können.
QR-Rechnung
Mit einer QR-Rechnung (ausgeschrieben: Quick-Response) kannst du das beliebte und datenreduzierte Format auch für deine elektronischen Rechnungen nutzen. Der Vorteil einer solchen Rechnung ist ganz klar ihre Erstellung: Mit bexio kannst du sehr einfach deine Zahlungsaufträge mit einem QR-Code versehen: Hier findest du die Anleitung. Erhaltene QR-Rechnungen kannst du ebenfalls physisch, beispielsweise auf der Post oder bei deiner Bank, am Schalter vorweisen und bezahlen: Dies funktioniert mittels einer eigens erstellten QR-IBAN.
Fun Fact: Es ist tatsächlich möglich den QR-Code selbst und ohne elektronische Hilfsmittel zu lesen. Hier findest du eine Anleitung.
Elektronische Rechnungen erstellen
Du möchtest einfach und effizient eine Rechnung erstellen? Hier stehen dir viele Wege offen. Doch eines vorweg: Vorsicht ist geboten bei mit Word oder Excel erstellten Rechnungen – verwendest du eine Rechnungsvorlage, so darfst du die ausgefüllte Vorlage lediglich in einem unveränderbaren Format wie PDF abspeichern. Rechtlich immer auf der sicheren Seite bist du, wenn du ein Buchhaltungsprogramm einsetzt.
Elektronische Rechnungen kannst du einfach und schnell mithilfe von bexio zusammen mit der eBill-Integration erstellen: Hierbei erhalten deine Kunden deine Rechnungen nicht mehr per E-Mail, sondern direkt in ihrem E-Banking. Im folgenden Abschnitt zeigen wir dir wie du eBill in bexio verwendest.
eBill in bexio erstellen – Die Einrichtung
eBill ist ein elektronisches Rechnungsformat, welches es dir ermöglicht, Rechnungen im E-Banking zu erfassen. Dein Kunde kann die Bezahlung deiner Rechnung bequem, direkt von seiner Banking-Plattform aus, abwickeln. Wir zeigen dir, wie du eBill in bexio einrichtest:
Schritt 1: Hinzufügen der App
Du kannst die Anwendung über unseren Marketplace finden. Klicke auf «APP hinzufügen».
Schritt 2: Registrierung
Du wirst auf die Anmeldeseite von bexio weitergeleitet, damit du dich mit deinen Benutzerdaten anmelden kannst. Der Zugriff auf die Daten ist erforderlich, um dich bei SIX als Rechnungssteller zu registrieren und um deine Bankdaten mit denen des Rechnungsempfängers zu verknüpfen.
Wähle nun für die Registrierung die Branche, die deiner Unternehmung am nächsten kommt (eine Mehrfachauswahl ist erlaubt). Die Daten werden an SIX übermittelt und dienen dazu, dass du von deinen Kontakten (Rechnungsempfängern) leichter gefunden werden kannst.
Schritt 3: Registrierung abschliessen
Dir stehen mehrere Pakete zur Verfügung. Mit dem Absenden der Bestellung erhältst du eine Rechnung. Bist du bereits bei eBill und hast eBill von iomarket AG als eBill-Rechnungssteller akzeptiert, wirst du eine eBill-Rechnung von iomarket AG zugestellt bekommen, andernfalls wird dir eine QR-Rechnung in Form eines PDFs per E-Mail zugestellt.
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Schritt 4: Erfolgreiche Aktivierung
Erst wenn iomarket AG den Rechnungsbetrag für das gewählte Paket erhält, wird die Funktion eBill/ZUGFeRD in bexio aktiviert. Um die Bestellung abzuschliessen musst du die allgemeinen Geschäftsbedingungen akzeptieren.
eBill in bexio erstellen – Die Anwendung
Nach der erfolgreichen Aktivierung von iomarket AG können deine Rechnungen via eBill/ZUGFeRD aus bexio versendet werden.
Hinweis: Da der Versand via eBill / ZUGFeRD kostenpflichtig ist (pro Rechnung wird der Zähler des gewählten Pakets um eins reduziert), muss der Versand bestätigt werden.
Wichtiger Hinweis zum Pflegen der Kontakt Stammdaten: Sämtliche Kontakte bei denen du diesen Zahlungsservice nutzen möchtest, müssen stets aktuell gehalten werden: Ansonsten ist der Versand nicht möglich. Achte besonders auf die Kontaktdaten wie E-Mail Adresse und komplette Anschrift.
Alternative für Grossfirmen: Grossfirmen mit «ERP-Systemen» eine Rechnung auch via E-Mail mit ZUGFeRD-PDF versendet werden. Hat der Rechnungsempfänger seine Einwilligung zum Empfang von eBill-Rechnungen (noch) nicht erteilt, kann die Rechnung wie bisher als E-Mail (mit PDF-Attachment) direkt aus bexio versendet werden.
Interview zum Thema «elektronische Rechnungen» mit Richard Luthardt, Vorstand des Verbandes für elektronische Rechnungen, VeR.
Ausgaben im Griff
Ausgaben schneller und korrekt verbuchen: Das und mehr lernst du in unserem neuen Kurs zum Einkauf in bexio. Von manueller Erfassung bis zur vollautomatischen Verarbeitung – mit diesem Kurs hast du deine Ausgaben im Griff.
