Facturation et factures

La facture est un document d’usage courant. Une facture mentionne la prestation d’un fournisseur (quantité, type, date de la livraison), la date de facture, un numéro de facture issu d’un système de comptage en continu ainsi que le prix des biens livrés ou des prestations fournies, plus le montant de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), qui se calcule au moyen du taux de TVA en vigueur pour les biens ou prestations concernés.

Les factures donnent encore des informations sur leur expéditeur, notamment le nom de la société, le numéro d’identification des entreprises, la forme juridique, l’inscription au Registre de commerce, la direction ou le conseil d’administration, le conseil de surveillance, les noms des associés dans les sociétés de personnes. L’adresse et éventuellement le numéro de client du destinataire figurent aussi sur la facture, ainsi que des indications sur les conditions et modes de paiement.

La facture sert à notifier le destinataire du paiement à effectuer, et sert de base à la comptabilisation de la transaction. Du côté de l’émetteur, elle est comptabilisée comme créance dans un compte débiteur. Le destinataire comptabilise la facture comme dette ouverte dans sa comptabilité fournisseurs.

Facturation: rédaction des factures

La procédure de rédaction des factures est également appelée facturation. Au cours de cette procédure, toutes les informations indispensables à faire figurer sur une facture seront traitées. Ces informations comprennent des données sur le débiteur (client), le prix unitaire des biens fournis ou des services prestés, éventuellement sur base de tarifs dégressifs, les quantités livrées, les documents de commande et quelques autres détails. Cette opération fait intervenir en partie le service comptabilité (données débiteurs), la gestion des stocks (articles, prix unitaires) et éventuellement d’autres sources de données.

En soi, la rédaction de la facture n’est pas une procédure comptable. Une fois que la facture est bien émise, elle est comptabilisée. Cette tâche peut être de grande ampleur et mobiliser de nombreuses ressources, en fonction du nombre de clients. La plupart du temps, il est donc judicieux d’installer un logiciel de facturation pour gérer ces tâches, comme par exemple le logiciel de facturation bexio.

Systèmes de gestion des marchandises et factures

Les systèmes de gestion des marchandises représentent les procédures de livraisons et de flux des marchandises qui sont générées dans l’entreprise. La gestion des marchandises, ou des stocks, fait partie des tâches les plus importantes de l’entreprise, surtout dans les entreprises de production ou le commerce, et est déterminante pour son succès. La facturation dans les délais est un élément central de la gestion des stocks, car elle génère des recettes pour l’entreprise.

Après avoir délivré une prestation, il est normal de facturer cette prestation au débiteur. Pour ce faire, une série d’informations sont indispensables, émanant de la gestion des commandes, de la gestion des stocks, de la comptabilité des comptes débiteurs et d’autres sources, et ces informations doivent être synthétisées lors de la rédaction de la facture. Dans de nombreuses entreprises, l’émission des factures est automatisée. Les factures sont émises par le système, la plupart du temps envoyées par voie électronique, et transmises directement à la comptabilité pour enregistrement, ou enregistrées automatiquement.

L’une des tâches en matière de facturation est l’établissement de notes de crédit, ainsi que la gestion des ristournes et escomptes. La gestion des créances y est liée de près, elle prend en charge le suivi des paiements dans les délais et la constitution de provisions pour risques. Une partie du travail en matière de provisions pour risques consiste à compiler des informations sur la solvabilité des clients, pour éviter les défauts de paiement. Pour ce faire, on accède aux comptes débiteurs, mais aussi à des banques de données externes.

Externalisation à des tiers

Dans certaines sociétés, la facturation peut représenter un volume de travail considérable, avec plusieurs milliers de factures à émettre chaque jour. La plupart du temps, le procédé entier de facturation est externalisé à des sous-traitants, qui le prennent en charge de manière automatisée à l’aide d’un logiciel de facturation. Le prestataire externe va rechercher toutes les informations dont il a besoin dans les fichiers de gestion des stocks par voie électronique, émet les factures, les envoie, s’occupe de la gestion des créances et délivre des prestations hautement spécialisées à l’entreprise, contre honoraires.

Avec le logiciel de facturation bexio, les PME et les startups peuvent gérer elles-mêmes ces procédures de manière simple et intuitive. Essayez bexio dès à présent, gratuitement et sans engagement pendant 30 jours et économisez du temps et de l’argent.