Systèmes de gestion des marchandises et factures
Les systèmes de gestion des marchandises représentent les procédures de livraisons et de flux des marchandises qui sont générées dans l’entreprise. La gestion des marchandises, ou des stocks, fait partie des tâches les plus importantes de l’entreprise, surtout dans les entreprises de production ou de commerce, et est déterminante pour son succès. La facturation dans les délais est un élément central de la gestion des stocks, car elle génère des recettes pour l’entreprise.
Après avoir délivré une prestation, il est normal de facturer cette prestation au débiteur. Pour ce faire, une série d’informations sont indispensables, émanant de la gestion des commandes, de la gestion des stocks, de la comptabilité des comptes débiteurs et d’autres sources. Ces informations doivent être synthétisées lors de la rédaction de la facture. Dans de nombreuses entreprises, l’émission des factures est automatisée. Les factures sont émises par le système, et la plupart du temps envoyées par voie électronique, puis transmises directement à la comptabilité pour enregistrement, ou enregistrées automatiquement.
L’une des tâches en matière de facturation est l’établissement de notes de crédit, ainsi que la gestion des rabais et escomptes. La gestion des créances y est liée de près. Elle prend en charge le suivi des paiements dans les délais et la constitution de provisions pour risques. Une partie du travail en matière de provisions pour risques consiste à compiler des informations sur la solvabilité des clients, pour éviter les défauts de paiement. Pour ce faire, on accède aux comptes débiteurs, mais aussi à des banques de données externes.
Externalisation à des tiers
Dans certaines sociétés, la facturation peut représenter un volume de travail considérable, avec plusieurs milliers de factures à émettre chaque jour. La plupart du temps, le procédé entier de facturation est externalisé à des sous-traitants, qui le prennent en charge de manière automatisée à l’aide d’un logiciel de facturation. Le prestataire externe recherche toutes les informations dont il a besoin dans les fichiers de gestion des stocks par voie électronique, émet les factures, les envoie, s’occupe de la gestion des créances et délivre des prestations hautement spécialisées à l’entreprise, contre honoraires.
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