Die Rechnung erklärt

Muss eine Rechnung unterschrieben werden?

Eine traditionelle Rechnung (Papierform, PDF) muss grundsätzlich nicht unterschrieben sein. Dies wäre bei täglichen grossen Rechnungsversänden auch gar nicht möglich. Bei grösseren Beträgen verleiht eine Originalunterschrift jedoch Verbindlichkeit und «offiziellen Charakter».

Bis wann muss eine Rechnung gestellt werden?

Grundsätzlich sollte eine Rechnung sofort nach Erbringung der Dienstleistung oder nach Lieferung einer Ware erstellt werden. Dies ist jedoch nicht immer möglich. Gerade bei grösseren Projekten tendiert man zu Teilrechnungen, Anzahlungsrechnungen und – bei komplexen Lieferungen – zu späterer Rechnungsstellung.

Wann gilt eine Rechnung als anerkannt?

Eine Rechnung gilt als anerkannt, wenn nicht schriftlich dagegen Einspruch erhoben oder durch schriftliche Mitteilung Diskrepanzen gemeldet werden.

Du hast eine Rechnung oder gar eine Mahnung für eine angebliche Ware oder Dienstleistung empfangen, welche nie überbracht oder getätigt wurde? Habe keine Sorge: Die Beweislast liegt immer beim Rechnungssteller! Trotzdem solltest du nicht länger als 30 Tage mit der Beanstandung warten, da ansonsten die Widerspruchsfrist überschritten wurde. Schalte bei Unklarheiten oder gar Streitigkeiten den Schweizerischen Konsumentenschutz ein.

Eingangs- und Ausgangsrechnungen

Eine Eingangsrechnung ist einfach gesagt eine Rechnung, die du als Unternehmer erhältst und dem Rechnungssteller schuldest. Im Gegensatz dazu ist eine Ausgangsrechnung eine Faktura, die du an einen Leistungsempfänger zustellst.

Quittungen vs. Rechnungen

Eine Rechnung stellt eine Schuld des Käufers gegenüber dem Verkäufer dar und erwähnt keine Bestätigung des Erhalts einer Zahlung.

Eine Quittung, hingegen, ist die Bestätigung, dass eine Bezahlung einer gelieferten Ware oder einer erbrachten Dienstleistung stattgefunden hat.

Die Quittung beinhaltet neben den Angaben zum Lieferanten und Kunden eine Beschreibung der Lieferung sowie eine Bestätigung, dass der Empfänger den Preis seiner Ware oder Dienstleistung erhalten hat. Sie endet darum mit dem Vermerk: Erhalten am, gefolgt vom Zahlungsdatum, dem Ort und der Unterschrift und gegebenenfalls dem Stempel des Empfängers der Zahlung.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Die allgemeine Verjährungsfrist für Forderungen beträgt zehn Jahre. Belege, Quittungen und Rechnungen sollten nicht früher entsorgt werden.
Steuerinspektionen und andere behördliche Kontrollen erfordern die Aufbewahrung der Original-Rechnungen und können bis zu zehn Jahre nach ihrer Erstellung angefordert werden.

Auch ist die Verjährungsfrist dann relevant, wenn bei Handwerksarbeiten verspätet Schäden auftreten oder sich bei Produkten späte Mängel zeigen. Bei juristischen Streitigkeiten ist es wichtig, die Dokumente vorlegen zu können.

Ab wann ist eine Rechnung verjährt?

Gemäss Art. 127 OR besteht in der Schweiz eine Verjährungsfrist von zehn Jahren für sämtliche Forderungen aus Verträgen, soweit im Gesetz nichts anderes vorgesehen ist. Einen Überblick über sämtliche Verjährungsfristen in der Schweiz erhältst du hier.

Welche Rechnungsarten gibt es?

Es gibt verschiedene Rechnungsarten. Wir geben dir einen Überblick über die wichtigsten:

Papierrechnung

Die traditionelle Art der Rechnungsstellung: Sie kann von Hand, per Schreibmaschine oder auf einem PC erstellt und ausgedruckt werden. Sie wird entweder per Post verschickt oder dem Empfänger persönlich abgegeben.

PDF-Rechnung

Eine auf dem PC erstellte Rechnung kann in der Regel als PDF-Dokument gespeichert und dem Kunden per Email zugestellt werden. Einfache PDF-Rechnungen gelten streng genommen nicht zu den elektronischen Rechnungen.

Elektronische Rechnungen

Zu den elektronischen Rechnungen gehört die QR-Rechnung. Sie besteht aus einem Zahlteil und einem Empfangsschein. Im Swiss QR Code sind alle relevanten Informationen enthalten, die für eine automatische und damit effiziente Zahlung sowie Verbuchung notwendig sind. Der QR-Code auf der Rechnung ermöglicht es dem Kunden, die Rechnung mit einem Klick übers Handy zu bezahlen!

Ebenfalls zu den elektronischen Rechnungen gehört die XRechnung. Sie ist grundsätzlich ein digitaler, strukturierter, maschinenlesbarer XML-Datensatz. Im Unterschied zu einer papierbasierten Rechnung oder einer Forderung im PDF-Format wird eine E-Rechnung zwingend elektronisch übermittelt, empfangen und verarbeitet. So werden E-Rechnungen automatisiert eingelesen und zur Auszahlung gebracht.

Proforma-Rechnung

Eine Proforma-Rechnung ist eigentlich keine richtige Rechnung. Sie ist ein Beleg, der den Empfänger nicht zu einer Zahlung auffordert. Proforma-Rechnungen werden meistens bei Exportgeschäften mit nicht EU-Ländern angefertigt und erlauben dir, kostenlose Waren (z. B. Mustersendungen, Ersatzteile) zu einem Geschäftspartner zu senden.

Die Proforma-Rechnung wird vorwiegend in folgenden Bereichen angewandt:

• Wenn du Waren exportierst. Die Proforma-Rechnung dient dem Nachweis des Warenwertes und ermöglicht dem Zoll die Ermittlung der Mehrwertsteuer
• Wenn du auf Vorkasse Waren und Dienstleistungen verkauft hast. Die Proforma-Rechnung dient dann als Grundlage für die Zahlung
• Wenn du einem Kunden kostenlose Mustersendungen zustellst
• Bei Garantiefällen oder bei Warenaustausch
• Bei der Lieferung von Ersatzteilen (ohne Rechnungsstellung)
• Spenden und Geschenke