Wozu dient eine Rechnung, die niemand bezahlen muss? Die Proforma-Rechnung zeigt: zu einer ganzen Menge! Was genau eine Proforma-Rechnung ist und was du über deren Zweck und formelle Vorgaben wissen solltest, wird hier einfach und verständlich erklärt. Inklusive kostenloser Vorlagen zum Download.
Die Proforma-Rechnung: Das musst du wissen
Definition: Was ist eine Proforma-Rechnung?
Eine Proforma-Rechnung ist keine Rechnung im eigentlichen Sinne, sondern ein Beleg, der lediglich der Form halber ausgestellt wird. Sie wird beispielsweise für den Versand von kostenlosen Mustern oder Ersatzteilen aus der Schweiz ins Ausland oder andersherum genutzt. Damit gleicht sie einer Auftragsbestätigung und dient im internationalen Handel hauptsächlich Zollzwecken.
Proforma-Rechnung: Die Rechnung für den Zoll
Die Proforma-Rechnung (Englisch: «pro forma invoice») wird für Waren ohne Handelswert erstellt und muss nicht beglichen werden. Sie wird ausserdem nicht in der Buchhaltung erfasst. Allen Waren mit Handelswert hingegen musst du eine reguläre Handelsrechnung beifügen.
Obwohl eine Proforma-Rechnung vom Empfänger nicht beglichen werden muss, spielt sie dennoch eine wichtige Rolle, und zwar für den Zoll: Die Proforma-Rechnung dient der Deklaration des Warenwertes. Für den Zoll ist es nämlich unerheblich, ob die Ware einen Handelswert hat oder nicht. Die Behörden geben deshalb vor, dass auch auf der Proforma-Rechnung der korrekte Warenwert angegeben werden muss.
Der entscheidende Unterschied zur Handelsrechnung: Für eine Lieferung mit gültiger Proforma-Rechnung werden keine Zollabgaben erhoben.
Weitere Anwendungsgebiete der Proforma-Rechnung
Die Proforma-Rechnung kommt zwar hauptsächlich beim Versand kostenloser Waren ins Ausland zum Einsatz, kann jedoch auch zu weiteren Zwecken dienen:
Bei Zahlungen auf Vorkasse
Bei Zahlung auf Vorkasse kannst du die Proforma-Rechnung auch als Vorabkopie der tatsächlichen Rechnung verwenden. Sie dient damit als Zahlungsaufforderung und entspricht einer Auftragsbestätigung.
Zur kreditorischen bzw. debitorischen Rechnungsabgrenzung
Eine Proforma-Rechnung kann in der Buchhaltung eine Rechnung ersetzen, die noch nicht als Beleg vorliegt. Bei der Erstellung des Jahresabschlusses etwa kannst du eine Proforma-Rechnung verbuchen, wenn die Originalrechnung noch nicht vorliegt, der Rechnungsbetrag aber bereits bekannt ist.
So erstellst du eine Proforma-Rechnung
Die Angaben auf der Proforma-Rechnung entsprechen denen einer regulären Handelsrechnung für den Aussenhandel. Es gibt demnach nur wenige formelle Abweichungen, die du beim Erstellen einer Proforma-Rechnung beachten musst. Der hauptsächliche Unterschied zwischen beiden Rechnungsarten ist, dass sie klar ersichtlich entweder als «Proforma-Rechnung» oder als «Handelsrechnung» bzw. «Commercial Invoice» deklariert sind.
Welche Angaben muss die Proforma-Rechnung enthalten?
- Kennzeichnung «Proforma-Rechnung» oder «Pro-Forma Invoice»
- Name und Postanschrift des Absenders inkl. Kontaktinformationen
- Name und Postanschrift des Empfängers (Rechnungsadresse) inkl. Kontaktinformationen
- Datum und Rechnungsnummer
- Warenbeschreibung
- Menge, Stückpreis, Gewicht, Gesamtpreis
- Gesamtwarenwert*
- Währung
- Herkunftsland**
- Ausführungsgrund*** (z. B. kostenlose Mustersendung, kostenlose Ersatzlieferung)
- Bankverbindung
- Unterschrift
* Auch wenn es sich um eine Sendung ohne Handelswert handelt, muss der Wert der Waren so genau wie möglich angegeben werden. Sollte der Zoll den angegebenen Wert anzweifeln, so kann dies zu Verzögerungen führen.
** Das Herkunftsland beschreibt, wo die Waren hergestellt wurden (das Herkunftsland kann sich von dem Land, aus dem sie versendet werden, unterscheiden). Beachte zudem, dass in einigen Fällen ein sogenanntes Ursprungszeugnis nötig ist. Mehr Informationen hierzu erhältst du von deiner örtlichen Handelskammer.
*** Der Grund, aus dem du eine Proforma-Rechnung erstellst, ist eine sehr wichtige Angabe für die Zollbehörden. Beispielhafte Formulierungen zu diesem Zwecke sind: «Value for customs purposes only – Gift free of charge», «Value for customs purposes only – Samples free of charge», «Value for customs purposes only – Replacement delivery (warranty)».
Proforma-Rechnung-Vorlage für Excel, Word und PDF
Wie kann eine Proforma-Rechnung nun konkret aussehen? Hier findest du kostenlose Vorlagen, mit denen du deine Proforma-Rechnung erstellen kannst. Nimm die Muster im Excel-, Word- oder PDF-Format als Beispiele für die Erstellung eigener Proforma-Rechnungsdokumente – oder nutze diese direkt als individuell anpassbare, ausfüllbare Vorlagen. Selbstverständlich lassen sich die kostenlosen Vorlagen auch ausdrucken:
Proforma-Rechnung in bexio
Noch einfacher erstellst du Proforma-Rechnungen mit bexio, der Business-Software für Startups und KMU. In unserem cloudbasierten Rechnungsprogramm geht dies buchstäblich mit drei Klicks: Du gehst auf den Reiter «Verkauf», dann «Rechnung» und schliesslich «Neue Rechnung». Nun kannst du eine neue Rechnung erstellen. Beim Erfassen der Rechnung verwendest du den Titel «Proforma». Du kannst diesen direkt beim Erfassen eintragen oder oberhalb der Positionen im Reiter «Texte» definieren.
Alle relevanten Daten des betreffenden Kunden fügt bexio automatisch hinzu. So erledigst du Routineaufgaben schneller und behältst einen sauberen Überblick über deine Administration. Übrigens: Mit unserer Mobile-App bexio Go erledigst du all das auch komfortabel unterwegs, ob im Hotel, beim Kundenbesuch oder auf Zugreisen.
Häufig gestellte Fragen rund um die Proforma-Rechnung
In welchen Fällen muss eine Proforma-Rechnung erstellt werden?
Proforma-Rechnungen nutzt du für grenzüberschreitende Handelsgeschäfte, bei denen es keinen Handelswert gibt und bei denen der Empfänger nichts bezahlen muss. Für den Zoll des Bestimmungslandes gibst du trotzdem den Warenwert an. Das tust du beispielsweise beim Versand von eingeschickten und reparierten Geräten, Austauschgeräten, kostenlosen Ersatzteilen, Geschenken, Warenmustern und Spenden. Auch wenn der Empfänger sein gekauftes Produkt vollständig per Vorkasse bezahlt, stellst du eine Proforma-Rechnung als Auftragsbestätigung aus.
Was ist eine Exportrechnung?
Eine Exportrechnung wird spezifisch für den Export von Waren aus einem Land erstellt. Ähnlich wie eine Handelsrechnung enthält sie Details über den Verkauf, aber sie ist eigens auf die Anforderungen des Exportlandes ausgerichtet und enthält besondere Angaben für Zollbehörden oder spezifische Informationen bezüglich der Ausfuhr. Die Exportrechnung dient als rechtliches Dokument für die Buchhaltung und die Zollabwicklung.
In welcher Sprache sollte die Proforma-Rechnung verfasst werden?
Englisch ist die bevorzugte Sprache im internationalen Handel und als globale Handelssprache akzeptiert. In vielen Fällen ist es dennoch vorteilhaft, die Proforma-Rechnung in der Amtssprache des Ziellandes zu verfassen, um die Zollabfertigung zu erleichtern und Verzögerungen zu vermeiden. Mitunter ist es sogar sinnvoll, die Proforma-Rechnung mehrsprachig zu gestalten, insbesondere wenn sie für Länder und Regionen bestimmt ist, die mehrere offizielle Sprachen haben.
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