Die Proforma-Rechnung: Das müssen Sie wissen

Alles was Sie über die Proforma-Rechnung wissen müssen, einfach und verständlich erklärt. Inklusive kostenloser Vorlage zum direkten Download.

Definition: Was ist eine Proforma-Rechnung?

Eine Proforma-Rechnung («pro forma invoice» auf Englisch) ist keine richtige Rechnung, sondern ein Beleg, der lediglich der Form wegen ausgestellt wird. Eine Proforma-Rechnung muss nicht beglichen werden und wird nicht in der Buchhaltung erfasst.

Eine Proforma-Rechnung wird meistens dann ausgestellt, wenn kostenlose Mustersendungen oder kostenlose Ersatzteile - also Waren ohne Handelswert - von der Schweiz z. B. in das europäische Ausland versandt werden. Waren mit Handelswert, hingegen, muss eine reguläre Handelsrechnung beigefügt werden.

So erstellen Sie eine Proforma-Rechnung

Die Angaben auf der Proforma-Rechnung entsprechen im Prinzip denen einer regulären Handelsrechnung für den Aussenhandel. Im nächsten Abschnitt bieten wir Ihnen zudem eine kostenlose Vorlage, mit der Sie Ihre Proforma-Rechnung erstellen können.

Wichtige Angaben:

• Kennzeichnung «Proforma-Rechnung» oder «pro-forma invoice»
• Name und Postanschrift des Absenders inkl. Kontaktinformationen
• Name und Postanschrift des Empfängers (Rechnungsadresse) inkl. Kontaktinformationen
• Datum und Rechnungsnummer
• Warenbeschreibung
• Menge, Stückpreis, Gewicht, Gesamtpreis
• Gesamtwarenwert*
• Währung
• Herkunftsland**
• Ausführungsgrund (z. B. kostenlose Mustersendung, kostenlose Ersatzlieferung)
• Bankverbindung
• Unterschrift

* Auch, wenn es sich um eine Sendung ohne Handelswert handelt, muss der Wert der Waren so genau wie möglich angegeben werden. Sollte der Zoll den angegebenen Wert anzweifeln, so kann dies zu Verzögerungen führen.

** Das Herkunftsland beschreibt, wo die Waren hergestellt wurden (das Herkunftsland kann sich von dem Land, aus dem sie versendet wurden, unterscheiden!). Beachten Sie zudem, dass in einigen Fällen ein sogenanntes Ursprungszeugnis nötig ist. Mehr Informationen hierzu erhalten Sie von Ihrer örtlichen Handelskammer.

Exkurs: Weitere Anwendungsgebiete der Proforma-Rechnung

Die Proforma-Rechnung kommt zwar hauptsächlich beim Versand kostenloser Waren ins Ausland zum Einsatz, kann jedoch auch zu folgenden Zwecken verwendet werden:

Bei Zahlungen auf Vorkasse

Bei Zahlung auf Vorkasse kann die Proforma-Rechnung auch als Vorabkopie der tatsächlichen Rechnung verwendet werden. Sie dient damit als Zahlungsaufforderung und entspricht einer Auftragsbestätigung. Wichtig: Wenn die Verzollung auf Basis einer Proforma-Rechnung erfolgt, dann muss der Preis auf der Proforma-Rechnung mit dem auf der Handelsrechnung ausgewiesenen und tatsächlich bezahlten Preis übereinstimmen!

Zur kreditorischen bzw. debitorischen Rechnungsabgrenzung

Eine Proforma-Rechnung kann in der Buchhaltung eine Rechnung ersetzen, die noch nicht als Beleg vorliegt. Bei der Erstellung des Jahresabschlusses, beispielsweise, können Sie eine Proforma-Rechnung verbuchen, wenn die Originalrechnung noch nicht vorliegt, der Rechnungsbetrag aber bereits bekannt ist. Wichtig: Die Proforma-Rechnung muss nach Erhalt der Originalrechnung storniert und durch diese ersetzt werden.