QR-Rechnungen einfach erstellen und versenden – (fast) automatisch mit bexio, der Business-Software für Schweizer KMU.
Die QR-Rechnung ist der heutige Standard im Schweizer Zahlungsverkehr und hat im Jahr 2022 die orangenen und roten Einzahlungsscheine abgelöst. Mit bexio nutzt du diesen Standard so effizient wie nie zuvor. Statt manuellem Abtippen und mühsamen Abgleich von Zahlungseingängen setzt bexio auf durchgängige digitale Prozesse. So sparst du wertvolle Zeit bei der Administration und minimierst die Fehlerquote.
Die QR-Rechnung besteht aus der Rechnung und einem Zahlteil. Der Zahlteil enthält alle relevanten Zahlungsinformationen – einmal in Textform sowie in Form des namensgebenden Swiss QR-Codes (gekennzeichnet durch das Schweizer Kreuz im Zentrum). Der QR-Code kann beispielsweise von einem QR-Reader oder einem Smartphone maschinell ausgelesen werden. Der Zahlteil kann entweder direkt auf die Rechnung gedruckt oder dieser beigelegt werden.
Besonders einfach kannst du QR-Rechnungen erstellen, indem du für die Rechnungsstellung eine Software-Lösung wie bexio verwendest. In bexio erstellst du QR-Rechnungen (fast) automatisch:
1. Rechnungen in Sekunden erstellen: Verknüpfe einmalig dein Bankkonto und schon erstellst du professionelle QR-Rechnungen mit nur wenigen Klicks. Dank intelligenter Vorlagen und Datenimport musst du keine Informationen doppelt abtippen – das System generiert den QR-Zahlteil automatisch für dich.
2. Professioneller Versand ohne Aufwand: Ob digital als PDF direkt aus bexio oder klassisch per Post: Du bleibst flexibel. Das Beste daran: Du benötigst keine teuren Vordrucke mehr. Der QR-Code lässt sich ganz einfach mit jedem herkömmlichen Drucker auf weisses, perforiertes Papier drucken.
3. Schnellerer Zahlungseingang & automatischer Abgleich: Mache es deinen Kunden leicht: Ein kurzer Scan mit dem Smartphone genügt, um die Rechnung fehlerfrei zu bezahlen. Den Rest erledigt bexio für dich: Eingehende Zahlungen werden durch den automatisierten Zahlungsabgleich sofort erkannt und der richtigen Rechnung zugeordnet. Du sparst dir das mühsame Suchen in Bankauszügen und behältst jederzeit den Überblick über deine Finanzen.
Die QR-Rechnung hilft dabei, den Zahlungsverkehr zu standardisieren, was zu geringeren Kosten und zu einer erhöhten Effizienz führt.
QR-Rechnungen kannst du selbst erstellen. Nutze hierfür beispielsweise einen QR-Generator online oder, um den Zahlteil automatisch zu generieren, eine Softwarelösung wie bexio. Die QR-Rechnung kann anschliessend entweder auf weissem Papier ausgedruckt oder als PDF per E-Mail versandt werden.
Du musst QR-Rechnungen lediglich einmal in deinem bexio-Konto aktivieren. Füge hierzu dein Post- oder Bankkonto im Banking-Bereich hinzu oder klicke auf «Bankkonto bearbeiten», wenn du dein E-Banking bereits verknüpft hast. Aktiviere die Funktion «Rechnung mit QR-Code» unterhalb der Bankdaten.
Der Unterschied liegt im QR-Code. In ihm sind in digitalisierter Form alle Informationen enthalten, die für die Zahlung der Rechnung benötigt werden. Der QR-Code wird gescannt (z. B. mit einem Smartphone oder per Lesegerät) und die Daten elektronisch an die Bank gesendet.
Die QR-Rechnung ist, wie auch die bisherigen Einzahlungsscheine, allgemeingültig und kann von allen bezahlt werden.
QR-Rechnungen kannst du bezahlen, indem du den QR-Code scannst. Die im Code in digitaler Form vorliegenden Daten werden dabei automatisch erfasst und an die Bank gesendet – du musst diese somit nicht von Hand im E-Banking eingeben. Damit reduziert sich die Fehleranfälligkeit.
Da alle wichtigen Daten im QR-Code enthalten sind, ist auch die Verarbeitung eingehender Rechnungen einfacher: Informationen, wie beispielsweise die Rechnungsnummer, können von deinem Buchhaltungsprogramm automatisch erfasst werden, wodurch du Zeit sparst und Fehler vermieden werden können.
Der Swiss QR-Code auf der QR-Rechnung ist maschinell auslesbar: Um den QR-Code zu scannen, brauchen Rechnungsempfänger entweder einen Hand-Scanner oder ein Smartphone. Nachdem du die Angaben geprüft hast, kannst du die Zahlung freigeben. Vor kostenlosen, werbefinanzierten Scanner-Apps wird gewarnt, da sie zu Phishing-Seiten und ungewollten Abo-Abschlüssen führen können. Es ist zu empfehlen, die integrierte Scanner-Funktion in deinem Smartphone zu nutzen.
Als kleine Designagentur ist Zeit und Übersicht das höchste Gut. Mit bexio wird das Rechnungswesen simpel und praktisch. So bleibt mehr Raum für Kreativität.
Ich kann mich voll und ganz meiner Arbeit und meinen Kunden widmen. Dank bexio habe ich meine Administration im Griff.
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