QR-Rechnung erstellen – mit bexio kein Problem!

QR-Rechnungen einfach erstellen und versenden – (fast) automatisch mit bexio!

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Seit dem 01. Oktober 2022 sind in der Schweiz nur noch QR-Rechnungen mit Zahlteil gültig. Die bisher benutzten orangen und roten Einzahlungsscheine werden damit abgelöst. Diese Modernisierung im Finanzwesen war nötig, um ein einheitliches Vorgehen und eine einheitliche Kommunikation im Zahlungsverkehr zu garantieren. Prozesse werden damit schneller, zuverlässiger und digitaler. Das Wichtigste zum «neuen Einzahlungsschein» auf einen Blick.

Sie sind bereits bexio-Kunde? Nehmen Sie in Ihrem Konto jetzt die Einstellungen für die QR-Rechnung vor. Mehr erfahren

Wie sieht die QR-Rechnung aus?

Die QR-Rechnung besteht aus der Rechnung und einem Zahlteil. Der Zahlteil enthält den namensgebenden Swiss QR-Code (gekennzeichnet durch das Schweizer Kreuz im Zentrum). Der QR-Code kann beispielsweise von einem QR-Reader oder einem Smartphone maschinell ausgelesen werden. Der Zahlteil kann entweder direkt auf die Rechnung gedruckt oder dieser beigelegt werden.

Der QR-Code stellt die Weiterentwicklung des Strichcodes dar, den man auf Produkten im Einzelhandel findet und der an der Kasse gescannt wird. Der QR-Code enthält nicht nur alle wichtigen Informationen zum Preis und zum Produkt, sondern auch alle Zahlungsinformationen. Er kann beispielsweise mit dem Smartphone oder einem Lesegerät ausgelesen werden. Zahlungen können aber auch weiterhin manuell getätigt werden. Alle relevanten Informationen, wie beispielsweise Konto und Rechnungsbetrag, sind auch als Text im Zahlteil enthalten.

QR-Rechnung in bexio erstellen – so geht’s!

Besonders einfach können Sie QR-Rechnungen erstellen, indem Sie für die Rechnungsstellung eine Software-Lösung wie bexio verwenden. In bexio erstellen Sie Rechnungen (fast) automatisch – ab dem 30. Juni 2020 auch mit QR-Code:

QR-Rechnung erstellen: Dank professioneller Vorlagen und Datenimport erstellen Sie Ihre Rechnung in bexio mit wenigen Klicks. Um den Zahlteil mit QR-Code zu generieren und auf der Rechnung abzubilden, müssen Sie lediglich Ihre Bankdaten auswählen.
QR-Rechnung versenden: Versenden Sie Ihre QR-Rechnung als PDF direkt von Ihrem bexio-Konto aus oder drucken Sie diese aus, um sie per Post zu versenden. Besonders praktisch: Die neue QR-Rechnung erfordert keine Vordrucke – der QR-Code kann mit einem herkömmlichen Drucker auf weisses perforiertes Papier gedruckt werden. Dabei darf der QR-Code entweder direkt auf die Rechnung gedruckt oder dieser separat beigelegt werden.
Schneller bezahlt werden: Der Rechnungsempfänger kann Ihre Rechnung dank QR-Code einfacher und schneller bezahlen, z. B. bequem mit dem Smartphone. Ein weiterer Vorteil: Da die Daten automatisch übertragen werden, können Tippfehler vermieden werden.

In bexio verarbeiten Sie QR-Rechnungen einfach und schnell

Rechnungen einfacher bezahlen: Bezahlen Sie Ihre Rechnungen wie gewohnt mit Ihrem E-Banking. Scannen Sie hierfür den QR-Code, z. B. mit Ihrem Smartphone oder einem Lesegerät.
Rechnungen schneller verarbeiten: Kein mühsames Abtippen mehr – die Rechnungsinformationen, wie beispielsweise Rechnungs- und Mehrwertsteuernummer, werden automatisch aus dem QR-Code ausgelesen und direkt in Ihr E-Banking übertragen. Das spart nicht nur Arbeit, sondern minimiert auch die Fehleranfälligkeit.
Automatisierter Zahlungsabgleich: Haben Sie Ihre Rechnung vorab in bexio manuell erfasst, erfolgt nach dem Bezahlen per E-Banking der automatische Zahlungsabgleich zwischen E-Banking und Ihrem bexio-Konto.

Mehr als 80'000 Selbstständige, Kleinunternehmen und Startups vertrauen bereits bexio

Fredy Espejo

Januar Designbüro GmbH

Als kleine Designagentur ist Zeit und Übersicht das höchste Gut. Mit bexio wird das Rechnungswesen simpel und praktisch. So bleibt mehr Raum für Kreativität.

Matthias König

Wood Room GmbH

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Mitch Müller & Sheila Aguilar

CEO & CFO, MECOS BOARDS

Review

Mit bexio haben wir eine Schweizer Business-Software gefunden, welche durch ihre automatisierte Buchhaltung unser Finance Management entlastet und zugleich mit einem Top-Service überzeugt.

Häufig gestellte Fragen

Bis wann muss auf QR-Rechnung umgestellt werden?

Die Umstellung auf die QR-Rechnung muss bis zum 30. September 2022 erfolgen. Die QR-Rechnung wurde Ende Juni 2020 eingeführt und löst die bisherigen roten und orangen Einzahlungsscheine ab. Diese dürfen während der Übergangsphase bis zum 30. September 2022 weiterhin verwendet werden.

Warum wird die QR-Rechnung eingeführt?

Die QR-Rechnung hilft dabei den Zahlungsverkehr zu standardisieren, was zu geringeren Kosten und zu einer erhöhten Effizienz führt.

Ist die QR-Rechnung Pflicht?

Für Schweizer Firmen besteht eine Pflicht zur Umstellung auf die QR-Rechnung von den bisherigen Einzahlungsscheinen. Denn ab dem 01. Oktober 2022 werden die herkömmlichen Einzahlungsscheine final abgestellt und von Schweizer Banken und der Post nicht mehr verarbeitet.

Ist bexio bereit für die QR-Rechnung?

Ja, bexio ist bereit für die Umstellung!

Wie kann ich QR-Rechnungen erstellen?

QR-Rechnungen können Sie selbst erstellen. Nutzen Sie hierfür beispielsweise einen QR-Generator online oder, um den Zahlteil automatisch zu generieren, eine Softwarelösung wie bexio. Die QR-Rechnung kann anschliessend entweder auf weissem Papier ausgedruckt oder als PDF per E-Mail versandt werden.

Was muss ich tun, um QR-Rechnungen in bexio erstellen zu können?

Sie müssen QR-Rechnungen lediglich einmalig in Ihrem bexio-Konto aktivieren – den Rest erledigen wir!

Was ist der Unterschied zwischen herkömmlichen Rechnungen und QR-Rechnungen?

Der Unterschied liegt im QR-Code. In ihm sind in digitalisierter Form alle Informationen enthalten, die für die Zahlung der Rechnung benötigt werden. Der QR-Code wird gescannt (z. B. mit einem Smartphone oder per Lesegerät) und die Daten elektronisch an die Bank gesendet.

Für wen ist die neue QR-Rechnung?

Die QR-Rechnung ist, wie auch die bisherigen Einzahlungsscheine, allgemeingültig und kann von allen bezahlt werden.

Was passiert mit den bisherigen roten und orangen Einzahlungsscheinen?

Die bisherigen roten und orangen Einzahlungsscheine dürfen während der Übergangsphase bis zum 30. September 2022 weiterhin verwendet werden. bexio-Kunden werden informiert, sobald diese eingestellt werden.

Welche Vorteile bietet die neue QR-Rechnung?

QR-Rechnungen können Sie bezahlen, indem Sie den QR-Code scannen. Die im Code in digitaler Form vorliegenden Daten werden dabei automatisch erfasst und an die Bank gesendet – Sie müssen diese somit nicht mehr von Hand im E-Banking eingeben. Damit reduziert sich die Fehleranfälligkeit.

Da alle wichtigen Daten im QR-Code enthalten sind, wird auch die Verarbeitung eingehender Rechnungen einfacher: Informationen, wie beispielsweise die Rechnungsnummer, können von Ihrem Buchhaltungsprogramm automatisch erfasst werden, wodurch Sie Zeit sparen und Fehler vermieden werden können.

Was braucht es, um QR-Rechnungen zu scannen?

Der Swiss QR-Code auf der QR-Rechnung ist maschinell auslesbar: Um den QR-Code zu scannen, brauchen Rechnungsempfänger entweder einen Hand-Scanner, ein Smartphone oder die QR-Rechnung kann direkt in den Einkaufsbereich hochgeladen und die Daten extrahiert werden. Nachdem Sie die Angaben geprüft haben, können Sie die Zahlung freigeben. Vor kostenlosen, werbefinanzierten Scanner-Apps wird gewarnt, da sie zu Phishing-Seiten und ungewollten Aboabschlüssen führen können. Es ist zu empfehlen, die integrierte Scanner-Funktion in Ihrem Smartphone zu nutzen.

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