Die QR-Rechnung mit Zahlteil: der «neue Einzahlungsschein»

Im Sommer 2020 wird die QR-Rechnung mit Zahlteil eingeführt. Ersetzen soll die QR-Rechnung mit Zahlteil sowohl die herkömmlichen orangenen als auch roten Einzahlungsscheine. Was ändert sich für Ihr Unternehmen und worauf müssen Sie bei der Umstellung auf die QR-Rechnung achten? Das Wichtigste zum «neuen Einzahlungsschein» auf einen Blick.

Die QR-Rechnung besteht aus der Rechnung und dem so genannten Zahlteil. Der Zahlteil wird entweder auf die Rechnung gedruckt oder dieser beigelegt und enthält alle Zahlungsinformationen: einmal digital in Form des neuen Swiss QR-Codes (lesbar z. B. mit dem Smartphone oder einem Lesegerät) sowohl als auch in Text-Form (damit Zahlungen auch weiterhin manuell getätigt werden können).

Was ändert sich damit genau für Ihr Unternehmen? Im Kern soll vieles gleich bleiben. Abgesehen von der einmaligen Umstellungsphase erwarten Sie also keine Nachteile. Ganz im Gegenteil: die QR-Rechnung mit Zahlteil soll vieles einfacher machen. Mehr dazu im Folgenden.

Vorteile ergeben sich sowohl für Rechnungsempfänger als auch Unternehmen: Rechnungsemfpänger können Rechnungen dank QR-Code schneller bezahlen (z. B. mit dem Smartphone). Für Unternehmen wird die Buchhaltung deutlich vereinfacht.

Die Vorteile für Unternehmen und Selbstständige

• Vordrucke sind nicht mehr nötig. Der QR-Code kann mit einem herkömmlichen Drucker auf weissem Papier direkt auf die Rechnung gedruckt oder der Rechnung separat beigelegt werden. Selbstverständlich ist der QR-Code auch auf einer E-Mail-Rechnung im PDF-Format gültig.
• Die Vorgaben sind nicht mehr ganz so streng wie die der bisherigen Einzahlungsscheine. Einhalten müssen Sie lediglich die «Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung».
• Tools zur Generierung des Codes werden zur Verfügung gestellt. Noch einfacher: Nutzen Sie eine Software-Lösung wie bexio, mit der Sie Angebote und Rechnungen auch weiterhin (fast) automatisch erstellen können. Dank E-Banking-Integration werden Zahlungen zudem ganz einfach automatisch mit Ihren Banktransaktionen abgeglichen.