Von der täglichen Buchhaltung bis hin zum Jahresabschluss: Kontenplan und Kontenrahmen spielen eine zentrale Rolle für Schweizer Unternehmen. Warum es den Kontenrahmen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) gibt, wie er aufgebaut ist und was es bei den verschiedenen Kontenklassen zu beachten gibt, erfahren Sie hier.
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Der Schweizer Kontenrahmen KMU
Was ist der Kontenrahmen KMU?
Der Kontenrahmen KMU dient als Rahmenwerk, das die grundlegende Struktur der Buchführung eines Unternehmens vorgibt. Er ist betriebsunabhängig und beinhaltet eine detaillierte Auflistung aller Konten, die nach bestimmten Vorschriften zu führen sind. Dadurch lassen sich die einzelnen Ein- und Auszahlungen sowie verschiedene Kostenstellen genau nachvollziehen. Ein Kontenrahmen ist in der Regel sehr umfassend und nur wenige Unternehmen benötigen alle darin aufgelisteten Konten.
Was versteht man unter einem Kontenplan?
Jedes Unternehmen stellt sich aus dem umfangreichen Kontenrahmen einen individuellen Kontenplan für die eigene Buchhaltung zusammen. Dieser ist dann spezifisch auf das eigene Geschäft zugeschnitten.
Kontenpläne gibt es in der Schweiz für verschiedene Rechtsformen:
- Einzelunternehmen: Kontenpläne für Einzelunternehmen enthalten typischerweise Konten für Einnahmen, Ausgaben, Warenbestand, Kasse und Bank.
- Personengesellschaften: Kontenpläne für eine Kollektivgesellschaft oder eine Kommanditgesellschaft beinhalten neben Einnahmen, Ausgaben und Warenbestand auch Gesellschafterkonten und Konten für das Eigenkapital.
- Kapitalgesellschaften: GmbHs oder AGs liegen Kontenpläne zugrunde, die neben Einnahmen, Ausgaben und Warenbestand auch Konten für das Eigenkapital, die Gesellschaftsanteile und die Erfolgsrechnung enthalten.
Warum gibt es den Kontenrahmen KMU?
Das Schweizer Rechnungslegungsrecht schreibt vor, dass eine Bank oder eine Industriefirma bestimmte Rechnungslegungsstandards einhalten und eine transparente Kosten- und Einnahmestruktur vorweisen muss. Dadurch können zum Beispiel die Steuerämter im Zweifel genau prüfen, ob die bemessene Steuerlast auch gerechtfertigt ist.
Ein Kontenrahmen bietet eine gemeinsame Basis für die Kommunikation zwischen Unternehmen und Steuerbehörden sowie Banken, Geschäftspartnern und anderen Interessengruppen: Er stellt eine standardisierte Kategorisierung von Einnahmen, Ausgaben, Vermögenswerten und Verbindlichkeiten dar und schafft so eine einheitliche Struktur für die Buchführung einer Firma. Das erleichtert es dem Unternehmen, Geschäftsvorgänge aufzuzeichnen und zu verwalten. Somit lassen sich Jahresabschlüsse und Steuererklärungen schnell und effizient erstellen.
Wie ist der Kontenrahmen KMU aufgebaut?
In den meisten Ländern existieren verschiedene Kontenrahmen mit leicht unterschiedlichen Strukturen. Schweizer Unternehmen nutzen einen Kontenrahmen, der in insgesamt acht Klassen aufgeteilt ist. Die ersten beiden Klassen sind den Bestandskonten und die restlichen Klassen den Erfolgskonten zugeordnet. Somit lässt sich eine umfassende Bilanzprüfung des betreffenden Unternehmens effizient durchführen.
Klassen 1 und 2: Bilanzkonten
Die beiden Bilanzkonten – die Aktiven und die Passiven – geben Auskunft darüber, wie ein Unternehmen finanziert ist und wie es seine Vermögenswerte einsetzt. Sie ergeben in der Summe jeweils den gleichen Wert, sodass die Bilanz ausgeglichen ist.
Zu den Aktiven gehören etwa das Anlagevermögen (AV), darunter Beteiligungen und mobile Sachanlagen, sowie das Umlaufvermögen (UV), zu dem etwa die flüssigen Mittel und Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Debitoren) eines Unternehmens zählen. In der Klasse 2 wird die Summe der Passiven aufgeführt. Darunter fallen wichtige Finanzposten wie das Fremd- und Eigenkapital.
Klassen 3 bis 8: Erfolgskonten
Der aktuelle Schweizer Kontenrahmen beinhaltet in den Klassen 3 bis 8 die Erfolgskonten eines Unternehmens. Sie erfassen die Erträge und Aufwendungen während eines Geschäftsjahres. Dazu gehören etwa die Konten des betrieblichen Ertrags sowie des Personalaufwands.
Auch jeder Ein- und Ausgang von Waren wird innerhalb der Erfolgskonten verbucht und somit sichtbar gemacht. So lassen sich die zum Teil erheblichen Aufwendungen von Materialien genauestens verfolgen und addieren. Erst dadurch wird deutlich, ob ein Unternehmen einen Gewinn oder einen Verlust aufweist. Die vollen Materialkosten finden Sie in Klasse 4, in der das Konto 4000 für Materialaufwand enthalten ist. Die Positionen auf diesem Konto umfassen Halbfabrikate, Einfuhrzölle und Rohstoffe.
Die Bedeutung von Eigenkapital und Finanzschulden
Das Eigenkapital und die Finanzschulden eines Unternehmens sind von besonderer Bedeutung, da ihre Positionen eine detaillierte Übersicht der Finanzlage vermitteln. Unter den Finanzschulden werden die gesamten kurz- und langfristigen Schulden erfasst. So ergibt sich ein eindeutiges Bild der Finanzstruktur. Die Kontonummer 2200 zeigt zum Beispiel die Mehrwertsteuer, die jedes Unternehmen an den Bund abzugeben hat. Das Eigenkapital einer Aktienemission wird dem Konto 2800 zugeordnet und ist in der Schweiz zur Erstellung der Erfolgs- bzw. Gewinn- und Verlustrechnung erforderlich.
Klassifizierung bestimmter Buchungsvorfälle
Im Kontenrahmen KMU wird zwischen erfolgswirksamen und erfolgsunwirksamen Buchungen unterschieden. Erstere finden nur innerhalb der Erfolgs- und Bilanzkonten statt. Die erfolgsunwirksamen Buchungen werden auf beiden Seiten der Erfolgs- und Bilanzkonten gleichermassen eingetragen. Alle Veränderungen im Rahmen von Aufwand und Ertrag bezeichnet man als erfolgswirksame Buchungen, bei denen die Konten 3 bis 8 zu berücksichtigen sind.
Beispiele für Buchungsfälle:
- Geldverschiebungen: So werden Buchungen innerhalb von Finanzkonten bezeichnet, zu denen etwa die Konten Kasse und Post gehören.
- Aktivzugänge: Ein Aktivzugang ist eine Buchung, die die Vermögenswerte eines Unternehmens erhöht. Aktivkonten im Schweizer Kontenrahmen umfassen beispielsweise Bankguthaben, Vorräte, Forderungen oder Anlagevermögen.
- Passivzugänge: Diese Buchungen stehen mit der Verbindlichkeit eines Unternehmens im Zusammenhang. Dazu zählen Darlehen sowie Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen oder gegenüber Steuerbehörden.
- Privatbezüge: Ein Privatbezug ist eine Buchung, bei der Personen, die einem Unternehmen zugehören, Beträge aus dem Unternehmensvermögen für private Zwecke entnehmen. Privatbezüge mindern das Eigenkapital des Unternehmens und werden daher in der Regel als Kosten verbucht.
- Kapitalbewegungen: Dazu zählen im Allgemeinen Buchungen, bei denen Kapital aus dem Unternehmen fliesst oder in das Unternehmen eingebracht wird.
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Häufig gestellte Fragen rund um den Kontenrahmen
Welche Konten gehören in den Kontenplan?
Der Kontenplan beinhaltet alle Konten eines Unternehmens, die für dessen Buchhaltung relevant sind, wie z. B.:
- Aktivkonten
- Passivkonten
- Ertragskonten
- Aufwandskonten
- Buchungskonten
Welche Konten ein Unternehmen in seinen Kontenplan aufnehmen sollte, hängt von der jeweiligen Branche und den Geschäftsaktivitäten ab. Der Kontenplan muss den Vorgaben des gewählten Kontenrahmens entsprechen.
Was ist der Unterschied zwischen Kontenrahmen und Kontenplan?
Der Kontenrahmen ist standardisiert und gibt die allgemeine Struktur für die Kontenführung eines Schweizer Unternehmens vor. Der Kontenplan hingegen umfasst nur die Konten, die ein Unternehmen in seiner Finanzbuchhaltung führt. Er baut auf dem Kontenrahmen auf und bildet eine auf die Bedürfnisse und Anforderungen zugeschnittene Kontenstruktur des jeweiligen Unternehmens ab.
Ist die Verwendung eines Kontenrahmens KMU verpflichtend?
In der Schweiz besteht keine generelle Verpflichtung zur Verwendung eines spezifischen Kontenrahmens oder Kontenplans. Einzelunternehmen, Personen- und Kapitalgesellschaften, die im letzten Geschäftsjahr einen Umsatzerlös von mindestens CHF 500'000 erwirtschaftet haben, unterliegen jedoch der Buchhaltungspflicht: Sie müssen eine ordnungsgemässe Buchhaltung unter Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen führen. Um ihre Finanzinformationen zu strukturieren, greifen daher viele Unternehmen auf einen standardisierten Kontenrahmen bzw. einen individuell erstellten Kontenplan zurück.
Wie ergeben sich die Kontenziffern in einem Kontenrahmen KMU?
Die Kontenziffern sind nach einem hierarchischen System aufgebaut, das eine thematische und logische Gruppierung und Zuordnung der Konten ermöglicht:
- Die erste Ziffer der Kontonummer bezeichnet die Kontenklasse (z. B. 1 für Aktivkonten, 2 für Passivkonten, 3 für Ertragskonten, 4 für Aufwandskonten).
- Die zweite Ziffer bezieht sich auf die Hauptgruppe, zu der das Konto gehört (z. B. 10 für Umlaufvermögen).
- Die dritte Ziffer gibt die Kontengruppe an (z. B. 100 für flüssige Mittel).
- Die vierte Ziffer bezieht sich schliesslich auf das individuelle Konto innerhalb der Gruppe (z. B. 1020 für Bankguthaben).
Der genaue Aufbau der Kontenziffern kann jedoch je nach Kontenrahmen und individuellem Kontenplan variieren.
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