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Mahnungsvorlage für die Schweiz
Keine Lust auf Vorlagen ausfüllen? Mit bexio Mahnungen automatisch erstellen & versenden!
Die schriftliche Abmahnung ist in der Schweiz gesetzlich nicht vorgeschrieben. Sie könnten bei Zahlungsverzug daher direkt die Betreibung einleiten. Die einfachere und meist erfolgreichere Lösung ist jedoch ein geregelter Mahnlauf, der den Kunden wiederholt an die ausstehende Rechnung erinnert und ausreichend Zeit gewährt diese zu begleichen.
Mithilfe unserer Mahnungsvorlagen schreiben Sie Ihre erste Mahnung und zweite (und letzte) Mahnung im Handumdrehen.
Mahnungsvorlagen mit Anleitung
Wenn Sie Ihrem Kunden bereits eine Zahlungserinnerung geschickt haben und dieser immer noch nicht reagiert hat, dann ist es Zeit das Mahnverfahren in Gang zu setzen.
In der Regel setzt sich dieses zusammen aus einer ersten Mahnung und der zweiten bzw. letzten Mahnung mit Betreibungsandrohung. Wird auch die letzte Mahnung ignoriert, so folgt die Betreibung.
Hier finden Sie unsere Vorlagen inklusive Anleitung und Pflichtangaben:
Vorlage 1. Mahnung
Reagiert Ihr Kunde nicht auf Ihre höfliche Zahlungserinnerung, so ist es an der Zeit die erste Mahnung zu schicken. In der Regel empfiehlt es sich die erste Mahnung etwa 10 bis 14 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist zu versenden.
Ebenso wie in eine Rechnung, gehören auch in ein Mahnschreiben einige Pflichtangaben:
- Ihre Adresse
- Adresse des Schuldners (Rechnungsadresse)
- Ort und Datum
- Rechnungsnummer der offenen Rechnung
- Rechnungsposten (inkl. Betrag)
- Neue Zahlungsfrist
Unsere Vorlage inklusive Mustertext (rechts) kann Ihnen weiterhelfen (klicken für Grossansicht).
Vorlage 2. Mahnung
Die erste Mahnung war erfolgslos und Sie warten immer noch auf den Geldeingang? Dann ist es Zeit für die zweite und letzte Mahnung und damit die letzte Zahlungsaufforderung an den Schuldner.
Ebenso wie bei der ersten Mahnung, gehören auch auf die zweite Mahnung die nötigen und oben erwähnten Pflichtangaben sowie ein freundliches Anschreiben.
Der grundlegende Unterschied: In der zweiten Mahnung erwähnen Sie, dass Sie gerichtliche Schritte einleiten, sollte die neue Zahlungsfrist ebenfalls nicht eingehalten werden.
Beachten Sie bitte: Belassen Sie es bei der Androhung der Betreibung. Sonstige Androhungen können nach Art. 181 StGB strafbar sein.
Verschicken Sie die zweite Mahnung aus Beweisgründen daher am besten als Einschreiben. Lesen Sie hier mehr zum Betreibungsverfahren.
Hier sehen Sie unser Muster für die letzte Mahnung vor der Betreibung (klicken für Grossansicht):
Häufige Fragen zur Mahnung
In der Praxis sehen viele die Zahlungserinnerung als eine unverbindliche Vorstufe der 1. Mahnung. Rein rechtlich gesehen entspricht eine Zahlungserinnerung jedoch einer rechtswirksamen Mahnung. Sowohl Zahlungserinnerungen als auch Mahnungen sollen Rechnungsempfänger an fällige Zahlungen erinnern.
In der Schweiz ist das Mahnwesen gesetzlich nicht geregelt. Theoretisch bedeutet dies, dass Sie unmittelbar nach Ablauf der Zahlungsfrist bereits eine Zahlungserinnerung oder Mahnung versenden dürfen. In der Praxis empfiehlt sich aber im Abstand von 10-14 Tage die nächste Mahnung zu verschicken.
Die 1. Mahnung ist Teil eines dreistufigen Mahnprozesses, der üblicherweise aus einer Zahlungserinnerung, einer 1. Mahnung und einer 2. Mahnung besteht. Gemäss dem Schweizer Obligationenrecht dürfen bereits nach Ablauf der Zahlungsfrist Verzugszinsen in Höhe von 5 % erhoben werden. Oftmals wird bei der Zahlungserinnerung aber auf Verzugszinsen verzichtet.
Bleiben Sie sachlich und verzichten Sie auf Drohungen. Auch Entschuldigungen Ihrerseits sind an dieser Stelle nicht angemessen und eher kontraproduktiv. Fassen Sie die Gegebenheiten kurz zusammen und erwähnen Sie nochmals wichtige Eckdaten wie das Rechnungsdatum, den Betrag und das Fälligkeitsdatum.
Mustertext:
“Mit unserem Schreiben vom 14. September haben wir Sie an die offene Rechnung über CHF 280 erinnert. Bis heute konnten wir keinen entsprechenden Zahlungseingang verbuchen. Wir bitten Sie daher nochmals, den Rechnungsbetrag bis zum 12. Oktober zu überweisen.”
Automatische Mahnläufe statt Vorlagen ausfüllen
Mit bexio können Sie automatische Mahnläufe definieren. Damit können Sie auf das zeitaufwendige Ausfüllen von Mahnungsvorlagen verzichten und verschicken Zahlungserinnerungen und Mahnungen zum richtigen Zeitpunkt – und das komplett automatisch. bexio-Nutzer erhalten ihre gestellten Rechnungen im Durchschnitt um 26% schneller bezahlt.
Die Zahlungserinnerungen und Mahnungen werden dabei ganz einfach aus Ihren Rechnungen und den hinterlegten Textbausteinen erstellt. Aus diesem Grund müssen Sie sich keine Sorgen um die Richtigkeit der Angaben machen.
Dank E-Banking-Schnittstelle gleicht bexio Ihre Rechnungen mit Ihren Banktransaktionen direkt online ab. Sollte zu dem in der Rechnung angegebenen Fälligkeitsdatum noch keine Zahlung eingegangen sein, so wird das Mahnwesen automatisch eingeleitet. Selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit Mahnläufe manuell zu starten.
Jetzt bexio 30 Tage kostenlos & unverbindlich testen
Überzeugen Sie sich selbst und testen Sie alle Funktionen von bexio, der einfachen Business Software für Ihre KMU-Administration.
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