Die Rechnung erklärt

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Was ist eine Rechnung?

Eine Rechnung, auch Faktura genannt, ist ein Handelsdokument, das von einem Verkäufer an einen Käufer ausgestellt wird. Sie bezieht sich auf eine Verkaufstransaktion und gibt die Produkte, Mengen und vereinbarten Preise für Produkte oder Dienstleistungen an, die der Verkäufer dem Käufer bereitgestellt hat.

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Laut dem Schweizerischen KMU-Portal gehören die folgenden Pflichtangaben auf eine ordentliche Rechnung:

Gesetzliche Bestandteile einer Rechnung

  1. Korrekter Name und die Adresse des Lieferanten
  2. Mehrwertsteuernummer des Lieferanten
  3. Name und Adresse des Empfängers (ab 400 CHF)
  4. Rechnungsdatum
  5. Genaue Bezeichnung der Dienstleistung oder Ware
  6. Mehrwertsteuersatz sowie der Mehrwertsteuerbetrag
  7. Fälliger Betrag
  8. Wenn das Lieferdatum nicht dem Rechnungsdatum entspricht, muss dieses aufgeführt werden.

Hinweis: Wenn Sie eine Rechnung versenden, ist der Betrag verbindlich. Haben Sie Ihre Offerte nach Aufwand oder mit ungefährer Preisangabe erstellt, so ist eine Abweichung von bis zu 10 % (in einigen Brachen bis zu 15 %) rechtlich erlaubt.

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Tipp: Erstellen Sie Ihre Rechnungen mit einem Rechnungsprogramm, sind alle gesetzlichen Pflichtangaben automatisch enthalten. Alternativ können Sie eine Rechnungsvorlage für Word oder Excel nutzen.

Muss eine Rechnung unterschrieben werden?

Eine traditionelle Rechnung (Papierform, PDF) muss grundsätzlich nicht unterschrieben sein. Dies wäre bei täglichen grossen Rechnungsversänden auch gar nicht möglich. Bei grösseren Beträgen verleiht eine Originalunterschrift jedoch Verbindlichkeit und «offiziellen Charakter».

Bis wann muss eine Rechnung gestellt werden?

Grundsätzlich sollte eine Rechnung sofort nach Erbringung der Dienstleistung oder nach Lieferung einer Ware erstellt werden. Dies ist jedoch nicht immer möglich. Gerade bei grösseren Projekten tendiert man zu Teilrechnungen, Anzahlungsrechnungen und – bei komplexen Lieferungen – zu späterer Rechnungsstellung.

Übrigens: Die Zahlungsfrist läuft ab dem Empfangsdatum der Rechnung und wird nicht rückwirkend definiert. Wenn Sie keine Zahlungsfrist auf Ihrer Rechnung angegeben haben, gilt grundsätzlich, dass die Forderung sofort zu begleichen ist.

Wann gilt eine Rechnung als anerkannt?

Eine Rechnung gilt als anerkannt, wenn nicht schriftlich dagegen Einspruch erhoben oder durch schriftliche Mitteilung Diskrepanzen gemeldet werden.

Sie haben eine Rechnung oder gar eine Mahnung für eine angebliche Ware oder Dienstleistung empfangen, welche nie überbracht oder getätigt wurde? Haben Sie keine Sorge: Die Beweislast liegt immer beim Rechnungssteller! Trotzdem sollten Sie nicht länger als 30 Tage mit der Beanstandung warten, da ansonsten die Widerspruchsfrist überschritten wurde. Schalten Sie bei Unklarheiten oder gar Streitigkeiten den Schweizerischen Konsumentenschutz ein.

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Was sind Eingangs- und Ausgangsrechnungen?

Eine Eingangsrechnung ist einfach gesagt eine Rechnung, die Sie als Unternehmer erhalten und dem Rechnungssteller schulden. Im Gegensatz dazu ist eine Ausgangsrechnung eine Faktura, die Sie an einen Leistungsempfänger zustellen.

Was ist der Unterschied zwischen Quittung und Rechnung?

Eine Rechnung stellt eine Schuld des Käufers gegenüber dem Verkäufer dar und erwähnt keine Bestätigung des Erhalts einer Zahlung.

Eine Quittung, hingegen, ist die Bestätigung, dass eine Bezahlung einer gelieferten Ware oder einer erbrachten Dienstleistung stattgefunden hat.

Die Quittung beinhaltet neben den Angaben zum Lieferanten und Kunden eine Beschreibung der Lieferung sowie eine Bestätigung, dass der Empfänger den Preis seiner Ware oder Dienstleistung erhalten hat. Sie endet darum mit dem Vermerk: Erhalten am, gefolgt vom Zahlungsdatum, dem Ort und der Unterschrift und gegebenenfalls dem Stempel des Empfängers der Zahlung.

Übrigens: Ab einem Betrag von ≥ CHF 400 werden weitere Angaben benötigt, weswegen es sich ab dann lohnt, eine ordentliche Rechnung zu erstellen.

Tipp: Erstellen Sie Quittungen einfach und schnell mit bexio oder nutzen Sie unsere Quittungsvorlage für Word.

Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?

Die allgemeine Verjährungsfrist für Forderungen beträgt zehn Jahre. Belege, Quittungen und Rechnungen sollten nicht früher entsorgt werden.
Steuerinspektionen und andere behördliche Kontrollen erfordern die Aufbewahrung der Original-Rechnungen und können bis zu zehn Jahre nach ihrer Erstellung angefordert werden.

Auch ist die Verjährungsfrist dann relevant, wenn bei Handwerksarbeiten verspätet Schäden auftreten oder sich bei Produkten späte Mängel zeigen. Bei juristischen Streitigkeiten ist es wichtig, die Dokumente vorlegen zu können.

Ab wann ist eine Rechnung verjährt?

Gemäss Art. 127 OR besteht in der Schweiz eine Verjährungsfrist von zehn Jahren für sämtliche Forderungen aus Verträgen, soweit im Gesetz nichts anderes vorgesehen ist. Einen Überblick über sämtliche Verjährungsfristen in der Schweiz erhalten Sie hier.

Welche Rechnungsarten gibt es?

Es gibt verschiedene Rechnungsarten. Wir geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten:

Papierrechnung

Die traditionelle Art der Rechnungsstellung: Sie kann von Hand, per Schreibmaschine oder auf einem PC erstellt und ausgedruckt werden. Sie wird entweder per Post verschickt oder dem Empfänger persönlich abgegeben.

PDF-Rechnung

Eine auf dem PC erstellte Rechnung kann in der Regel als PDF-Dokument gespeichert und dem Kunden per Email zugestellt werden. Einfache PDF-Rechnungen gelten streng genommen nicht zu den elektronischen Rechnungen.

Elektronische Rechnungen

Zu den elektronischen Rechnungen gehört die QR-Rechnung. Sie besteht aus einem Zahlteil und einem Empfangsschein. Im Swiss QR Code sind alle relevanten Informationen enthalten, die für eine automatische und damit effiziente Zahlung sowie Verbuchung notwendig sind. Der QR-Code auf der Rechnung ermöglicht es dem Kunden, die Rechnung mit einem Klick übers Handy zu bezahlen!

Qr code smartphone

Ebenfalls zu den elektronischen Rechnungen gehört die XRechnung. Sie ist grundsätzlich ein digitaler, strukturierter, maschinenlesbarer XML-Datensatz. Im Unterschied zu einer papierbasierten Rechnung oder einer Forderung im PDF-Format wird eine E-Rechnung zwingend elektronisch übermittelt, empfangen und verarbeitet. So werden E-Rechnungen automatisiert eingelesen und zur Auszahlung gebracht.

Hinweis: Erfahren Sie mehr über elektronische Rechnungen oder lesen Sie unser Interview mit Richard Luthardt vom Verband elektronische Rechnung (VeR).

Proforma-Rechnung

Eine Proforma-Rechnung ist eigentlich keine richtige Rechnung. Sie ist ein Beleg, der den Empfänger nicht zu einer Zahlung auffordert. Proforma-Rechnungen werden meistens bei Exportgeschäften mit nicht EU-Ländern angefertigt und erlauben Ihnen, kostenlose Waren (z. B. Mustersendungen, Ersatzteile) zu einem Geschäftspartner zu senden.

Die Proforma-Rechnung wird vorwiegend in folgenden Bereichen angewandt:

  • Wenn Sie Waren exportieren. Die Proforma-Rechnung dient dem Nachweis des Warenwertes und ermöglicht dem Zoll die Ermittlung der Mehrwertsteuer
  • Wenn Sie auf Vorkasse Waren und Dienstleistungen verkauft haben. Die Proforma-Rechnung dient dann als Grundlage für die Zahlung
  • Wenn Sie einem Kunden kostenlose Mustersendungen zustellen
  • Bei Garantiefällen oder bei Warenaustausch
  • Bei der Lieferung von Ersatzteilen (ohne Rechnungsstellung)
  • Spenden und Geschenke

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