La comptabilité en partie double expliquée simplement

La comptabilité en partie double (également appelée «comptabilité double») est un système comptable dans le cadre duquel les opérations commerciales sont saisies deux fois (d'où son nom): les opérations sont comptabilisées sur deux comptes, un compte et un compte de contrepartie.

Quelle est la différence entre la comptabilité en partie simple et la comptabilité en partie double?

En comptabilité, on distingue généralement la comptabilité en partie simple et la comptabilité en partie double:

Comptabilité en partie simple

En comptabilité en partie simple, toutes les recettes et les dépenses sont enregistrées une seule fois et consignées par ordre chronologique. En d'autres termes, cette comptabilité établit simplement que vous avez dépensé ou reçu de l'argent.

Comptabilité en partie double

Contrairement à la comptabilité en partie simple, la comptabilité en partie double enregistre toutes les recettes et les dépenses non pas une, mais deux fois (d'où son nom): d'une part, on indique sur quel compte l'opération a eu lieu (votre compte bancaire ou la caisse, par exemple); d'autre part, on indique à quelle fin l'argent a été utilisé (frais de déplacement, fournitures de bureau ou achat de biens, par exemple) en inscrivant le montant de l'opération dans un compte de contrepartie.

La comptabilité en partie double est-elle obligatoire en Suisse?

Toutes les entreprises suisses ne sont pas tenues de tenir une comptabilité en partie double. Les entreprises tenues de le faire sont (entre autres) les suivantes:

• Les sociétés à responsabilité limitée (SARL)
• Les sociétés anonymes (SA)
• Les entreprises individuelles et sociétés de personnes dont les revenus annuels sont supérieurs à 500 000 CHF

Quel est le seuil à partir duquel une entreprise doit tenir une comptabilité en partie double?

Selon l'article 957 du CO, seules les entreprises individuelles et les sociétés de personnes dont le chiffre d'affaires réalisé au cours du dernier exercice est supérieur à 500 000 CHF sont dans l'obligation de tenir une comptabilité en partie double.

Bien que les PME et les indépendants dont le chiffre d'affaires annuel ne dépasse pas 500 000 CHF ne soient pas obligés de tenir une comptabilité en partie double, celle-ci peut s'avérer fort utile. Vous comprendrez pourquoi dans la section suivante!

Introduction à la comptabilité en partie double

Le bilan constitue la base de la comptabilité en partie double. Les comptes de bilan sont une composante essentielle du bilan. Ils se divisent entre une partie Actif (valeurs patrimoniales) et une partie Passif (valeurs en capital). Le bilan doit toujours être équilibré, c'est-à-dire que la somme de l'actif et du passif doit être exactement la même.

Débit et crédit

Lorsque votre entreprise dépense ou reçoit de l'argent, ces opérations doivent être comptabilisées à l'actif ou au passif du bilan pour l'opération commerciale correspondante. Pour que le bilan soit équilibré, chaque opération doit être comptabilisée sur deux comptes: d'une part, on indique pour quoi l'argent a été dépensé, et d'autre part, d'où l'argent provient.

Les opérations sont donc comptabilisées au débit et au crédit:

• Sur un compte inscrit à l'actif du bilan, les encaissements sont comptabilisés au débit et les décaissements au crédit (dans le premier cas, le solde du compte augmente, dans le second, il diminue). Exemple: si vous achetez des biens et payez comptant, votre patrimoine augmentera (débit), mais la valeur de votre caisse enregistreuse diminuera (crédit). Voici quelques exemples de comptes inscrits à l'actif du bilan: caisse, flotte de véhicules, machines, bâtiments.
• Sur un compte inscrit au passif du bilan, c'est l'inverse: les décaissements sont comptabilisés au débit et les encaissements au crédit (dans le premier cas, le solde du compte diminue, dans le second, il augmente). Voici quelques exemples de comptes inscrits au passif du bilan: capitaux propres, dettes fournisseurs et sur prestations, capitaux extérieurs.

Exemples

Les exemples suivants vous permettront de mieux comprendre les principes de la comptabilité en partie double:

Exemple 1: dépenses pour fournitures de bureau

Vous achetez des fournitures de bureau pour un montant de 87,50 CHF et payez en espèces.

Les comptes suivants sont affectés:

• Compte caisse
• Compte fournitures de bureau

Dans votre logiciel de comptabilité, vous devez donc porter un montant de 87,50 CHF au crédit du compte Caisse (puisqu'il s'agit d'une transaction en espèces et que vous avez dépensé de l'argent) et au débit du compte Fournitures de bureau. Les deux comptes sont du côté de l'actif du bilan.

Exemple 2: règlement de créances

Une facture (créance) d'un montant de 150 CHF est réglée par un client par virement bancaire.

Dans votre logiciel de comptabilité, vous enregistrez le montant de 150 CHF au débit du compte Banque (puisque vous avez reçu de l'argent par virement bancaire) et au crédit du compte Créances (puisque des créances ont été réglées). Les deux comptes sont du côté de l'actif du bilan.