Les débiteurs et leur comptabilisation

Vous posez-vous toujours ces mêmes questions: Qu’est-ce qu’un débiteur? Quelle est la différence entre un débiteur et un créditeur? Comment les comptes débiteurs sont-ils gérés en comptabilité? Nous vous donnons les réponses ci-dessous.

Qu'est-ce qu'un débiteur?

Pour faire simple, votre société fourni à un client (débiteur) une prestation (vente, service,…) contre une somme d’argent. Le débiteur (client) doit s’acquitter du paiement pour la prestation fournie par le créancier (votre entreprise). Le compte débiteur désigne donc un avoir que vous détenez sur un de vos partenaires d’affaires. Les comptes débiteurs vous informent du montant total que vos clients vous doivent encore.

À l’opposé les comptes créanciers ou comptes créditeurs (fournisseurs), désignent des obligations que votre firme a contractées envers d’autres entreprises, par le biais de livraisons et de prestations de service. Dans ce cas, c’est votre entreprise qui doit s’acquitter d’une somme d’argent à une autre entreprise.

Les comptes débiteurs et la comptabilité des comptes débiteurs

En comptabilité générale, les comptes débiteurs désignent des créances issues de livraisons ou de prestations. Le compte débiteur regroupe les créances du livre auxiliaire, dans lequel un compte est tenu pour chaque débiteur individuel. Ce livre auxiliaire est appelé comptabilité débiteur et aide à tenir le grand livre des comptes et la comptabilité financière.

Ensuite, dans le grand livre des comptes (partie financière), un compte global est tenu, dans lequel tous les crédits des débiteurs du livre auxiliaire sont transférés. Avec le nouveau droit comptable (NDC), ce compte global ne s’appelle plus débiteur, mais créances résultant de livraisons et de prestations.

Les comptes globaux ou les comptes généraux (comme les créances ou les obligations) sont appelés comptes du grand livre, pour lesquels un livre auxiliaire existe (tout comme pour la comptabilité des comptes débiteurs et créditeurs). Il est utile dans ce cas de recourir à un logiciel comptable: tous les enregistrements du livre auxiliaire sont automatiquement transférés dans le grand livre des comptes; vous économisez ainsi un temps précieux de retranscription.

Dans cette section de la comptabilité, les créances sur clients sont enregistrées et les encaissements d’argent pour la société sont ajustés avec les comptes débiteurs. Les programmes comptables comme bexio offrent un ajustement des paiements. Ainsi, les paiements entrants sur l’e-banking sont ajustés automatiquement avec la comptabilité. Les échéances de paiement convenues sont également enregistrées et introduites dans la planification des liquidités.

Important: durant la période entre la livraison ou la prestation et le paiement, la société accorde fictivement un crédit à son client. Ceci fait partie du patrimoine de l’entreprise et doit donc être porté au bilan. La société doit inclure ces éventuels frais d’acquisition de capital emprunté dans le calcul de ses prix.

La différence entre les débiteurs et les créditeurs

Si vous avez affaire à de mauvais payeurs (ou à des délais de paiement trop longs), il est parfois nécessaire d’envoyer un rappel de paiement. Si cela ne suffit pas, il faut lancer une procédure de recouvrement de créance.

L’objectif de la gestion des comptes débiteurs est de conserver un haut niveau de liquidités et de maintenir le total des défauts de paiement aussi bas que possible; pour de tels défauts de paiement, on utilise le compte «pertes sur débiteurs» dans la comptabilité. La plupart des sociétés transfèrent la gestion des créances à des sociétés extérieures, ce qui, d’une part, fait baisser les coûts, et d’autre part, peut perturber la gestion des relations avec la clientèle. Il est également possible de vendre ses créances avec ou sans transfert du risque de chute à des sociétés d’affacturage externes, qui recouvrent alors les créances pour leur propre compte. L’avantage: la société qui cède ses créances évite par cette manœuvre le risque de défaut de paiement et empoche immédiatement des liquidités, pendant que la société d’affacturage endosse le risque via le préfinancement et vit de l’écart existant entre le prix d’achat de la créance et son prix de vente. Sur le plan juridique, la société qui vend sa créance demeure toutefois toujours responsable de la légalité de celle-ci.

Surveillance de la comptabilité clients via le controlling

Le contrôle des objectifs majeurs d’une entreprise via le controlling est d’une importance toute particulière. La comptabilité clients représente un élément clef dans de nombreux secteurs d’activités. Notamment via la gestion des comptes débiteurs et l’élaboration des conditions de paiement. Le maintien de la trésorerie de l’entreprise, la surveillance et le contrôle des objectifs stratégiques est ici d’une importance cruciale. De tels objectifs peuvent être, par exemple, la diminution des pertes sur débiteurs ou des durées avant paiement: l’écart de temps moyen entre la livraison et le paiement doit être minimisé.

Gestion des informations pour les encaissements des comptes débiteurs

En parallèle des enregistrements comptables, des créances de la société sur ses clients et des règlements de ces créances, la gestion des comptes débiteurs permet d’optimiser le cours des transactions futures. Dans cette optique, le logiciel collecte systématiquement des informations sur les clients et leur comportement en matière de paiements. On peut donc observer dans quelles proportions les échéances de paiements sont respectées ou non. En rassemblant toutes ces informations, on peut faire des pronostics par rapport au comportement futur de ses clients en matière de paiements.