Lorsque les conditions de paiement sont convenues, des délais de paiement sont fixés. Pour autant que rien n’ait été prévu, en matière de droit commercial, les conditions de paiement légales s’appliquent entre commerçants ou prestataires de services. D’après la loi, un délai maximum de 30 jours s’écoule entre la délivrance des biens ou de la prestation de services et le paiement. De plus longs délais de paiement ne peuvent être convenus que dans des cas exceptionnels. Le paiement devient donc exigible au plus tard à l’expiration du délai convenu, ou après 30 jours.
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Rappels de paiement
bexio génère et envoie automatiquement vos rappels de paiement.
Découvrez comment rédiger un rappel de paiement amiable (avec modèle)
Un rappel de paiement vise à informer votre client qu’une facture est impayée. Il est recommandé pour ce faire d’employer un ton courtois et factuel. Veillez par ailleurs à inclure dans votre rappel de paiement certaines informations importantes, afin que votre client puisse le traiter correctement. Ces informations incluent notamment:
- Votre adresse
- L'adresse de votre client
- Le lieu et la date
- Le numéro de facture de la facture impayée
Important: un rappel de paiement ne consiste pas seulement en une énumération d’informations factuelles. Il est conseillé d’en soigner la rédaction et d’employer un ton courtois. Le texte doit comprendre, entre autres, la date de la facture et la date d’échéance.
N’hésitez pas à utiliser les exemples suivants ou à les adapter en fonction de vos besoins:
«Dans l'agitation du quotidien, il arrive parfois qu’une facture passe inaperçue... Sauf erreur ou omission de notre part, il semblerait que le paiement de la facture datée du XX janvier 20XX ne nous soit pas parvenu. Nous vous prions de bien vouloir procéder à son règlement avant le XX janvier 20XX. Si votre paiement venait à nous parvenir avant la réception de cette lettre, merci de ne pas tenir compte de cette dernière.»
«Sauf erreur de notre part, il semblerait que notre facture datée du XX janvier 20XX n’ait pas encore été réglée. Peut-être s’agit-il d’un oubli de votre part ? Nous vous prions de bien vouloir procéder à son paiement avant le XX janvier 20XX.»
Générez et envoyez automatiquement des rappels de paiement
Envoyez vos rappels de paiement de manière automatisée! Avec bexio, vos rappels de paiement sont simplement générés à partir de vos factures et contiennent donc toutes les informations nécessaires (adresse, numéro de facture, etc.) — ainsi que le logo de votre entreprise (si vous le souhaitez). Définissez en quelques clics une formule d’introduction courtoise à partir de l’un de nos modèles. Celle-ci sera insérée dans tous vos rappels de paiement.
bexio est conçu spécialement pour répondre aux besoins des petites entreprises, des indépendants et des start-ups suisses. Notre solution permet de gérer l’ensemble de l'administration d'une PME, le tout dans un seul logiciel basé sur le web — du traitement des commandes à la facturation et aux processus de relance automatiques, en passant par la comptabilité — et ce dès 35 CHF par mois.
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Procédure en cas de retard de paiement
Si le délai de paiement n’est pas respecté, le débiteur doit être sommé de payer via un rappel de paiement, voire un avertissement. Dans cet avertissement le fournisseur informe le débiteur du délai de paiement échu et le met en demeure. Une exception à ce principe existe lorsqu’un un jour déterminé a été convenu comme échéance de paiement sur le contrat de vente ou sur la facture.
Dans ce cas, le débiteur qui ne respecte pas ce délai se retrouve mis en demeure sans avertissement, par la simple absence de réception de paiement du le fournisseur. De même, le commerçant est automatiquement mis en demeure 30 jours après l’entrée de la facture ou de la prestation. L’utilisateur ne se retrouve en demeure que s’il a été préalablement averti, sur la facture, de cette conséquence juridique.
L’avertissement est donc un instrument pour pouvoir mettre le débiteur en demeure, après un non-respect du délai de paiement. L’avertissement est lié à la durée qui a été convenue comme délai de paiement. Sont généralement exclus des mises en demeure automatique après 30 jours, les contrats de longue durée (par exemple, les loyers). Ici aussi, le débiteur doit être mis en demeure par un avertissement.
Conséquences légales de la mise en demeure
Si le débiteur se trouve mis en demeure, sur base du simple délai de paiement échu ou après la réception d’un rappel de paiement, cela a des conséquences légales pour le fournisseur et pour le débiteur. Le rappel de paiement est lié au délai de paiement qui a été convenu entre les deux parties. Le fournisseur a maintenant le droit de comptabiliser des dommages et intérêts. Les intérêts de retard, qui sont calculés sur base d’une conversion du taux d’intérêt de retard annuel proportionnellement au nombre de jours de retard, peuvent être calculés à partir du premier jour de dépassement du délai de paiement et à partir du moment où le débiteur se trouve mis en demeure.
Le fournisseur peut en même temps, s’il le souhaite, entamer la procédure de recouvrement par voie de justice. Il n’est pas obligé, comme beaucoup de gens le pensent à tort, d’envoyer d’abord trois rappels. Dans la pratique, le fournisseur enverra d’abord un rappel de paiement amical, pour tenter de décider le débiteur à payer, mais sans pénaliser outre mesure la relation commerciale existante avec son débiteur par une menace immédiate de procédure judiciaire directe.
Afin de minimiser autant que faire se peut les formalités administratives en matière de rappels de paiement, vous pouvez utiliser les programmes de comptabilité. Dans le logiciel d’entreprise bexio, il est par exemple possible d’enregistrer des cycles de relance automatique prédéfinis. Vous vous dispensez ainsi de la pénible vérification manuelle des débiteurs en défaut de paiement.
Avec bexio, vous économisez beaucoup de temps au niveau des processus de relance de paiement et contentieux, de même qu’au niveau de votre administration en général. Testez maintenant bexio pendant 30 jours, gratuitement et sans engagement.
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