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Die Inventur: Bestandsaufnahme in Unternehmen

Die Inventur ist ein Unternehmensprozess, der eine lückenlose Bestandsaufnahme von Vermögensgegenständen und Schulden ermöglicht.

In diesem Beitrag erfahren Sie, wie die Inventur definiert wird und ob auch Sie dazu verpflichtet sind, eine Inventur durchzuführen. Lernen Sie die Gründe kennen, warum regelmässige Inventuren nicht nur aufgrund gesetzlicher Anforderungen notwendig sind, sondern auch finanzielle Vorteile haben und das Vertrauen von Geschäftspartnern stärken können.

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Was ist eine Inventur?

Bei der Inventur handelt es sich um den Prozess der lückenlosen Bestandsaufnahme sämtlicher Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens. Dabei wird die Menge und der Wert des Bestandes erfasst und in einem Bestandsverzeichnis, dem sogenannten Inventar, dokumentiert. Die Inventur wird meistens am Ende eines Geschäftsjahres durchgeführt.

Weshalb führt man eine Inventur durch?

Die Durchführung regelmässiger Inventuren ist nicht nur wichtig, um gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen (vgl. Art. 958 OR), sondern trägt auch dazu bei, die Effizienz zu steigern, Geld zu sparen und das allgemeine Funktionieren des Unternehmens zu verbessern.

Bestandskontrolle und Steigerung der Kundenzufriedenheit

Die Inventur ermöglicht es Unternehmen, einen genauen Überblick über ihre Lagerbestände zu erhalten. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass die tatsächlich verfügbaren Bestände mit den Aufzeichnungen übereinstimmen.

Die regelmässige Bestandskontrolle kann unter anderem zu einer grösseren Kundenzufriedenheit führen. Denn das Unternehmen kann so sicherstellen, dass sämtliche benötigte Produkte in ausreichender Menge vorhanden sind. Dadurch können Lieferverzögerungen an die Kunden vermieden werden.

Verbesserung der Unternehmenssteuerung und Geschäftsbeziehungen

Die Bewertung der Vermögenswerte im Rahmen einer Inventur ist entscheidend für die Erstellung genauer Bilanzen und Jahresabschlüsse. Dies ist nicht nur von Vorteil für die unternehmensinterne Entscheidungsfindung und Unternehmenssteuerung, sondern wird auch im Rahmen der externen Berichterstattung von externen Stakeholdern wie Investoren oder Kreditgebern erwartet.

Eine genaue Bestandsführung kann die Kreditwürdigkeit eines Unternehmens verbessern und das Vertrauen von Geschäftspartnern stärken, da sie darauf hinweist, dass das Unternehmen seine Ressourcen effektiv verwaltet.

Erkennen von Diebstahl und Betrug

Die Inventur dient ebenso als Mittel, um Diebstahl oder Betrug aufzudecken. Durch den Vergleich der im Rahmen der Inventur ermittelten physischen Bestände mit den Aufzeichnungen der Buchführung können Unregelmässigkeiten erkannt und untersucht werden.

Weichen die tatsächlichen Bestände stark von den Zahlen in den Aufzeichnungen ab, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass Waren unerlaubterweise entwendet wurden. Das Unternehmen kann nun Mittel in die Wege leiten, um die Hintergründe ausfindig zu machen und um Diebstähle in Zukunft zu verhindern.

Erfüllung von gesetzlichen Anforderungen

Hinzu kommen die gesetzlichen Anforderungen, die viele Unternehmen dazu verpflichten, regelmässig eine Inventur durchzuführen.

Die Bewertung der Bestände im Rahmen der Inventur hat zudem Auswirkungen auf die steuerliche Veranlagung des Unternehmens. Die korrekte Erfassung der Bestandswerte ist wichtig, um Steuern genau berechnen zu können.

Wer muss eine Inventur machen?

Grundsätzlich sind Unternehmen, die nach schweizerischem Recht zur Führung einer ordentlichen Buchführung verpflichtet sind, auch zur Durchführung einer Inventur verpflichtet. Diese Unternehmen müssen gemäss Art. 958c Abs. 2 OR zum Ende eines Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen. Diese Regel betrifft vor allem Kapitalgesellschaften (AG, GmbH) sowie Genossenschaften wie auch Einzelunternehmen mit einem Umsatz von mindestens CHF 500‘000.

Einzelunternehmen oder Kleinstunternehmen mit weniger als CHF 500‘000 Umsatz im letzten Geschäftsjahr müssen keine ordentliche Buchführung führen und können stattdessen ihre Gewinne anhand einer Milchbüchleinrechnung ermitteln. Sie sind in der Regel von der Inventurpflicht befreit.

Welche Inventurarten gibt es?

Bei der Inventur wird zwischen körperlicher Inventur und Buchinventur unterschieden:

Körperliche Inventur

Die körperliche Inventur bezieht sich auf die physische Zählung und Überprüfung aller vorhandenen Vermögensgegenstände eines Unternehmens. Dabei werden alle Produkte und Materialien im Verkaufsraum und im Lager gezählt, gewogen oder gemessen. Ist eine genaue Zählung nicht möglich, kann die Menge geschätzt werden.

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Abb.: Bei der körperlichen Inventur werden u. a. die Waren im Lager gezählt.

Buchinventur

Die Buchinventur hingegen bezieht sich auf die Überprüfung der immateriellen Vermögensgegenstände, die nicht körperlich gezählt werden können. Dazu zählen zum Beispiel das Bankguthaben, Schulden, Forderungen sowie Verbindlichkeiten.

Diese Form der Inventur erfolgt anhand von Belegen wie Kontoauszügen, Verträgen und Rechnungen, anhand derer das Saldo ermittelt wird.

Wann wird eine Inventur durchgeführt?

Wenn ein Unternehmen seine Bestände überprüfen möchte, kann es zwischen verschiedenen Arten der Inventur wählen:

Stichtagsinventur

Bei dieser Art der Inventur wird der gesamte physische Bestand des Unternehmens an einem bestimmten Stichtag gezählt. Die Stichtagsinventur kommt meist zum Ende des Geschäftsjahres im Rahmen des Bilanzstichtages zur Anwendung. Der Bilanzstichtag ist für die meisten Unternehmen der 31. Dezember.

Da es für viele Unternehmen nicht realisierbar ist, am 31. Dezember eine Inventur durchzuführen, gibt es die sogenannte «zeitnahe Stichtagsinventur». Bei dieser Art der Inventur gewährt die Eidgenössische Steuerverwaltung dem Unternehmen einen Spielraum von zehn Tagen um den Stichtag, damit die Inventur flexibler durchgeführt werden kann.

Beispiel: Das Unternehmen Zenith Creations muss die Stichtagsinventur zum Ende des Geschäftsjahres am 31. Dezember durchführen. Allerdings befindet sich das Unternehmen jedes Jahr vom 24. Dezember bis zum 2. Januar im Betriebsurlaub, weshalb die Durchführung der Inventur an Silvester nicht möglich ist. Aus diesem Grund macht es von der zeitnahen Stichtagsinventur Gebrauch und verlegt die Inventur auf den 23. Dezember.

Stichprobeninventur

Im Rahmen der Stichprobeninventur wird nur ein Teil des Bestandes physisch gezählt. Die Ergebnisse werden dann hochgerechnet, um so den Gesamtbestand zu schätzen. Beispielsweise werden im Lager nur einige Regalabschnitte gezählt. Die Ergebnisse, die man hierbei erhält, werden dann auf den gesamten Lagerbestand hochgerechnet.

Bei dieser Methode ist es erforderlich, die Stichproben sehr sorgfältig auszuwählen. Nur so ist es möglich, auf ein relativ genaues und wahrheitsgetreues Ergebnis zu kommen. Auch die Stichprobeninventur wird in der Regel zum Bilanzstichtag durchgeführt.

Permanente Inventur

Bei der permanenten Inventur wird der Bestand kontinuierlich überwacht. Das bedeutet, dass mittels eines Warenwirtschaftssystems Zugänge, Abgänge und Veränderungen der Bestände – also sämtliche Warenbewegungen – laufend dokumentiert werden.

Die permanente Inventur hat den Vorteil, dass Lagerbestände das ganze Jahr über genauestens überwacht werden und die Inventarliste am Bilanzstichtag in Sekundenschnelle erstellt werden kann.

Rollende Inventur

Diese Methode meint, dass immer nur ein Teil der Bestände gezählt wird, bis nach einer Weile Inventurdaten über den gesamten Bestand vorliegen. Anschliessend wird wieder von vorne begonnen. Anstatt alles an einem einzigen Stichtag zu zählen, wird bei der rollenden Inventur also die Erfassung des Bestands auf das gesamte Jahr über verteilt und laufend durchgeführt.

Welche Grundsätze gibt es bei einer Inventur zu beachten?

Bei der Durchführung einer Inventur gibt es einige Grundsätze zu beachten, um eine genaue Bestandsaufnahme gewährleisten zu können. Diese Grundsätze tragen dazu bei, dass die Inventur zuverlässige und aussagekräftige Ergebnisse über die tatsächlichen Bestände liefert.

  • Grundsatz der Vollständigkeit: Alle vorhandenen Wirtschaftsgüter müssen erfasst werden. Es dürfen keine Gegenstände oder Schulden vergessen oder ausgelassen werden.
  • Richtigkeitsgebot: Die im Rahmen der Inventur erfassten Daten müssen richtig und genau sein. Es muss sichergestellt werden, dass die ermittelten Mengen und Werte den tatsächlichen Beständen entsprechen. Sämtliche Inventurbelege sollten sorgfältig ausgefüllt und anschliessend überprüft werden, damit Fehler minimiert werden können.
  • Grundsatz der Klarheit und Eindeutigkeit: Alle Inventurbelege sollten klar und eindeutig formuliert sein, um Missverständnisse und Fehler zu vermeiden. Das bedeutet, dass im Unternehmen ein einheitliches System von Bezeichnungen, Mengeneinheiten und Bewertungskriterien festgelegt werden sollte.
  • Grundsatz der Nachprüfbarkeit: Die Inventur muss so durchgeführt und das Inventar so aufgestellt werden, dass ein sachverständiger Dritter alles nachvollziehen und nachprüfen kann.
  • Grundsatz der Fortführbarkeit: Die gewählten Inventurmethoden und Bewertungsverfahren sollten so gewählt sein, dass sie verständlich sind und in der Zukunft leicht fortgeführt werden können.
  • Grundsatz der Periodenabgrenzung: Die Inventur sollte zu einem festgelegten Stichtag erfolgen. Damit die Bestände zu dem gewählten Zeitpunkt verlässlich widergespiegelt werden, muss sichergestellt sein, dass Transaktionen, die nach dem Stichtag stattgefunden haben, die Inventurwerte nicht beeinflussen.
  • Grundsatz der Wirtschaftlichkeit: Die Kosten für die Inventur sollten in einem angemessenen Verhältnis zu den Vorteilen stehen, die die Bestandsaufnahme mit sich bringt. Ein Unternehmen sollte stets danach streben, möglichst effiziente und kosteneffektive Methoden zur Durchführung der Inventur zu verwenden.

Wie plane und führe ich eine körperliche Inventur durch?

Im Rahmen der Planung und Durchführung einer Inventur ist es sinnvoll, die folgenden Schritte zu durchlaufen:

1. Legen Sie den Inventurtermin fest

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Legen Sie zunächst den Termin für die Inventur fest, indem Sie unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen ein Datum wählen, an dem der organisatorische Aufwand und die Arbeitsbelastung möglichst gering sind.

2. Erstellen Sie einen Zeitplan

Nun sollten Sie einen Zeitplan für die Inventur erstellen, um genau planen zu können, wie viel Zeit die Inventur in Anspruch nehmen wird. Dabei ist es wichtig, abzuklären, ob die Produktion während der Inventur weiterlaufen kann, reduziert oder ganz eingestellt werden muss.

Sämtliche Inventurtermine und Verantwortlichkeiten aller an der Inventur Beteiligten legen Sie im Inventurkalender fest.

3. Bereiten Sie die Inventur vor

Damit der Zeitplan am Inventurtag eingehalten werden kann, sollten Sie die Inventur vorbereiten.

Sorgen Sie dafür, dass am Inventurtag die für die Inventur benötigten Flächen aufgeräumt und die Bestände übersichtlich geordnet sind. Kontrollieren Sie, ob jeder Artikel korrekt gekennzeichnet ist.

Bestimmen Sie gegebenenfalls, mit welchem Verfahren der jeweilige Artikel bestimmt werden soll und stellen Sie benötigte Hilfsmittel – wie Scanner, Taschenrechner, Waagen, Stifte und Notizzettel – bereit.

Erstellen Sie klar verständliche Aufnahmeformulare, Bestandslisten und Inventuranweisungen.

4. Weisen Sie die Inventurhelfer ein

Weisen Sie die Inventurhelfer bereits im Vorfeld ein und geben Sie ihnen alle notwendigen Informationen an die Hand. Vergewissern Sie sich, dass alles verstanden wurde, um Fehler bei der Inventur zu vermeiden.

Wichtige Regeln bei der Inventurdurchführung sind unter anderem:

  • Defekte oder verdorbene Ware muss gesondert dokumentiert werden.
  • Die Zählung im Rahmen der Inventur erfolgt immer auf einer Ebene von links nach rechts und dann je Ebene von oben nach unten.
  • Zähler und Schreiber arbeiten zusammen – der Zähler nimmt die Menge, das Gewicht o.Ä. auf, der Schreiber bringt die Angaben zu Papier.

5. Nachbereitung der Inventur

Ist die Inventuraufnahme beendet, überprüft der Inventurleiter die Richtigkeit und Vollständigkeit sämtlicher Belege, Eintragungen und Unterschriften.

Die Inventurbelege werden nun in eine Software beziehungsweise in ein spezielles Inventurprogramm eingegeben.

Wie führe ich eine Buchinventur durch?

Für eine vollständige Inventur ist es erforderlich, neben der körperlichen Inventur auch eine Buchinventur durchzuführen.

Damit diese möglichst schnell und reibungslos vonstatten geht, sollten Sie das gesamte Jahr darauf achten, sämtliche Geschäftsvorgänge lückenlos und in chronologischer Reihenfolge zu dokumentieren. Bewahren Sie dazu alle Belege so auf, dass sie leicht zugeordnet werden können – auch von einer externen Person.

Zu den Belegen, die bei der Buchinventur eine Rolle spielen, zählen unter anderem:

  • Kontoauszüge von allen Geschäftskonten
  • Rechnungen und Quittungen
  • Mahnungen, auf denen eine Mahngebühr ausgewiesen ist
  • Nachweise über offene Forderungen und Verbindlichkeiten
  • Bestands- und Saldenlisten

Im Rahmen der Buchinventur werden dann sämtliche immaterielle Vermögens- und Schuldenwerte zu einem bestimmten Stichtag aufgeführt.

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Häufig gestellte Fragen zur Inventur

Was ist der Unterschied zwischen Inventur und Inventar?

Beim Inventar handelt es sich um das Bestandsverzeichnis, das man in Folge der Inventur erstellen kann. Die Inventur hingegen ist der Vorgang des Zählens und Dokumentierens der Vermögensgegenstände und Schulden.

Was passiert, wenn man keine Inventur macht?

Für viele Unternehmen ist es handelsrechtlich und steuerrechtlich vorgeschrieben, eine Inventur zu machen. Machen Sie keine oder eine nicht ordnungsgemässe Inventur, kann dies Konsequenzen von Geldbussen bis hin zu Gefängnisstrafen nach sich ziehen.

Was wird für eine Inventur benötigt?

Je nachdem, welche Arten von Vermögensgegenständen ein Unternehmen im Rahmen der Inventur erfasst, werden auch unterschiedliche Dinge für die Inventur benötigt. Mögliche notwendige Hilfsmittel sind zum Beispiel Taschenrechner, Waagen, Rechenmaschinen, Steighilfen, Kisten, Stifte, Notizzettel, Erfassungsgeräte, Scanner, Bestandslisten und Aufnahmeformulare.

Für die Buchinventur hingegen werden Guthaben-, Zahlungs- oder Forderungsnachweise wie Quittungen, Kontoauszüge, Rechnungen und Belege benötigt.

Wer führt die Inventur durch?

Die Inventur wird in der Regel von internen Mitarbeitern des Unternehmens durchgeführt. Allerdings greifen auch viele Unternehmen aus Kostengründen zu temporären externen Arbeitskräften mit geringer fachlicher Qualifikation zurück, was jedoch mit einer höheren Fehleranfälligkeit einhergehen kann.

Wer überprüft die Inventur?

Unternehmensinterne oder externe Prüfer überprüfen die Richtigkeit und Vollständigkeit der durchgeführten Inventur, um sicherzustellen, dass sie den Standards und Grundsätzen entspricht.

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