Ob du deinen ESR-Einzahlungsschein druckst oder per E-Mail sendest –mit einer Software geht’s einfacher und schneller
Generell gibt es verschiedene Möglichkeiten orangene Einzahlungsscheine mit Referenznummern (ESR) zu erstellen:
- Vorgedruckte Einzahlungsscheine, die teilweise ausgefüllt sind und, die du z. B. von deiner Bank bzw. Postfinance erhältst
- Einzahlungsschein-Vorlagen, die du per Hand ausfüllen musst
- Einzahlungsscheine, die von deiner Rechnungssoftware automatisch ausgefüllt werden und die du entweder selber druckst und per Post oder einfach online als PDF per E-Mail verschickst.
Die wichtigste Info auf dem Einzahlungsschein: die Referenznummer
Die wohl wichtigste Information auf dem Einzahlungsschein, ob vorgedruckt, Vorlage oder selber gedruckt, ist die Referenznummer.
Die 27-stellige Referenznummer musst du entweder selber ausfüllen bzw. wird von deinem Rechnungsprogramm automatisch generiert und auf dem Einzahlungsschein abgebildet.
Sobald du die Gutschrift von der Postfinance oder deiner Bank erhältst, stehen dir folgende Informationen zur Verfügung:
- Die Referenznummer des Einzahlungsscheins
- Das Datum der Gutschrift
- Der Betrag der Gutschrift
NICHT erhältst du den Namen des Einzahlers. Ob vorgedruckt oder selbstgedruckt – der Name des Einzahlers muss anhand der Referenznummer ermittelt werden!
Damit liegt der grösste Vorteil einer Rechnungssoftware direkt auf der Hand – denn mittels einer Software können Namen und Referenznummern, die ansonsten mühsam und zeitaufwendig per Hand mit deinen Unterlagen abgeglichen werden müssten, ganz einfach automatisch ermittelt werden. Damit weisst du immer ganz genau welche Rechnungen bereits beglichen wurden und welche noch ausstehen.
Folgende Arbeiten nimmt dir die Rechnungssoftware ab:
Automatische Zuteilung der Referenznummer zum ESR-Einzahlungsschein
Die Referenznummern auf vorgedruckten orangenen Einzahlungsscheinen sind in aufsteigender Reihenfolge sortiert.
Da du bei Eingang der Gutschrift von deiner Bank lediglich die Referenznummer, nicht aber den Namen des Einzahlers erhältst, ist bei der Nutzung vorgedruckter Einzahlungsscheine enorm wichtig sich die 27-stellige Referenznummer zusammen mit dem Namen manuell, z. B. in einer Excel-Tabelle, zu notieren, um den Überblick zu behalten und eingehende Zahlungen später richtig zuordnen zu können.
Erstellst du deine Einzahlungsscheine mit einer Software, so entfällt dieser manuelle Schritt: Die Referenznummer wird automatisch erteilt, wodurch auch weitere Abgleichungen komplett automatisch erfolgen und des Weiteren Tipp- oder Flüchtigkeitsfehler vermieden werden können.
Automatische Debitorenkontrolle
Welche Rechnungen wurden bezahlt? Welche Zahlungen stehen noch aus? Mithilfe einer Software werden bei Eingang von Gutschriften die entsprechenden Debitoren automatisch geschlossen, ohne, dass du manuell kontrollieren und notieren musst welche Rechnungen bezahlt wurden und welche nicht.
Keine Mehrarbeit, wenn Mahnungen nötig sind
Werden Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlt, so ist es gegebenenfalls nötig Mahnungen mit einem weiteren Einzahlungsschein zu verschicken. Verwendest du einen vorgedruckten Einzahlungsschein, so musst du nun zwei verschiedene Referenznummern manuell notieren, um eine einwandfreie Abgleichung zu gewährleisten. Auch hier kann dir eine Software die ansonsten zeitaufwendigere Erstellung der Mahnung und des Einzahlungsschein sowie den anschliessenden Abgleich der Gutschrift mit deinen offenen Posten abnehmen.
