Einzahlungsschein ausfüllen und drucken - oder einfach online versenden

Einzahlungsschein schnell und einfach online erstellen - mit bexio kein Problem!
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Einzahlungsschein ausfüllen

In bexio können Sie Ihren orangen Einzahlungsschein mit Referenznummer (ESR) einrichten. Einfach Einzahlungsschein drucken und per Post oder online per E-Mail als PDF versenden.

Rechnungen schreiben inkl. ESR

Dank Vorlagen und hinterlegten Bankkonten schreiben sich Rechnungen in bexio wie von alleine; inkl. Ihrem ESR-Einzahlungsschein. Per Mausklick versenden Sie Ihre Rechnung auch online als E-Mail.

ESR-Zahlungen in bexio abgleichen

Gleichen Sie eingehende Zahlungen auf Ihrem Bankkonto direkt mit bexio ab - nicht nur dank ESR. Plus: Übermitteln Sie Zahlungen aus bexio direkt an Ihr E-Banking. So wird Fakturierung noch einfacher.

Rechnungen in Ihrem Design

Gestalten Sie Ihre Rechnungen individuell und nutzen Sie Ihre eigene Rechnungsvorlage. Fügen Sie nebst Ihrem Einzahlungsschein Ihr Logo hinzu und wählen Sie Ihre bevorzugte Schriftart. Ganz einfach.

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Lukas Schnurrenberger

«Mit bexio ist es einfach, den gesamten Auftragsablauf von der Offerte über den Auftrag bis hin zur Rechnung im Auge zu behalten. Das verschafft uns Ressourcen, die wir in unser Kerngeschäft investieren können.»

Lukas Schnurrenberger, AVP Media-Design GmbH

Einzahlungsscheine bequem und schnell erstellen? Kein Problem

Testen Sie bexio 30 Tage kostenlos und unverbindlich

Das Erstellen und Ausfüllen von Einzahlungsscheinen muss nicht unbedingt mühsam und zeitaufwendig sein. Mit einer kostengünstigen Business Software für KMU und Startups wie bexio lassen sich Rechnungen mit Einzahlungsschein schnell und einfach online erstellen. So können Sie Ihre Rechnungen zusammen mit dem dazugehörigen Einzahlungsschein drucken oder selbstverständlich auch einfach per E-Mail versenden.

Warum es sich sonst noch lohnt Ihre Einzahlungsscheine online zu erstellen erfahren Sie im Folgenden.

Ob Sie Ihren ESR-Einzahlungsschein drucken oder per E-Mail senden –mit einer Software geht’s einfacher und schneller

Generell gibt es verschiedene Möglichkeiten orangene Einzahlungsscheine mit Referenznummern (ESR) zu erstellen:

  • Vorgedruckte Einzahlungsscheine, die teilweise ausgefüllt sind und, die Sie z. B. von Ihrer Bank bzw. Postfinance erhalten
  • Einzahlungsschein-Vorlagen, die Sie per Hand ausfüllen müssen
  • Einzahlungsscheine, die von Ihrer Rechnungssoftware automatisch ausgefüllt werden und die Sie entweder selber drucken und per Post oder einfach online als PDF per E-Mail verschicken.

Die wichtigste Info auf dem Einzahlungsschein: die Referenznummer

Die wohl wichtigste Information auf dem Einzahlungsschein, ob vorgedruckt, Vorlage oder selber gedruckt, ist die Referenznummer.

Die 27-stellige Referenznummer müssen Sie entweder selber ausfüllen bzw. wird von Ihrem Rechnungsprogramm automatisch generiert und auf dem Einzahlungsschein abgebildet.

Sobald Sie die Gutschrift von der Postfinance oder Ihrer Bank erhalten, stehen Ihnen folgende Informationen zur Verfügung:

  • Die Referenznummer des Einzahlungsscheins
  • Das Datum der Gutschrift
  • Der Betrag der Gutschrift

NICHT erhalten Sie den Namen des Einzahlers. Ob vorgedruckt oder selbstgedruckt – der Name des Einzahlers muss anhand der Referenznummer ermitteln werden!

Damit liegt der grösste Vorteil einer Rechnungssoftware direkt auf der Hand – denn mittels einer Software können Namen und Referenznummern, die ansonsten mühsam und zeitaufwendig per Hand  mit ihren Unterlagen abgeglichen werden müssten, ganz einfach automatisch ermittelt werden. Damit wissen Sie immer ganz genau welche Rechnungen bereits beglichen wurden und welche noch ausstehen.

Folgende Arbeiten nimmt Ihnen die Rechnungssoftware ab:

Automatische Zuteilung der Referenznummer zum ESR-Einzahlungsschein

Die Referenznummern auf vorgedruckten orangenen Einzahlungsscheinen sind in aufsteigender Reihenfolge sortiert.

Da Sie bei Eingang der Gutschrift von Ihrer Bank lediglich die Referenznummer, nicht aber den Namen des Einzahlers erhalten, ist bei der Nutzung vorgedruckter Einzahlungsscheine enorm wichtig sich die 27-stellige Referenznummer zusammen mit dem Namen manuell, z. B. in einer Excel-Tabelle, zu notieren, um den Überblick zu behalten und eingehende Zahlungen später richtig zuordnen zu können.

Erstellen Sie Ihre Einzahlungsscheine mit einer Software, so entfällt dieser manuelle Schritt: Die Referenznummer wird automatisch erteilt, wodurch auch weitere Abgleichungen komplett automatisch erfolgen und des Weiteren Tipp- oder Flüchtigkeitsfehler vermieden werden können

Automatischer Abgleich offener Posten

Mittels einer Business Software wie bexio können die Referenznummern und die Höhe der Beträge von Gutschriften ganz einfach abgeglichen werden – eine manueller und zeitaufwendiger Abgleich zwischen Ihren Unterlagen und Ihren Banktransaktionen ist nicht nötig.

Stimmt eine Gutschrift mit dem Rechnungsbetrag überein, so wird dieser als Zahlungseingang verbucht. Der Status der Rechnung wechselt automatisch zu „Bezahlt“. Hat der Kunde z. B. zu viel bezahlt, so schreibt bexio dem Kundenkonto den Betrag automatisch gut.

Im Video sehen Sie wie der Abgleich Ihrer Banktransaktionen mit bexio funktioniert.

Einfache und schnelle Erstellung von Rechnungen mit Einzahlungsschein

Insbesondere, wenn Sie viel Zeit mit dem Schreiben von Rechnungen verbringen, hilft Ihnen ein Rechnungsprogramm dabei Rechnungen einfacher und schneller zusammen mit dem zugehörigen Einzahlungsschein zu erstellen. Diese können Sie dann entweder ausdrucken und per Post oder online als PDF per E-Mail verschicken.

So sieht ein Einzahlungsschein aus, der in bexio erstellt wurde.

Automatische Debitorenkontrolle

Welche Rechnungen wurden bezahlt? Welche Zahlungen stehen noch aus? Mithilfe einer Software werden bei Eingang von Gutschriften die entsprechenden Debitoren automatisch geschlossen, ohne, dass Sie manuell kontrollieren und notieren müssen welche Rechnungen bezahlt wurden und welche nicht.

Keine Mehrarbeit, wenn Mahnungen nötig sind

Werden Rechnungen nicht rechtzeitig bezahlt, so ist es gegebenenfalls nötig Mahnungen mit einem weiteren Einzahlungsschein zu verschicken. Verwenden Sie einen vorgedruckten Einzahlungsschein, so müssen Sie nun zwei verschiedene Referenznummern manuell notieren, um eine einwandfreie Abgleichung zu gewährleisten. Auch hier kann Ihnen eine Software die ansonsten zeitaufwendigere Erstellung der Mahnung und des Einzahlungsschein sowie den anschliessenden Abgleich der Gutschrift mit Ihren offenen Posten abnehmen.

Die Vorteile auf einen Blick: Einzahlungsschein ausfüllen mit Software

  • Einzahlungsschein ausfüllen leicht gemacht: Das Ausfüllen des Scheins von Hand entfällt und erfolgt weitestgehend automatisch
  • Erstellen Sie Ihre Rechnung mit Einzahlungsschein einfach online und drucken Sie diese aus oder verschicken Sie diese als PDF per E-Mail
  • Referenznummern, der dazugehörige Name und der Betrag müssen nicht manuell notiert werden, sondern werden automatisch zugeteilt und in der Software gespeichert
  • Sie haben im Blick, welche Rechnungen bezahlt wurden und welche Rechnungen noch ausstehen
  • Werden Rechnungen bezahlt, so werden die entsprechenden Debitoren automatisch geschlossen
  • Offene Posten können automatisch via E-Banking abgeglichen werden

Ob orange oder rot: Einzahlungsschein ausfüllen – so geht’s

Folgende Felder sind auf dem orangenen Einzahlungsschein (ESR) auszufüllen:

  • Konto: Kontonummer des Begünstigten
  • Betrag: Höhe des Betrags
  • Referenznummer: 27-stellige Referenznummer. Übrige Felder von links werden mit Nullen gefüllt.
  • Einzahlung von: Adresse des Kunden
  • Einzahlung für: Adresse des Begünstigten

Hinweis: Wenn Sie Ihren ESR-Einzahlungsschein mit bexio erstellen, so werden oben stehende Felder automatisch ausgefüllt.

 

Folgende Felder sind auf dem roten Einzahlungsschein (ES) auszufüllen:

  • Konto: Kontonummer des Begünstigten
  • Betrag: Höhe des Betrags
  • Kommentar/Zahlungszweck (optional)
  • Einzahlung von: Adresse des Kunden
  • Einzahlung für: Adresse des Begünstigten

Hinweis: Wenn Sie Ihren roten Einzahlungsschein mit bexio erstellen, so werden oben stehende Felder teilweise automatisch ausgefüllt.

Einzahlungsschein-Vorlage in bexio automatisch online ausfüllen

Mit bexio ist die Erstellung von Rechnungen inklusive Einzahlungsschein denkbar einfach.

Möchten Sie das ESR-Verfahren für Ihr Post- oder Bankkonto einrichten, so müssen Sie im Banking-Bereich von bexio einmalig Ihr Konto hinzufügen. Für die Einrichtung benötigen Sie lediglich die BESR-ID und Teilnehmernummer, die Sie beide von Ihrer Bank erhalten.

Die Einrichtung muss nur einmal erfolgen – der Rest erfolgt von nun an weitestgehend automatisch. Daten wie Ihre Adresse, die Referenznummer sowie die Codierzeile, werden von bexio automatisch erzeugt und auf dem Einzahlungsschein abgebildet. Das spart wertvolle Zeit - insbesondere, wenn Sie mit grösseren Volumina arbeiten.

Weiterhin können Sie selbstverständlich selber wählen, ob Sie den Einzahlungsschein ausdrucken möchten oder z. B. als PDF zusammen mit Ihrer Rechnung per E-Mail verschicken möchten.

Einzahlungsschein-Vorlage mit bexio automatisch online ausfüllen

Mit bexio können Sie Ihre Einzahlungsschein (fast) automatisch erstellen und ausfüllen. Daten wie Ihre Adresse, die Referenznummer sowie die Codierzeile, werden von bexio ganz einfach automatisch erzeugt und auf dem Einzahlungsschein abgebildet. Das spart wertvolle Zeit!

bexio ist in nur 3 einfachen Schritten startbereit:

Nachdem Ihr Account eingerichtet ist, können Sie Einzahlungsscheine jederzeit mit nur wenigen Klicks generieren.

Fazit: Mit bexio können Sie Ihre Rechnung mit Einzahlungsschein online erstellen – einfach und schnell von jedem Browser aus. Ob Sie Ihren Einzahlungsschein drucken oder aber bequem per E-Mail versenden möchten bleibt Ihnen überlassen.

Im Vergleich zu vorgedruckten Einzahlungsscheinen oder leeren Einzahlungsschein-Vorlagen sparen Sie hierbei nicht nur Arbeit und Nerven, sondern insbesondere auch Zeit – denn bexio übernimmt den automatischen Abgleich der Zahlungen mit Ihrem E-Banking. So verbringen Sie weniger Zeit mit der Buchhaltung und können diese stattdessen gezielt in Ihr Unternehmen investieren.

Testen Sie bexio 30 Tage kostenlos und unverbindlich

Noch Fragen? Rufen Sie uns an: +41 71 552 00 61
Schreiben Sie lieber? kunden@bexio.com