Que tu imprimes ou envoies tes bulletins de versement avec numéro de référence (BVR) par e-mail, l'utilisation d'un logiciel te permettra de le faire plus rapidement et facilement.
Tu peux remplir tes bulletins de versement avec numéro de référence (BVR) de plusieurs manières:
- Ta banque ou Postfinance te fournit des bulletins de versement pré-imprimés partiellement remplis
- Tu remplis à la main des bulletins de versement vierges
- Ton logiciel de facturation génère automatiquement des bulletins de versement pré-remplis: tu n'as plus qu'à les imprimer et à les envoyer par courrier, ou tout simplement à les transmettre par e-mail au format PDF.
L'information la plus importante figurant sur un bulletin de versement : le numéro de référence (BVR)
Le numéro de référence est l'information la plus importante d'un bulletin de versement – qu'il s'agisse d'un bulletin pré-imprimé, imprimé par toi, ou d'un modèle vierge.
Le numéro de référence comporte 27 chiffres. Tu dois l'inscrire à la main, à moins que tu n'utilises un logiciel de comptabilité qui le génère automatiquement.
À partir du moment où ta banque ou PostFinance te transmet un avis de crédit, tu disposes des informations suivantes:
- Numéro de référence du bulletin de versement
- Date du versement
- Montant du versement
En revanche, tu ne disposes PAS du nom de la personne ayant effectué le paiement. Que le bulletin de versement soit pré-imprimé ou imprimé par tes soins, le nom du payeur doit être transmis à l'aide du numéro de référence.
L'utilisation d'un logiciel de comptabilité présente ici un grand avantage. En effet, celui-ci associe automatiquement les noms et les numéros de référence, ce qui t'évite d'avoir à le faire manuellement – une tâche longue et fastidieuse. Ainsi, tu sais toujours précisément si des factures ont été réglées ou non.
Un logiciel de comptabilité prend également en charge les tâches suivantes:
Intégration automatique du numéro de référence aux bulletins de versement BVR
Les numéros de référence figurant sur les bulletins de versement BVR sont classés par ordre croissant.
Le nom du payeur ne figure pas sur l'avis de crédit que te transmet ta banque (seul le numéro de référence est indiqué): par conséquent, si tu utilises des bulletins de versement pré-imprimés, il est essentiel d'associer manuellement (dans un fichier Excel par exemple) les numéros de référence à 27 chiffres et les noms des payeurs afin d'avoir une vue d'ensemble de tes paiements entrants et de les saisir correctement par la suite.
Si tes bulletins de versement sont générés par un logiciel, cette étape manuelle n'est pas nécessaire: les noms et les numéros de référence sont automatiquement associés et les rapprochements ultérieurs sont également effectués de façon automatique, ce qui permet d'éviter les erreurs de frappe et les fautes d'inattention.
Contrôle automatique des débiteurs
Quelles factures ont été payées? Quels paiements sont encore dûs? Un logiciel de comptabilité comme bexio se charge de fermer automatiquement les comptes débiteurs lorsque les paiements associés sont crédités sur ton compte: tu n'as plus à vérifier ni à modifier manuellement le statut de tes factures.
Pas de charge administrative supplémentaire en cas de rappel
Lorsqu'une facture n'est pas réglée à temps, il peut être nécessaire d'envoyer une relance accompagnée d'un nouveau bulletin de versement. Si tu utilises un bulletin de versement pré-imprimé, tu dois inscrire manuellement deux numéros de référence différents afin de garantir la cohérence de tes comptes. Ici aussi, l'utilisation d'un logiciel t'évite d'avoir à créer des rappels et des bulletins de versement. Le rapprochement ultérieur des crédits avec tes postes non soldés est également pris en charge automatiquement.
