Sia che stampi la tua polizza di versamento PVR o che la invii per e-mail - con un software è tutto più facile e veloce
In generale esistono diversi modi per creare bollettini di versamento arancioni con numeri di riferimento (PVR):
- La tua banca o Postfinance ti forniscono polizze di versamento prestampate, parzialmente compilate
- Modelli di polizze di versamento da compilare a mano
- Polizze di versamento automaticamente compilate dal software di fatturazione da stampare e inviare per posta, o comodamente online per e-mail in formato PDF.
Le informazioni più importanti sulla polizza di versamento: il numero di riferimento
Probabilmente l'informazione più importante che appare sulla polizza di versamento, sia prestampata, un modello o autoprodotta, è il numero di riferimento.
Il numero di riferimento a 27 cifre deve essere inserito autonomamente oppure può essere generato automaticamente dal programma di fatturazione e visualizzato sulla ricevuta di pagamento.
Una volta ricevuto il credito da Postfinance o dalla tua banca, otterrai le seguenti informazioni:
- Il numero di riferimento della polizza di versamento
- La data del credito
- L'ammontare del credito
NON ottieni il nome di chi ha effettuato il versamento. Sia con le polizze prestampate o stampate autonomamente, il nome di chi ha effettuato il versamento deve essere determinato sulla base del numero di riferimento!
Pertanto, il maggior vantaggio di un software di fatturazione è ovvio: con un software, nome e numeri di riferimento, che altrimenti dovrebbero essere riconciliati manualmente con i rispettivi documenti, operazione laboriosa e dispendiosa in termini di tempo, possono essere determinati automaticamente in tutta semplicità. Quindi sai sempre esattamente quali fatture sono già state pagate e quali sono ancora in sospeso.
Il software di fatturazione si occuperà al tuo posto delle seguenti operazioni:
Assegnazione automatica del numero di riferimento alla polizza di versamento PVR
I numeri di riferimento sulle polizze di versamento arancioni prestampate sono indicati in ordine crescente.
Poiché quando si riceve un credito dalla propria banca viene notificato solo il numero di riferimento e non il nome di chi ha effettuato il versamento, diventa estremamente importante annotarsi manualmente il numero di riferimento a 27 cifre insieme al nome quando si utilizzano le polizze prestampate, per esempio in un foglio Excel. In questo modo si può tenere traccia dei pagamenti e in seguito attribuirli correttamente.
Se si creano le polizze di versamento con il software, questa fase manuale non è più necessaria: il numero di riferimento viene emesso automaticamente, il che significa che è possibile effettuare anche ulteriori riconciliazioni in modo completamente automatico, oltre e evitare possibili errori di battitura o di trascrizione.
Controllo automatico dei clienti
Quali fatture sono state pagate? Quali pagamenti sono ancora in sospeso? Con l'aiuto del software, al ricevimento dei crediti, i conti aperti cliente (debitori) corrispondenti vengono automaticamente chiusi, senza che tu debba controllare e annotare manualmente quali fatture sono state pagate e quali no.
Nessun lavoro aggiuntivo nemmeno quando sono necessari dei solleciti
Se le fatture non vengono pagate in tempo, potrebbe essere necessario inviare dei solleciti con un ulteriore bollettino di pagamento. Se si utilizza una polizza di versamento prestampata, è necessario annotare manualmente due numeri di riferimento diversi per garantire una riconciliazione corretta. Anche in questo caso il software può evitarti di dover preparare il sollecito e la polizza di versamento, operazione altrimenti dispendiosa in termini di tempo, oltre alla successiva riconciliazione del credito con le poste aperte.
