Strukturiertes Arbeiten fällt dir schwer und du arbeitest meistens an zig unterschiedlichen Aufgaben gleichzeitig? Sei ehrlich – funktioniert das wirklich? Wir alle kennen den Stress, den unsere To-do-Listen hervorrufen können. Vor allem dann, wenn die Liste immer länger statt kürzer wird. Doch keine Sorge, denn genau für dieses Problem gibt es Abhilfe. Es haben sich über die Jahre viele unterschiedliche Methoden etabliert, die einem helfen, die eigene Zeit optimaler einzusetzen und dabei seine Produktivität hochzuhalten. In diesem Beitrag stellen wir dir die Zeitmanagement-Methode «Timeboxing» vor, gehen auf die Vor- und Nachteile ein und erklären, worauf du beim Einsatz dieser Methode achten solltest.
ℹ️ Timeboxing ist eine Methode zur optimalen Einteilung deiner verfügbaren Zeit. Hierbei werden variable Zeitabschnitte fest blockiert, in denen bestimmte Aktivitäten oder Aufgaben erledigt werden. Dank dieser fixen «Timeboxen» wird garantiert, dass die Aufgaben abgeschlossen werden und keine Ablenkungen stören oder unterbrechen.
Bei der Zeitmanagement-Methode Timeboxing unterscheidet man zwischen Timeboxen mit harten oder weichen Fristen.
Im Vergleich zu weichen Timeboxing-Fristen muss die gesetzte Zeit bei harten Timeboxing-Fristen streng eingehalten werden. Die Zeitspanne, die für eine Aufgabe angesetzt wurde, darf nicht verändert werden. Wenn die Tätigkeit nicht in der angegebenen Zeit erledigt wird, können negative Konsequenzen folgen. Ein Beispiel hierfür ist, dass andere Aufgaben nicht fristgerecht gestartet werden können.
Da harte Fristen bei der Timeboxing-Methode nicht verhandelbar sind, kann dies den Druck erhöhen, die Aufgabe in der festgelegten Zeit zu erledigen.
Das wohl einfachste Beispiel für Timeboxing ist der Stundenplan von Schülern. Es werden fixe Zeiteinheiten definiert, in denen man sich mit unterschiedlichen Themen beschäftigt.
Zum Beispiel wird von 9 Uhr bis 10 Uhr Mathematik gelehrt, im Anschluss Englisch und so weiter. Hier wird bereits das Prinzip des Timeboxing angewandt, ohne dass es jedem vermutlich bewusst ist.
Schauen wir uns nun ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag an:
In unserem Beispiel arbeitet die Firma Schnell AG an einem neuen Projekt. Hierfür wurden Aufgaben an unterschiedliche Teams delegiert. Für ein regelmässiges Update aller Beteiligten gibt es einmal pro Woche ein gemeinsames Meeting.
Dieses Meeting ist für eine Stunde angesetzt. Damit das Meeting effizient abgehalten und alle nötigen To-dos angesprochen werden können, werden folgende Timeboxen für das Meeting festgesetzt.
Zeit | Task |
Projektupdate Gruppe A | 5 Minuten |
Projektupdate Gruppe B | 5 Minuten |
Projektupdate Gruppe C | 5 Minuten |
Budgetupdate | 15 Minuten |
Probleme, Hindernisse & Fragen | 20 Minuten |
Planung für die nächste Woche | 10 Minuten |
Mit diesen festgesetzten Zeitabschnitten können sich die einzelnen Gruppen bereits vorab effektiv vorbereiten, um ihr Update in der Zeitspanne von fünf Minuten zu geben. Zusätzlich ist garantiert, dass es Raum für Fragen, Probleme und Hindernisse gibt. Dabei wird aber nicht mehr Zeit mit dem Meeting verschwendet als nötig und nach dieser Stunde können die Teams wieder an ihre Arbeit gehen.
Das Prinzip des Timeboxing eignet sich nicht nur für die Struktur eines einzelnen Meetings, sondern kann ebenso gut für die Planung der eigenen Woche genutzt werden. Im folgenden zeigen wir ein Beispiel, wie man mit Timeboxen seinen (Arbeits-)Alltag planen und so seine Zeit strukturiert einsetzen kann.
Damit die Methode des Timeboxing erfolgreich ist, solltest du folgende Punkte beachten:
Bevor du anfängst, deine Aufgaben oder Projekte in Zeitblöcke («Timebox») einzuteilen, verschaffe dir einen Überblick über alle Aufgaben. Entscheide, für welche Tätigkeiten weiche Fristen möglich sind und wo du harte Fristen festhalten solltest.
Im nächsten Schritt bestimme die Zeitfenster, die du voraussichtlich für das Erledigen der Tätigkeiten benötigst. Bleibe hierbei realistisch. Plane weder zu viel noch zu wenig Zeit ein, um bestmöglich von der Methode profitieren zu können. Wenn du zu viel Zeit für eine Aufgabe ansetzt, kann es sein, dass du den Fokus verlierst. Bei zu wenig Zeit dagegen kann Stress aufkommen und deine Produktivität leidet darunter. Bleibe daher so realistisch wie möglich.
Trotz der festgesetzten Zeitblöcke solltest du ebenfalls Flexibilität mitbringen. Das bedeutet, dass du auf unvorhergesehene Ereignisse oder neue Herausforderungen eingehen können solltest. Manchmal kann es notwendig sein, die Zeitbox anzupassen oder die Prioritäten zu ändern.
Lass dich nicht ablenken, wenn du gerade eine Aufgabe in einer festgelegten «Timebox» erledigst. Ablenkungen können den ganzen Prozess stören, Stress verursachen und dazu führen, dass du deine Tätigkeiten nicht abschliessen kannst. Vermeide also Ablenkungen, wie E-Mail-Anfragen, Telefonanrufe und Ähnliches.
Um Ablenkungen zu reduzieren, ist es auch empfehlenswert, zu kommunizieren, wenn du dich in einer «Timebox» befindest. Dies ist beispielsweise von Vorteil, wenn du in einem Team arbeitest. So wissen deine Kollegen Bescheid und du wirst bei deiner Tätigkeit nicht unterbrochen.
Das Prinzip des Timeboxing ist nicht nur für den Arbeitsplatz sinnvoll, sondern kann auch für private Aufgaben hilfreich sein.
Um deine Zeit effizient einzuteilen und deine Produktivität steigern zu können, sind Pausen ebenso wichtig wie das Erledigen der einzelnen Timeboxen. Nur mit ausreichenden Auszeiten kannst du deinen Fokus behalten und neue Kraft tanken, um konzentriert weiterzuarbeiten. Plane also neben den Timeboxen mit Aufgaben auch welche ein, in denen du dir eine Pause gönnst und erholst.
Wenn du ein kreativer Mensch bist, nutze die Vielfalt der Farben für deine Timeboxen. Du wirst sehen, dass du beim Planen und Erstellen der Zeitblöcke Spass haben wirst, wenn du diese in unterschiedlichen Farben einteilst.
So könntest du beispielsweise alle Timeboxen mit harten Fristen in einer bestimmten Farbe (zum Beispiel mit der Signalfarbe rot) versehen und alle Pausen in einer anderen Farbe.
Sieh das Prinzip des Timeboxing nicht als ein lästiges Muss an, sondern versuche spielerisch und mit Freude an deine Aufgaben heranzugehen.
Grundsätzlich lässt sich sagen, dass du mithilfe der Timeboxing-Methode deine Aufgaben und Projekte übersichtlich und strukturiert angehen und gleichzeitig deine Produktivität steigern kannst.
Effizientes Zeitmanagement: Dank der Planung mit Timeboxen teilst du deine verfügbare Zeit optimal ein und verlierst somit nicht den Überblick über deine Aufgaben.
Fristgerechtes Erledigen: Die Timeboxen helfen dir, die Deadlines der jeweiligen Tätigkeiten fristgerecht einzuhalten.
Projektübersicht: Dadurch, dass du dich vor dem Planen der einzelnen Timeboxen mit den Projekten auseinandersetzt, erhältst du eine viel bessere Übersicht über alle offenen To-dos.
Fokussiertes Arbeiten: Während du an einer Timebox arbeitest, solltest du Ablenkungen und Störungen weitestgehend vermeiden. So sorgst du für sicheren Fokus auf die aktuelle Aufgabe.
Steigerung der Produktivität und Stressreduktion: Dank der Timeboxing-Methode reduzierst du Stress und Ablenkungen und strukturierst deine Aufgaben – damit steigerst du automatisch deine Produktivität und keine Tätigkeit geht vergessen.
Kein Überprüfen – kein Erfolg: Damit du nachhaltig erfolgreich mit dieser Zeitmanagement-Methode arbeitest, ist es sinnvoll, deine einzelnen Timeboxen regelmässig zu überprüfen und gegebenenfalls zu optimieren. Hast du zu viel Zeit angesetzt? Oder zu wenig? Waren die Ablenkungen noch zu gross? Wie könntest du dies ändern? Betrachte das Vorgehen kritisch, um Schwachstellen identifizieren zu können.
Nicht geeignet für alle Tätigkeiten und jeden Persönlichkeitstyp: Die Timeboxing-Methode ist nicht pauschal für alle Aufgaben einsetzbar. Wenn du beispielsweise Workshops planst oder andere kreative Arbeiten, können Timeboxen unter Umständen Stress und Druck erzeugen.
Zusammenarbeit prüfen: Falls du diese Methode im Team anwendest, sollten vorab alle zustimmen. Wenn nicht deutlich kommuniziert wird, dass jemand während einer «Timebox» nicht gestört werden möchte oder wenn andere Teammitglieder schneller oder langsamer an Aufgaben arbeiten, kann dies zu Unstimmigkeiten und möglichen Unruhen im Team sorgen.
Unzureichende Flexibilität: Auch wenn der Fokus für die jeweilige Tätigkeit wichtig ist, solltest du dich nicht zu sehr darauf versteifen. Unter Umständen können wichtige Prioritäten kurzfristig dazu kommen. Hier solltest du ausreichend flexibel sein, um entsprechend darauf reagieren zu können.
Berücksichtige, dass du vor Anwendung der Timeboxing-Methode die einzelnen Aufgaben und Tätigkeiten auf ihre Tauglichkeit überprüfst. Bei regelmässiger Kontrolle und Analyse von erledigten Timeboxen kannst du so in vollem Umfang von den Vorteilen des Timeboxing profitieren.
Neben der Methode des Timeboxing gibt es noch weitere bewährte Möglichkeiten, mit denen sich dein eigenes Zeitmanagement optimieren lässt.
| Methode | Erklärung |
Die Pomodoro-Technik ist vom Timeboxing-Prinzip abgeleitet. Hierbei nutzt man fixe 25 Minuten lange Zeitabschnitte, in denen man seine Aufgaben erledigt. Wichtig ist, dass man nach jeder Zeiteinheit eine Pause von fünf Minuten einlegt. | |
Beim Eisenhower Prinzip geht es um die Priorisierung von Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Damit lassen sich Aufgaben kategorisieren und zum Beispiel delegieren oder zeitlich auf einen anderen Zeitpunkt einplanen. | |
Das Pareto Prinzip ist auch bekannt als die 80/20-Regel. Es sagt, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit nur 20 Prozent Einsatz erreicht werden können. Das bedeutet, dass du bereits mit kleiner Anstrengung einen grossen Output erzielen kannst. | |
Mit der ABC-Analyse lassen sich Tätigkeiten nach ihrer Wichtigkeit und Erfolgswahrscheinlichkeit kategorisieren. So kannst du dich auf die A-Aufgaben konzentrieren, die dir den meisten Mehrwert liefern. |
Wir alle kennen es – egal, ob man selbstständig oder in einem Angestelltenverhältnis ist: Die täglichen Aufgaben nehmen mehr und mehr zu.
Rechnungen bezahlen, den Wocheneinkauf erledigen, die Kinder in die Kita bringen, das neue Projekt starten, den Rückruf tätigen, neue Lieferanten suchen, Marketingstrategien überlegen und und und, um nur einige Beispiele zu nennen.
Die Folgen liegen auf der Hand:
Aufgaben werden mehr und mehr aufgeschoben (Stichwort: Prokrastination).
Der Druck erhöht sich und löst damit ungesunden Stress aus.
Geordnetes und strukturiertes Arbeiten wird gestört und damit nimmt die Produktivität ab.
Aus diesen Gründen gibt es mehrere Möglichkeiten, die helfen, seine Zeit optimal einzuteilen, um damit Aufgaben konzentriert und fokussiert zu erledigen.
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