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24. JANUAR 2024

Zeitmanagement optimieren: So klappt's

Ein Tag hat 24 Stunden – das ist ein unveränderbarer Fakt. Viele von uns wünschten sich jedoch, dass der Tag mehr Zeit zur Verfügung hätte. Der Grund: To-do-Listen werden immer länger und der Druck, alles rechtzeitig zu erledigen, wächst. Dabei gilt der Faktor «Zeit» in unserer modernen Welt als eine der wichtigsten Ressourcen. Wieso fällt es vielen dann so schwer, diese optimal einzusetzen?
Wir sind diesem Problem auf den Grund gegangen und zeigen Ihnen daher im Folgenden, wie Sie vorgehen können, um Ihre Zeit ideal einzusetzen und so Ihre Produktivität zu verbessern. Zudem stellen wir bewährte Zeitmanagement-Methoden vor und geben praktische Tipps, wie Sie das Beste aus diesen Methoden herausholen können.

In diesem Beitrag

Was ist Zeitmanagement?

ℹ️ Mit Zeitmanagement (engl. time management) ist die Planung, Organisation und Kontrolle seiner eigenen verfügbaren Zeit gemeint. Ziel ist es, damit effizienter und produktiver zu sein, Aufgaben fristgerecht zu erledigen und Prioritäten zu setzen. Zeitmanagement betrifft dabei sämtliche Lebensbereiche, wie Beruf, Privatleben oder Studium.

Was sind die Vorteile des effektiven Zeitmanagements?

  • Priorisierung: Wenn Sie Zeitmanagement-Methoden einsetzen, um Ihre Zeit effektiver zu planen, wird Ihnen die Priorisierung von Aufgaben einfacher fallen. Denn Sie erkennen auf einen Blick, welche Erledigungen direkt und zeitnah erledigt werden müssen und welche sie entweder delegieren oder auf einen späteren Zeitpunkt verschieben können. Dies verbessert ebenso Ihre Entscheidungsfähigkeit.

  • Delegation: Ein Tag hat nur 24 Stunden. Wenn Ihre Liste an Aufgaben aber kein Ende findet, lohnt es sich, Aufgaben zu delegieren. Wichtig ist hierbei, dass Sie vorab mit einer Zeitmanagement-Methode überprüfen, welche Tätigkeiten überhaupt delegiert werden können.

  • Fokussierung: Multitasking ist key… oder eben auch nicht. Wer an zu vielen Projekten gleichzeitig arbeitet, kann schnell den Fokus verlieren und die Qualität der Arbeit leidet. Mithilfe der richtigen Methode können Sie sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren und diese somit mit der gewünschten Qualität erledigen.

  • Optimale Nutzung: Wir Menschen werden schnell Opfer von Prokrastination. Die Ablenkungen, wie zum Beispiel das Surfen in den sozialen Medien, sind einfach zu verlockend. Doch wer möchte schon seine wertvolle, begrenzte Zeit verschwenden? Dank einer Zeitmanagement-Methode lässt sich das reduzieren bzw. gänzlich verhindern.

  • Stressreduktion: Wer sich schnell in einer Drucksituation fühlt, dem helfen Methoden des modernen Zeitmanagements. Wer seine Aufgaben, wie zum Beispiel beim Prinzip des Timeboxing geplant vor sich sieht, gerät weniger in eine stressige Situation, die Druck auslösen kann.

  • Selbstmanagement: Wer sich regelmässig mit seinem Aufgabenumfang und mit den Aufgaben im Detail beschäftigt, verbessert seine Selbstreflexion und damit sein Selbstmanagement. Schwachstellen können einfacher identifiziert und Massnahmen schneller vorgenommen werden.


Setzen Sie Methoden des Zeitmanagements ein, um effektiver und produktiver zu sein.

Abb.: Unnötigen Stress vermeiden – dank Zeitmanagement-Methoden.
Abb.: Unnötigen Stress vermeiden – dank Zeitmanagement-Methoden.

Zeitmanagement-Methoden für bessere Produktivität

Da die Begrifflichkeiten Produktivität und Effizienz immer relevanter werden, gibt es unterschiedliche Methoden, die dabei unterstützen, seine Zeit optimaler einzusetzen. Je nach Bedarf und eigener Vorliebe kann jeder so optimal für sich profitieren.

Übersicht über Zeitmanagement-Methoden

Methode

Kurze Erklärung

Das Pareto Prinzip

Auch bekannt als die 80/20-Regel besagt das Pareto Prinzip, dass man mit 20 Prozent Aufwand rund 80 Prozent seiner Ziele erreichen kann.

Die Pomodoro Technik

Die zu erledigten Aufgaben werden in 25-Minuten-Abschnitte eingeteilt. Im Anschluss sorgt eine Pause für neuen Fokus und verbesserte Konzentration.

Die ABC-Analyse

Die Analyse teilt Ihre Ressourcen in drei Kategorien ein. Dabei sind die Objekte in Kategorie A die wichtigsten und die in Kategorie C weniger wichtig. Die ABC-Analyse ist abgeleitet vom Pareto Prinzip.

Das Eisenhower Prinzip

Diese Methode ist zurückzuführen auf den amerikanischen Präsidenten Howard Eisenhower. Hierbei werden Aufgaben in eine Matrix nach Relevanz und Dringlichkeit eingeteilt.

Eat the Frog

Das Prinzip «Eat the Frog» kann im Prinzip wörtlich genommen werden. Es geht auf eine Aussage von Mark Twain zurück, der folgendes sagte: «Wenn es deine Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, dann erledige das direkt als erstes.» Es meint also, dass man Unangenehmes oder komplexe Aufgaben lieber frühzeitig am Tag erledigt. So können Sie sicher sein, dass diese auch tatsächlich erledigt werden.


Lassen Sie sich leicht ablenken? Wir haben die Lösung!

Egal, um welche Aufgabe es sich handelt und egal, in welchem Umfeld – wir sind Weltmeister in Sachen Prokrastination, der sogenannten «Aufschieberitis».

Ein schwieriges Wort für eigentlich eine ganz einfache Erklärung: Wir schieben Aufgaben hinaus und verschwenden unsere Zeit stattdessen für unnütze Tätigkeiten, wie z. B. das Prüfen unseres Instagram-Feeds. Die eigentlichen Aufgaben werden dann letztlich nur unter (Zeit-)Druck und nicht selten mit viel Stress erledigt.

Entdecken Sie hier unsere Tipps, die gegen Prokrastination helfen:

Zu den Tipps »

Abb.: Stop mit Prokrastination – setzen Sie Ihre Zeit effektiver ein.
Abb.: Stop mit Prokrastination – setzen Sie Ihre Zeit effektiver ein.

Tipps für besseres Zeitmanagement

Tipp 1: Ablenkungen reduzieren

Damit Sie optimal von Zeitmanagement-Methoden profitieren können, sollten Sie sämtliche Ablenkungen möglichst reduzieren.

Dazu gehören zum Beispiel:

  • Telefonanrufe

  • Soziale Medien

  • Nachrichten

  • Kinderbetreuung

  • etc.

Tipp 2: Richtige Kommunikation

Um Ablenkungen zu vermeiden, hilft es auch, sein Vorhaben klar und deutlich den Personen im Umfeld zu kommunizieren. Geben Sie die Zeiträume an, in denen Sie nicht gestört werden möchten. So können Sie sich konzentriert und fokussiert Ihren Aufgaben widmen.

Tipp 3: Flexibilität bewahren

Wichtig ist, bei der Verwendung von Zeitmanagement-Methoden, seine Flexibilität zu bewahren. So sollten Sie sich zwar bemühen, Ablenkungen zu reduzieren, gleichzeitig aber sollten Sie auf unvorhersehbare Ereignisse reagieren können. Daher unser Tipp: Bewahren Sie sich Ihre Flexibilität. Trotz bester Planung und Strukturierung kann es vorkommen, dass man schnell auf neue Umstände reagieren muss.

Tipp 4: Multitasking vermeiden

Auch wenn die Annahme, dass Multitasking von Vorteil sei, weit verbreitet ist, ist das ein Trugschluss. Wer an mehreren Aufgaben gleichzeitig arbeitet, verliert schneller den Fokus und die Qualität leidet. Ihre umfängliche Konzentration gilt dann nicht mehr nur einer Aufgabe, sondern mehreren – und darunter leiden letztlich alle Tätigkeiten inkl. Sie selbst. Nutzen Sie daher die Methoden des Zeitmanagements und arbeiten Sie Task für Task nacheinander ab.

Tipp 5: Sagen Sie «Nein»

Wie viele der Aufgaben, die Ihre To-do-Liste immer länger werden lassen, sind wirklich wichtig und tatsächlich allein Ihre Aufgabe? Überprüfen Sie genau und delegieren Sie, wo möglich. Sagen Sie nicht zu allen Tätigkeiten, die auf Sie zukommen, automatisch «Ja». Wenn gewisse Themenstellungen nicht zu Ihrem Zuständigkeitsbereich gehören oder Sie sowieso bereits ausreichend Tasks zu erledigen haben, dann trauen Sie sich «Nein» zu sagen.

Tipp 6: Ordnung muss sein

Für die Steigerung Ihrer Produktivität und Effektivität ist Ordnung ebenfalls hilfreich. Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz auf und sorgen Sie für ein gemütliches Ambiente, in dem Sie sich wohlfühlen. Unordnung kann unter Umständen Stress erzeugen. Je aufgeräumter Ihr Arbeitsplatz ist, desto leichter fällt Ihnen das Konzentrieren und Kreativität kann besser fliessen.

Abb.: Von einem aufgeräumten Arbeitsplatz profitiert Ihre Produktivität. Testen Sie es aus.
Abb.: Von einem aufgeräumten Arbeitsplatz profitiert Ihre Produktivität. Testen Sie es aus.
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