Ein Tag hat 24 Stunden – das ist ein unveränderbarer Fakt. Viele von uns wünschten sich jedoch, dass der Tag mehr Zeit zur Verfügung hätte. Der Grund: To-do-Listen werden immer länger und der Druck, alles rechtzeitig zu erledigen, wächst. Dabei gilt der Faktor «Zeit» in unserer modernen Welt als eine der wichtigsten Ressourcen. Wieso fällt es vielen dann so schwer, diese optimal einzusetzen?
Wir sind diesem Problem auf den Grund gegangen und zeigen dir daher im Folgenden, wie du vorgehen kannst, um deine Zeit ideal einzusetzen und so deine Produktivität zu verbessern. Zudem stellen wir bewährte Zeitmanagement-Methoden vor und geben praktische Tipps, wie du das Beste aus diesen Methoden herausholen kannst.
ℹ️ Mit Zeitmanagement (engl. time management) ist die Planung, Organisation und Kontrolle deiner eigenen verfügbaren Zeit gemeint. Ziel ist es, damit effizienter und produktiver zu sein, Aufgaben fristgerecht zu erledigen und Prioritäten zu setzen. Zeitmanagement betrifft dabei sämtliche Lebensbereiche, wie Beruf, Privatleben oder Studium.
Delegation: Ein Tag hat nur 24 Stunden. Wenn deine Liste an Aufgaben aber kein Ende findet, lohnt es sich, Aufgaben zu delegieren. Wichtig ist hierbei, dass du vorab mit einer Zeitmanagement-Methode überprüfst, welche Tätigkeiten überhaupt delegiert werden können.
Fokussierung: Multitasking ist key… oder eben auch nicht. Wer an zu vielen Projekten gleichzeitig arbeitet, kann schnell den Fokus verlieren und die Qualität der Arbeit leidet. Mithilfe der richtigen Methode kannst du dich auf wichtige Aufgaben konzentrieren und diese somit mit der gewünschten Qualität erledigen.
Optimale Nutzung: Wir Menschen werden schnell Opfer von Prokrastination. Die Ablenkungen, wie zum Beispiel das Surfen in den sozialen Medien, sind einfach zu verlockend. Doch wer möchte schon seine wertvolle, begrenzte Zeit verschwenden? Dank einer Zeitmanagement-Methode lässt sich das reduzieren bzw. gänzlich verhindern.
Stressreduktion: Wer sich schnell in einer Drucksituation fühlt, dem helfen Methoden des modernen Zeitmanagements. Wer seine Aufgaben, wie zum Beispiel beim Prinzip des Timeboxing geplant vor sich sieht, gerät weniger in eine stressige Situation, die Druck auslösen kann.
Selbstmanagement: Wer sich regelmässig mit seinem Aufgabenumfang und mit den Aufgaben im Detail beschäftigt, verbessert seine Selbstreflexion und damit sein Selbstmanagement. Schwachstellen können einfacher identifiziert und Massnahmen schneller vorgenommen werden.
Zu einem guten Zeitmanagement gehört auch ein gutes Projektmanagement. Wir haben mit awork den passenden App-Partner für dich.
Da die Begrifflichkeiten Produktivität und Effizienz immer relevanter werden, gibt es unterschiedliche Methoden, die dabei unterstützen, deine Zeit optimaler einzusetzen. Je nach Bedarf und eigener Vorliebe kann jeder so optimal für sich profitieren.
Methode | Kurze Erklärung |
Auch bekannt als die 80/20-Regel besagt das Pareto Prinzip, dass man mit 20 Prozent Aufwand rund 80 Prozent seiner Ziele erreichen kann. | |
Die zu erledigten Aufgaben werden in 25-Minuten-Abschnitte eingeteilt. Im Anschluss sorgt eine Pause für neuen Fokus und verbesserte Konzentration. | |
Die Analyse teilt deine Ressourcen in drei Kategorien ein. Dabei sind die Objekte in Kategorie A die wichtigsten und die in Kategorie C weniger wichtig. Die ABC-Analyse ist abgeleitet vom Pareto Prinzip. | |
Diese Methode ist zurückzuführen auf den amerikanischen Präsidenten Howard Eisenhower. Hierbei werden Aufgaben in eine Matrix nach Relevanz und Dringlichkeit eingeteilt. | |
Eat the Frog | Das Prinzip «Eat the Frog» kann im Prinzip wörtlich genommen werden. Es geht auf eine Aussage von Mark Twain zurück, der folgendes sagte: «Wenn es deine Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, dann erledige das direkt als erstes.» Es meint also, dass man Unangenehmes oder komplexe Aufgaben lieber frühzeitig am Tag erledigt. So kannst du sicher sein, dass diese auch tatsächlich erledigt werden. |
Egal, um welche Aufgabe es sich handelt und egal, in welchem Umfeld – wir sind Weltmeister in Sachen Prokrastination, der sogenannten «Aufschieberitis».
Ein schwieriges Wort für eigentlich eine ganz einfache Erklärung: Wir schieben Aufgaben hinaus und verschwenden unsere Zeit stattdessen für unnütze Tätigkeiten, wie z. B. das Prüfen unseres Instagram-Feeds. Die eigentlichen Aufgaben werden dann letztlich nur unter (Zeit-)Druck und nicht selten mit viel Stress erledigt.
Entdecke hier unsere Tipps, die gegen Prokrastination helfen:
Damit du optimal von Zeitmanagement-Methoden profitieren kannst, solltest du sämtliche Ablenkungen möglichst reduzieren.
Dazu gehören zum Beispiel:
Telefonanrufe
Soziale Medien
Nachrichten
Kinderbetreuung
etc.
Um Ablenkungen zu vermeiden, hilft es auch, sein Vorhaben klar und deutlich den Personen im Umfeld zu kommunizieren. Gib die Zeiträume an, in denen du nicht gestört werden möchtest. So kannst du dich konzentriert und fokussiert deinen Aufgaben widmen.
Wichtig ist, bei der Verwendung von Zeitmanagement-Methoden, seine Flexibilität zu bewahren. So solltest du dich zwar bemühen, Ablenkungen zu reduzieren, gleichzeitig aber solltest du auf unvorhersehbare Ereignisse reagieren können. Daher unser Tipp: Bewahre dir deine Flexibilität. Trotz bester Planung und Strukturierung kann es vorkommen, dass man schnell auf neue Umstände reagieren muss.
Auch wenn die Annahme, dass Multitasking von Vorteil sei, weit verbreitet ist, ist das ein Trugschluss. Wer an mehreren Aufgaben gleichzeitig arbeitet, verliert schneller den Fokus und die Qualität leidet. Deine umfängliche Konzentration gilt dann nicht mehr nur einer Aufgabe, sondern mehreren – und darunter leiden letztlich alle Tätigkeiten inkl. du selbst. Nutze daher die Methoden des Zeitmanagements und arbeite Task für Task nacheinander ab.
Wie viele der Aufgaben, die deine To-do-Liste immer länger werden lassen, sind wirklich wichtig und tatsächlich allein deine Aufgabe? Überprüfe genau und delegiere, wo möglich. Sage nicht zu allen Tätigkeiten, die auf dich zukommen, automatisch «Ja». Wenn gewisse Themenstellungen nicht zu deinem Zuständigkeitsbereich gehören oder du sowieso bereits ausreichend Tasks zu erledigen hast, dann traue dich «Nein» zu sagen.
Für die Steigerung deiner Produktivität und Effektivität ist Ordnung ebenfalls hilfreich. Räume deinen Arbeitsplatz auf und sorge für ein gemütliches Ambiente, in dem du dich wohlfühlst. Unordnung kann unter Umständen Stress erzeugen. Je aufgeräumter dein Arbeitsplatz ist, desto leichter fällt dir das Konzentrieren und Kreativität kann besser fliessen.
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