Kennst du das auch? Hast du hohe Ansprüche und kannst von Arbeiten nicht ablassen, bis es für dich perfekt ist? Doch sei ehrlich – wie viel Zeit geht dir dadurch für deine anderen Aufgaben verloren? Wenn du für jedes Thema unangemessen viel Zeit aufopferst, geht sie dir irgendwann aus. Die Folge? Tätigkeiten werden vernachlässigt und du kommst irgendwann deiner To-Do-Liste nicht mehr hinterher. Du verlierst die Freude an dem, was du liebst, weil du kein Licht am Ende des Aufgaben-Tunnels siehst. Wenn du das kennst, dann solltest du weiterlesen. Wir stellen dir das Pareto Prinzip vor, das auch als 80/20-Regel bekannt ist. Wir erklären dir, wie du es anwenden und zeigen, wie du damit dein Zeitmanagement verbessern kannst und du und dein KMU davon profitieren.
ℹ️ Das Pareto Prinzip ist auch bekannt als die 80/20-Regel, von der du vielleicht schon gehört hast. Es drückt aus, dass 80 Prozent der Ergebnisse mit nur 20 Prozent Einsatz erreicht werden können. Das bedeutet, dass bereits mit kleiner Anstrengung ein grosser Output erzielt werden kann.
Das Pareto Prinzip besagt nicht, dass man sich «auf die faule Haut legen kann» und Aufgaben unerledigt lassen sollte. Es geht lediglich darum, mit der eingesetzten Energie den bestmöglichen Output zu erreichen. Ein Haus solltest du zum Beispiel nicht nur zu 80 Prozent bauen.
Das Pareto Prinzip besagt, dass man mit nur 20 Prozent der Kunden 80 Prozent des Umsatzes generieren kann. Damit ist es sinnvoll, sich als Unternehmen auf genau diese 20 Prozent der Kunden zu konzentrieren, die für das Geschäft am rentabelsten sind.
Das Pareto Prinzip ist über 100 Jahre alt und lässt sich auf den italienischen Ökonom Vilfredo Pareto zurückführen. Er untersuchte in den frühen 1900 Jahren die Verteilung von Landbesitz in Italien im Vergleich zur Bevölkerung. Während dieser Studie erkannte er, dass 80 Prozent des Bodens im Besitz von nur 20 Prozent der Bevölkerung waren. Diese Erkenntnis erweiterte er auf weitere Bereiche wie Wirtschaft, Zeitmanagement und Produktivität.
Das Pareto Prinzip lässt sich wie das Beispiel oben mit den Kunden und dem Umsatz gleichermassen auch auf optimales Zeitmanagement übertragen. Das bedeutet, dass man mit 20 Prozent Arbeitsaufwand bereits 80 Prozent seiner Aufgaben effizient erledigen kann. Für die restlichen 20 Prozent braucht es im Gegenzug 80 Prozent Anstrengung, um diese zu erreichen. Doch was bedeutet das konkret? Wir geben verschiedene Beispiele, um das Pareto Prinzip zu veranschaulichen.
Grundsätzlich geht es beim Pareto Prinzip in Bezug auf ein gutes Zeitmanagement darum, den Fokus auf das Wesentliche zu legen und seine Zeit optimal einzuteilen. Mit klaren Prioritäten kommst du so schneller und vor allem effizienter voran.
Das Pareto Prinzip lässt sich auf jede Situation und auf jedes Umfeld anwenden. So auch im Privatleben. Folgendes Beispiel soll helfen, die 80/20-Regel im Alltag zu verdeutlichen.
Schaue bitte in deinen Kleiderschrank. Was siehst du? Quillt er über und sieht unordentlich aus oder ist er bereits nach der berühmten Marie Kondo strukturiert? Falls du zur ersten Gruppe gehörst, zeigen wir dir, wie du mit der 80/20-Regel endlich Ordnung schaffen kannst.
Leere deinen Kleiderschrank – bis auf das letzte Kleidungsstück. Nun betrachte jedes Teil und frage dich, wann du es das letzte Mal getragen hast. Du wirst sehen, dass du in der Regel nur 20 Prozent deiner Klamotten zu 80 Prozent deiner Zeit trägst. Warum das so ist? Die 20 Prozent sind in der Regel Basis-Klamotten wie beispielsweise Jeans, T-Shirt oder Bluse und Schuhe, die am bequemsten sind. Manche Kleidungsstücke, wie beispielsweise Kleider oder hochwertige Anzüge, trägst du in der Regel nur zu 20 Prozent. Anders kann es auch sein, dass du von einem Lieblingsstück zu viele Varianten im Schrank hast, sodass diese gar nicht oder nur selten zum Einsatz kommen. Diese beiden Beispiele belasten deinen Geldbeutel, ohne dass du davon einen Nutzen hast.
Dieses Anwendungsbeispiel zeigt, wie sinnvoll die 80/20-Regel auch im Kleiderschrank sein kann, um sein Budget zu schonen, den Kaufrausch zu reduzieren und um im Kleiderschrank für Ordnung zu sorgen.
Du steckst mitten im Studium oder der Ausbildung und die nächste Prüfungsphase steht kurz bevor. Der Ordner ist vollgepackt mit Themen und Informationen und du hast viel zu wenig Zeit, um alles zu verinnerlichen. Wie sollst du dir alles merken? Ganz einfach – wende auch hier das Pareto Prinzip an. Selbstverständlich wäre die beste Alternative, rechtzeitig mit dem Lernen und dem Vorbereiten auf Prüfungen zu beginnen, aber im realistischen Fall sind wir eher zu spät dran als zu früh. Wenn du für deine Prüfungsphase nun die 80/20-Regel anwendest, sähe dies wie folgt aus:
Konzentriere dich auf 80 Prozent des Stoffes, nachdem du die Themen nach Wichtigkeit und Relevanz priorisiert hast. Das bedeutet, dass du eine «Lern-Lücke» von 20 Prozent in Kauf nimmst. Gemäss dem Prinzip wirst du die Prüfung trotz der fehlenden 20 Prozent erfolgreich absolvieren.
Neben einem gut geplanten und organisierten Zeitmanagement im privaten Umfeld, lässt sich das Pareto Prinzip auch sehr gut im beruflichen Arbeitsalltag integrieren. Ziel ist es, seine Produktivität zu steigern, die Aufgaben zu priorisieren und seine Energie und Zeit bestmöglich zu planen.
Ein Beispiel
Marianne Fuchs führt leidenschaftlich gern ihre kleine, aber feine Konditorei, die sie vor zwei Jahren eröffnet hat. Auf ihren Schritt in die Selbstständigkeit ist sie sehr stolz. Allerdings stellt sie am Ende des Monats immer wieder fest, dass sie mit Liquidität zu kämpfen hat. Sie weiss, sie muss etwas an ihrer Strategie ändern, sodass am Monatsende immer genügend Umsatz erwirtschaftet wird. Sie hat bereits von der 80/20-Regel, dem Pareto Prinzip, gehört und möchte diese nun auf ihr Business anwenden. Zunächst analysiert sie ihre Umsätze.
Aufgrund der guten Lage ihres Geschäfts profitiert sie von viel Laufkundschaft. Die meisten Umsätze erzielt sie hier unter der Woche, also an Werktagen. Am häufigsten verkauft sie Butter-Gipfeli oder anderes kleines Backwerk. Viele Personen stoppen bei ihr auf dem oder vom Weg zur Arbeit und kaufen nur für kleine Beträge bei ihr ein. Dies sichert grundsätzlich ihren Umsatz, aber die aufwändigen und liebevoll verzierten Torten und Mini-Patisserien bleiben vermehrt liegen. Erst am Wochenende verkauft Marianne auch diese.
Sie fragt sich, ob sie ihre Zeit und ihre Priorisierung richtig setzt. Das Backen der Torten und der Mini-Patisserien kostet sie unter der Woche viel Zeit, bringt aber kaum Umsatz. Ausser am Wochenende. Sie beschliesst, diese nur noch am Wochenende herzustellen und das Sortiment unter der Woche entsprechend anzupassen. Somit erstellt sie nur noch zu 20 Prozent in der Woche die aufwändigen Gebäckstücke, erzielt damit aber rund 80 Prozent ihres Umsatzes aufgrund des höheren Verkaufspreises. Die Gipfeli und kleinen Backwaren beanspruchen viel weniger Zeit in der Herstellung und sind daher günstiger. Sie tragen jedoch viel weniger zum Umsatz bei.
Zwei Monate nach ihrer Strategie-Umstellung ist Marianne Fuchs immer noch zufrieden. Dank der 80/20-Regel konnte sie ihr Business optimieren und ihre eigene Zeit viel besser einteilen. Und das Beste: Ihr Geschäft läuft.
Wenn du nach dem Pareto Prinzip handelst, kannst du deine Zeit besser einplanen, verlierst dich nicht in unnötigen Details und hast einen verbesserten Fokus.
Unnötiges wird aussortiert: Aufgaben werden nach ihrer Relevanz überdacht.
Optimale Zeiteinteilung: Keine Zeitverschwendung.
Fokus auf das Wesentliche: Kein Verlieren in Details bzw. unnötiger Perfektionismus.
Einfache Entscheidungshilfe: Unterstützung für Unentschlossene.
Bei den Vorteilen darf man jedoch auch die Herausforderungen nicht ausser Acht lassen.
Zuerst solltest du dir jeweils die Frage stellen, ob es in deinem persönlichen Fall überhaupt möglich ist, das Pareto Prinzip anzuwenden. Folgendes Negativ-Beispiel verdeutlicht das:
Du bist Inhaber eines Cafés am See und Besucher bestellen: 2x Kaffee, 1x Limonentorte und 1x Gipfeli.
Du servierst jedoch nur die Heissgetränke und das Gipfeli. Du wolltest die Zeit einsparen, die es dich kosten würde, die Limonentorte aus dem Kühler zu holen und anzuschneiden. Dein Kunde erhält damit nur einen Teil seiner Bestellung.
Dieses Verhalten wäre nicht akzeptabel und könnte deiner Reputation nachhaltig schaden.
Das bedeutet, dass es immer Aufgaben, Berufe oder Situationen gibt, in denen das Pareto Prinzip keine Anwendung finden kann.
Auch wenn man bei der Anwendung der 80/20-Regel manchmal Aufgaben gänzlich streichen kann, bedeutet das jedoch nicht, dass es einer Aufforderung zum Nicht-Erledigen von Herausforderungen gleichkommt. Vielmehr stehen im Zusammenhang mit dem Pareto Prinzip der Fokus und die Priorisierung im Vordergrund.
Wie bereits erwähnt, geht es beim Pareto Prinzip um eine strukturierte Priorisierung. Jedoch kann es auch vorkommen, dass man die falschen Aufgaben priorisiert. Hier lohnt es sich, Erfahrung zu sammeln und seine Vorgehensweise beim Priorisieren zu überdenken und gegebenenfalls anzupassen.
Die ABC-Analyse basiert auf dem Pareto Prinzip und ist eine Massnahme, um Entscheidungen aufgrund von Daten zu treffen. Hierbei werden vor allem Lagerbestände in die Kategorien A – C einsortiert. Dabei gilt: A-Ressourcen sind für deinen Unternehmenserfolg essentiell und benötigen sorgfältige Beachtung. C-Ressourcen sind dagegen weniger wertvoll für dein Business.
Die ABC-Analyse wird häufig in der Lagerverwaltung angewendet. Im Detail bedeutet das, dass A-Produkte hochwertig sind und rund 80 Prozent des Umsatzes erzielen. Sie werden aber aufgrund des Preises weniger nachgefragt und daher nur zu 20 Prozent gelagert. C-Produkte dagegen sind günstiger und werden dadurch häufiger nachgefragt. Das Lager hält rund 50 Prozent davon. Zum Unternehmenserfolg tragen sie jedoch nur zu rund 10 Prozent bei.
Du bist leidenschaftlicher Schreiner und lagerst unterschiedliche Holzarten. So können deine Kunden individuell entscheiden, welches Holz sie für ihr Möbelstück haben möchten. Die Holzarten unterscheiden sich in Wert und Qualität.
Holzart A: Dein teuerstes Holz, jedoch mit entsprechend hoher Qualität.
Holzart B: Teures Holz, aber mit einer geringeren Qualität als Holzart A.
Holzart C: Gutes Holz im guten Preis-Leistungs-Verhältnis.
Aus Erfahrung weisst du bereits, dass Holzart C am häufigsten von deinen Kunden nachgefragt wird, weil es am günstigsten ist. Etwa 20 Prozent deiner Kunden verlangen Holzart A.
Aus dieser Erkenntnis planst du nun deine Lagerbestände.
Holzart A solltest du stets ausreichend auf Lager haben, auch wenn diese bei nur rund 20 Prozent deiner Anfragen nachgefragt wird. Holz A hat aufgrund seines Einkaufspreises einen grosses Einfluss auf deinen Verkaufspreis und damit auf deinen Umsatz. Wenn du eine Nachfrage wegen Lagerengpässen nicht bedienen könntest, hätte das direkten Einfluss auf deinen Geschäftserfolg.
Die Lagerbestände von Holzart C benötigen dagegen keine so hohe Aufmerksamkeit wie Holzart A, da diese aufgrund des Preises weniger zu deinem Umsatz beitragen. Trotzdem ist es auch hier ratsam, auf ausreichenden Bestand zu achten, da die meisten Kunden diese Holzart aufgrund des günstigen Preises nachfragen.
Obwohl du Produkt A nur in geringen Mengen lagerst, ist es wichtig, diese vorrätig zu haben. Äussert ein Kunde sein Interesse an diesem Produkt und du könntest die Nachfrage aufgrund fehlender Lagerung nicht bedienen, sind die Auswirkungen viel deutlicher in deinem Geschäftsergebnis spürbar.
Prinzipiell hilft dir die ABC-Analyse dabei, dich mit deinen Produkten auseinanderzusetzen, die Verkäufe zu analysieren und deine Lagerbestände zu optimieren. Engpässe, beziehungsweise übermässige sowie kosten- und zeitintensive Lagerung können somit verhindert werden.
Prinzipiell hilft dir die ABC-Analyse dabei, dich mit deinen Produkten auseinanderzusetzen, die Verkäufe zu analysieren und deine Lagerbestände zu optimieren. Engpässe, beziehungsweise übermässige sowie kosten- und zeitintensive Lagerung können somit verhindert werden.
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