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17. JANUAR 2024

Die perfekte Stellenbeschreibung: Definition, Inhalte und Vorlage

Ist Fachkräftemangel auch in Ihrer Branche ein Thema und Sie sind auf der Suche nach passenden Talenten für Ihr Business? Um die richtigen Kandidaten zu finden, ist es von entscheidender Bedeutung, dass sich Unternehmen bewusst mit den Anforderungen und Aufgaben einer zu besetzenden Position auseinandersetzen.
Die Qualität der Stellenbeschreibung spielt hierbei eine Schlüsselrolle, da sie nicht nur den Recruiting-Prozess erleichtert, sondern auch sicherstellt, dass die Kandidaten optimal zu den Unternehmensanforderungen passen. Wir stellen Ihnen im Folgenden die wichtigsten Fakten zum Thema Stellenbeschreibung vor und bieten eine Vorlage zum Download an. Damit Sie bestens gerüstet sind für die Rekrutierung Ihrer zukünftigen Talente.

In diesem Beitrag

Was ist eine Stellenbeschreibung?

ℹ️ Eine Stellenbeschreibung ist eine schriftliche Zusammenfassung, die eine freie Stelle optimal beschreibt. Je besser und spezifischer eine Stellenbeschreibung formuliert ist, desto leichter wird ein optimaler Fit für die Vakanz gefunden. Die Stellenbeschreibung sowie die Besetzung der Positionen gehören zu den Kernaufgaben der Personalabteilung.


Was ist der Unterschied zwischen Stellenbeschreibung, Stellenanzeige und Stellenausschreibung?

Grundsätzlich beziehen sich diese Begrifflichkeiten auf den Recruitingprozess und sind damit in der Regel Aufgabe der Personalabteilung. Es gibt jedoch feine Unterschiede in der Bedeutung, auf die wir im Folgenden eingehen.

Name

Art

Erklärung

Eigenschaft

Zielgruppe

Stellenbeschreibung

internes Dokument

Detaillierte Beschreibung der Position, Anforderungen, Verantwortung und Aufgabe

ausführlich, detailliert

Alle Mitarbeitende und Kollegen, die am Recruitingprozess und Erstellen der Beschreibung beteiligt sind.

Stellenanzeige

externes Dokument

Werberische Anzeige, mit der potenzielle Kandidaten zur Bewerbung motiviert werden sollen

kurz, prägnant, ansprechend

Öffentlichkeit, mit dem Ziel, Kandidaten zu erreichen.

Stellenausschreibung

externes Dokument

Vergleichbar mit der Stellenanzeige


Abb.: Die Jobsuche findet heutzutage in der Regel online statt.
Abb.: Die Jobsuche findet heutzutage in der Regel online statt.
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Was gehört in eine gute Stellenbeschreibung?

Wie bereits erwähnt, ist die Stellenausschreibung der erste Schritt im Recruitingprozess. Bevor eine Stelle das Unternehmen zur Bewerbung verlassen kann, müssen intern die Anforderungen und Bedingungen festgelegt werden.

Hier ist wichtig, dass alle beteiligten Personen involviert und sämtliche Erwartungen festgehalten werden. Je detaillierter eine offene Stelle beschrieben wird, desto klarer sind die Anforderungen.

  • Jobtitel bzw. Positionsbeschreibung: Aus dem Titel sollte direkt hervorgehen, um welche Art von Anstellung es geht und ob es sich um eine Position mit Führungsverantwortung handelt oder nicht.

  • Arbeitspensum: Die Angabe des Arbeitspensums hilft bei der Aussortierung von Kandidaten. (z. B. eine Arbeitsuchende, die nach einer 80%-Stelle sucht, kann Ausschreibungen mit 40 – 60% direkt ignorieren).

  • Beschreibung der Aufgaben und Pflichten: Je spezifischer Aufgaben und Pflichten festgehalten werden, desto klarer ist der Arbeitsalltag später für den Kandidaten.

  • Ziele: Die Firma legt fest, welche Ziele mit dieser Neubesetzung erreicht werden sollen. Die Erreichung dieser sollte dann in regelmässigen Abständen gemeinsam mit dem Mitarbeitenden überprüft werden.

  • Verantwortungsbereich(e): Die Stellenbeschreibung sollte die Verantwortungsbereiche deutlich beschreiben, damit der künftige Mitarbeitende informiert ist, wo er alleinige Verantwortung und damit auch alleiniges Entscheidungsrecht trägt.

  • Vorgesetzte, Team und Stellvertreter: Aus dem Beschrieb sollte hervorgehen, wo sich die Stelle im Organigramm eines Unternehmens eingliedert. Da sich hier schnell Änderungen ergeben können, ist es wichtig, Stellenbeschreibungen immer up-to-date zu halten.

  • Entwicklungsmöglichkeiten: Falls die Stelle mit potenziellen Entwicklungsschritten einhergeht, sollte dies in der Stellenbeschreibung festgehalten werden.

Wie erreicht man seine Zielgruppe mit der Stellenbeschreibung?

Online

  • Eigene Webseite

  • Jobportale wie indeed.ch, jobs.ch, monster.ch, stellenmarkt.ch

  • Social-Media-Kanäle, wie zum Beispiel LinkedIn

  • etc.

Offline

  • Anzeige in Zeitungen oder Magazinen

  • Auf Jobmessen (z. B. Absolventenmesse Schweiz Zürich oder advanceING Zürich)

  • Aussenwerbemassnahmen, wie zum Beispiel Bus- oder Plakatwerbung

  • Kollaboration mit Hochschulen

  • Zusammenarbeit mit Headhuntern und anderen Personaldienstleistern

  • etc.

Je mehr Methoden eingesetzt werden, desto mehr Personen können erreicht werden. Hierbei sollte jedoch berücksichtigt werden, ob die breite Masse für diese Stelle sinnvoll ist oder ob eine gezielte Ansprache besser wirkt.

Die Stellenbeschreibung dient als Basis für die spätere Stellenanzeige oder -ausschreibung und zur Überprüfung der intern gesetzten Ziele.

Abb: Je besser die Stellenausschreibung, desto einfacher finden Sie den perfekten Fit für die Vakanz.
Abb: Je besser die Stellenausschreibung, desto einfacher finden Sie den perfekten Fit für die Vakanz.
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Vorlage: Stellenbeschreibung zum Download

Finden Sie hier ein kostenloses Muster für eine Stellenbeschreibung, mit der Sie keine wichtigen Inhalte vergessen.

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Was sollte nicht in einer Stellenbeschreibung stehen?

  • Diskriminierung: Diskriminierende Inhalte sollten selbstverständlich keinen Platz in einer Stellenbeschreibung oder anderen Dokumenten finden.

  • Informationen zu Firma und Benefits: Diese Informationen gehören in die Stellenanzeige oder -ausschreibung, aber nicht in die interne Stellenbeschreibung.

  • Vorausgesetzte Skills (dt. Fähigkeiten) oder Erfahrungen: Wer hier auf feste Anforderungen beharrt, wird es in der Bewerbersuche schwer haben. Hier sollte man offen für unterschiedliche Erfahrungen und Kenntnisse sein.

  • Gründe für die Vakanz: Sie müssen nicht festhalten, warum eine Stelle ausgeschrieben wird. Hier können viele Möglichkeiten die Ursache sein (wie zum Beispiel Kündigung des vorherigen Mitarbeitenden oder neu geschaffene Stelle). Hier sind Sie zu keiner Dokumentation verpflichtet, da es auch keinen Mehrwert schafft.

Vor- und Nachteile einer Stellenbeschreibung

Vorteile

  • Transparenz: Für Mitglieder des Unternehmens sowie für den künftigen Arbeitnehmenden sind Aufgaben, Pflichten und Verantwortungsbereiche klar und deutlich definiert. Stellenbeschreibungen sind daher auch oft Teil des Arbeitsvertrages.

  • Grundlage für Stellenbewerbung: Wer sich Mühe mit einer Stellenbeschreibung macht, hat bereits die Basis für Stellenanzeigen, die für die Bewerbersuche veröffentlicht werden.

  • Einfachere Bewertung der Mitarbeitenden: Die in der Stellenbeschreibung festgesetzten Ziele lassen sich einfacher im (jährlichen oder halbjährlichen) Mitarbeitendengespräch überprüfen.

  • Vereinfachtes Recruiting: Durch die vorab definierten Anforderungen kann der Auswahlprozess eines Bewerbers schneller erfolgen.


Nachteile

  • Zeit- und arbeitsintensiv: Die Stellenbeschreibung muss stets aktuell gehalten werden und die Abstimmung mit allen Beteiligten kann ebenfalls arbeitsaufwändig sein.

  • Eingeschränkter Handlungsspielraum für Mitarbeitende: Fix definierte Inhalte können den Mitarbeitenden unter Umständen an der Umsetzung von neuen, innovativen Ideen hindern.

  • Geringe Flexibilität: Möchten Änderungen oder Anpassungen angestrebt werden – ob auf Seite des Unternehmens oder des Mitarbeitenden – erfordert dies administrativen Aufwand.

Abb.: Viele Jobinterviews werden heutzutage im ersten Schritt online durchgeführt.
Abb.: Viele Jobinterviews werden heutzutage im ersten Schritt online durchgeführt.
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