Die perfekte Stellenbeschreibung: Definition, Inhalte und Vorlage

Ist Fachkräftemangel auch in Ihrer Branche ein Thema und Sie sind auf der Suche nach passenden Talenten für Ihr Business? Um die richtigen Kandidaten zu finden, ist es von entscheidender Bedeutung, dass sich Unternehmen bewusst mit den Anforderungen und Aufgaben einer zu besetzenden Position auseinandersetzen.
Die Qualität der Stellenbeschreibung spielt hierbei eine Schlüsselrolle, da sie nicht nur den Recruiting-Prozess erleichtert, sondern auch sicherstellt, dass die Kandidaten optimal zu den Unternehmensanforderungen passen. Wir stellen Ihnen im Folgenden die wichtigsten Fakten zum Thema Stellenbeschreibung vor und bieten eine Vorlage zum Download an. Damit Sie bestens gerüstet sind für die Rekrutierung Ihrer zukünftigen Talente.

In diesem Beitrag

• Was ist eine Stellenbeschreibung?
  
• Was gehört in eine gute Stellenbeschreibung?
  
• Was sollte nicht in einer Stellenbeschreibung stehen?
  
• Vor- und Nachteile einer Stellenbeschreibung
• Vorlage zum Download

Was ist der Unterschied zwischen Stellenbeschreibung, Stellenanzeige und Stellenausschreibung?

Grundsätzlich beziehen sich diese Begrifflichkeiten auf den Recruitingprozess und sind damit in der Regel Aufgabe der Personalabteilung. Es gibt jedoch feine Unterschiede in der Bedeutung, auf die wir im Folgenden eingehen.

Name	Art	Erklärung	Eigenschaft	Zielgruppe
Stellenbeschreibung	internes Dokument	Detaillierte Beschreibung der Position, Anforderungen, Verantwortung und Aufgabe	ausführlich, detailliert	Alle Mitarbeitende und Kollegen, die am Recruitingprozess und Erstellen der Beschreibung beteiligt sind.
Stellenanzeige	externes Dokument	Werberische Anzeige, mit der potenzielle Kandidaten zur Bewerbung motiviert werden sollen	kurz, prägnant, ansprechend	Öffentlichkeit, mit dem Ziel, Kandidaten zu erreichen.
Stellenausschreibung	externes Dokument	Vergleichbar mit der Stellenanzeige

Was gehört in eine gute Stellenbeschreibung?

Wie bereits erwähnt, ist die Stellenausschreibung der erste Schritt im Recruitingprozess. Bevor eine Stelle das Unternehmen zur Bewerbung verlassen kann, müssen intern die Anforderungen und Bedingungen festgelegt werden.

Hier ist wichtig, dass alle beteiligten Personen involviert und sämtliche Erwartungen festgehalten werden. Je detaillierter eine offene Stelle beschrieben wird, desto klarer sind die Anforderungen.

• Jobtitel bzw. Positionsbeschreibung: Aus dem Titel sollte direkt hervorgehen, um welche Art von Anstellung es geht und ob es sich um eine Position mit Führungsverantwortung handelt oder nicht.

• Arbeitspensum: Die Angabe des Arbeitspensums hilft bei der Aussortierung von Kandidaten. (z. B. eine Arbeitsuchende, die nach einer 80%-Stelle sucht, kann Ausschreibungen mit 40 – 60% direkt ignorieren).

• Beschreibung der Aufgaben und Pflichten: Je spezifischer Aufgaben und Pflichten festgehalten werden, desto klarer ist der Arbeitsalltag später für den Kandidaten.

• Ziele: Die Firma legt fest, welche Ziele mit dieser Neubesetzung erreicht werden sollen. Die Erreichung dieser sollte dann in regelmässigen Abständen gemeinsam mit dem Mitarbeitenden überprüft werden.

• Verantwortungsbereich(e): Die Stellenbeschreibung sollte die Verantwortungsbereiche deutlich beschreiben, damit der künftige Mitarbeitende informiert ist, wo er alleinige Verantwortung und damit auch alleiniges Entscheidungsrecht trägt.

• Vorgesetzte, Team und Stellvertreter: Aus dem Beschrieb sollte hervorgehen, wo sich die Stelle im Organigramm eines Unternehmens eingliedert. Da sich hier schnell Änderungen ergeben können, ist es wichtig, Stellenbeschreibungen immer up-to-date zu halten.

• Entwicklungsmöglichkeiten: Falls die Stelle mit potenziellen Entwicklungsschritten einhergeht, sollte dies in der Stellenbeschreibung festgehalten werden.

Die Stellenbeschreibung dient als Basis für die spätere Stellenanzeige oder -ausschreibung und zur Überprüfung der intern gesetzten Ziele.

Was sollte nicht in einer Stellenbeschreibung stehen?

• Diskriminierung: Diskriminierende Inhalte sollten selbstverständlich keinen Platz in einer Stellenbeschreibung oder anderen Dokumenten finden.

• Informationen zu Firma und Benefits: Diese Informationen gehören in die Stellenanzeige oder -ausschreibung, aber nicht in die interne Stellenbeschreibung.

• Vorausgesetzte Skills (dt. Fähigkeiten) oder Erfahrungen: Wer hier auf feste Anforderungen beharrt, wird es in der Bewerbersuche schwer haben. Hier sollte man offen für unterschiedliche Erfahrungen und Kenntnisse sein.

• Gründe für die Vakanz: Sie müssen nicht festhalten, warum eine Stelle ausgeschrieben wird. Hier können viele Möglichkeiten die Ursache sein (wie zum Beispiel Kündigung des vorherigen Mitarbeitenden oder neu geschaffene Stelle). Hier sind Sie zu keiner Dokumentation verpflichtet, da es auch keinen Mehrwert schafft.

Vor- und Nachteile einer Stellenbeschreibung

Vorteile

• Transparenz: Für Mitglieder des Unternehmens sowie für den künftigen Arbeitnehmenden sind Aufgaben, Pflichten und Verantwortungsbereiche klar und deutlich definiert. Stellenbeschreibungen sind daher auch oft Teil des Arbeitsvertrages.

• Grundlage für Stellenbewerbung: Wer sich Mühe mit einer Stellenbeschreibung macht, hat bereits die Basis für Stellenanzeigen, die für die Bewerbersuche veröffentlicht werden.

• Einfachere Bewertung der Mitarbeitenden: Die in der Stellenbeschreibung festgesetzten Ziele lassen sich einfacher im (jährlichen oder halbjährlichen) Mitarbeitendengespräch überprüfen.

• Vereinfachtes Recruiting: Durch die vorab definierten Anforderungen kann der Auswahlprozess eines Bewerbers schneller erfolgen.

Nachteile

• Zeit- und arbeitsintensiv: Die Stellenbeschreibung muss stets aktuell gehalten werden und die Abstimmung mit allen Beteiligten kann ebenfalls arbeitsaufwändig sein.

• Eingeschränkter Handlungsspielraum für Mitarbeitende: Fix definierte Inhalte können den Mitarbeitenden unter Umständen an der Umsetzung von neuen, innovativen Ideen hindern.

• Geringe Flexibilität: Möchten Änderungen oder Anpassungen angestrebt werden – ob auf Seite des Unternehmens oder des Mitarbeitenden – erfordert dies administrativen Aufwand.