06. JUNI 2019

Unsicher bei der Spesenabrechnung?

Sind für Sie Spesenabrechnungen etwas mühsames und am liebsten würden Sie sich gerne davor drücken? Egal, ob für Sie als Einzelunternehmer oder für Ihre Mitarbeiter – wir zeigen Ihnen Tipps, wie die Spesenabrechnung Ihnen kein Kopfzerbrechen mehr bereitet.

Was sind Spesen?

Grundsätzlich gilt, wenn Auslagen durch den Betrieb veranlasst sind, gelten Sie als betriebliche Auslagen und müssen vom Unternehmen übernommen werden. Sind Sie also aus betrieblichen Gründen auf Reisen und fallen hier Kosten an, können Sie diese über das Unternehmen abwickeln lassen. Nach dem Abrechnen der Spesen wird Ihnen der Betrag wieder vergütet.

Arten von Spesen

  • Reisekosten
  • Transportkosten
  • Verpflegungskosten
  • Zusätzlich Kosten, die zur Reise gehören

Bei der Spesenabrechnung selbst kann das Unternehmen entscheiden, ob es eine «effektive Spesenabrechnung» oder eine «Pauschalspesenabrechnung» bevorzugt.

Effektive Spesenabrechnung

Bei der effektiven Spesenabrechnung wird, wie der Name schon sagt, effektiv jede Ausgabe abgerechnet. Hierzu muss der Mitarbeiter alle Quittungen aufheben und am Ende ein Spesenformular ausfüllen. Sind die Ausgaben im Ausland angefallen, muss zusätzlich noch die Währung sowie der Währungskurs ergänzt werden.

Inhalte eines Spesenformulars

  • Datum
  • Personaldaten (Name, Adresse, PLZ, IBAN des Mitarbeiters)
  • Betreff (Grund für die anfallenden Spesen)
  • Betrag (Wert in CHF)
  • Währungskurs und Währung, fall die Rechnung nicht in CHF beglichen wurde
  • KM-Zahl, falls das private Fahrzeug genutzt wurde
  • MWST-Code

Für eine Spesenabrechnung sollte jedes Unternehmen ein sogenanntes Spesenreglement führen. Dieses Reglement regelt die Bedingungen für erstattete Spesen. Hier kann das Unternehmen beispielsweise festlegen, dass Mitarbeiter dazu verpflichtet sind, die Ausgaben möglichst tief zu halten. Wenn Ausgaben in der Spesenabrechnung aufgeführt werden, die nicht zwingend notwendig waren, kann der Mitarbeiter dazu verpflichtet sein, diese Kosten selbst zu tragen. Wie Sie als Unternehmen hiermit vorgehen möchten, entscheiden Sie selbst und legen dies im Spesenreglement fest.

Abrechnung der Pauschalspesen

Bei der Pauschalspesenabrechnung wird nicht nach Quittung separat abgerechnet, sondern der Mitarbeiter erhält einen Pauschal-Betrag und muss mit diesem Betrag alle seinen betrieblichen Ausgaben decken. Der Vorteil hierbei liegt für das Unternehmen darin, dass sich der administrative Aufwand gegenüber einer effektiven Spesenabrechnung stark vereinfacht. Eine Herausforderung liegt jedoch in der Festlegung des Wertes. Dieser sollte so gemessen sein, dass Ausgaben tatsächlich gedeckt werden können, gleichzeitig jedoch nicht zu hoch, um das Unternehmen nicht unnötig finanziell zu belasten. Pauschalspesen müssen dann im Lohnausweis betragsmässig ausgewiesen werden.

Spesen verbuchen

Übriger Personalaufwand: Konto 5820, Spesenentschädigungen

Werbeaufwand: Konto 6640 Reisespesen, Kundenbetreuung