Vorsteuerabzugsberechtigt: Der Vorsteuerabzug in der Schweiz

Unternehmen in der Schweiz zahlen bei Einkäufen von Waren und Dienstleistungen Mehrwertsteuer – anders als Privatpersonen können sie diese jedoch als Vorsteuer zurückfordern. Der Vorsteuerabzug ist ein zentrales Element des Mehrwertsteuersystems und entlastet Unternehmen finanziell.

Doch ab wann ist man vorsteuerabzugsberechtigt in der Schweiz, welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein und welche formalen Kriterien gelten für Rechnungen? In diesem Beitrag erfährst du alles, was du zur Mehrwertsteuer und dem Vorsteuerabzug in der Schweiz wissen musst, um die Vorsteuer korrekt abziehen zu können.

Wer ist in der Schweiz vorsteuerabzugsberechtigt?

In der Schweiz sind grundsätzlich alle Unternehmen vorsteuerabzugsberechtigt, die mehrwertsteuerpflichtig sind. Das bedeutet, dass sie bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung für die Mehrwertsteuer registriert sind und demzufolge dazu verpflichtet sind, Mehrwertsteuer auf ihre Produkte oder Dienstleistungen zu erheben.

Mehrwertsteuerpflichtig sind folgende Unternehmen:

• Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler mit einem Jahresumsatz von mehr als CHF 100'000 aus steuerbaren Leistungen in der Schweiz und im Ausland.
• Kleinunternehmen, Selbstständige und Freiberufler, die sich trotz Unterschreiten der Umsatzgrenze freiwillig für eine MWST-Registrierung entschieden haben.
• Nicht gewinnorientierte, ehrenamtliche Organisationen (Vereine, Stiftungen usw.), wenn ihr Umsatz aus steuerbaren Leistungen CHF 250'000 übersteigt.

Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler mit einem Jahresumsatz von unter CHF 100‘000 sind grundsätzlich nicht mehrwertsteuerpflichtig, sofern sie sich nicht freiwillig registrieren. Zudem sind Unternehmen und Institutionen, die steuerfreie Leistungen erbringen – wie beispielsweise manche Bildungs- und Gesundheitsleistungen – von der Mehrwertsteuerpflicht ausgenommen, unabhängig von ihrem Jahresumsatz.

Wie funktioniert der Vorsteuerabzug?

Die Mehrwertsteuer ist eine Steuer, die auf den Konsum von Waren und Dienstleistungen erhoben wird. Dabei fällt sie in jeder Phase der Wertschöpfungskette an – vom Hersteller über den Händler bis zum Endverbraucher. Während Unternehmen die Steuer zunächst auf ihre Einkäufe zahlen, können sie diese in Form des Vorsteuerabzugs wieder zurückfordern, sofern sie vorsteuerabzugsberechtigt sind.

Mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen sind dazu verpflichtet, auf ihre Leistungen Mehrwertsteuer zu erheben. Der Vorsteuerabzug funktioniert so, dass ein Unternehmen diese Mehrwertsteuer, die es von seinen Kunden erhält, an die Steuerbehörden abführen muss. Gleichzeitig darf es die Mehrwertsteuer, die es selbst für betriebliche Einkäufe – wie Material, Dienstleistungen oder Betriebsmittel – gezahlt hat, davon abziehen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Steuerlast nicht auf den Unternehmen liegt, sondern letztlich vom Endverbraucher getragen wird.

Dieses System, bekannt als Netto-Allphasensystem mit Vorsteuerabzug, stellt sicher, dass die Mehrwertsteuer nur auf den tatsächlichen Wertzuwachs erhoben wird und verhindert eine doppelte Besteuerung entlang der Lieferkette. Ist die gezahlte Vorsteuer höher als die geschuldete Mehrwertsteuer, kann das Unternehmen sich den Differenzbetrag von den Steuerbehörden erstatten lassen.

Welche Waren und Dienstleistungen sind vorsteuerabzugsberechtigt?

Vorsteuerabzugsberechtigt sind Waren und Dienstleistungen, auf die Mehrwertsteuer erhoben wird und die für die unternehmerische Tätigkeit eines mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmens verwendet werden.

• Büro- und Betriebsmaterial wie Computer, Drucker, Möbel, Softwarelizenzen und Büromaterialien.
• Betriebs- und Produktionsmittel wie Rohstoffe, Maschinen und Werkzeuge.
• Dienstleistungen von Dritten wie Beratungen, Buchhaltung, Reparaturen, Wartungen, Fortbildungen oder IT-Support.
• Mieten und Leasing wie Mietkosten für Geschäftsräume oder Leasingraten für Fahrzeuge und Maschinen.
• Energie- und Telekommunikationskosten wie Kosten für Strom, Internet und Telefon.
• Geschäftsreisen wie Kosten für Hotelübernachtungen, Flüge und Geschäftsessen.
• Fahrtkosten wie Kosten für Firmenwagen und Treibstoff sowie für öffentliche Verkehrsmittel.
• Werbung und Marketing wie Kosten für Werbekampagnen und Druckmaterialien.

Nicht abzugsfähig sind private Ausgaben, die nicht für unternehmerische Zwecke getätigt wurden, sowie Leistungen, die von der Mehrwertsteuer ausgenommen sind (z. B. bestimmte Versicherungen oder medizinische Dienstleistungen).

Welche Voraussetzungen gelten für einen Vorsteuerabzug?

Damit ein Unternehmen die Vorsteuer abziehen kann, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

1. Mehrwertsteuerpflicht der Unternehmen: Beide Unternehmen, also das Unternehmen, das die Waren oder Dienstleistungen liefert, und das Unternehmen, das sie kauft, müssen in der Schweiz mehrwertsteuerpflichtig sein und eine MWST-Nummer besitzen.
2. Geschäftliche Nutzung: Die bezogenen Waren und Dienstleistungen müssen für die unternehmerische Tätigkeit verwendet werden. Private Ausgaben sind nicht abzugsfähig.
3. Rechnungen mit allen erforderlichen Angaben: Der Lieferant oder Dienstleister muss eine formell korrekte Rechnung mit allen erforderlichen Angaben ausstellen. Dazu zählen:
   - Name und Anschrift des Käufers (Rechnungsadresse)
   - Name und Anschrift des Lieferanten oder Dienstleisters
   - Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten
   - Liefer- und Rechnungsdatum
   - Beschreibung der Dienstleistungen oder Produkte
   - Rechnungsbetrag
   - angewandter Mehrwertsteuersatz und Mehrwertsteuerbetrag
   - Unterschrift
4. Angefallene Mehrwertsteuer: Bei Leistungen, die von der Mehrwertsteuer befreit sind (z. B. Versicherungen, medizinische Leistungen, Bildungsangebote), kann keine Vorsteuer abgezogen werden.