Pauschalspesen (Repräsentationsspesen) in der Schweiz: Das müssen KMU wissen

Die Spesenabrechnung ist für die meisten Unternehmer ein mühsames Thema. Um die administrativen Aufgaben zu vereinfachen, bedienen sich viele Arbeitgeber der Möglichkeit, eine pauschale Spesenentschädigung zu zahlen. Bei einer Spesenpauschale erhält der Mitarbeiter einen fixen Betrag für seine Auslagen im Gegensatz zur effektiven Spesenvergütung. Wir beantworten die wichtigsten Fragen rund um Pauschalspesen, auch Repräsentationsspesen genannt, und wie diese in der Schweiz geregelt sind. Auch diskutieren wir die Möglichkeit, ob Pauschalspesen den effektiven Spesen vorzuziehen sind.

In diesem Beitrag

• Was sind Pauschalspesen (Repräsentationsspesen)?
• Wie werden Pauschalspesen in der Schweiz geregelt?
• Wie hoch dürfen Pauschalspesen sein?
• Müssen Pauschalspesen versteuert werden?
• Pauschalspesen im Spesenreglement deklarieren
• Vorlage zur Spesenabrechnung zum Download
• Pauschalspesen in der bexio-Lohnabrechnung

Was sind Pauschalspesen (Repräsentationsspesen)?

Bei Pauschalspesen, auch Spesenpauschale oder Repräsentationsspesen genannt, wird monatlich ein fixer Betrag, der meist vertraglich festgelegt ist, ausbezahlt für die Vergütung der Auslagen des Arbeitnehmers. Im OR Artikel 327a Absatz 2 werden diese Art von Spesen auch als «feste Entschädigung» bezeichnet. Diese Art der Spesenabrechnung vereinfacht den administrativen Aufwand für Arbeitgeber und -nehmer, da nicht jede Quittung separat gesammelt und abgerechnet werden muss.

Beispiele für Pauschalspesen (Repräsentationsspesen)

Grundsätzlich finden Pauschalspesen nur bei Mitarbeitenden im Aussendienst oder bei einer leitenden Funktion Anwendung. Die Höhe der Pauschalspesen sollte dabei so gewählt werden, dass sie die Auslagen des Arbeitnehmers decken.

Der Unterschied zwischen Pauschalspesen und effektiven Spesen

Im Gegensatz zur pauschalen Spesenvergütung werden bei der effektiven Spesenabrechnung die effektiven, also die tatsächlich angefallenen Kosten, gegen Vorlage eines Belegs oder einer Quittung erstattet. Oftmals gehören hierzu der Einfachheit auch geringe pauschale Vergütungen wie zum Beispiel ein Pauschalbetrag für ein auswärtiges Mittagessen.

Regelung der Pauschalspesen in der Schweiz – die häufigsten Fragen

Pauschalspesen müssen wie effektive Spesen auch in jedem Unternehmen explizit geregelt werden und Arbeitnehmer müssen über die Bedingungen umfassend informiert werden.

Pauschalspesen oder effektive Spesen?

Dank der Pauschalspesen reduziert sich der administrative Aufwand für den Arbeitnehmer wie auch den Arbeitgeber. So muss der Arbeitnehmer nicht mühsam die einzelnen Belege der Auslagen sammeln und einreichen und für den Arbeitgeber entfällt so die mühsame Kontrolle der einzelnen Belege.

Für eine pauschalen Spesenvergütung im Unternehmen empfiehlt es sich, ein Spesenreglement aufzusetzen. Im Spesenreglement werden die Details rund um die Pauschalspesen fix geregelt. Dazu gehört der Betrag, der dem Arbeitnehmer ausbezahlt wird und in welchen Fällen die Pauschalspesen Anwendung finden. Das Spesenreglement muss von der Steuerbehörde des zuständigen Sitzkantons entsprechend genehmigt werden.

Durch die Einführung eines Spesenreglements verpflichtet sich der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer keine weiteren Auslagen zu vergüten als jene, die im Spesenreglement erwähnt sind. Ebenso sollten die Pauschalen die effektiven Kosten entsprechend vollumfänglich decken.

Wie hoch dürfen Pauschalspesen sein?

Wie bereits erwähnt, sollte die Höhe der Pauschalspesen so gewählt werden, dass die effektiven Kosten damit gedeckt werden. Die SSK sieht für Pauschalspesen rund 3-5 % des Nettolohns vor mit, einem obersten Maximum von CHF 24’000 pro Jahr. Dabei werden Auslagen bis 50 Sfr. nicht erstattet, da diese mit der Pauschale vergütet werden.

Müssen Pauschalspesen versteuert werden?

Es empfiehlt sich, das Spesenreglement, in dem Pauschalspesen geregelt werden, von der kantonalen Steuerbehörde bewilligen zu lassen. Zudem sollten Pauschalspesen in jedem Fall im Lohnausweis ausgewiesen werden und gelten damit als steuerbares Einkommen. Mit der Spesenpauschale werden Kleinspesen vergütet, was bedeutet, dass Kleinausgaben nicht zusätzlich als effektive Spesen abgerechnet werden dürfen.

Wie sind Pauschalspesen im Spesenreglement zu deklarieren?

Gemäss der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises müssen die Pauschalspesen betragsmässig immer auf dem Lohnausweis ausgewiesen werden. Dies ist auch der Fall, wenn ein Spesenreglement vorliegt. Ebenfalls in der Wegleitung werden unter Ziffer 52 einige Pauschalen erwähnt.

Pauschalspesen können auch ohne ein Spesenreglement ausbezahlt werden. Jedoch ist dies nicht empfehlenswert, da die zuständige Steuerbehörde die Belege der effektiven Spesen einfordern kann. So kann die Steuerbehörde die Differenz zwischen den effektiven Ausgaben und der pauschalen Vergütung berechnen und dies als Einkommen deklarieren.

Pauschalspesen in der bexio-Lohnbuchhaltung

In bexio können Sie direkt beim Mitarbeiter unter dem Punkt «Grundlohndaten» die pauschalen Spesenbeträge hinterlegen. So werden diese jeden Monat automatisch in der Lohnabrechnung ergänzt und gehen so sicher nicht unter.

In der Lohnabrechnung wird dies wie folgt dargestellt: