So funktioniert die Vereinsbuchhaltung

Vereine sind sehr beliebt und entsprechend gross ist ihre Zahl. Ob Sportverein, Schachklub oder Verein für Briefmarkensammler: Alle möglichen Bereiche lassen sich mit dieser beliebten, unkomplizierten Rechtsform abdecken. Die Bestimmungen über die Vereine sind hauptsächlich im Schweizerischen Zivilgesetzbuch (Art. 60 ff. ZGB) festgehalten. Da diese Personenvereinigungen grundsätzlich nicht einer gewerbsmässigen Tätigkeit nachkommen, unterscheiden sich die Anforderungen an die Vereinsbuchhaltung in verschiedener Hinsicht von denjenigen an die Buchhaltung anderer juristischer Personen.

Vereine sind gemäss Art. 60 Abs. 1 des Schweizerischen Zivilgesetzbuches Körperschaften, deren Zweck darin besteht, dass sich ihre Mitglieder einer nicht wirtschaftlichen Aufgabe widmen. In solchen Personenvereinigungen können Gleichgesinnte zum Beispiel gemeinsam ihrem Hobby nachgehen. Der Sinn ihrer Tätigkeit besteht dabei folglich nicht in der Erwirtschaftung eines Gewinnes, wie dies bei anderen juristischen Personen, zum Beispiel bei Aktiengesellschaften oder Gesellschaften mit beschränkter Haftung, der Fall ist. Obwohl ihr Sinn nicht darin besteht, einen Gewinn zu erzielen, bringt die Ausübung der Vereinstätigkeit grundsätzlich verschiedene finanzielle Verpflichtungen mit sich. So können auch diese Körperschaften Einnahmen und Ausgaben haben sowie über ein Vermögen verfügen. Von verschiedener Seite besteht dabei ein Interesse daran, dass die entsprechenden Geldbeträge in transparenter und geeigneter Weise festgehalten werden. Deshalb ist das Führen einer Buchhaltung für Vereine genauso sinnvoll, wie für andere juristische Personen. Eine entsprechende Vereinssoftware bietet sich hierfür an.

Alle Vereine sind gemäss Art. 69a ZGB gesetzlich dazu verpflichtet, Geschäftsbücher zu führen. Dabei obliegt diese Aufgabe dem Vorstand als Führungsorgan, wobei die Vorschriften des Schweizerischen Obligationenrechts über die kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung (Art. 897 ff. OR) sinngemäss anwendbar sind.

Die Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung besteht zwar für alle Vereine, gemäss Art. 957 Abs. 2 OR müssen aber diejenigen Vereine, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen, lediglich mittels einfacher Buchführung über ihre Einnahmen und Ausgaben sowie über ihre Vermögenslage Buch führen. Dies trifft auf die meisten dieser Körperschaften zu, denn die Eintragungspflicht besteht nur in seltenen Fällen. Die Buchhaltung in Vereinen muss dabei den Grundsätzen ordnungsgemässer Buchführung im Sinne von Art. 957a Abs. 2 OR genügen. Falls der Handelsregistereintrag für einen Verein gesetzlich vorgeschrieben ist, so sind auf ihn – da er eine juristische Person im Sinne des Schweizerischen Zivilgesetzbuches darstellt – bezüglich seiner Rechnungslegungspflicht Art. 957 ff.  des Schweizerischen Obligationenrechts anwendbar. Dies ist zum Beispiel bei denjenigen Vereinen der Fall, welche für ihre Zweckerfüllung ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben. Dabei gilt es zu beachten, dass Vereine nach Art. 60 Abs. 1 ZGB keinen direkten wirtschaftlichen Zweck verfolgen dürfen, sondern das Gewerbe nur nebenbei für die Erfüllung ihres eigentlichen, nicht wirtschaftlichen Zwecks führen können. Das Führen einer doppelten Buchführung bietet viele Vorteile gegenüber der einfachen Buchführung, vor allem wenn zahlreiche Aktivitäten dieser Personenvereinigung mithilfe der Vereinsbuchhaltung festgehalten werden sollen. Zudem kann das Führen einer doppelten Buchhaltung unter Umständen erforderlich sein, um den Vorgaben der Steuerbehörden zu genügen, oder wenn mit Blick auf die Art des Vereins nur die doppelte Buchführung als zweckmässig erscheint.

Normalerweise können Vereine in ihren Statuten oder während ihrer Versammlungen selbst festlegen, ob und unter welchen Umständen sie eine Revisionspflicht vorsehen wollen. Unter bestimmten Voraussetzungen sieht das Gesetz jedoch vor, dass die Buchhaltung von Vereinen durch eine Revisionsstelle ordentlich geprüft werden muss. Damit diese gesetzlich vorgesehene Revisionspflicht besteht, müssen während zweier aufeinanderfolgender Jahre kumulativ zwei der folgenden drei Kriterien auf den zu prüfenden Verein zutreffen: eine Bilanzsumme von zehn Millionen Franken, ein Umsatzerlös von 20 Millionen Franken oder 50 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt. Verlangt ein Vereinsmitglied, welches einer persönlichen Haftung oder einer Nachschusspflicht unterliegt, eine Revision, so unterliegt die Buchführung zudem einer eingeschränkten Revisionspflicht.