Vereinsbuchhaltung: Was Schweizer Vereine beachten müssen

Ob Sport, Schach oder Briefmarkensammeln: Die Mitgliedschaft in einem Verein ist oft eine Herzensangelegenheit. Die Buchhaltung für Vereine hingegen ist nicht zu unterschätzende Kopfarbeit. Da die sogenannten «Personenvereinigungen» grundsätzlich einer nicht-gewerbsmässigen Tätigkeit nachkommen, unterscheiden sich die Anforderungen an die Vereinsbuchhaltung von denen, die an andere juristische Personen gestellt werden.

Ist dein Verein zur Buchhaltung verpflichtet? Das gilt in der Schweiz

Gemäss dem Schweizerischen Zivilgesetzbuch Art. 69a ZGB sind alle Vereine gesetzlich dazu verpflichtet, eine Vereinsbuchhaltung in Geschäftsbüchern zu führen. Diese Aufgabe obliegt dem Vorstand als Führungsorgan. Dabei sind die Vorschriften des Obligationenrechts über die kaufmännische Buchführung und Rechnungslegung (Art. 957 ff. OR) sinngemäss anwendbar.

Die Pflicht zur Vereinsbuchhaltung, also zur ordentlichen Buchführung und Rechnungslegung, besteht demnach für alle Vereine. In den häufigsten Fällen genügt eine einfache Buchhaltung über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage. Die meisten Vereine erfüllen nämlich die Bedingungen in Art. 957 Abs. 2 OR, die wie folgt lauten:

• Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500'000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr
• Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen
• Stiftungen, die nach Artikel 83b Abs. 2 ZGB von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind

Selbstverständlich muss die Buchhaltung auch im Verein stets den Grundsätzen ordnungsgemässer Buchführung im Sinne von Art. 957a Abs. 2 OR genügen.

Unter bestimmten Umständen ist eine doppelte Buchführung für Vereine gesetzlich vorgeschrieben. Das ist dann der Fall, wenn ein Verein verpflichtet ist, sich in das Handelsregister einzutragen. Die Eintragung ins Handelsregister wiederum müssen Vereine vornehmen, wenn sie gemäss Art. 61 Abs. 2 ZGB:

• für ihren Zweck ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben und
• revisionspflichtig sind.

Wann führt ein Verein nach kaufmännischer Art ein Gewerbe?

Ein kaufmännisches Gewerbe betreibt ein Verein, wenn es sich bei diesem Gewerbe um eine selbstständige Tätigkeit handelt, die auf längere Zeit ausgerichtet ist und mit der ein Erwerb, beziehungsweise ein Gewinn, erzielt werden soll.

Laut dem Handelsregister Basel Landschaft wäre das zum Beispiel der Fall bei einem wohltätigen Verein, der ein öffentliches Restaurant betreibt – dieses zielt langfristig auf Erwerb und Gewinn ab. Wenn also ein Verein einfach nur ein Fest organisiert und dabei Verkaufsstände oder eine kostenpflichtige Verpflegung mit Getränken und Speisen anbietet, dann zählt das nicht als ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe (schliesslich ist es nicht auf längere Zeit darauf ausgerichtet).

Auf welche Vereine trifft die Revisionspflicht zu?

Normalerweise können Vereine in ihren Statuten oder während ihrer Versammlungen selbst festlegen, ob und unter welchen Umständen sie einer Revisionspflicht nachkommen wollen. Unter bestimmten Voraussetzungen sieht das Gesetz jedoch vor, dass die Buchhaltung von Vereinen durch eine Revisionsstelle ordentlich geprüft werden muss.

Dazu gibt Art. 69b ZGB Auskunft: Ein Verein muss seine Buchführung durch eine Revisionsstelle ordentlich prüfen lassen, wenn zwei der nachstehenden Grössen in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren überschritten werden:

• Bilanzsumme von CHF 10 Millionen
• Umsatzerlös von CHF 20 Millionen
• 50 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt

Diese Zahlen dürften verdeutlichen, dass eine Revisionspflicht nur sehr wenige Vereine in der Schweiz tangiert.

Verlangt ein Vereinsmitglied, welches einer persönlichen Haftung oder einer Nachschusspflicht unterliegt, eine Revision, so unterliegt die Buchführung zudem einer eingeschränkten Revisionspflicht.

Wie musst du die Vereinsbuchhaltung führen?

Grundsätzlich führst du die Buchhaltung in einem Verein genau wie in einem Unternehmen auch. Im Verein genügt im Normalfall die einfache Buchhaltung in einem Buchungsjournal. Du trägst in chronologischer Folge deine sämtlichen Einnahmen (etwa Mitgliedsbeiträge, Veranstaltungstickets und Spenden) sowie Ausgaben (Mietkosten für Veranstaltungsorte, Ausrüstungsanschaffungen, Versicherungen, Werbematerial usw.) ein.

Ein Excel-Sheet genügt bereits, um deine Buchhaltung zu führen. Du legst eine Tabelle an und notierst das Buchungsdatum eines Beleges, die fortlaufende Journalnummer, das Soll- und Habenkonto, dazu einen beschreibenden Buchungstext und die Belegnummer. Zudem musst du unbedingt alle Buchungsbelege aufbewahren.

Sofern dein Verein zur doppelten Buchhaltung verpflichtet ist, erfasst du deine Einnahmen und Ausgaben zweimal. Zunächst notierst du im Buchungsjournal (auch als Grundbuch bezeichnet), auf welchem Konto die Bewegung stattfand. Anschliessend notierst du im Hauptbuch, wozu das Geld verwendet wurde.

Beachte, dass eine händische Buchhaltung die Fehleranfälligkeit erhöht. Prüfe deine Unterlagen daher stets sehr sorgfältig und stelle sicher, dass alles komplett vorliegt und erfasst ist. Das allerdings kostet Zeit. Die bessere Option ist ein Buchhaltungsprogramm, das effiziente Funktionen für deine Anwendungsfälle bereithält.

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