Schlussrechnung korrekt erstellen und Fehler vermeiden

Eine fehlerfreie Schlussrechnung ist die Grundvoraussetzung für den finalen Auftrags- oder Projektabschluss und ein wichtiger Bestandteil des Rechnungswesens. Sie sorgt nicht nur dafür, dass alle Leistungen und Zahlungen korrekt erfasst werden, sondern schafft auch Klarheit und Verbindlichkeit zwischen Kunde und Unternehmer.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was eine Schlussrechnung ist und welche Angaben sie enthalten muss. Zudem erhalten Sie ein konkretes Beispiel, das Ihnen zeigt, wie eine Schlussrechnung klar und korrekt aufgebaut wird.

Voraussetzungen für eine Schlussrechnung

Voraussetzung für das Erstellen einer Schlussrechnung ist, dass folgende zwei Punkte erfüllt sind:

1. Teilzahlungen oder Abschlagszahlungen wurden vereinbart
2. Es erfolgte bereits eine Abrechnung über Teil- oder Abschlagsrechnungen

Wie stelle ich eine Schlussrechnung?

Damit eine Schlussrechnung rechtlich und steuerlich gültig ist und vom Kunden verstanden werden kann, muss sie klar strukturiert, vollständig und nachvollziehbar sein. Bestimmte Pflichtangaben und eine sorgfältige Prüfung sind dabei unerlässlich.

Achten Sie bei der Erstellung einer Schlussrechnung auf folgende Punkte:

• Auflistung aller bereits erhaltenen Teilzahlungen
  Wichtig ist, dass in der Schlussrechnung sämtliche bereits an den Kunden in Rechnung gestellte Teil- und Vorauszahlungen aufgelistet sind.
• Ausweisung der Mehrwertsteuer
  Die Mehrwertsteuer sollte unbedingt getrennt für jede Teilzahlung und die noch fällige Zahlung aufgelistet werden. Werden statt Nettobetrag und MWST nur die Bruttobeträge aufgestellt, kann es passieren, dass die Eidgenössische Steuerverwaltung nochmals die Zahlung der Mehrwertsteuer einfordert. Die Rechnungsstellung sollte gewissenhaft erfolgen, da die Schlussrechnung ein wichtiges Dokument für die Buchhaltung und Steuererklärung ist.
• Durchdachte Struktur
  Achten Sie darauf, die Schlussrechnung gut zu strukturieren, um Klarheit über den jeweiligen Preis sämtlicher erbrachter Leistungen sowie die noch offenstehenden Beträge zu schaffen. Nur so kann die Schlussrechnung ihren Zweck, den Auftragsverlauf vollständig zu dokumentieren, erfüllen und bei rechtlichen Auseinandersetzungen als Nachweis dienen.
• Genaue Leistungsbeschreibung
  Beschreiben Sie die erbrachten Leistungen verständlich, sodass die Rechnung leicht nachvollzogen werden kann und geben Sie bei jeder Position die Menge und den jeweiligen Einzelpreis an. Stellen Sie zudem sicher, dass alle Arbeitsstunden, eventuelle Zusatzleistungen und alle weiteren wichtigen Informationen vollständig erfasst sind.
• Angabe des noch offenen Gesamtbetrags
  Weisen Sie den Gesamtbetrag inklusive MWST, den der Kunde noch bezahlen muss, aus.
• Nennung der Zahlungsbedingungen
  Definieren Sie klar, bis wann und auf welchem Weg die Rechnung zu begleichen ist (durch Angabe der Bankverbindung, Zahlungsfrist, Skonto). So vermeiden Sie Missverständnisse und Verzögerungen.
• Angabe von Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
  Diese Angaben sind Pflichtbestandteile jeder Rechnung und stellen sicher, dass die Schlussrechnung eindeutig zugeordnet werden kann.
• Sorgfältige Prüfung vor Versand
  Kontrollieren Sie abschliessend alle Beträge, Angaben und die formale Richtigkeit. Eine vollständige und fehlerfreie Rechnung vermittelt Professionalität und spart Zeit bei möglichen Rückfragen.

Welche Angaben muss eine Schlussrechnung enthalten?

Ähnlich wie bei einer normalen Rechnung gibt es auch gesetzliche Vorgaben darüber, welche Angaben eine Schlussrechnung enthalten muss. Folgendes sind Pflichtangaben.

• Name und Adresse des Rechnungsstellers
• Name und Adresse des Rechnungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID des Rechnungsstellers
• Eindeutige Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Datum der erfolgten Leistung bzw. Lieferung
• Detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistungen oder gelieferten Waren (wie Dauer der Dienstleistung oder Bezeichnung der Waren)
• Mengen, Einzelpreise und Gesamtpreise
• Mehrwertsteuer-Ausweis (sofern mehrwertsteuerpflichtig) mit Steuersatz und Betrag
• Gesamtrechnungsbetrag inkl. MWST
• Alternativ Hinweis auf Mehrwertsteuerbefreiung (wie Kleinunternehmerregelung)
• Auflistung aller Teilleistungen
• Auflistung aller bereits getätigten Teilleistungen (wie Abschlagszahlung) mit dem Nettobetrag sowie zusätzlich die jeweils angefallenen Steuerbeträge
• Noch offener Rechnungsbetrag inkl. dafür fällige MWST
• Hinweis, dass es sich um eine Schlussrechnung handelt

Zahlungsbedingungen und -frist können freiwillig aufgenommen werden.

Beispiel einer Schlussrechnung

Können Schlussrechnungen in bexio erstellt werden?

Je nachdem, ob Sie mit fixen Raten oder Vorauszahlungen arbeiten, bietet Ihnen bexio zwei Wege für den Projektabschluss:

1. Finale Teilrechnung (fixes Budget)

Wenn Sie vor Beginn des Auftrags ein fixes Budget vereinbart haben, haben Sie in bexio die Möglichkeit mit Teilrechnungen zu arbeiten: Hierbei können Sie den Gesamtbetrag entweder nach prozentualen oder absoluten Werten in mehrere Rechnungen aufteilen. Die letzte Teilrechnung schliesst den Auftrag ab und weist den verbleibenden Restbetrag aus.

2. Workaround für Schlussrechnungen (Akonto)

Wenn Sie den Gesamtbetrag erst nach Abschluss eines Projekts kennen, dann gibt es in bexio diesen Workaround für Akontozahlungen, um eine Schlussrechnung buchhalterisch korrekt abzubilden. Hierbei werden Anzahlungen vorab im Banking erfasst und am Ende manuell mit Ihrer Gesamtrechnung verrechnet.