Facture proforma: ce qu’il faut savoir

Créez votre facture proforma en quelques clics - plus de 15'000 PME utilisent sur le traitement des commandes de bexio. Testez le logiciel gratuitement:

Créez vos factures en toute simplicité grâce à bexio

Testez bexio gratuitement et sans engagement pendant 30 jours:

Définition: Qu'est-ce qu'une facture proforma?

Une facture proforma («pro forma invoice» en anglais) n’est pas à proprement parler une facture mais un document comptable établi uniquement pour la forme. Une facture proforma ne doit pas faire l’objet d’un paiement et n'est pas enregistrée dans la comptabilité.

Une facture proforma est généralement émise lorsque des échantillons ou des pièces de rechange gratuits – autrement dit des marchandises sans valeur commerciale – sont expédiés depuis la Suisse vers d'autres pays européens. Les marchandises ayant une valeur commerciale, en revanche, doivent être accompagnées d’une facture commerciale.

Facture proforma: la facture pour les douanes

Bien qu'une facture proforma ne doive pas être réglée par le destinataire, elle joue un rôle important pour la douane:

La facture proforma est en effet utilisée pour déclarer la valeur des marchandises. Pour la douane, il importe peu que les marchandises aient une valeur commerciale ou non. A des fins douanières, la valeur correcte des marchandises doit donc être indiquée sur la facture proforma. La grande différence par rapport à une facture commerciale est donc que pour une livraison avec une facture proforma valide, aucun droit de douane n’est facturé.

Important: Une facture proforma ne peut pas être «transformée» en facture normale après coup.

Facture proforma ou facture commerciale?

La facture proforma ne doit pas être confondue avec la facture commerciale ou la facture d'exportation. Une facture proforma et une facture commerciale indiquent toutes deux la valeur de la marchandise aux autorités douanières du pays importateur. Mais une facture commerciale accompagne nécessairement des marchandises ayant une valeur commerciale et doit donc être payée par le destinataire, ce qui n’est pas le cas d’une facture proforma.

Exemple d'une facture proforma

Les informations figurant sur une facture proforma sont en principe les mêmes que celles présentes sur une facture commerciale à l’international.

Informations importantes:

Facture-proforma-exemple
  • Indication «Facture proforma» ou «pro forma invoice»
  • Nom et adresse postale de l'expéditeur (y compris ses coordonnées de contact)
  • Nom et adresse postale du destinataire (y compris ses coordonnées de contact)
  • Date et numéro de la facture
  • Description du produit
  • Quantité, prix unitaire, poids, prix total
  • Valeur totale des produits*
  • Devise
  • Pays d'origine**
  • Motif d’exportation (échantillons ou pièces de rechange gratuits, par ex.)
  • Coordonnées bancaires
  • Signature

* Même s'il s'agit d'un envoi sans valeur commerciale, la valeur des marchandises doit être spécifiée aussi précisément que possible. Si la valeur déclarée est mise en doute par les autorités douanières, des retards peuvent se produire.

** Le pays d'origine est celui où les marchandises ont été fabriquées (le pays d'origine peut donc être différent de celui à partir duquel les marchandises sont expédiées). Notez également que dans certains cas, un certificat d'origine peut être requis. Pour plus d'informations à ce sujet, contactez votre chambre de commerce locale.

Modèle de facture proforma gratuit pour Excel, Word et PDF

Utilisez nos modèles comme exemples ou remplissez-les et personnalisez-les directement. Nos modèles gratuits sont bien évidemment imprimables:

Comment créer une facture proforma en quelques clics

Si vous établissez de nombreuses factures et que vous souhaitez éviter d’avoir à remplir manuellement nos modèles Excel ou Word, sachez qu’il est possible d’automatiser la création des factures proforma à l'aide d’un logiciel approprié:

bexio vous permet ainsi de créer des offres, des factures et des commandes en ligne et en quelques clics. Créez également des factures proforma de manière intuitive grâce au modèle de facture personnalisable fourni par le logiciel:

Comment créer une facture proforma

N’oubliez pas de remplacer «Facture» par «Facture proforma» et d’indiquer le pays d'origine et le motif d’exportation en pied de page. Vous pouvez ensuite enregistrer le modèle et l’utiliser directement pour toutes vos factures proforma ultérieures.

N’oubliez pas d’annuler la facture proforma afin que celle-ci n’affecte pas la comptabilité intégrée de bexio. En effet, la facture pro forma n'est pas une facture ordinaire, mais un simple document comptable.

En savoir plus sur les fonctionnalités principales de bexio.

Autres domaines d'application de la facture proforma

Bien que la facture proforma soit principalement utilisée lors de l'expédition de marchandises sans valeur commerciale à l'étranger, elle peut également être utilisée aux fins suivantes:

En cas de paiement à l’avance

Dans le cadre d’un paiement à l’avance, la facture proforma peut être utilisée comme copie préalable à la facture réelle. Elle est considérée ici comme demande de paiement et correspond à une confirmation de commande. Important: Si le dédouanement est basé sur une facture proforma, le prix indiqué sur cette dernière doit correspondre au prix indiqué sur la facture commerciale et effectivement payé.

En cas de régularisation débitrice/créditrice

Dans la comptabilité, une facture proforma peut remplacer une facture encore non disponible comme pièce comptable. Lors de l’établissement des comptes annuels, par exemple, vous pouvez comptabiliser une facture proforma si la facture réelle n'existe pas encore mais que son montant est déjà connu. Important: à la réception de la facture originale, la facture proforma doit être annulée et remplacée par celle-ci.

Créez une facture proforma en quelques clics

Testez bexio gratuitement et sans engagement pendant 30 jours:

Vous avez des questions? Appelez-nous: +41 71 552 00 61
Vous préférez nous écrire? kunden@bexio.com