La facture proforma: une facture «pour la forme»

Tout ce que vous devez savoir sur la facture proforma expliqué en termes simples et accessibles, avec un modèle gratuit à télécharger.

Définition: Qu'est-ce qu'une facture proforma?

Une facture proforma («pro forma invoice» en anglais) n’est pas à proprement parler une facture mais un document comptable établi uniquement pour le passage en douane de la marchandise. Une facture proforma ne doit pas faire l’objet d’un paiement et n'est pas enregistrée dans la comptabilité.

Une facture proforma est généralement émise lorsque des échantillons ou des pièces de rechange gratuites – autrement dit des marchandises sans valeur commerciale – sont expédiées depuis la Suisse vers d'autres pays européens. Les marchandises ayant une valeur commerciale, en revanche, doivent être accompagnées d’une facture commerciale.

Exemple d'une facture proforma

Les informations figurant sur une facture proforma sont en principe les mêmes que celles présentes sur une facture commerciale à usage international.

Informations importantes:

• Indication «Facture proforma» ou «pro forma invoice»
• Nom et adresse postale de l'expéditeur
• Nom et adresse postale du destinataire (adresse de facturation)
• Date et numéro de la facture
• Description du produit
• Quantité, prix unitaire, poids, prix total
• Valeur totale des produits*
• Devise
• Pays d'origine**
• Motif d’exportation (échantillons ou pièces de rechange gratuits, par ex.)
• Coordonnées bancaires
• Signature

* Même s'il s'agit d'un envoi sans valeur commerciale, la valeur des marchandises doit être spécifiée aussi précisément que possible. Si la valeur déclarée est mise en doute par les autorités douanières, cela peut engendrer des retards sur la livraison de la marchandise.

** Le pays d'origine est celui où les marchandises ont été fabriquées (le pays d'origine peut donc être différent de celui à partir duquel les marchandises sont expédiées). Notez également que dans certains cas, un certificat d'origine peut être requis. Pour plus d'informations à ce sujet, contactez votre chambre de commerce locale.

Autres domaines d'application de la facture proforma

Bien que la facture proforma soit principalement utilisée lors de l'expédition de marchandises sans valeur commerciale à l'étranger, elle peut également être utilisée aux fins suivantes:

En cas de paiement à l’avance

Dans le cadre d’un paiement à l’avance, la facture proforma peut être utilisée comme copie préalable à la facture réelle. Elle est considérée ici comme une demande de paiement et correspond à une confirmation de commande.

Important: Si le dédouanement est basé sur une facture proforma, le prix indiqué sur cette dernière doit correspondre au prix indiqué sur la facture commerciale et effectivement payé.

En cas de régularisation débitrice/créditrice

En comptabilité, une facture proforma peut être utilisée comme une pièce comptable temporaire lorsqu’une facture n’est pas encore disponible. Lors de l’établissement des comptes annuels, vous pouvez comptabiliser une facture proforma si la facture originale n’est pas encore en votre possession.

Important: à la réception de la facture originale, la facture proforma doit être annulée et remplacée par celle-ci.