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La facture proforma : une facture « pour la forme »

Tout ce que vous devez savoir sur la facture proforma expliqué en termes simples et accessibles, avec un modèle gratuit à télécharger.

Définition : Qu'est-ce qu'une facture proforma ?

Une facture proforma («pro forma invoice» en anglais) n’est pas à proprement parler une facture mais un document comptable établi uniquement pour le passage en douane de la marchandise. Une facture proforma ne doit pas faire l’objet d’un paiement et n'est pas enregistrée dans la comptabilité.

Une facture proforma est généralement émise lorsque des échantillons ou des pièces de rechange gratuitesautrement dit des marchandises sans valeur commerciale – sont expédiées depuis la Suisse vers d'autres pays européens. Les marchandises ayant une valeur commerciale, en revanche, doivent être accompagnées d’une facture commerciale.

Facture proforma : un document officiel pour les douanes

Bien qu'une facture proforma ne doive pas être réglée par le destinataire, elle joue un rôle important pour le passage en douane de la marchandise :

La facture proforma est utilisée pour déclarer la valeur des marchandises, même lorsqu’elles n’ont pas de valeur commerciale pour votre entreprise. La valeur des marchandises doit obligatoirement être indiquée sur la facture proforma, même si vous faites parvenir une marchandise gratuitement à votre client (par exemple, une pièce de rechange pour un appareil sous garantie). À la différence d’une facture commerciale, aucun droit de douane n’est facturé pour une facture proforma valide.

Important : Une facture proforma ne peut pas être «transformée» en facture commerciale.

Facture proforma ou facture commerciale?
La facture proforma ne doit pas être confondue avec la facture commerciale ou la facture d'exportation. Une facture proforma et une facture commerciale indiquent toutes deux la valeur de la marchandise aux autorités douanières du pays importateur. Mais une facture commerciale accompagne nécessairement des marchandises ayant une valeur commerciale et doit donc être payée par le destinataire, ce qui n’est pas le cas d’une facture proforma.

Exemple d'une facture proforma

Les informations figurant sur une facture proforma sont en principe les mêmes que celles présentes sur une facture commerciale à usage international.

Informations importantes:

  • Indication «Facture proforma» ou «pro forma invoice»
  • Nom et adresse postale de l'expéditeur (y compris ses coordonnées de contact)
  • Nom et adresse postale du destinataire (y compris ses coordonnées de contact)
  • Date et numéro de la facture
  • Description du produit
  • Quantité, prix unitaire, poids, prix total
  • Valeur totale des produits*
  • Devise
  • Pays d'origine**
  • Motif d’exportation (échantillons ou pièces de rechange gratuits, par ex.)
  • Coordonnées bancaires
  • Signature

* Même s'il s'agit d'un envoi sans valeur commerciale, la valeur des marchandises doit être spécifiée aussi précisément que possible. Si la valeur déclarée est mise en doute par les autorités douanières, cela peut engendrer des retards sur la livraison de la marchandise.

** Le pays d'origine est celui où les marchandises ont été fabriquées (le pays d'origine peut donc être différent de celui à partir duquel les marchandises sont expédiées). Notez également que dans certains cas, un certificat d'origine peut être requis. Pour plus d'informations à ce sujet, contactez votre chambre de commerce locale.

Modèle de facture proforma gratuit pour Excel, Word et PDF

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Autres domaines d'application de la facture proforma

Bien que la facture proforma soit principalement utilisée lors de l'expédition de marchandises sans valeur commerciale à l'étranger, elle peut également être utilisée aux fins suivantes :

En cas de paiement à l’avance

Dans le cadre d’un paiement à l’avance, la facture proforma peut être utilisée comme copie préalable à la facture réelle. Elle est considérée ici comme une demande de paiement et correspond à une confirmation de commande.

Important : Si le dédouanement est basé sur une facture proforma, le prix indiqué sur cette dernière doit correspondre au prix indiqué sur la facture commerciale et effectivement payé.

En cas de régularisation débitrice/créditrice

En comptabilité, une facture proforma peut être utilisée comme une pièce comptable temporaire lorsqu’une facture n’est pas encore disponible. Lors de l’établissement des comptes annuels, vous pouvez comptabiliser une facture proforma si la facture originale n’est pas encore en votre possession.

Important : à la réception de la facture originale, la facture proforma doit être annulée et remplacée par celle-ci.



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