Eine Geschäftsreise ist ein wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags in vielen Unternehmen. Denn zwar sind dank Online-Meetings Gespräche mit Kollegen und Geschäftspartnern auf der anderen Seite der Erde möglich, ersetzen aber dennoch nicht den persönlichen Kontakt. Damit eine Geschäftsreise reibungslos und erfolgreich verläuft, ist eine präzise Planung notwendig. Steht auch bei dir ein Business Trip an, findest du in diesem Beitrag alle Informationen, die du zum erfolgreichen organisieren einer Geschäftsreise benötigst – inklusive einer Checkliste, anhand derer du überprüfen kannst, ob du an alles Wichtige gedacht hast.
ℹ️ Eine Geschäftsreise ist eine beruflich bedingte Reise, die ausserhalb des üblichen Arbeitsortes stattfindet. Sie dient der Erfüllung beruflicher Aufgaben, wie etwa der Teilnahme an Meetings, dem Besuch von Kunden, dem Durchführen von Verhandlungen oder dem Absolvieren von Weiterbildungen. Im Gegensatz zu privaten Reisen steht dabei der geschäftliche Zweck im Vordergrund.
Eine Dienstreise und eine Geschäftsreise beschreiben beide beruflich bedingte Reisen. Während der Begriff «Dienstreise» vor allem im öffentlichen Dienst verwendet wird, spricht man in der freien Wirtschaft und bei Selbstständigen meist von einer «Geschäftsreise». Der Unterschied liegt also vor allem im Sprachgebrauch.
Kundenbesuche: Meetings, Vertragsverhandlungen oder Präsentationen beim Kunden vor Ort.
Mitarbeiterschulungen und Fortbildungen: Teilnahme an Seminaren, Workshops oder Trainings.
Konferenzen und Messen: Besuch oder aktive Teilnahme an Fachmessen, Kongressen oder Tagungen.
Interne Termine: Besuche anderer Unternehmensstandorte oder Treffen mit Kollegen aus anderen Niederlassungen.
Geschäftsanbahnung und Verhandlungen: Treffen mit potenziellen Geschäftspartnern, Lieferanten oder Investoren.
Projektbezogene Tätigkeiten: Arbeiten an Projekten, die vor Ort durchgeführt werden müssen (z. B. Baustellenbesichtigungen, technische Installationen).
Repräsentation des Unternehmens: Teilnahme an gesellschaftlichen oder öffentlichen Veranstaltungen im Auftrag des Unternehmens.
Durch sorgfältige Vorbereitung und Planung stellst du sicher, dass deine Geschäftsreise erfolgreich und reibungslos verläuft und du dich voll auf deine beruflichen Aufgaben und Ziele konzentrieren kannst.
In einem ersten Schritt solltest du deine Geschäftsreise penibel planen. Beantworte zunächst folgende Fragen:
Besuche ich nur einen Ort, oder erstreckt sich die Geschäftsreise über verschiedene Etappen?
Wie viele Tage Aufenthalt sind notwendig?
Welche Kollegen, Geschäftspartner oder Kunden sollen aufgesucht werden, und sind sie alle während des geplanten Zeitraumes der Geschäftsreise vor Ort?
Welche Ziele verfolgt die Geschäftsreise? Was ist die Erwartungshaltung?
Mit welchem Verkehrsmittel reise ich an und ab?
Reise ich alleine oder nehmen Kollegen an der Reise teil?
Muss ich Hilfsmittel mitnehmen? Muss ich hierfür extra Gepäck hinzubuchen?
Gibt es geeignete Unterkünfte in der Nähe der Geschäftstreffen?
Welches Budget steht für die Reise zur Verfügung?
Gibt es eine Zeitverschiebung? Sollte ich mich im Vorfeld darauf vorbereiten?
Benötige ich einen Dolmetscher?
Benötige ich vor Ort ein Büro oder einen Arbeitsplatz, um Kunden oder Geschäftspartner empfangen zu können?
Sollte ich Gastgeschenke mitbringen?
Was sind die Bräuche und Sitten in dem Land? Was gilt es zu vermeiden?
Erarbeite einen detaillierten Zeitplan für Meetings und Termine. Berücksichtige dabei Pufferzeiten für unvorhergesehene Verzögerungen. Anhand des Ablaufplans kannst du erkennen, ob alle Termine so wahrnehmbar sind, oder ob du noch Änderungen am Ablauf vornehmen solltest.
Der Ablaufplan für deine Geschäftsreise kann beispielsweise so aussehen:
Tag 1 (Montag, 9. Juni)
7:30 Uhr: Abfahrt Bahnhof Schaffhausen Gleis 1
10:50 Uhr: Abflug Flughafen Zürich
13:30 Uhr: Ankunft Flughafen Madrid
14:00 Uhr: Abfahrt Transfertaxi zu CentralPoint Hotel. Check-in und Zeit zur freien Verfügung
17:30 Uhr: Taxi zum Geschäftsessen mit Team Madrid im Restaurant Tapear & Vino
Tag 2 (Dienstag, 10. Juni)
8:00 Uhr: Taxi zum Unternehmen
8:45 Uhr: Meeting mit der Leitung der Geschäftsstelle
10:00 Uhr: Besuch der Produktionsstätten
...
Mache dich unbedingt bereits vor deiner Abreise – idealerweise schon vor der Buchung – mit den Reiserichtlinien deines Unternehmens vertraut. So stellst du sicher, dass du die Vorgaben zu Genehmigungen, Buchungen und Spesenabrechnungen einhältst.
Neben den gesetzlichen Vorschriften gelten in jedem Unternehmen spezifische Regelungen für die Erstattung von Kosten, die auf Geschäftsreisen anfallen. Die Reisekostenrichtlinien legen beispielsweise fest, ob Buchungen im Voraus genehmigt werden müssen, sowie ob du Ausgaben selbst vorstrecken musst, oder ob dir für die Dauer der Geschäftsreise eine Firmenkreditkarte zur Verfügung gestellt wird
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Zudem erfährst du in den Richtlinien, ob es Kostengrenzen gibt, wie diese gestaltet sind und ob Kosten in tatsächlicher Höhe oder auf Basis von Pauschalen erstattet werden. Viele Unternehmen erstatten etwa den Verpflegungsmehraufwand nicht auf Grundlage der tatsächlich entstandenen Kosten, sondern anhand festgeleger Pauschbeträge.
Gehst du für die Ausgaben in Vorkasse, empfiehlt es sich, bereits während der Reise alle anfallenden Kosten in einer mitgebrachten Spesenabrechnung zu dokumentieren. Bewahre dabei alle Belege, Rechnungen und Quittungen sorgfältig auf.
Im Rahmen der Erstellung des Ablaufplans hast du dich bereits mit Anreiseverbindungen sowie der Lage von Restaurants und Geschäftsstellen, die du besuchen wirst, vertraut gemacht. Hast du die genauen Daten der Reise festgelegt, kannst du dich nun um die Buchungen kümmern.
Buche dazu Flug-, Zug- oder Bustickets für die An- und Abreise oder reserviere einen Mietwagen. Informiere dich auch, wie du vor Ort zu deinen Terminen gelangen kannst. Wähle am besten ein Hotel in der Nähe des Unternehmens oder Veranstaltungsorts, um lange Fahrtzeiten zu vermeiden. Gegebenenfalls kannst du auch bei deinen Kollegen oder Geschäftspartnern vor Ort nachfragen, um Tipps und Empfehlungen zu erhalten.
Planst du, während der Geschäftsreise Veranstaltungen wie Kongresse oder Messen zu besuchen, dann solltest du in diesem Schritt auch die Eintrittskarten hierfür besorgen.
Nun ist es an der Zeit, sämtliche für die Reise benötigten Unterlagen vorzubereiten.
Prüfe dazu zunächst die Gültigkeit deines Ausweises oder Reisepasses und beantrage gegebenenfalls einen neuen. Kläre rechtzeitig im Vorfeld ab, ob du für das Reiseland ein Visum oder spezielle Impfungen benötigst.
Stelle zudem sicher, dass alle notwendigen Reisedokumente, wie Tickets und Buchungsbestätigungen, vorhanden und leicht zugänglich sind.
Planst du, ein Fahrzeug zu mieten, dann darf auch der Führerschein – und gegebenenfalls der internationale Führerschein – nicht fehlen.
Nicht zu vergessen ist auch, eine ausreichende Krankenversicherung während der Reise sicherzustellen. Kläre ab, ob der Versicherungsschutz deiner herkömmlichen Krankenversicherung eine volle Krankenversorgung in deinem Zielland abdeckt, oder kümmere dich um eine entsprechende Auslandskrankenversicherung.
Im Ausland kann nicht – oder oft nur mit erheblichen Kosten – mit herkömmlichen Bankkarten bezahlt werden. Aus diesem Grund ist das Beantragen einer Kreditkarte zu empfehlen.
Bereite zudem alle für die Treffen mit Geschäftspartnern, Kunden oder Lieferanten relevanten Geschäftsmaterialien und Unterlagen vor. Das können beispielsweise Präsentationen, Geschäftsberichte, Kundenunterlagen, Visitenkarten oder Verträge sein.
Notiere alle notwendigen Gegenstände, einschliesslich technischer Geräte und angemessener Kleidung, um nichts zu vergessen. Neben Kleidung für Geschäftstermine und gegebenenfalls Sicherheitskleidung sollten auch wetterangepasste Freizeitkleidung und Hygieneartikel eingepackt werden.
Lade elektronische Geräte (Laptop, Handy, Powerbank) auf und nimm Ladegeräte sowie eventuelle Adapter mit. Prüfe, ob du Internetzugang oder Roaming benötigst und wie du dies bereits im Vorfeld oder vor Ort nach Ankunft buchen kannst.
Eine Reise kann noch so akribisch bis ins kleinste Detail durchgeplant sein – schiefgehen kann immer etwas. Aus diesem Grund solltest du für sämtliche Notfälle vorbereitet sein.
Speichere wichtige Kontakte, Notfallnummern und die Adresse der Unterkunft ein. Neben deinem Smartphone solltest du wichtige Daten auch auf einem Blatt Papier sichern, um für den Fall eines Diebstahls gewappnet zu sein.
Bewahre Sperrnummern für deine Bankkarten an einem leicht zugänglichen Ort auf, für den Fall, dass sie gestohlen werden oder verloren gehen.
Prüfe deinen Versicherungsschutz und erweitere ihn gegebenenfalls. Neben einer Reise- oder Auslandskrankenversicherung kann in manchen Fällen auch eine Gepäckversicherung sinnvoll sein.
Bist du für einige Tage oder gar mehrere Wochen auf Geschäftsreise, solltest du unbedingt abklären, wer vor Ort die Vertretung für dich übernimmt. Eine Möglichkeit ist, dass eine bestimmte Person sämtliche, in deiner Abwesenheit anfallenden Aufgaben für dich übernimmt. Alternativ können auch die verbleibenden Kollegen deiner Abteilung die Aufgaben unter sich aufteilen. Entscheide hierbei auch, welche Aufgaben dringend sind und welche vorerst ruhen können.
Kläre ab, ob es in der Zeit deiner Abwesenheit wichtige Teambesprechungen gibt. Versuche, deine Termine vor Ort so zu legen, dass du online zugeschaltet wirst und so an den Besprechungen teilnehmen kannst.
Persönliche Belange sollten auf einer Geschäftsreise immer dem beruflichen Zweck der Reise untergeordnet werden. Verbleibt neben den Treffen mit Lieferanten, dem Besuch von Geschäftsräumen, den Geschäftsessen mit Kollegen und dem Besuch von Kongressen aber noch freie Zeit, dann darfst du diese so nutzen, wie du möchtest.
Oftmals bietet sich Sightseeing in der Stadt oder – bei längerer Freizeit – vielleicht auch der Besuch eines nahegelegenen Nationalparks an. Damit du die Zeit, die du während deiner Geschäftsreise zur freien Verfügung hast, bestmöglich nutzen kannst, solltest du dich auch hierüber bereits im Vorfeld deiner Reise Gedanken machen. Beachte aber, dass die Kosten, die hier anfallen, von dir selbst übernommen werden müssen.
Der Prozess einer Geschäftsreise ist lang – er beginnt bei der Planung, vollzieht sich über die gesamte Dauer der eigentlichen Reise und geht nach der Heimkunft weiter. Denn auch nach der Geschäftsreise musst du noch einige Schritte durchlaufen, um sicherzustellen, dass deine Geschäftsreise vollständig abgeschlossen und effektiv nachbereitet wird.
Dokumentierst du bereits während der Reise alle Ausgaben, kannst du diesen Schritt relativ schnell durchlaufen. Reiche dazu die Auflistung der angefallenen Kosten in der Spesenabrechnung ein und füge sämtliche Belege, Rechnungen und Quittungen, die du für die Ausgaben erhalten hast, als Nachweis bei.
Warst du mit deinem privaten PKW unterwegs, gilt es, die gefahrenen Kilometer anhand der Kilometerpauschale abzurechnen. Auch dies kann einfach über die Spesenabrechnung erledigt werden.
Um den grösstmöglichen Nutzen aus deiner Geschäftsreise zu ziehen, solltest du die Termine zeitnah nachbereiten – idealerweise bereits während der Reise oder, falls dies nicht möglich war, direkt nach deiner Rückkehr. Fasse dazu die Inhalte der Meetings in kurzen Berichten zusammen.
Pflege ausserdem alte und neu geknüpfte Kontakte, indem du nach deiner Rückkehr E-Mails mit Dankschreiben oder Follow-ups an die Geschäftspartner, Kunden oder Lieferanten sendest, die du getroffen hast. Kläre in diesem Zuge auch noch offene Punkte, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Themen unbeantwortet bleiben.
Lief auf der Geschäftsreise nicht alles reibungslos? Oder gab es sogar Probleme? Halte deine Erfahrungen fest, solange sie noch frisch sind, und notiere, was du bei zukünftigen Reisen besser machen kannst.
Hast du neue Kontakte geknüpft, solltest du diese in internen Systemen speichern, damit du sie bei Bedarf schnell wiederfinden kannst.
Darüber hinaus ist es wichtig, relevante Informationen und Ergebnisse ordentlich abzuspeichern. Archiviere geschäftliche Materialien wie Präsentationen, Berichte oder andere Dokumente, um sie später problemlos abrufen zu können.
Idealerweise sollte das gesamte Team von deiner Geschäftsreise profitieren. Informiere deshalb deine Kolleginnen und Kollegen über die wichtigsten Erkenntnisse, Ergebnisse und relevanten Informationen der Reise, damit darauf aufgebaut werden kann.
Bei komplexeren Themen empfiehlt es sich, ein Meeting anzusetzen, um die Details effizient besprechen zu können. Nutze dieses Meeting auch, um offene Punkte zu klären und Aufgaben bei Bedarf an die entsprechenden Teammitglieder zu delegieren.
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