Die Arbeitszeiterfassung in der Schweiz einfach erklärt

Die Arbeitszeiterfassung ist ein wichtiger, administrativer Schritt, um die Arbeitsstunden der Mitarbeitenden nachvollziehbar zu machen: Sie ist deshalb auch an gesetzliche Vorgaben gebunden. Alles, was Sie über die Arbeitszeiterfassung in der Schweiz wissen müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Tipp: Nutzen Sie am besten eine Zeiterfassungssoftware oder alternativ eine Excel-Vorlage, um Zeiten genau zu erfassen.

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Warum ist Arbeitszeiterfassung wichtig?

Gerade im Homeoffice oder beim Remote Work lässt sich die genaue Arbeitszeit nicht so einfach kontrollieren: Auf dem Weg in den Supermarkt schnell eine Mail schreiben oder ein Telefonat tätigen? Einige Augenblicke können sich schnell summieren. Deshalb ist eine ordentliche Zeiterfassung wichtig: Sie sorgt für einen Überblick über die geleistete Arbeitszeit, die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten können eingehalten und Überstunden und Überzeit nachvollziehbar gemacht werden.

Wer ist zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet?

Im Arbeitsgesetz ist geregelt, dass jeder Arbeitgeber zur Zeiterfassung seiner Mitarbeitenden verpflichtet ist. Dies ist ganz besonders wichtig, falls es zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu rechtlichen Problemen bezüglich der geleisteten Zeit sowie bei Überstunden und Überzeit kommen sollte.

Was passiert bei Nichteinhaltung der gesetzlichen Arbeitszeiterfassung?

Das Arbeitsgesetz besagt klar, dass bei Nichteinhaltung dieser Vorschriften Sanktionen verfügt werden können. Das Arbeitsinspektorat kann also gegen den Arbeitgeber, der sich vorsätzlich nicht an die gesetzlichen Arbeits- und Ruhezeitvorschriften hält, Massnahmen zur Kontrolle ergreifen. Diese können sich von Kanton zu Kanton unterscheiden und im schlimmsten Fall mit einer Strafverfolgung durchgesetzt werden.

Welche Varianten der Arbeitszeiterfassung gibt es?

Das Arbeitsgesetz kennt drei gesetzlich geregelte Zeiterfassungsvarianten:

1. Systematische Zeiterfassung

Die systematische Zeiterfassung ist in den meisten Berufen als Standardvariante festgelegt. Bei dieser Art der Zeiterfassung werden die Arbeitszeiten detailliert erfasst. Unter anderem muss folgendes ersichtlich sein:

  • Arbeitsbeginn und -ende eines jeden Tages.
  • Überstunden sowie Überzeit.
  • Die freien Tage, wie beispielsweise das Wochenende, sowie Ruhetage.
  • Pausen, die eine halbe Stunde und länger dauern.

Ein Beispiel: Frau S. ist als Sachbearbeiterin in der Buchhaltung in einem Grossbetrieb tätig. Wir schauen uns einen regulären Dienstag in ihrem Arbeitsalltag an. Um 08:00 Uhr kommt sie an ihrem Schreibtisch an und beginnt ihre Arbeit. Um 09:11 Uhr macht sie eine Kaffeepause, die jedoch nur 10 Minuten dauert und somit nicht aufgeschrieben werden muss. Nach einem Mittagessen von 12:03 Uhr bis 13:13 Uhr, das sie mitsamt Uhrzeiten aufschreibt, macht sie sich wieder an ihre Arbeit. Um 15:23 Uhr macht sie eine Pause bis um 16:09 Uhr und notiert in ihrer Excel-Tabelle eine Pause von 46 Minuten. Um 18:14 Uhr macht sie Feierabend und notiert diese Uhrzeit ebenfalls in ihrer Tabelle. Am Schluss addiert sie die Pausen, in unserem Beispiel insgesamt 129 Minuten. Ihre effektive Arbeitszeit beträgt somit 8.08 Stunden.

2. Vereinfachte Zeiterfassung

Bei der systematischen Zeiterfassung gibt es eine Ausnahme: Die vereinfachte Erfassung. Diese Arbeitszeiterfassung wird vor allem dann eingesetzt, wenn Mitarbeitende einer grösseren Autonomie, beispielsweise der Gleitarbeitszeit, unterliegen. Diese Art der Erfassung ist weniger detailliert und enthält nur die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden pro Tag.

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt werden, um die vereinfachte Zeiterfassung nutzen zu dürfen:

  • Die Mitarbeitenden können Ihren Arbeitsalltag grösstenteils selbst bestimmen.
  • Diese Bestimmungen müssen im Arbeitsvertrag geregelt sein.
  • Bei Betrieben unter 50 Personen kann diese Regelung auf die gesamte Belegschaft ausgelegt werden.

Ein Beispiel: Herr V. ist Abteilungsleiter eines Automobil KMUs und unterliegt der vereinfachten Zeiterfassung. Er arbeitet am Mittwoch 9 Stunden und 11 Minuten und hinterlegt lediglich diese Zahl in seinem Arbeitszeiterfassungsprogramm. Die Pausenzeit muss Herr V. also nicht festhalten.

3. Verzicht auf Zeiterfassung

Bei Mitarbeitenden, die bei Ihrer Arbeit aus praktischen Gründen auf höchstmögliche Autonomie setzen müssen, kann auch ein gänzlicher Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung erhoben werden.

Folgenden Voraussetzungen müssen erfüllt werden, um auf die Arbeitszeiterfassung verzichten zu dürfen:

  • Das Vorhandensein eines Gesamtarbeitsvertrages (GAV), in dem der Verzicht für bestimmte Mitarbeitenden schriftlich geregelt ist.
  • In diesem GAV muss ebenfalls der Schutz vor einer gesundheitlichen Schädigung vorhanden sein, die durch einen möglichen erhöhten Arbeitsaufwand zustande kommen kann.
  • Mitarbeitende, die diesem Verzicht unterliegen, müssen über ein Bruttojahreseinkommen von mindestens CHF 120’000 verfügen.
  • Es muss schriftlich geregelt sein, dass die Mitarbeitenden selbst über die Arbeitsgestaltung bestimmen können.
  • Zudem bedarf es einer schriftlichen Zustimmung seitens des Angestellten.

Ein Beispiel: Frau Z. ist im Verwaltungsrat eines Traditionsunternehmen. Da sie alle Kriterien für einen Verzicht auf die Zeiterfassung erfüllt, muss sie rechtlich keine Arbeitszeit erfassen. Sie ist viel auf Reisen und nächtigt jedes zweite Wochenende in Hotels. Sie notiert jedoch die geleisteten Stunden pro Tag nach Pi mal Daumen, damit sie hinsichtlich ihrer Gesundheit einen Überblick über die geleistete Arbeit hat.

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Mit welchen Mitteln kann Arbeitszeit erfasst werden?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Arbeitsstunden festzuhalten. Zeiten können klassisch mit einem Stift auf einem Blatt Papier notiert, mit Excel-Vorlagen aus dem Internet, einer Software am Computer oder einer Smartphone-App erfasst werden. Wir zeigen Ihnen einige gängige Methoden, die Sie für Sie oder Ihr Team anwenden können.

Klassische Lochkarten aus Papier (analoge Stempeluhr)

Eine traditionelle Lochkarte, wie sie schon bei den Israeliten in Ägypten eingesetzt wurde, findet man heute kaum mehr. Lochkarten können Daten analog speichern und auslesen.

Vorteile

Nachteile
  • Einfache Handhabung
  • Betrug ist schwierig
  • Günstig
  • Schlecht für die Umwelt
  • Kann schnell verloren gehen
  • Schlechtes Image
  • Hoher Zeitaufwand für die Personalabteilung
  • Zeiten können nicht granular je nach Task erfasst werden

Zeiterfassungs-Badge (digitale Stempeluhr)

Ein Badge kann man sich als modernisierte Version einer Lochkarte vorstellen. Meist besteht der Badge aus einem kreditkartengrossen Datenträger, der häufig in Gebäuden auch als Schlüsselkarte funktioniert. Für die Zeiterfassung legt man den Badge einfach auf ein Lesegerät und die aktuelle Zeit wird gespeichert.

VorteileNachteile
  • Einfache Handhabung
  • Nachhaltig, da der Badge nur im Verlustfall ersetzt werden muss
  • Gut kombinierbar mit einem Computerprogramm (z.B. Interflex)
  • Die Zeiterfassung kann nicht so einfach vergessen werden
  • Überblick über die geleistete Arbeitszeit nicht direkt ersichtlich
  • Meist hat die Personalabteilung sehr viel Zeitaufwand durch Korrekturen (beispielsweise bei falschem Einstempeln)
  • Zeiten können nicht granular je nach Task erfasst werden

Stundenzettel

Ein Stundenzettel, den man von Hand ausfüllt, ist in vielen, meist kleineren Betrieben, gang und gäbe. Hierbei werden die Stunden von Hand auf eine entsprechende Vorlage notiert.

VorteileNachteile
  • Einfache Handhabung
  • Einfach, den Überblick zu behalten
  • Keine IT-Infrastruktur nötig
  • Weniger gut für die Umwelt
  • Die Archivierung ist umständlich
  • Gefahr der Manipulation der geleisteten Stunden
  • Die Zeiterfassung kann schnell in Vergessenheit geraten
  • Kontrolle durch die Personalabteilung umständlich, insbesondere bei mehreren Mitarbeitern und verschiedenen Arbeitszeitmodellen

Excel-Tabelle

Die Excel-Tabelle ist wohl eine der meist genutzten Arbeitszeiterfassungs-Tools. Dies liegt sicher daran, dass insbesondere in Büros, Excel-Programme ohnehin zum Einsatz kommen. Wie Sie Ihre Stunden in Excel am effektivsten und übersichtlichsten erfassen, lesen Sie hier. Oder laden Sie unsere Excel-Vorlage für die Arbeitszeiterfassung herunter.

VorteileNachteile
  • Einfache Handhabung, insbesondere im Büro ein bekanntes Format
  • Korrekturen können einfach vorgenommen werden
  • In (fast) jedem Büro leicht und günstig umzusetzen
  • Kostenlos
  • Kann schnell unübersichtlich werden
  • Gefahr der Manipulation der geleisteten Stunden
  • Kontrolle durch die Personalabteilung umständlich, insbesondere bei mehreren Mitarbeitern und verschiedenen Arbeitszeitmodellen

Digitale Zeiterfassungsprogramme

Die Digitalisierung bringt auch moderne Ansätze in die Zeiterfassung. Ob aus der Cloud, KI unterstützt oder einfach über eine Lizenz: Die Auswahl ist riesig.

VorteileNachteile
  • Riesige Auswahl
  • Intuitive Bedienung
  • Korrekturen können einfach vorgenommen werden
  • Gute Übersicht für Arbeitnehmer und -geber
  • Zeiten können granular je nach Task erfasst werden
  • Die Zeiterfassungssoftware kann ggfs. mit einer Rechnungssoftware verbunden werden, sodass geleistete Stunden in die Kundenrechnung importiert werden können
  • Bereitschaft zur Einarbeitung muss bestehen
  • Mögliche Ausfälle der Software-Server
  • Die Zeiterfassung kann schnell in Vergessenheit geraten

4 Tipps für Vorgesetzte: So motivieren Sie Ihre Mitarbeiter zur Zeiterfassung

Viele Vorgesetzte dürfen zwar selbst auf die Arbeitszeiterfassung verzichten, ihre Mitarbeiter in der Regel allerdings nicht. Umso wichtiger ist es, die Mitarbeiter zur Erfassung ihrer Zeiten zu motivieren.

1. Vorteile aufzeigen

Gerade bei Überstunden, die mit einem Lohnzuschlag von üblicherweise 25 % daherkommen, kann es sehr motivierend sein, die Mitarbeiter auf die akribische Zeiterfassung aufmerksam zu machen.

2. Positive Verstärkung

Zeiterfassung kann Zeit in Anspruch nehmen: Belohnen Sie Ihre Mitarbeitenden bei erfolgreicher Arbeit: «Positive Verstärkung» nennt sich dieser Effekt in der Psychologie, der gelobtes Verhalten in eine langfristige und nachhaltige Arbeitsweise einbringt.

3. Holen Sie Feedback ein

Sie können ein noch so ausgeklügeltes Arbeitszeiterfassungssystem mit den neuesten technischen Raffinessen in Ihrem Business implementieren: Wenn sich Ihre Mitarbeitenden damit nicht wohl fühlen oder es für die Erfassung schlicht zu kompliziert und aufwändig ist, werden Sie kein gutes Feedback erhalten. Nehmen Sie diese Rückmeldungen ernst und handeln Sie bei Bedarf früh, um weitere Komplikationen zu vermeiden.

4. Unterstützung ist der beste Weg

Werfen Sie Ihre Mitarbeitenden bei Aufgaben wie der Zeiterfassung nicht ins kalte Wasser. Seien Sie selbst bestens vertraut mit Ihrem Zeiterfassungssystem und unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden so agil wie möglich; ansonsten müssen Sie mit Frustrationen und daraus resultierendem Mehraufwand bei der Nachverfolgung und Korrektur der Arbeitszeiten rechnen.

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