Promotion pour les nouveaux clients : profitez de 33% sur bexio jusqu'au 10.02. Code: bxro33

Rédigez des avertissements professionels

Rédigez, envoyez, et gérez des avertissements de manière facile et rapide.

Tous les débiteurs ne paient pas leurs factures à temps. Le créancier peut rapidement se retrouver à court de liquidités si les cas se multiplient. Pour ne pas en arriver là, le créancier peut envoyer des rappels de paiement et des avertissements. Mais comment la procédure de rappel est-elle réglementée en Suisse, et que pouvez-vous entreprendre si les rappels ne mènent à rien ?

Traitement juridique des rappels

En Suisse, la sommation n’est pas régie par la loi. Cela signifie qu’en tant que créancier, vous n’êtes pas obligé d’envoyer un rappel de paiement ni de mettre vos débiteurs en demeure après l’expiration du délai de paiement. Vous pourriez directement engager des poursuites. Toutefois, il s’avère généralement plus judicieux, notamment d'un point de vue financier, d’envoyer un rappel d'abord. Une procédure de poursuite peut être longue et coûter une bonne partie du montant réclamé. Tout cela, sans garantie de succès.

Procédure recommandée en cas de retard de paiement

La procédure habituelle et éprouvée en cas de comptes débiteurs qui restent ouverts comprend quatre étapes:

  1. Rappel amical de paiement
  2. 1er avertissement
  3. 2ème avertissement (mise en demeure accompagnée de menaces de poursuites, de préférence par courrier recommandé)
  4. Engagement de la procédure de poursuite

Exemple d’avertissement : forme + contenu

Il est recommandé d’envoyer les rappels de paiement et les avertissements par voie postale — afin qu'ils servent de preuve éventuelle. N’oubliez pas qu’un discours amical et professionnel reste la meilleure stratégie pour récupérer votre argent. Il est préférable d'éviter de présenter vos excuses ou de proférer des menaces.

Contenu d'un avertissement :

Un avertissement se présente comme un courrier officiel et contient idéalement les éléments suivants:

  • Nom et adresse du débiteur
  • Votre adresse d’expéditeur
  • Lieu et date
  • Numéro de facture
  • Phrase amicale d’introduction
  • Liste des factures ouvertes, y compris le montant total dû
  • Nouveau délai de paiement

Les choses à éviter :

Les éléments contre-productifs suivants ne doivent pas figurer dans un avertissement :

  • Menaces
  • Excuses de votre part

Rédiger des avertissements facilement et les envoyer de manière automatique ? Pas de problème !

Exemples de phrases convenant pour un avertissement

Rappel de paiement :

  • « Il a sans doute échappé à votre vigilance, que vous ne vous êtes pas encore acquitté de votre facture du XX janvier 2016. Nous vous prions dès lors de procéder à ce paiement dans les plus brefs délais ».
  • « Permettez-moi d’attirer votre attention sur le fait que votre facture du XX janvier 2016 n'a pas encore été réglée. Veuillez s’il vous plaît procéder au paiement de celle-ci dans les plus brefs délais ».

1er avertissement :

  • « Malgré notre rappel de paiement du XX janvier 2016, vous ne vous êtes pas encore acquitté de votre facture d’un montant de CHF XXX. Veuillez s’il vous plaît régler cette facture d’ici la fin de cette semaine. Dans le cas où vous rencontreriez actuellement des difficultés de paiement, merci de prendre contact au plus vite ».
  • « Dans notre courrier du XX janvier 2016, nous vous avons rappelé que la facture (n°xxxx) d'un montant de CHF XXX.- reste impayée. Nous n’avons, à ce jour, encaissé aucun paiement correspondant à celle-ci. Nous vous prions donc encore une fois de nous verser ce montant dans les plus brefs délais. Dans le cas où il vous est impossible de respecter ce délai, nous vous prions de prendre contact au plus vite afin de trouver un arrangement de paiement ».

2ème avertissement :

  • « Nous avons déjà attiré votre attention à plusieurs reprises sur le fait que la facture d’un montant de CHF XXX.- reste impayée. Nous n’avons, à ce jour, encaissé aucun paiement correspondant à celle-ci. Nous vous demandons une dernière fois, et vous mettons en demeure, de vous acquitter de la facture n°xxxx d’ici au XX février 2016. Dans le cas contraire, nous mettrons en route une procédure de poursuites sans autre délai ».
  • « Vous n’avez pas réagi à notre avertissement du XX janvier 2016 concernant la facture n°xxxx. Vous ne nous avez pas non plus contacté d’une quelconque manière. Nous vous demandons donc à nouveau, et vous mettons en demeure, de remplir votre obligation de paiement d’ici au XX février 2016. Dans le cas contraire, nous nous verrions contraints d’entamer une procédure de poursuites ».

Entamer une procédure de poursuites

En dernier recours, si vous restez sans nouvelles et que le paiement n’a toujours pas été effectué, vous entamez une procédure de poursuite. En Suisse, la procédure de poursuite est réglementée par la Loi fédérale sur la poursuite pour dettes et la faillite (LP).

En remplissant le formulaire ad hoc, qui porte le nom de « réquisition de poursuite », vous lancez officiellement la procédure. Votre débiteur reçoit ensuite un ordre de payer établi par l’Office des poursuites. Après avoir reçu l'ordre de payer, le débiteur dispose d’un délai de 10 jours pour former opposition. En agissant de la sorte, il conteste l’existence de la dette. C’est à présent à vous, en tant que créancier, de prouver que votre réclamation est légitime. Pour ce faire, vous ouvrez auprès du tribunal compétent un dossier de réquisition de mainlevée et démontrez l'existence de la créance. Par exemple, en présentant le contrat correspondant, conclu entre le débiteur et vous-même. L’Office des poursuites va continuer la procédure en lançant, soit une saisie d’actifs, soit une déclaration de faillite.

L’échéance peut différer en fonction du type de poursuite. Vous trouverez des explications utiles sur les délais et échéances, avec descriptions détaillées de toutes les étapes, ici : Délais et poursuites

Bexio application on computer screen with bexio logo on transparent background

Pour résumer : que faire si votre facture reste impayée ?

Rappeler, d’abord amicalement, que la facture est encore ouverte. Si vous ne recevez pas la somme due, envoyez un premier avertissement. Il sera suivi, au besoin, d’un second avertissement, accompagné d'une annonce de mise en demeure imminente. Envoyez celui-ci en recommandé, pour servir de preuve éventuelle. En dernier ressort, vous entamez une procédure de poursuite.

Avec bexio, vous établissez vos factures en un seul clic. Vous définissez vous-même le délai de paiement de vos factures et vous décidez quand un rappel de paiement doit être envoyé. Grâce au traitement automatisé des relances de paiement, vous conservez le contrôle de vos sommations à tout moment.

Testez bexio gratuitement et sans engagement pendant 30 jours

Jugez par vous-même en testant toutes les fonctionnalités de bexio, l'outil de gestion idéal des PME.

Avez-vous encore des questions ? Appelez-nous : +41 71 552 00 61
Si vous préférez nous écrire : clients@bexio.com