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Tous les débiteurs ne paient pas ponctuellement leurs factures. Le créancier peut rapidement se retrouver à court de liquidités si les cas se multiplient. Pour ne pas en arriver là, le créancier peut envoyer des rappels de paiement et des avertissements. Mais comment la procédure de rappel est-elle réglementée en Suisse, et que pouvez-vous entreprendre si les rappels ne mènent à rien ?

Situation juridique des rappels

En Suisse, la sommation n’est pas régie par la loi. Cela signifie qu’en tant que créancier, vous n’êtes pas obligé d’envoyer un rappel ni de mettre vos débiteurs en demeure après l’expiration du délai de paiement. Vous pourriez directement engager les poursuites. Toutefois, il s’avère généralement plus judicieux, notamment du point de vue financier, d’envoyer d’abord un rappel. Une procédure de poursuite judiciaire peut être longue et coûter, au final, une bonne partie du montant réclamé. Tout cela, sans garantie de succès.

Procédure recommandée en cas de retard de paiement

La procédure habituelle et éprouvée en cas de comptes débiteurs qui restent ouverts comprend quatre étapes:

  • Rappel amical de paiement
  • 1er avertissement
  • 2ème avertissement (mise en demeure assortie de menaces de poursuites, de préférence par courrier recommandé)
  • Engagement de la procédure de poursuite

Exemple d’avertissement : forme + contenu

Il est conseillé, de manière générale, d’envoyer les rappels de paiement et les avertissements par voie postale, pour servir de preuve éventuelle. N’oubliez pas qu’un discours amical et professionnel de votre part reste la meilleure condition préalable pour récupérer votre argent, plutôt que les menaces ou les excuses de votre part.

Que contient un avertissement :

Un avertissement se présente comme un courrier officiel et contient idéalement les éléments suivants:

  • Nom et adresse du débiteur
  • Votre adresse d’expéditeur
  • Lieu et date
  • Numéro de facture
  • Phrase amicale d’introduction
  • Liste des factures ouvertes, y compris le montant total dû
  • Nouveau délai de paiement

Que ne doit pas contenir un avertissement :

Les éléments contre-productifs suivants ne doivent pas figurer dans un avertissement :

  • Menaces
  • Excuses de votre côté

Rédiger des avertissements facilement et les envoyer de manière automatique ? Pas de problème !

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Exemples de phrases convenant à un avertissement

Rappel de paiement:

  • « Dans la frénésie du quotidien, il se peut qu’on oublie une facture. Le fait a sans doute échappé à votre vigilance, mais vous ne vous êtes pas encore acquitté de votre facture du XX janvier 2016. Nous vous prions dès lors de procéder à ce paiement d’ici au XX janvier 2016 ».
  • « Vous avez peut-être perdu de vue le fait que votre facture du XX janvier 2016 était encore ouverte. Veuillez s’il vous plaît procéder au versement d’ici au XX janvier 2016 ».

1er avertissement:

  • « Malgré notre rappel de paiement du XX janvier 2016, vous ne vous êtes pas encore acquitté de votre facture d’un montant de CHF XXX. Veuillez s’il vous plaît payer le montant de cette facture d’ici à la fin de cette semaine, ou nous contacter, au cas où vous rencontreriez actuellement des difficultés de paiement ».
  • « Dans notre courrier du XX janvier 2016, nous vous avons rappelé que la facture de CHF XXX.- est toujours ouverte. Nous n’avons, jusqu’à ce jour, encaissé aucun paiement correspondant à celle-ci. Nous vous prions donc encore une fois de nous faire parvenir le montant de cette facture d’ici à la fin de cette semaine. Si vous ne pouvez pas respecter ce délai, merci de nous contacter, de façon à trouver une solution ensemble ».

2ème avertissement:

  • « Nous avons déjà attiré votre attention à plusieurs reprises sur le fait que la facture d’un montant de CHF XXX.- était toujours ouverte. Nous n’avons, jusqu’à ce jour, encaissé aucun paiement correspondant à celle-ci. Nous vous demandons une ultime fois, et vous mettons en demeure, de vous acquitter de la facture Nr. XXX d’ici au XX février 2016. Dans le cas contraire, nous mettrons en route la procédure de poursuites sans nouvel avertissement ».
  • « Vous n’avez pas réagi à notre avertissement du XX janvier 2016. Vous ne nous avez pas non plus contacté d’une manière ou d’une autre. Nous vous demandons donc à nouveau, et vous mettons en demeure, de remplir votre obligation de paiement d’ici au XX février 2016. Dans le cas contraire, nous nous verrions contraints d’entamer une procédure judiciaire ».

Si les avertissements n'ont pas atteint leur but

Lorsque les avertissements n’ont servi à rien et que vous attendez toujours votre argent, alors, en dernier recours, vous entamez une poursuite judiciaire. En Suisse, la procédure de poursuite est réglementée par la Loi fédérale sur la poursuite pour dettes et la faillite (LP).

En remplissant le formulaire ad hoc, qui porte le nom de « réquisition de poursuite », vous lancez officiellement la procédure. Votre débiteur reçoit ensuite un commandement de payer établi par l’Office des poursuites. Après avoir reçu le commandement de payer, le débiteur dispose d’un délai de 10 jours pour former opposition. En agissant de la sorte, il conteste l’existence de la dette. C’est à présent à vous, en tant que créancier, à prouver que votre créance existe effectivement. Pour ce faire, vous ouvrez auprès du tribunal compétent un dossier de réquisition de mainlevée et démontrez la matérialité de la créance, par exemple en produisant un contrat correspondant, conclu entre votre débiteur et vous-même. L’Office de poursuite va continuer la procédure en lançant, soit une saisie d’actifs, soit une déclaration de faillite.

L’échéance peut différer en fonction du type de poursuite. Vous trouverez des explications utiles sur les délais et échéances, avec descriptions détaillées de toutes les étapes, ici : Délais et poursuites

Ablauf-Betreibung-fr

En bref : que faire si vous ne recevez pas votre argent?

Si vous avez des comptes débiteurs en suspens, rappelez-leur d’abord amicalement qu’ils ont toujours une facture ouverte. Si vous ne recevez pas encore votre argent, envoyez un premier avertissement. Il sera suivi, au besoin, d’un second avertissement, assorti de menaces de poursuites (conseil : envoyez celui-ci en recommandé, pour servir de preuve éventuelle). Si vous ne recevez toujours pas votre argent après ce second avertissement, engagez en dernier ressort la procédure de poursuite.

Avec bexio, vous établissez vos factures d’un seul clic. Vous définissez vous-même le délai de paiement sur vos factures et vous décidez quand un rappel de paiement doit être envoyé. Vous conservez ainsi le contrôle de vos sommations à tout moment, grâce au traitement automatisé des relances de paiement. Testez bexio dès maintenant, pendant 30 jours, gratuitement et sans engagement.