Einfache Kassenbuch-Software für Kleinunternehmen

Kassenbuch einfach und sicher online führen -
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Was ist ein Kassenbuch?

Das Kassenbuch ist wesentlicher Bestandteil und Pflicht für alle bargeldintensiven Unternehmen, wie z. B. für Gastrobetriebe oder dem Einzelhandel. Im Kassenbuch werden alle Bargeldbewegungen, d. h. alle Einzahlungen und Auszahlungen, festgehalten.

Da Bargeldverkehr nur schwer nachvollziehbar ist, stellen sich hohe Anforderungen an die ordnungsgemässe Führung des Kassenbuchs. Ein den gesetzlichen Anforderungen nicht entsprechendes Kassenbuch (z. B. über Excel geführt) kann daher insbesondere bei einer Steuerprüfung zum Verhängnis werden, denn gerade das Kassenbuch wird von Steuerprüfern besonders genau unter die Lupe genommen.

Im schlimmsten Fall verliert die gesamte Buchhaltung ihre Beweiskraft und der Fiskus schätzt den Gewinn des Unternehmens – und dies zumeist zu Ungunsten des Unternehmens, was hohe Nachzahlungen zur Folge haben kann.

Es ist daher wichtig eine Kassenbuch-Software wie bexio zu verwenden, mit der Sie ein ordnungsgemässes Kassenbuch für den Bargeldverkehr führen können. Mit bexio haben Sie übrigens auch Ihre Kreditumsätze, die über Debitoren zu verbuchen sind, einfach und sicher im Griff.

Im Folgenden erfahren Sie alles was Sie über die richtige Kassenbuchführung wissen müssen – vom richtigen Format (Excel, handschriftlich oder online?) über die Anforderungen an Kassenbücher bis hin zu häufigen Fehlern bei der Kassenbuchhaltung.

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Der tägliche Kassenbericht

Der täglich oder jedenfalls an den Tagen mit Geschäftsvorfällen zu erstellende Kassenbericht gibt einen aktuellen Überblick über den Kassenbestand am Tagesende.

Der Kassenbericht fasst in den Spalten Vorsteuer und Nettobetrag sowie Summenspalte die Bargeldbuchungen in Kategorien (zum Beispiel Wareneinkäufe, Geschäftsausgaben, Privatentnahmen und sonstige Ausgaben) zusammen. Aus dem Kassenbestand des Vortages und dem Saldo dieser Tagesvorfälle ergeben sich die Tageseinnahme der Kasse im Saldo und nach Abzug eventueller Privateinlagen die Bareinnahmen des Tages (Tageslosung). Der theoretische Kassenbestand ist mit dem Ist-Bestand zu vergleichen, eventuelle Differenzen sind zu überprüfen oder zu buchen.

Kassenbücher müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Bei Geschäften mit mehreren Kassen wird nur ein Kassenbericht erstellt, der alle Nebenkassen und die Hauptkasse zusammenführt.

Das monatliche Kassenblatt

Das alternativ monatlich zu führende Kassenblatt zeichnet alle notwendigen Informationen aus den Kassenvorgängen eines Monats auf. Im Kassenblatt ist es auch möglich und notwendig, den Geschäftsvorfall genau zu beschreiben. Im Kassenbuch erhalten alle Belege eine Nummer, die auch im Kassenblatt aufgeführt wird. Weiterhin wird im Kassenblatt ein Gegenkonto verzeichnet, in dem entsprechend der doppelten Buchführung die Einnahme oder Ausgabe zu verbuchen ist.

Kassenbuch manuell oder elektronisch führen?

Falsche Einträge sollen nachvollziehbar korrigiert, aber nicht gelöscht oder überschrieben werden. Das hat zur Folge, dass einfache Programme wie Excel nicht für die Führung von Kassenbüchern eingesetzt werden dürfen. Sie entsprechen nicht den „Grundsätzen der ordnungsgemässen Speicherbuchführung“, weil hier jederzeit spurlos Änderungen vorgenommen werden können.

Zulässig sind handschriftlich geführte Kassenbücher. Eine Vorlage zum Kassenbuch kann aus dem Internet geladen oder in Schreibwarenläden gekauft werden. Mögliche und einfach handhabbare Instrumente der Führung von Kassenbüchern sind auch die elektronische Registrierkasse, geeignete Softwareprogramme und über Browser geführte Online-Kassenbücher wie bexio.