Einfache Kassenbuch-Software für Kleinunternehmen

Kassenbuch einfach und sicher online führen -
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Mit bexio können Sie nicht nur Ihr Kassenbuch online führen - mit den inbegriffenen und umfassenden Buchhaltungsfunktionen zu günstigen Konditionen lässt sich die Kassenbuchführung zudem ganz einfach in die komplette Buchhaltung integrieren:

Automatische Journalführung

Mit bexio haben Sie Einnahmen und Ausgaben jederzeit im Griff. Die automatisierte Verbuchung und Journalführung erledigt Ihre Buchhaltung fast von alleine.

MWST-Abrechnung gemäss ESTV

bexio bietet die MWST-Abrechnung. Dabei wird das Formular in bexio automatisch so dargestellt, dass es dem Abrechnungsformular der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) entspricht.

Buchhaltung führen mit Übersicht

Mit Grafiken und Reports wie der Umsatzstatistik oder der Erfolgsrechnung wissen Sie immer über die finanzielle Lage Ihrer Firma Bescheid.

Banking und ESR sparen Zeit

Richten Sie in bexio Ihren ESR-Einzahlungsschein ein und gleichen Sie Zahlungen schnell ab. Zusammen mit den Banking­funktionen haben Sie Ihre Buchhaltung im Griff.

Lukas Schnurrenberger

«Mit bexio ist es einfach, den gesamten Auftragsablauf von der Offerte über den Auftrag bis hin zur Rechnung im Auge zu behalten. Das verschafft uns Ressourcen, die wir in unser Kerngeschäft investieren können.»

Lukas Schnurrenberger, AVP Media-Design GmbH

   

Kassenbuch für Mac, PC oder Linux – egal dank Cloud

Mit einem webbasierten Programm aus der Cloud wie bexio haben Sie immer und überall Zugriff auf Ihre Finanzbuchhaltung und Ihr Kassenbuch – egal, ob Sie Windows, Linux oder Mac nutzen. Denn mit bexio benötigen Sie lediglich einen Browser und können damit auch bequem vom Smartphone oder dem Tablet auf Ihr Nutzerkonto zugreifen.

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Schreiben Sie lieber? kunden@bexio.com

Das Kassenbuch ist wesentlicher Bestandteil und Pflicht für alle bargeldintensiven Unternehmen, wie z. B. für Gastrobetriebe oder dem Einzelhandel. Im Kassenbuch werden alle Bargeldbewegungen, d. h. alle Einzahlungen und Auszahlungen, festgehalten.

Da Bargeldverkehr nur schwer nachvollziehbar ist, stellen sich hohe Anforderungen an die ordnungsgemässe Führung des Kassenbuchs. Ein den gesetzlichen Anforderungen nicht entsprechendes Kassenbuch (z. B. über Excel geführt) kann daher insbesondere bei einer Steuerprüfung zum Verhängnis werden, denn gerade das Kassenbuch wird von Steuerprüfern besonders genau unter die Lupe genommen.

Im schlimmsten Fall verliert die gesamte Buchhaltung ihre Beweiskraft und der Fiskus schätzt den Gewinn des Unternehmens – und dies zumeist zu Ungunsten des Unternehmens, was hohe Nachzahlungen zur Folge haben kann.

Es ist daher wichtig ein anerkanntes Programm wie bexio zu verwenden, mit dem Sie ein ordnungsgemässes Kassenbuch für den Bargeldverkehr führen können. Mit bexio haben Sie übrigens auch Ihre Kreditumsätze, die über Debitoren zu verbuchen sind, einfach und sicher im Griff.

Im Folgenden erfahren Sie alles was Sie über die richtige Kassenbuchführung wissen müssen – vom richtigen Format (Excel, handschriftlich oder online?) über die Anforderungen an Kassenbücher bis hin zu häufigen Fehlern bei der Kassenbuchhaltung.

Kassenbuch für Kleinunternehmer nötig?

Die Führung eines Kassenbuchs ist generell Pflicht für alle bargeldintensiven Unternehmen (Einzelunternehmen oder Personengesellschaften) mit einem Umsatzerlös von über CHF 500 000 pro Jahr.

Obwohl Kleinunternehmer der erleichterten Buchhaltung unterliegen und somit alternative Möglichkeiten zum Kassenbuch genutzt werden können, so unterliegen auch kleine Unternehmen der Aufzeichnungspflicht. Denn, ob Kassenbuch-Pflicht oder nicht – auch ein Kleingewerbe muss dem Fiskus Geschäftsvorfälle nachvollziehbar darstellen, um Schätzungen und damit mögliche hohe Steuernachzahlungen zu vermeiden. D. h. auch Kleinunternehmer müssen Ihre Einnahmen und Ausgaben zeitnah, fortlaufend sowie lückenlos aufzeichnen und ihren Kassenbestand regelmässig kontrollieren.

Kassenbuch mit Excel, handschriftlich oder elektronisch führen?

Selbstständigen stellt sich schnell die Frage in welcher Form  das Kassenbuch geführt werden muss, so dass diese den gesetzlichen Anforderungen genügt. Hierbei müssen einige Vorschriften beachtet werden:

Kassenbuch mit Excel nicht rechtssicher

Aufgrund der hohen gesetzlichen Anforderungen für Bargeldbewegungen empfiehlt es sich generell nicht ein Kassenbuch in einfachen Programmen wie Excel zu führen.

Werden Fehler gemacht, so können diese in der Regel problemlos korrigiert werden – wichtig ist hierbei jedoch, dass diese Korrektur nachvollziehbar und nicht veränderbar stattfindet. Einträge in Excel können allerdings zu jeder Zeit abgeändert und damit verfälscht werden, wodurch ein per Excel geführtes Kassenbuch nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht und im Falle einer Prüfung seine Beweiskraft verliert. Dies kann teure Steuernachzahlungen zur Folge haben.

Kassenbuch-Vorlage ausdrucken und handschriftlich ausfüllen?

Möglich ist allerdings eine Kassenbuch-Vorlage auszudrucken und dieses handschriftlich zu führen.

Aber auch hier gilt: Korrekturen müssen nachvollziehbar vorgenommen werden. Einträge und Korrekturen sollten daher idealerweise nicht mit Bleistift getätigt werden. Fehlerhafte Einträge, die korrigiert werden, müssen auch im Nachhinein deutlich lesbar sein, weshalb auch die Verwendung z. B. von Tipp-Ex tabu ist. 

War die Führung eines Kassenbuchs per Hand früher Standard, so ist dies heutzutage allerdings nicht mehr zeitgemäss und insbesondere bei einer hohen Anzahl an Kunden aufwendig oder einfach nicht vertretbar.

Online Kassenbuch: Software für eine einfache und nachvollziehbare Kassenbuch-Führung

Am einfachsten ist heutzutage die elektronische Führung eines Online Kassenbuchs mit einer Kassenbuch-Software, in der alle Buchungen chronologisch und lückenlos inklusive aller gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen aufgeführt sind.

Die elektronische Führung eines Kassenbuchs ist durch den Gesetzgeber erlaubt (insofern Einträge nachträglich nicht verändert werden können) und ermöglicht eine sichere, saubere und übersichtliche Führung des Kassenbuchs.

Eine einfach zu nutzende Business Software mit umfassenden Buchhaltungsfunktionen wie bexio macht nicht nur die Kassenbuch-Führung einfach, sondern übernimmt auch einen Grossteil der Buchungsarbeit. Und Belege können Sie ganz einfach mit der kostenlosen bexio Scanner App für Android und iOS importieren.

Die Vorteile der Online-Kassenbuchhaltung mit bexio auf einen Blick

Online Kassenbuch mit bexio führen

Führen Sie Ihre Kassenbuch online mit bexio:

  • Mit bexio können Sie Ihr Kassenbuch einfach und schnell führen
  • Führen Sie Ihr Kassenbuch rechtssicher
  • Ihre Zahlungseingänge und –Ausgänge in übersichtlicher Form
  • Sie haben Ihren aktuellen Kassenstand stets im Blick. Das aufwendige Ausrechnen des Kassastands mit Taschenrechner für den korrekten Saldo entfällt.
  • Fehler vermeiden und einfach korrigieren: Tippfehler beim Ausrechnen von Hand sind keine Seltenheit und die Korrektur des gesamten Kassenbuchs ist aufwendig. bexio erledigt dies für Sie automatisch.
  • Mit der kostenlosen bexio Scanner App können Sie Belege bequem von Ihrem Smartphone und in wenigen Klicks einscannen und importieren
  • Kombinieren Sie Ihr Kassenbuch mit den umfassenden Buchhaltungsfunktionen von bexio, z. B. mit dem automatischen Abgleich via E-Banking
  • Kassenbuch-Software aus der Cloud: Greifen Sie immer und überall auf Ihr Kassenbuch zu. bexio ist weiterhin stets auf dem aktuellsten Stand – es sind keine Downloads oder Updates nötig.

Anforderungen an das Kassenbuch

In Kassenbüchern werden in chronologischer Reihenfolge alle Zuflüsse an die (also alle Bareinzahlungen) und alle Abflüsse aus der Kasse (also Barentnahmen) verzeichnet. Man nennt diese Aufzeichnungen auch Kassabuch.

Die Zuflüsse und die Abflüsse werden einander gegenübergestellt und es wird ein Saldo gebildet. Damit ist stets nachvollziehbar wie viel Geld sich in der Kasse befindet.

Zur ordnungsgemässen Führung eines Kassenbuchs gehört neben der Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle natürlich auch die Hinterlegung der jeweiligen Belege. 

Weiterhin existieren spezielle Anforderungen an die Führung eines Kassenbuchs.

Es müssen

  • der Geschäftsvorfall oder Buchungstext (also Art der Einzahlung oder Entnahme von wem oder an wen)
  • die Nummer des zugehörigen Beleges (Quittungen)
  • falls vorhanden der zugehörige Umsatzsteuersatz in Prozent und die Umsatzsteuerhöhe
  • die Höhe der Gesamteinzahlung oder Gesamtauszahlung im Geschäftsvorfall
  • das Datum des Vorgangs sowie
  • der täglich saldierte aktuelle Kassenbestand

verzeichnet werden. Dieser Saldo wird in der Buchhaltung in der Position Umlaufvermögen erfasst.

Einträge müssen lückenlos und Korrekturen nachvollziehbar sein

Das Kassenbuch soll zudem lückenlos und in chronologischer Reihenfolge geführt werden. Fehler müssen nachvollziehbar korrigiert werden und Einträge dürfen im Nachhinein nicht abänderbar sein. Nicht zulässig sind daher z. B. Kassenbücher in Excel zu führen, da Einträge hier einfach und nicht nachvollziehbar und zu jeder Zeit abgeändert werden können. Mehr hierzu erfahren Sie auf der Website der GeBüV.

Tägliche Kassenstürze

Kassenbücher sind täglich zu führen. Je nachdem wie bargeldintensiv das Unternehmen ist kann die Saldierung, mit der der das Kassenbuch (der theoretische Geldbestand) mit dem Bargeldbestand (dem tatsächlichen Kassenstand) verglichen wird (Kassensturz), täglich, wöchentlich oder monatlich stattfinden.

Gesonderte Kassenbücher bei mehreren Kassen

Werden in einem Geschäft gleichzeitig mehrere Kassen geführt, müssen für jede Einzelkasse gesonderte Kassenbücher geführt werden. Der Bargeldbestand der Kasse muss in einer Geschäftskasse oder einer gesonderten Kassette hinterlegt werden.

Häufige Fehler bei der Kassenbuchhaltung

Ein ordentliches Kassenbuch ist das A und O für jedes Unternehmen, das mit Bargeld zu tun hat. Um hohe Nachzahlungen durch den Fiskus zu vermeiden, ist es unerlässlich häufige Fehlerquellen zu kennen, um diese vermeiden zu können:

  • Eine negative Kasse ist nicht möglich: Sollte bei einer Steuerprüfung ein Minuskassastand entdeckt werden, dann ist daraus zu schliessen, dass sich noch Geld in der Kasse hat befinden müssen, mit denen Sie Auszahlungen getätigt haben. Das Finanzamt hat nun Grund zur Annahme, dass etwas nicht stimmt und darf Ihren Gewinn schätzen, was häufig zu hohen Nachzahlungen führen kann.
  • Nachträgliche Veränderung von Einträgen ohne Kenntlichmachung: Fehler dürfen nachträglich korrigiert werden. Allerdings muss die Korrektur kenntlich gemacht werden und nachvollziehbar sein. D. h. ein Kassenbuch darf nicht in einem Programm wie Excel geführt werden und handschriftliche Einträge dürfen nicht mit Bleistift vorgenommen werden.
  • Keine chronologische Reihenfolge der Einträge: Führen Sie das Kassenbuch täglich und nehmen Sie Einträge in entsprechender Reihenfolge vor.
  • Privatentnahmen nicht im Kassenbuch verzeichnet: Auch Privatentnahmen und Ein- und Auszahlungen bei Ihrer Bank müssen im Kassenbuch verzeichnet werden.
  • Einträge werden nicht zeitnah Tragen Sie z. B. Bankabhebungen nicht am selben Tag sondern am Folgetag in das Kassenbuch ein, so kann dies zu einem Minuskassastand führen.
  • Fehlende Belege: Zu jeder Buchung gehört der entsprechende Beleg.
  • Die Aufbewahrungspflicht wird nicht eingehalten: Das Kassenbuch und zugehörige Belege müssen über einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden.

Kassenbuchführung: Eine Anleitung

Sie möchten mehr zum Thema Kassenbuchführung wissen? Im Folgenden erläutern wir den täglichen Kassenbericht sowie das monatliche Kassenblatt.

Der tägliche Kassenbericht

Der täglich oder jedenfalls an den Tagen mit Geschäftsvorfällen zu erstellende Kassenbericht gibt einen aktuellen Überblick über den Kassenbestand am Tagesende.

Der Kassenbericht fasst in den Spalten Vorsteuer und Nettobetrag sowie Summenspalte die Bargeldbuchungen in Kategorien (zum Beispiel Wareneinkäufe, Geschäftsausgaben, Privatentnahmen und sonstige Ausgaben) zusammen. Aus dem Kassenbestand des Vortages und dem Saldo dieser Tagesvorfälle ergeben sich die Tageseinnahme der Kasse im Saldo und nach Abzug eventueller Privateinlagen die Bareinnahmen des Tages (Tageslosung). Der theoretische Kassenbestand ist mit dem Ist-Bestand zu vergleichen, eventuelle Differenzen sind zu überprüfen oder zu buchen.

Kassenbücher müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Bei Geschäften mit mehreren Kassen wird nur ein Kassenbericht erstellt, der alle Nebenkassen und die Hauptkasse zusammenführt.

Das monatliche Kassenblatt

Das alternativ monatlich zu führende Kassenblatt zeichnet alle notwendigen Informationen aus den Kassenvorgängen eines Monats auf. Im Kassenblatt ist es auch möglich und notwendig, den Geschäftsvorfall genau zu beschreiben. Im Kassenbuch erhalten alle Belege eine Nummer, die auch im Kassenblatt aufgeführt wird. Weiterhin wird im Kassenblatt ein Gegenkonto verzeichnet, in dem entsprechend der doppelten Buchführung die Einnahme oder Ausgabe zu verbuchen ist.

Die wichtigsten Infos über Kassenbücher zusammengefasst

Falsche Einträge sollen nachvollziehbar korrigiert, aber nicht gelöscht oder überschrieben werden. Das hat zur Folge, dass einfache Programme wie Excel nicht für die Führung von Kassenbüchern eingesetzt werden dürfen. Sie entsprechen nicht den „Grundsätzen der ordnungsgemässen Speicherbuchführung“, weil hier jederzeit spurlos Änderungen vorgenommen werden können.

Zulässig sind handschriftlich geführte Kassenbücher. Eine Vorlage zum Kassenbuch kann aus dem Internet geladen oder in Schreibwarenläden gekauft werden. Mögliche und einfach handhabbare Instrumente der Führung von Kassenbüchern sind auch die elektronische Registrierkasse, geeignete Softwareprogramme und über Browser geführte Online-Kassenbücher wie bexio.

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