KI & Datenschutz im Unternehmen: So bist du rechtlich sicher unterwegs

Datenschutz und KI im Unternehmen: Warum das Thema für Schweizer KMU jetzt entscheidend ist

Die digitale Transformation läuft in Schweizer Büros auf Hochtouren. Gemäss einer aktuellen Arbeitsmarktstudie der AXA setzen immer mehr kleine und mittlere Unternehmen (KMU) auf KI-gestützte Werkzeuge, um administrative Aufgaben zu vereinfachen, Zeit zu sparen und Prozesse zu optimieren. Vom Malerbetrieb über die Werbeagentur bis hin zum Handwerksbetrieb: Der Wunsch, Routinearbeiten zu automatisieren, ist gross.

Doch die schnelle Verbreitung birgt Fallstricke. Während der Einsatz von Tools wie ChatGPT, Claude oder DeepL im Arbeitsalltag oft pragmatisch startet, hinkt die rechtliche Absicherung in vielen Betrieben hinterher.

Warum ist Datenschutz bei KI gerade für Schweizer KMU so essenziell? Die Antwort liegt in den rechtlichen Rahmenbedingungen, der persönlichen Strafbarkeit von Verantwortlichen und den Risiken ungewollter Datenabflüsse.

Ein kurzer Technologie-Exkurs: Modell, System und Tool

Um die rechtlichen Risiken zu verstehen, müssen wir die Begrifflichkeiten klären, die oft fälschlicherweise als Synonyme verwendet werden:

• Das KI-Modell (z. B. ein LLM): Ein Large Language Model (LLM) ist die eigentliche Technologie – das «Gehirn». Es wurde im Vorfeld mit riesigen Textmengen trainiert, um Muster zu erkennen und Sprache zu verstehen.

• Das KI-System: Dies ist die gesamte technische Infrastruktur und Architektur, die um das Modell herum gebaut wird, inklusive Schnittstellen (APIs) und Server-Ressourcen.

• Das KI-Tool (bzw. die KI-Applikation): Das ist die Nutzeroberfläche, die du am Ende bedienst (z. B. die Chat-Eingabemaske im Browser).

Das grösste Risiko im Alltag: Wenn du ein öffentliches KI-Tool nutzt, fliessen deine eingegebenen Texte oft an den Anbieter ab, um das zugrundeliegende KI-Modell in künftigen Versionen mit deinen Daten weiter zu trainieren.

Die rechtliche Basis in der Schweiz: Personendaten vs. Geschäftsgeheimnisse

Beim Thema Künstliche Intelligenz und Datenschutz müssen Unternehmen in der Schweiz klar zwischen zwei verschiedenen rechtlichen Dimensionen unterscheiden:

1. Das neue Datenschutzgesetz (nDSG): Das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (seit September 2023 in Kraft) regelt ausschliesslich den Umgang mit Personendaten (z. B. Namen, Adressen, Lohndaten von Kunden oder Mitarbeitenden). Sobald du Personendaten in ein externes KI-Tool eingibst, findet eine rechtliche «Bearbeitung» (früher: Verarbeitung) statt, die strikten Regeln unterliegt.

2. Geschäftsgeheimnisse (OR und UWG): Interne Margen, Rezepturen, Patente oder Businesspläne fallen nicht unter das Datenschutzgesetz, sofern sie keinen Personenbezug haben. Ein unkontrollierter Upload dieser Daten ist somit kein «Datenschutzverstoss» im rechtlichen Sinne, kann aber verheerende Folgen für den Betrieb haben und gegen arbeitsrechtliche Treuepflichten (Obligationenrecht, OR) oder das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) verstossen.

3. Geschäftsbücherverordnung (GeBüV): Sie regelt die ordnungsgemässe Führung und Aufbewahrung von Buchhaltungsbelegen (z. B. die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gemäss Art. 958f OR).

Persönliche Strafbarkeit bei Datenschutzverstössen

Ein wichtiger Fakt im nDSG, den viele Geschäftsinhaber unterschätzen: Das Gesetz sieht in gewissen Konstellationen bei vorsätzlichen Verstössen gegen bestimmte Pflichten (z. B. Informationspflichten) eine persönliche Strafbarkeit der verantwortlichen, natürlichen Person vor – mit Bussen von bis zu CHF 250’000 (Art. 60 DSG).

Dies ist scharf von der Haftung zu trennen: Zivilrechtliche Ansprüche, wie etwa Forderungen auf Schadenersatz nach einem Datenleck, können weiterhin gegen das Unternehmen als Ganzes gerichtet werden.

Hochladen interner Dokumente: No-Gos, Grauzonen und Verhaltensregeln

Ein klassisches Szenario aus dem Unternehmensalltag: Frau Meier aus dem Marketing soll eine Offerte für ein grosses Kundenprojekt ausarbeiten. Um Zeit zu sparen, kopiert sie einen bestehenden Kundenvertrag mitsamt Kundennamen, Stundensätzen und internen Notizen in das Eingabefeld eines KI-Tools im Internet.

Das Ergebnis ist zwar innerhalb von Sekunden da, doch die Daten wurden nun übermittelt.

Um Datenschutz bei KI im Betrieb einzuhalten, müssen alle Mitarbeitenden genau wissen, welche Dokumente bearbeitet werden dürfen und wo absolute Grenzen verlaufen.

Öffentliche Tools vs. Geschlossene Umgebungen

Für das Verständnis im Team hilft eine einfache Analogie:

Analogie: Die Nutzung eines öffentlichen KI-Tools (ohne speziellen Daten-Vertrag) ist wie ein Aushang an einem Schwarzen Brett im Dorfzentrum. Dein Text wird auf fremden Servern verarbeitet und potenziell vom Anbieter als Trainingsmaterial für sein KI-Modell genutzt. Ein isoliertes KI-System (z. B. ein Enterprise-Zugang oder eine proprietäre Lösung) gleicht hingegen einem abgeschlossenen Raum. Hier schliesst du mit dem Anbieter vertraglich aus, dass deine Daten in das Training einfliessen – dennoch musst du auch hier prüfen, wo die Server physisch stehen.

Grauzonen und die richtige Lösung: Anonymisieren statt Riskieren

Gibt es beim Thema Datenschutz und KI auch Grauzonen? Ja – vor allem bei der Anonymisierung von Texten. Oft versuchen Mitarbeitende, Namen einfach durch Initialen oder Platzhalter zu ersetzen (sogenannte Pseudonymisierung). Ist das Dokument jedoch durch den sprachlichen Kontext, seltene Merkmale oder indirekte Identifikatoren immer noch eindeutig einer Person oder einem Betrieb zuzuordnen, gilt es rechtlich weiterhin als Personendaten.

Praxisbeispiel: Vorher vs. Nachher im Arbeitsalltag

Wie unterscheidet sich ein risikoreicher KI-Einsatz von einer rechtskonformen Nutzung? Betrachten wir eine Schreinerei:

• Risikoreicher Weg (Vorher): Der Projektleiter lädt die komplette Kundenkorrespondenz mitsamt Offerte, Bauplänen und dem Datum der Schlüsselübergabe in ein KI-Tool hoch, um eine Zusammenfassung für den Bauherren zu erstellen. Risiko: Personendaten und Geschäftsgeheimnisse fliessen unkontrolliert ab.

• Sicherer Weg (Nachher): Der Projektleiter nutzt eine interne Richtlinie. Er entfernt vor dem Einfügen in das Textfeld alle Namen, Adressen, Preissummen und spezifischen Bau-Daten, die eine Identifikation ermöglichen würden. Alternativ nutzt die Schreinerei eine vertraglich abgesicherte Enterprise-Software-Lösung, die garantiert, dass Daten im rechtlich sicheren Raum verbleiben.

Künstliche Intelligenz im Bewerbungsprozess: Dürfen Bewerbungsunterlagen per KI geprüft werden?

Ein weiteres hochrelevantes Thema betrifft das Personalwesen: Darf eine HR-Verantwortliche die Bewerbungsunterlagen von Kandidatinnen und Kandidaten automatisiert durch eine KI prüfen und bewerten lassen?

In dieser Situation greifen Künstliche Intelligenz, Datenschutz, das Schweizer Arbeitsrecht (Art. 328b OR) sowie das nDSG direkt ineinander.

Transparenzpflicht bei automatisierten Einzelentscheidungen

Gemäss Art. 21 DSG müssen Unternehmen betroffene Personen zwingend informieren, wenn eine Entscheidung ausschliesslich auf einer automatisierten Bearbeitung von Personendaten beruht und für die Person mit rechtlichen Folgen verbunden ist oder sie erheblich beeinträchtigt.

• Automatisierte Einzelentscheidung: Eine Entscheidung, die rein durch einen Computeralgorithmus ohne menschliches Eingreifen getroffen wird (z. B. eine KI verschickt vollautomatisch Absagen).

Wer KI im Recruiting einsetzt, muss folgende Regeln strikt beachten:

• Das «Human-in-the-Loop»-Prinzip: KI-Tools dürfen zur Vorstrukturierung von Anforderungsprofilen verwendet werden, jedoch nur unter Berücksichtigung klarer Leitplanken. Die finale Zu- oder Absage muss am Ende stets von einem Menschen getroffen und verantwortet werden.

• Vorsicht beim Serverstandort: Auch geschlossene, "nicht öffentliche" KI-Systeme verarbeiten Daten nicht zwingend automatisch in der Schweiz oder EU. Du musst prüfen, wohin die Lebensläufe fliessen.

• Vermeidung von Diskriminierung (Algorithmic Bias): Das KI-Modell kann Verzerrungen aus seinen Trainingsdaten übernehmen und beispielsweise bestimmte Demografien benachteiligen. Arbeitgeber stehen in der Pflicht sicherzustellen, dass Bewerbende fair behandelt werden.

Datenschutzverstösse durch KI vorbeugen: Der 4-Schritte-Plan für Schweizer Unternehmen

Um den Datenschutz bei KI im Betrieb wirksam zu verankern, reichen mündliche Anweisungen am Kaffeeautomaten nicht aus. Es braucht eine klare Struktur.

1. Eine klare KI-Richtlinie (AI Policy) erstellen

Erstelle ein kurzes, leicht verständliches Dokument, das folgende Punkte regelt:

• Welche KI-Software offiziell im Betrieb erlaubt ist.

• Welche Datenkategorien hochgeladen werden dürfen und welche absolut tabu sind.

• Die Pflicht zur inhaltlichen Überprüfung: Das KI-Modell kann sogenannte Halluzinationen (erfundene Fakten oder fehlerhafte Zusammenhänge) generieren. KI-Inhalte müssen vor Nutzung immer geprüft werden.

2. Verträge und Lizenzen prüfen (Auftragsbearbeitungsvertrag / AVV)

Setze im Unternehmen auf kontrollierte Umgebungen oder Enterprise-Lizenzen. Achte vor dem Einsatz auf folgende Aspekte:

• Es liegt ein gesetzeskonformer Auftragsbearbeitungsvertrag (in der Praxis oft AVV oder intern ADV genannt) gemäss Schweizer nDSG vor (Achtung: Im Schweizer Recht heisst es «Bearbeitung», im EU-Recht «Verarbeitung»).

• Der Anbieter garantiert schriftlich, dass eure Eingaben nicht zum Training des eigenen KI-Modells verwendet werden.

• Die Serverstandorte: Prüfe genau, wo die Daten gespeichert werden und wo das KI-Modell (z. B. der Orchestrierungs-Layer oder die Compute-Instanz) physisch ausgeführt wird. Ein KI-System ist kein Monolith. Nur wenn die Verarbeitung in Staaten mit angemessenem Datenschutzniveau (wie der Schweiz oder der EU) geschieht, bist du auf der sicheren Seite.

3. Mitarbeitende regelmässig sensibilisieren

Schule dein Team in kurzen Praxis-Sessions. Zeige anhand konkreter Fälle, wie Texte richtig anonymisiert werden (Vermeidung indirekter Identifikatoren) und welche Risiken bestehen.

4. Rollen- und Rechtekonzept umsetzen

Stelle sicher, dass nur diejenigen Personen Zugriff auf sensible Unternehmensdaten haben, die diese für ihre tägliche Arbeit tatsächlich benötigen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu KI & Datenschutz

Ist die Nutzung von Übersetzungstools wie DeepL im Büro datenschutzkonform?

Bei der kostenlosen Version von DeepL werden eingegebene Texte auf den Servern des Anbieters gespeichert und potenziell zur Verbesserung des Modells genutzt. Für Daten mit Personenbezug oder Firmengeheimnisse ist die kostenpflichtige Version (DeepL Pro) erforderlich, da hier laut Anbieter die Texte nach der Übersetzung sofort gelöscht werden.

Wer haftet, wenn die KI Urheberrechte verletzt oder Fehler macht?

Die Verantwortung liegt vollumfänglich beim Unternehmen und der ausgebenden Person. Das KI-Modell weiss nicht, ob eine Aussage wahr ist oder urheberrechtlich geschützt. Die Prüfpflicht liegt bei dir.

Wie lange dürfen Belege in der Cloud verarbeitet werden?

Hier gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach Schweizer Obligationenrecht (OR) und Geschäftsbücherverordnung (GeBüV). Buchhaltungsunterlagen und Belege müssen 10 Jahre lang sicher und unveränderbar aufbewahrt werden. Ein einfaches, unstrukturiertes Ablegen auf ungesicherten Drittanbieter-Servern erfüllt diese Normen nicht.

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Wer im Unternehmensalltag auf effiziente und moderne Abläufe setzt, muss sich den Kopf nicht über komplexe KI-Serverstrukturen zerbrechen. Die Schweizer Business-Software bexio vereint digitale Prozesse – von der Offerte über die Rechnung bis hin zur Lohnbuchhaltung – mit höchsten Datenschutzstandards.

Automatisierung ohne Risiko: So setzt bexio smarte Technologien ein

Wenn du in bexio einen Beleg per App fotografierst oder hochlädst, nutzt die Software smarte OCR-Technologie (Optical Character Recognition / optische Zeichenerkennung), um Beträge, Daten und MWST-Sätze automatisch auszulesen. Das spart dir lästiges Abtippen und verhindert Fehler.

Der entscheidende Unterschied zu öffentlichen KI-Tools: Wird in diesem Service überhaupt KI eingesetzt und wenn ja, wo? Ja, bei der Belegerkennung kommen intelligente Algorithmen zum Einsatz. Aber: Diese Prozesse finden in einer strikt geschlossenen, zertifizierten Umgebung statt. Bexio trainiert mit deinen hochgeladenen Rechnungen oder sensiblen Firmendaten keine öffentlichen Sprachmodelle. Deine Daten bleiben zu 100 % in deinem geschützten Bereich.

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